Formulera målet, miniprojekt

Transkript

1 Formulera målet, miniprojekt Tillämpning av PPS, översikt över färdigheterna PDI Initiera projekt Intressentanalys Leverans och överlämning Sida 1

2 Projektdirektiv mini, syfte Underlag för att starta ett mini-projekt, ange ramar för förberedelser PDI Initiera projekt PROJEKTDIREKTIV 1. Bakgrund 2. Effektmål 3. Underlag och kontaktpersoner 4. Krav och önskemål 5. Tid och resurser för förberedelserna Projektdirektiv, mini sammanställs av projektägaren godkänns av styrgruppen vid BP1 Effektmålet skall alltid framgå Eventuell kravspecifikation eller annat väsentligt underlag biläggs Direktivet kan utformas mer eller mindre hårt styrande Projektdirektiv, mini Sida 2

3 Intressentanalys Intressentanalys Syfte, öka möjligheten att projektets resultat omsätts till förväntad nytta i verksamheten till optimering av omgivningens stöd för projektarbetet och projektets resultat att reducera möjliga intressekonflikter, missförstånd och alltför sena ändringar En process för att kartlägga projektets intressenter, dvs individer, grupper eller organisationer som är involverade i eller blir berörda av projektet förstå intressenternas relation till projektet välja strategi och skapa en handlingsplan för intressenthanteringen Sida 3

4 , arbetsgång Utgå från projektdirektivet 1. Verifiera effektmålet med beställaren 2. Formulera projektidén 3. Identifiera vilka leveransobjekt som ska bidra till effektmålet 4. Bedöm slutlig färdigtidpunkt och tidpunkter för delleverans av objekt 5. Bedöm totala kostnaden 6. Balansera projektmålets dimensioner, stäm av mot krav eller önskemål i projektdirektivet 7. Stäm av mot projektmålets prioritering resultat, tidpunkt och/eller kostnad 8. Formulera projektets mål och avgränsningar Involvera/stäm av med projektets viktigaste intressenter Sida 4

5 Verksamhet Projektidé Bryggan mellan effektmålet och projektmålet Projektmål Effektmål Projektidé Projekt Projektidén ska skapa förståelse för kundens behov sammanfattande tydliggöra projektets bidrag till effektmålet Exempel Projektet bidrar till halverad kostnad för administration genom att införa ett nytt ekonomisystem och utbilda nyckelpersoner Projektidén bör bearbetas innan projektmålet förtydligas Använd bidra till. genom att i formuleringen av projektidén Sida 5

6 Projektmål Projektets mål anges alltid i tre dimensioner Tidpunkt Resultat Kostnad Exempel Den xx-xx-xx är ett nytt ekonomisystem infört och nyckelpersoner är utbildade. ett ekonomisystem, som möter kraven i kravbeskrivningen, är godkänt och installerat en användarhandbok godkänd tio personer utbildade i användningen av det nya systemet Kostnad: xxx SEK Prioritering: tidpunkt 0,2, resultat 0,5, kostnad 0,3 Sammanfatta projektmålet i en beskrivande mening Beskriv resultatet i form av levererbara resultat, leveransobjekt Projektdirektivet vägleder för prioritering mellan dimensionerna Sida 6

7 Leveransobjekt Beskriv resultatet i form av levererbara objekt, leveransobjekt Kravlista Resultat leveransobjekt x leveransobjekt y leveransobjekt z Leveransobjekt är innehållsmässigt avskiljbara huvuddelar av resultatet kan delas upp, delarna kan levereras vid olika datum beskrivs kortfattat formulerat som tillstånd, inte som aktiviteter beskrivs i projektplanen, förtydligas och görs mätbara i en kravlista och kravbeskrivning Tidig tydlighet motverkar okontrollerad tillväxt av resultatet Sida 7

8 Leverans och överlämning Beskrivning av mottagare och godkännandet i projektplanen Leverans och överlämning Mottagare identifieras, både användare och förvaltare involveras i kravdialog och referensgruppsarbete godkänner resultatet, leveransobjekten, vid leverans och/eller överlämning Kriterier för godkännande överenskommen kvalitet på leveransobjekten hur leverans ska ske Överenskommelser på affärsnivån påverkar hur leverans och överlämning skall genomföras Sida 8

9 Avgränsningar Resultatet kan behöva förtydligas ytterligare Avgränsningar beskriver vad som inte ingår i projektets resultat, dvs - vad andra ansvarar för - vad som inte kommer att utföras alls Exempel Uppgradering av nätverket görs ej Installationer hos dotterbolagen ingår ej, görs av xyz-projektet Lista det som intressenterna kan tänkas vilja inkludera men som ligger utanför projektets åtagande Sida 9