Översikt PPS - Projektledning

Transkript

1 Sida 1

2 Om översikt PPS PPS - Praktisk ProjektStyrning - är ett arbetssätt för att aktivt planera och leda projekt, program och projektportföljer. Allt bygger på praktiska erfarenheter och på befintlig standard inom området. Syftet med PPS är att genom effektivt projektarbete skapa optimala bidrag till kundens verksamhetsmål. PPS ger tydliga effektmål, stöd för initiering av rätt projekt och löpande prioritering av projektportföljen. Under varje projekts gång stäms kundnytta och kvalitet kontinuerligt av för att säkerställa ett lyckat resultat. PPS fungerar som ett stöd för tanken och hjälper olika berörda roller genom praktiskt användbara checklistor och mallar. PPS är oberoende av vilket slags resultat projektet producerar och vilken produktionsmodell som nyttjas. PPS anvisar inga specifika arbetsmoment för att ta fram resultaten. Ett projekt startas genom att projektägaren tar fram ett projektdirektiv. Projektledaren genomför förberedelsearbete och dokumenterar resultatet i projektplanen. Med den som bas genomförs projektet genom att på ett ordnat sätt styra arbetet mot mål och ta eventuella korrigerande styrgruppsbeslut i definierade beslutspunkter. I PPS beskrivs åtta olika typer av beslutspunkter. Under projektets genomförande rapporteras regelbundet projektläget i statusrapporter. Alla beslut dokumenteras, exempelvis i styrgruppsprotokoll. En av grundtankarna i PPS är att arbeta med tydliga och förankrade mål på alla nivåer. En annan är att vara förberedd när svårigheter uppstår. Centrala begrepp är personligt åtagande, öppenhet och förtroende. Varje medarbetare känner sin delaktighet och ser till att alla handlingar leder mot det gemensamma målet. Sida 2

3 Vad är Praktisk ProjektStyrning? PPS är praktiskt, stödjande och beprövat omfattar alla roller i projektverksamheten är förebyggande och korrigerande tar hand om relationer PPS bidrar till att nå en verksamhets övergripande mål resultatorienterat och effektivt arbete nöjda och trygga intressenter, både kundoch leveransorganisation Arbeta enligt PPS innebär att omsätta PPS grundsyn och grundprocesser i det dagliga arbetet behovsanpassa i varje situation inom ramarna för verksamhetens riktlinjer för projektarbete Sida 3

4 PPS ger stöd för styrning på olika nivåer Verksamhet Portföljledning Portfölj helhet, strategi, långsiktighet, kontinuitet Modell Roller - Färdigheter Dokumentmallar Programledning Program leda och koordinera - mot effektmål Modell Roller - Färdigheter Dokumentmallar Beställare Projektledning Förändring leda och styra - mot effektmål Projekt leda och styra - mot projektmål Modeller Roller - Färdigheter Dokumentmallar Sida 4

5 Ett projekt, nivåer och roller Verksamhet Beställare Projektägare Styrgrupp Projektledning Affärsnivå Styrnivå Varför? Vad, när? Projektmedarbetare Produktionsnivå Hur? Sida 5

6 Projekt, modeller och beslut Portföljledning Verksamhet Beställare och projektägare Bedöma Hantera Realisera Business case Leverans resultat Överlämning resultat Styrgrupp Förbereda Genomföra Avveckla BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 Projektdirektiv Projektplan Slutrapport Projektledning Förbereda Genomföra Avveckla Projektmedarbetare Producera resultat Sida 6

7 Fasen Bedöma kan stödjas av en förstudie Portföljledning Verksamhet Bedöma Business case Förstudieprojekt BP1 BP BP5 BP BP1 Idébeskrivning Projektdirektiv Projektdirektiv Producera resultat Förstudien kan vara ett projekt eller ett uppdrag Sida 7

8 Modell för projektledning Faser och steg med färdigheter och dokumentmallar F ö r b e r e d a BP1 BP2 BP2 BP3 Formulera målet Planera, kalkylera Organisera, bemanna Beskriv arbetsformer Behandla risker Sammanställ projektplan G e n o m f ö r a BP4 BP5 BP5 BP6 BP5 BP6 BP7 Återkoppla åtaganden Led arbetet Etablera åtaganden Hantera oförutsett Följ arbetsformer Leverera, överlämna A v v e c k la BP8 Summera erfarenheter Stäng projekt Sida 8

9 Färdigheter Likformig uppbyggnad, fokuserat innehåll Projektorganisation, checklista Beslut Projektorganisation, syfte Projektorganisation Ledning Organisationen tydliggör Förankring Användare Projektorganisationen beskriver fördelningen vem som av gör vad Tydliga roller behöver vi för att underlätta - inte för ansvar och befogenheter mellan olika roller inom att minska - samverkan inom projektet och med projektet. Här beskrivs även överenskommen roller och ansvarsfördelning projektets omvärld. fördelning av ansvar mellan projektet och basorganisationen. hur vi fattar beslut, PPS har vem färdiga som rollbeskrivningar Produktion att utgå ifrån, med ansvar och befogenheter definierade. De skall En projektorganisation med tydliga har roller, vilken tydlig befogenhet alltid stämmas av och anpassas till aktuellt projekts beslutsgång och hög grad av delegering hur vi samlar in förutsättningar och sprider och behov. De för projektet eftersträvas. överenskomna rollerna beskrivs i projektets information Att arbeta i ett projekt betyder att man under en projektdefinition. avgränsad tidsperiod går in i en tillfällig roll med Projektledning innebär många arbetsuppgifter. I ansvar för ett resultat. För att vi skall lyckas PPS har vi olika roller för skilda delområden inom producera rätt resultat, avstämt mot kundens projektledningen. Delvis för att tydliggöra behov och förväntningar, är alla roller arbetsinnehållet, men även för att underlätta vid ev nödvändiga och viktiga. bemanning av projektledningen med fler än en person. Alla roller finns i alla projekt, stora som små. Däremot varierar bemanningen av rollerna. Dels naturligtvis beroende på projektets storlek men även över projektets kalendertid. Bemanning är en särskild färdighet i PPS. Organisationens utformning ska kommuniceras och förankras hos alla berörda vid varje eventuell förändring. P R O J E K T O R G A N I S A T I O N Projektorganisation, arbetsgång Projektledning Utgå från definierade rollbeskrivningar 1. Tydliggör rollerna på besluts- och ledningsnivån 2. Tydliggör rollerna på produktionsnivån. Utgå från kompetensbehov och Beställare / Projektägare arbetspaket enligt projektplaneringen 3. Tydliggör rollerna på förankringsnivån, referensgrupper för användning och förvaltning Styrgrupp 4. Rita nivåindelat organisationsschema Analysgrupp Nivåer och ansvarsområden Referensgrupp användning Referensgrupp förvaltning Delprojekt / Delprojekt / Arbetsgrupp Arbetsgrupp T Ä N K P Å Projektledningen behöver ha kompetens inom områdena resultat, resurs och relation Om en person har Förvaltning / underhåll Syfte, nytta Finns oklarheter mellan referensrespektive delprojekt/arbetsgrupper om ansvarsfördelningen? Har ställning tagits till behov av analysgrupp? Är analysgruppens åtagande tydliggjort? Har ställning tagits till eventuella avvikelser mot PPS definitioner av respektive roll? Har avvikelser mot PPS definitioner av respektive roll fastställts och dokumenterats i projektdefinitionen? Checklista Arbetsgång Dokumentmall Textsida TÄNK PÅ Sida 9

10 Styrdokument, exempel BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 BP6 BP7 BP8 PROJEKTDIREKTIV Bakgrund Effektmål Underlag Kontaktpersoner Krav och önskemål Tid och resurser förberedelser Finansiering PROJEKTPLAN Bakgrund och samband Mål Tidsplan och resursbehov Organisation Arbetsformer Risker Projektkalkyl ÄNDRINGSLISTA RISKLISTA STATUSRAPPORT Prognos och nuläge Hänt sedan sist, resultat Händer härnäst, resultat SLUTRAPPORT Slutrapport och rekommendationer Intressenternas upplevelse Projektförlopp och måluppfyllelse Mätetal och kalkyl Sida 10

11 Klassificering av nya initiativ KLASSIFICERING Verksamhet, affär nytta? förändring? samförstånd? Omfattning, organisation kalendertid? resursbehov? projektorganisation? omvärldsberoenden? Resultat kravbild? lösning? produktion av resultatet? leveranser? För att avgränsa projekt relativt uppdrag och andra projektliknande arbeten För projekt behovsanpassa verksamhetslednings krav på information, anvisa beslutsrätt styrmodellen PPS, administration och dokumentation kompenskrav på projektledare Verksamhetens projektpolicy/riktlinjer bör anvisa hantering av respektive projektklass Klassificering Sida 11

12 Projektorganisation, ansvarsområden Beställare Projektägare Resursägare Beslut Ledning Styrgrupp Projektledning Analysgrupp Förankring Användare Referensgrupp användning Referensgrupp förvaltning Förvaltning / underhåll Produktion Delprojekt / arbetsgrupp / projektmedarbetare Sida 12

13 Rollen projektledning Ansvarar för att samtliga åtaganden som projektet gjort uppfylls ledning av produktionen planering och uppföljning kommunikation och administration Verkar både utåt - omkring projektet - med bra framförhållning inåt - i projektet - operativt i nuet Sida 13

14 PPS grundläggande synsätt Basen för rätt arbetsklimat Människosyn Åtagande Nytta Samförstånd varje individ är unik, aktiv och utvecklingsbar varje individ vill arbeta, må bra och utvecklas alla vet och tar ansvar för sin roll i projektet alla respekterar gjorda överenskommelser alla förstår det gemensamma målet och ser nyttan medarbetaren förstår sitt bidrag till helheten projektet har en aktiv och öppen dialog respekt för varandras behov Sida 14

15 PPS ledarskapsfärdigheter Inlärningsstilar Lagroller Bemanning Kommunikation Självpresentation Kulturella skillnader? Projektledarrollen Projektgruppens utveckling Leda förändring Förändring och projekt Motivation och drivkrafter Konflikthantering Stress Sida 15