Verksamhetsutvecklingsprojekt

Transkript

1 Verksamhetsutvecklingsprojekt Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän Projektplan för Digital bild och video Projektledare Ellinor Eklund

2 -y",västra GÖTALANDSREGIONEN y HABILITERING & HÄLSA Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän Projektplan för projektet Digital bild och video 1. Förutsättningar/Bakgrund I habiliteringsverksamheten använder många medarbetare digital bild/video i sitt behandlingsarbete. Det finns många oklarheter kring användningen av digital bild/video t ex vilken teknisk utrustning och vilka programvaror som ska användas, hur användarna ska få utbildning i hanteringen av detta samt folilöpande tekniskt suppoli? En annan mycket viktig fråga är hur det skapade materialet ska lagras - journalhandling alt förstöras? 2. Verksamhetsmål - effekter Användningen av Digital bild och video fungerar optimalt Organisation och kommunikation för digital bild och video är tydlig och fungerar bra 3. Omfattning och avgränsning Behandlande personal inom Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän, som använder digital bild och video i sitt arbete 4. Genomförande med tidsplan Projektet löper under tiden 1 maj 2011 till 30 april Kartlägga och utreda vilken teknik som ska finnas för digital bild och video dokumentation i behandlingsarbetet och annan verksamhet Ansvara för att ta fram underlag för beslut rörande vilken teknik som behövs för att kunna använda digital bild och video för dokumentation i behandlingsarbetet och annan verksamhet Ta fram rutiner för användning av digital bild och video i behandlingsarbetet Rutiner för hur bilder och filer lagras i journalen i samarbete med Maria Jansson och Eva Hammarström Rutiner för övrig lagring och desnuktion av digitalt AV -material görs i samarbetet med Utvecklingsledare IT Susanne Rhodin och InfOlmationsavdelningen Efter beslut implementera rutinerna Utkast projketplan digital bild och video. doc 1(4)

3 Beskriva hur ansvaret, uppfoljning och revidering av rutinerna ska ske Utbildning Lägga upp utbildningspaket på olika kompetensnivåer for personalen Utbilda berörd personal Vid behov utbilda LITA - Arbetsplats så denne kan bistå sin enhet t ex med filmning och redigering Inköp Lista ska upprättas vad enheterna behöver därefter beslut av Verksamhetschef. Ge förslag tiii Habchef vad som ska kasseras och vad som behöver inköpas. Bistå enheter i samband med inköp av utrustning och programvara Webbplats I samarbete med habiliteringens Webbredaktör Amie Granmalm skapa en Webbplats med rekommendationer om aktuell utrustning samt information om projektet Projektrapport Projektrapport med rekommendationer om hur ansvaret, organisation och kommunikation för digital bild och video ska vara 5. Projektorganisation 5.1. Uppdragsgivare och styrgrupp Uppdragsgivare är Annika Sundqvist, Verksamhetschef I styrgruppen ingår Utvecklingsledare Susanne Rhodin, Habiliteringschef Maria Eriksson Styrgruppens uppgift är: Att kontinuerligt följa genomförandet av projektet Informationsutbyte sker mellan projektledare och referensgrupp. Frågor och synpunkter angående projektet lyfts tiii styrgruppen av projektledaren Projektledare Ellinor Eklund Uppdraget omfattar: Genomföra projektet utifrån beslut Kontinuerligt dokumentera och följa upp process, innehåll och resultat Ansvara för dagordning och anteckningar vid styrgrupps- och referensgruppsmöten UTKAST Digital bild och video

4 Utvärdera projektmålen Redovisa projektet i en rapport med rekommendationer om hur ansvaret, organisation och kommunikation för digital bild och video ska vara 5.3. Referensgrupp Fyra yrkesutvecklare som arbetar med digital bild och video. Två från Barn och ungdomshabiliteringen och två från Vuxenhabiliteringen. 6. Projektkalkyl Projektet bekostas bl a genom nystartjobb via Arbetsförmedlingen. Tjänstgöringsgrad 80% 7. Arbetsmetoder 7.1. Riskhantering Tidigare var bestämt att hantering av digital bild och video skulle göras lika i hela H & H, men inget har skett. Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän utvecklar nu detta för sitt verksamhetsonuåde. Om det kommer centrala direktiv kan dessa påverka projektet negativt. För att minska riskerna ska Verksamhetschef Annika Sundqvist kontinuerligt informera sina kollegor evc) om projektet Kvalitetssäkring Styrgmppen och projektledaren träffas med syfte att: Stämma av processen Ta upp synpunkter och frågor Styrgmppen och projektledaren träffas varannan månad. e Kort rapport lämnas vmje år i slutet av november till verksamhetsberättelsen. Regelbunden information om projektet lämnas till webbredaktören, som lägger det på webbplatsen. 7.3.Ändringshantering Projektledmen lyfter fi ågor om behov av förändringar i projektet till styrgmppen och tar vid behov fram ett skriftligt underlag. Styrgmppen tar beslut. Ä ndringsbeslutet läggs sedan på webbplatsen 7.4. Dokumentstyrning Versionshantering görs genom att alla dokument har datum. Om samma dokument omarbetas skrivs versionsnummer. Projektledaren sparar alla versioner i projektledarens H-katalog. UTKAST Digital bild och video

5 Regelbunden rapport på intema och extema Webbplatsen 7.S.lnformation Uppdragsgivaren/Verksamhetschefen kommunicerar med styrgruppen och projektledaren om projektet. Styrgruppen kommunicerar med verksamhetsutvecklaren, med projektledaren och med habiliteringsledningen. Projektledaren kommunicerar med styrgruppen, referensgrupp och vid behov med Verksamhetsutvecklaren 8. Projektmål - fönäntat resultat vid projektavslut Det finns fungerande teknik för användning av digital bild och video för dokumentation i behandlingsarbetet och annan verksamhet Rutinema för användning och lagring av digital bild och video i behandlings arbetet är kända för berörd personal Rutiner för övrig lagring och destruktion av digitalt AV -material är kända för berörd personal Organisation för ansvar, uppföljning av rutiner är tydlig Utbildningspaket är genomförda för personal LITA - Arbetsplats kan bistå sin enhet t ex med filmning och redigering. Utrustning och programvaror är enhetlig inom Habiliteringen Göteborg o S Bohuslän. Det finns en webbplats på intranätet som innehåller rekommendationer om aktuell utrustning Beslut datum (:t: q ;:1g chef UTKAST Digital bild och video