STRATEGISK PÅVERKAN. Bilaga 3. Grunden. Tre delar leder till målet. Sidan 1 av 6

Transkript

1 Sidan 1 av 6 Bilaga 3 STRATEGISK PÅVERKAN Grunden Tillsynsutveckling i Väst har med hjälp av bland annat projektets referensgrupp identifierat ett antal viktiga faktorer för strategiskt påverkansarbete. Vidare har övriga projektdeltagare arbetat med frågan vid ett Open Space-seminarium i september Dessutom har chefsgruppen tagit upp frågan vid en chefsträff i oktober För projektet finns sedan tidigare en kommunikationsplan som kan utgöra underlag för en övergripande kommunikationsstrategi för strategisk påverkan och spridning av projektresultat. t med nedan beskrivet arbete är sålunda att fördjupa och förbättra möjligheterna till att sprida projektresultaten och aktivt påverka viktiga aktörer, för att Tillsynsutveckling i Väst ska få långsiktiga effekter. Tre delar leder till målet Påverkansarbetet kan delas upp i tre delar: 1. Kunskap om de egna organisationerna och våra kunder a) Identifiera framgångsfaktorer för en bra miljömyndighet. Vad är det som gör att vissa arbetsplatser lyckas bättre än andra? Och vad finns det för generella behov som är lika för alla arbetsplatser vad gäller behov av påverkan på till exempel statliga verk? Vem behöver vi samverka med eller påverka till förändring? Analysen svarar på frågan Vad behöver vi? b) Samsyn kring uppdrag och roller. Vem är vi till för? Vem är kunden? Vad omfattar uppdraget? Gemensam programförklaring mellan projektets deltagande organisationer. Kommuniceras med samtliga berörda arbetsplatser. Delges internt och externt då det är färdigt och antaget och kan dessutom utgöra bas för arbetsplatsernas värdegrundsarbete. Analysen svarar på frågan Vilka är vi och vad är vårt uppdrag? c) Analys av brukarenkäter. skaffar vi oss tillförlitlig feedback från våra kunder? vet vi att vi ställer rätt frågor? Vilka är kundernas förväntningar? Vem ska ställa frågorna och vem ska utvärdera utifrån vilket perspektiv (utifrån att det finns många olika brukarenkäter från flera olika aktörer och att det ibland är oklart vem som är kund)? Analysen svarar på frågan Vilka är våra kunders förväntningar?

2 Sidan 2 av 6 Sammantaget sker i steg 1) en analys av oss själva och kunden för att förstå både vårt och deras uppdrag respektive behov. 2. Definition av aktörer Inventera och definiera vilka aktörer vi behöver samverka med, påverka och sprida projektresultat till. Arbetet tillsammans med referensgruppen och målgruppen har så här långt identifierat behov av att samverka med och påverka bland annat aktörer som utbildar blivande medarbetare respektive blivande verksamhetsutövare, liksom statliga verk som påverkar vårt arbete och samarbetsorganisationer som SKL och Svenskt näringsliv. 3. Strategi för påverkan Med utgångspunkt från vad som kommer fram i 1) och 2) vill vi utforma en kommunikationsstrategi för hur vi påverkar strategiskt och sprider relevanta projektresultat. I planeringen för spridning och strategisk påverkan ligger redan nu: Deltagande vid Miljöbalksdagarna i Stockholm mars 2013 Hearing företag-myndigheter under våren 2013 Seminarium med Goda exempel under våren 2013 Slutseminarium där bland annat statliga verk avses bjudas in för diskussion, paneldebatt etc kring projektresultaten m.m. Strategin ska bidra till att nå projektets övergripande mål. Konsulthjälp För ett gott resultat krävs konsulthjälp och att ett antal arbetsplatser i samverkan arbetar med frågorna. Dessutom krävs en samverkan mellan de olika arbetsgrupperna eftersom de delvis överlappar varandra och att synergieffekter kan uppnås. Sammanhållande funktion kommer projektteamet för TUV att ha.

3 Sidan 3 av 6 Detaljbeskrivningar 1 a) Framgångsfaktorer för en bra miljömyndighet t är att identifiera framgångsfaktorer för en attraktiv arbetsplats som når uppsatta mål, i enlighet med det övergripande projektmålet: Miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. Analysen svarar på frågan Vad behöver vi?. En arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser bildas. Gruppen ska inventera och samla goda exempel inom bland annat områdena: information och kommunikation värdegrund ledarskap organisation/struktur medarbetarskap samverkan såväl internt som externt kompetens arbetssätt Inom projektet finns redan en hel del av detta material, bland annat på hemsidan under Månadens Goda Exempel och under rubriken Verktyg, men också exempel från andra verksamheter utanför projektets målgrupp och från forskning är självklart intressanta. Dessutom har de projektdeltagare som gått utbildning i Kommunikation och Bemötande som hemuppgift systematiskt samlat in goda exempel från de egna verksamheterna som kan sammanställas och analyseras. Lämpligen läggs de goda exemplen lätt tillgängliga på projektets webbplats, under rubriken Verktyg, för att finnas tillgängliga för alla arbetsplatser och för extern spridning av projektresultaten. Som en start på arbetet avses en konsult anlitas för att som en uppstart under en halvdag stödja arbetsgruppen. Därefter sker ett aktivt arbete av arbetsgruppen med att samla in exempel. Avslutningsvis hålls en dags workshop, med stöttning av konsult, där framgångsfaktorerna identifieras och sammanställs. Preliminärt Region Halland, Göteborg, Halmstad, Länsstyrelsen i Västra Götaland (miljöskyddsenheten). Vi bedömer att kostnaderna uppgår till totalt kr för konsult, samt ytterligare kr för lokal och förtäring vid workshopen.

4 Sidan 4 av 6 1 b) Samsyn roller och uppdrag t är att ta fram en gemensam programförklaring för att kommunicera vårt uppdrag till våra kunder och uppdragsgivare. Detta blir en del i ett underlag för en kommunikationsstrategi som syftar till strategisk påverkan. Analysen svarar på frågan Vilka är vi och vad är vårt uppdrag? En arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser bildas. Upphandling av konsult som stöd i processen. Totalt 1 ½ dag som fördelas preliminärt på: dag 1 inledande workshop med arbetsgrupp och konsult, dag 2 uppsamlande möte med stöd av konsult (halvdag). Programförklaring och uppdragsbeskrivning formuleras. Preliminärt Borås, med flera. Styrgruppen. Vi bedömer att kostnaderna uppgår till totalt kr för konsult, samt ytterligare kr för lokal och förtäring vid workshops. 1 c) Analys av brukarenkäter i syfte att kartlägga kunders behov t är att utvärdera Hallandskommunernas brukarenkät i förhållande till andra undersökningar, till exempel SKL:s Insikt och Svenskt Näringslivs företagsklimat-ranking, för att utifrån detta kunna värdera kundernas uppfattning om verksamheterna respektive kundernas behov och förväntningar. Detta blir en del i ett underlag för en kommunikationsstrategi som syftar till strategisk påverkan. En arbetsgrupp och en upphandlad konsult som gör analysarbetet i samarbete med gruppen. Hallandskommunerna har sedan 2007 med tvåårsintervall utvärderat verksamheten genom Brukarenkäter. Ett sådant underlag som inhämtats under lång tid och på ett återkommande, systematiskt sätt är ovanligt bland projektets arbetsplatser. Hallandskommunernas brukarenkäter är därför ett bra material för att analysera och utvärdera bland annat följande: skaffar vi oss tillförlitlig feedback från våra kunder? Vad vet vi om hur kunderna uppfattar oss? Vad värdesätter kunderna mest? vet vi att vi ställer rätt frågor? Och vad vet vi om de svar som inte kommer in? Vem ska ställa frågorna och vem ska utvärdera utifrån vilket perspektiv ( i perspektivet att det finns många olika brukarenkäter från flera olika aktörer och att det ibland är oklart vem som är kund)?

5 Sidan 5 av 6 kan brukarenkäten anpassas till andra enkäter så att den håller i längden? Vilka åtgärder kan förbättra svarsfrekvensen? Kommunerna i Halland och Region Halland Vi bedömer att kostnaderna uppgår till ca kr. Detaljer 2) Definition av aktörer t är att inventera vilka aktörer det är som vi behöver påverka. Några är redan identifierade som grupp men ytterligare inventeringsarbete behöver göras för att definiera aktörer på detaljnivå. Dessutom behöver analysen fånga upp aktörer som kan lösa de behov som framkommer i behovsanalyserna i delprojekten Brukarenkäter och Framgångsrik organisation. Arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser samt TUVs projektteam. Arbetsgrupp med representanter från olika arbetsplatser samt TUVs projektteam inventerar aktörer från Ytterligare detaljerad analys av aktörer krävs. högskolor, universitet och andra lärosäten som utbildar blivande tillsynspersonal (förbereda blivande handläggare) högskolor, universitet, gymnasier, yrkesutbildningar och andra lärosäten som utbildar dem som arbetar i sådana yrken som står under tillsyn enligt miljöbalken eller livsmedelslagstiftningen (förbereda blivande verksamhetsutövare) statliga verk med ansvar för bland annat tillsynsvägledning inom Miljöbalkens och livsmedelslagstiftningens områden (få ökad förståelse från statliga verk för vad vi gör och behöver) SKL, Sveriges kommuner och landsting näringslivsorganisationer Vi sammanställer aktörer som finns inom projektets upptagningsområde, till exempel relevanta yrkesskolor för blivande verksamhetsutövare respektive högskolor som utbildar blivande tillsynspersonal. Inga kostnader beräknas uppkomma utöver arbetstid för arbetsgrupp och TUV-team.

6 Sidan 6 av 6 3) Strategi för påverkan Att ta fram en kommunikationsstrategi för hur den strategiska påverkan och spridningen av projektresultaten ska ske. Strategin ska antas av styrgruppen och omsättas i aktiviteter under andra halvåret Resultat från 1-2 är väsentliga för att avgöra vilken påverkan riktad till vem och hur. Strategin och aktiviteterna utifrån den ska bidra till att nå projektets övergripande mål: Miljömyndigheterna når målen och möter samhälleliga behov med medarbetare som är kompetenta och trygga i sin yrkesroll och som arbetar rättssäkert och effektivt i samverkan med andra relevanta myndigheter och aktörer. Preliminärt Stenungsund, Lerum, Länsstyrelsen Halland. Styrgruppen. Arbetsgrupp samt TUV:s projektteam med stöd av kommunikationskonsult. Arbetet innefattar att sammanställa framgångsfaktorer, uppdrag och roller, behov och aktörer. Dessa ska vägas samman för att formulera en sammanhängande strategi för att påverka aktörer som påverkar framgångsfaktorer, och aktörer att kommunicera uppdrag och roller till. Vi bedömer att kostnaderna uppgår till totalt kr för en konsult för startmöte, inläsning, produktion av strategin och deltagande i workshop. En workshop om strategin höjer kompetensen om kommunikation och förankrar strategin. Avstämning mot projektmålen Följande projektmål bedöms uppfyllas genom planen för spridning och strategisk påverkan: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer