Verksamhetsutvecklingsprojekt

Transkript

1 Verksamhetsutvecklingsprojekt Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän Projektplan för Organisering av gruppverksamheten Delprojekt i projektet Utveckling av Vuxenhabiliteringen Projektledare Malin Arby Ingrid Ekman

2 Habiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän Referens Projektplan för projektet Organisering av gruppverksamheten Delprojekt i projektet Utveckling av Vuxenhabiliteringen 1. Förutsättningar/Bakgrund Projektet Utveckling av Vuxenhabiliteringen har pågått sedan 1/ Syftet med projektet är att det ska vara en Vuxenhabilitering med en hållbar utveckling, som arbetar med ständiga förbättringar, att patienter möter rätt kompetens i relation till sina behov och att personalen upplever att deras kompetens används. En av aktiviteterna i projektet är att pröva, utvärdera och utveckla olika arbetssätt och metoder. Gruppverksamhet är ett av arbetssätten. Idag genomförs både gamla grupper och nya prövas, men det finns oklarheter och viss förvirring råder kring gruppverksamheten. I slutet av hösten 2008 fick två medarbetare i uppdrag att ta fram en mall för hur grupper skall beskrivas och att samla in beskrivning på alla pågående grupper. Uppdraget var också att kunna informera om grupperna på både interna och externa webbplatsen. Det var svårt att göra en sammanställning. Det var ibland svårt att förstå syftet med gruppen, vilka gruppen var till för och/eller innehållet. Det visade sig vara en större uppgift än vad uppdraget avsåg och uppdraget avslutades. Behovet att få ordning på gruppverksamhet är fortfarande stort. 2. Verksamhetsmål effekter Grupper bedrivs som åtgärd för att nå mål som är överenskommet mellan Vuxenhabiliteringen och patient Gruppverksamheten som bedrivs ger ett mervärde för patienten, dess anhöriga och verksamheten Det finns en tydlig och effektiv organisation för gruppverksamheten inom Vuxenhabiliteringen Informationen kring gruppverksamheten är tydlig både externt och internt Gruppverksamheten är gemensam för hela Vuxenhabiliteringen I Habiliteringen och Södra Bohuslän. Projekt Organisering av gruppverksamhet, /MA, LB 1(5)

3 3. Omfattning och avgränsning Vuxenhabiliteringen i Göteborg och Södra Bohuslän. 4. Genomförande med tidsplan Steg 1: Planeringsperiod Inventera befintliga av grupper och föra in i ny mall Dokumentera och precisera syftet med formen grupp Beskriva processen från idé till genomförande Skapa mallar till gruppbeskrivning internt, information om grupper externt och utvärdering Kommunikationsplan Steg 2: Genomförandeperiod Ta fram informationsmaterial till aktuella grupper Inventera behovet av nya grupper Avstämning under och efter avslutade grupper Planering av nästkommande halvår Delrapport med utvärdering Steg 3: Genomförandeperiod Ta fram informationsmaterial Inventera behovet av nya grupper Avstämning under och efter avslutade grupper Planering av nästkommande halvår Delrapport som underlag för beslut om fortsatt verksamhet Steg 4: Slutrapport med utvärdering av projektet Projektorganisation 5.1. Uppdragsgivare och styrgrupp Habiliteringschef Solveig Berglund Projekt Organisering av gruppverksamhet, /MA, LB 2

4 Habiliteringschef Marie Nordén 5.2. Projektledare Specialpedagog Malin Arby Specialpedagog Ingrid Ekman Under planeringsperioden x 0,20 %. Tanken är att det behövs mer tid i början av projektet och att arbetet då görs koncentrerat i tid. Därför kommer styrgruppen inför varje genomförande period att besluta om vilka tjänstegrader som gäller för projektledarna under kommande period. Avstämning sker även vid behov. Uppdragen som projektledare gäller under projekttiden. Uppdraget omfattar: Genomföra projektet utifrån beslut Kontinuerligt dokumentera och följa upp process, innehåll och resultat Ansvara för dagordning och anteckningar vid styrgrupps- och referensgruppsmöten 5.3. Projektdeltagare Alla medarbetare inom Vuxenhabiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän 5.4. Referensgrupp Om behov finns bildas en referensgrupp 6. Projektkalkyl Tjänsterna bekostas inom befintlig ram 7. Arbetsmetoder 7.1. Riskhantering En riskfaktor som skulle kunna hindra genomförandet av projektet är att en av eller båda projektledarna blir sjuka eller slutar i verksamheten. Risken är minimerad då projektet har två projektledare och ska dokumenteras på ett sådant sätt att någon annan kan ta över projektledarrollen. Projekt Organisering av gruppverksamhet, /MA, LB 3

5 7.2. Kvalitetssäkring Styrgruppen och projektledarna träffas med syfte att: Stämma av Ta upp synpunkter Styrgruppen och projektledaren träffas ca 4 gånger per år Dokumentation görs löpande Ändringshantering Projektledarna lyfter frågor om behov av förändringar i projektet till styrgruppen och tar vid behov fram ett skriftligt underlag för beslut. Ändringshanteringar läggs tillsammans med projektplanen på webbplatsen Dokumentstyrning Versionshantering kommer att ske genom att alla dokument har datum. Om samma dokument omarbetas skrivs versionsnummer. Projektledarna sparar alla versioner i respektive projektledares H-katalog Information Styrgruppen kommunicerar med verksamhetschefen, habledningen och med projektledarna. Projektledarna kommunicerar med styrgruppen och med en eventuell referensgrupp. Projektledarna kommunicerar med gruppansvariga och alla medarbetare inom Vuxenhabiliteringen Göteborg och Södra Bohuslän. Se kommunikationsplan 8. Projektmål - förväntat resultat vid projektavslut Informationen om grupper finns externt och internt En tydlig och effektiv organisation finns för gruppverksamheten - alla medarbetare vet hur gruppbeskrivning skrivs - alla medarbetare vet vem de skall vända sig till i frågor kring grupper och gruppverksamheten. Projekt Organisering av gruppverksamhet, /MA, LB 4

6 Beslut Solveig Berglund Habiliteringschef Marie Norden Habiliteringschef Projekt Organisering av gruppverksamhet, fM A, LB 5