Project Life Cycle. Tollgate-beslutspunkt. Projektets faser: förstudie, initering, planering. Vanliga faställda beslutspunkter i projekt.

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Project Life Cycle. Tollgate-beslutspunkt. Projektets faser: förstudie, initering, planering. Vanliga faställda beslutspunkter i projekt."

Patrik Karlsson
för 9 år sedan
Visningar:

1 Projektets faser: förstudie, initering, planering Project Life Cycle Concept Definition Planning Execution Closing Anneli Linde Define the problem Alternatives best solutions What must be done? By whom? For how much? How? When? And etc... Implement, follow and control progress of your plans! Effort dedicated to planning during the project life What did we do wrong? What was done well? Improvements? What did we learned? Projektdirektiv Projektplan Slutrapport TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 Beslut att starta initieringsfasen Beslut att genomföra planeringsfasen Beslut att genomföra projektet enligt projektplanen Godkännande av projektets resultat Beslut att avsluta Beslut om överlämning projektet av projektets resultat Initiering Planering Genomförande Avslut Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen Tollgate-beslutspunkt En tollgate är en beslutspunkt i ett projekt. Vid varje tollgate tas beslutet fortsätt enligt plan revidera plan /gör förändring -lägg ner projektet. Tollgate beslutet tas utanför projektet av projektets styrande funktioner (sponsor, multiprojektledare, styrgrupp) Vanliga faställda beslutspunkter i projekt TG 0: beslut att initiera ett projekt TG 1: beslut att starta planeringen TG 2: beslut att påbörja genomförande enl projektplanen TG 3: godkännande av projektets resultat / beslut att överlämna projektet till beställare/ mottagare TG 4: beslut att avluta/stänga projektet 1

2 milstolpe Etapp delmål i projektet. Kopplas oftast till specifika arbetspaket Används oftast internt i projektet eller som ett sätta att synliggöra projektets framsteg. Obs att det är en principiell skillnad mellan milstolpe och grind/ tollgate Initiering, förstudie Ngr OBS! i kursboken Syftet med denna fas är att säkerställa att det tänkta projektet är det är tekniskt och kommersielt genomförbart och i linje med företagets/organisationen övergripande mål. Vidare att projektet uppfyller kundens krav och behov! OBS HB är otydlig på denna pkt Målet med förstudien är att ta fram en välgenomarbetat beslutsunderlag till TG1..dvs beslut att detaljplanera och bemanna ett projekt Ofta utgår föstudien från en uppdragsbeskrivning eller vagt fomulerad problembeskrivning eller bara en svag idé För stort fokus på förstudie oklar beskrivning. Verkligeheten: Förstudie kan vara allt från en ett eget projekt innefattande samma saker som planering till ett osynligt beslut taget i en ledningsgrupp och sedan överlämnat till projektledare. Läs förstudie-planering tillsammans! I Verkliga projekt görs mkt av det som i boken står som förstudie också eller enbart i planeringsfasen Vad skall göras i förstudien (alt också i planeringsfasen): Projektmål ett mångtydigt begrepp Klarlägga omfattningen / en första formulering av projektmålet /kartläggning av krav Bedöma affärsnyttan Kartlägga intressenter Samla in kunskap från tidigare genomförda projekt utarbeta en översiktlig plan över genomförandet..för ex på process se sid 35 i HB En omfattande förstudie kan i sig innnefatta samma delar som hela planeringsfasen i ett projekt Projekt Objekt Verksamhet Processmål Objektmål Effektmål 2

i kursboken Syftet med denna fas är att säkerställa att det tänkta projektet är det är tekniskt och kommersielt genomförbart och i linje med företagets/organisationen övergripande mål.

3 Objektmål: (projektets mål som PL har att arbeta mot och som avgör när projektet anses avslutat) -HUVUDMÅL -delmål -etappmål Effektmål den effekt som projektets resultat förväntas få efter överlämande (tex ett hus som är trevligt att bo i, en del på en mobiltelefon som fungerar som tänkt efter integrering med övriga delar, en teater uppsättning som slår publikrekord ) Vid en förstudie kan målen arbetas fram som en kravspecifikation Mätbara krav/mål. S M A R T Till projektets mål kan läggas krav som har med utförandet att göra och som inte är en tydlig del av slutresultatet. Dessa krav kan ställas på intern i organisationen såväl som från kund/beställare. Projektmålet skall vara... S - specifikt M - mätbart A - accepterat R - realistiskt T - tidsatt Att tänka på vid målformulering Huvudmålet är en sammanfattande beskrivning, delmålen belyser huvudmålet allsidigt och preciserar dess innebörd Precisering av målen kräver att projektgrupp, beställare och andra berörda samverkar Genom en öppen och livlig kommunikation kan målen bli väl förankrade i organisationen Projektledaren svarar för att varje revidering av målen dokumenteras och godkänns av beställaren Måltriangeln var är tyngdpunkten Övning: syfte och mål q SEK 3

kan målen arbetas fram som en kravspecifikation Mätbara krav/mål. S M A R T Till projektets mål kan läggas krav som har med utförandet att göra och som inte är en tydlig del av slutresultatet.

4 kravspec Bra -billigt- snabbt kvalitets kostnads tidsstyrt Nödvändigt att bestämma och analysera denna prioritering! Helt omöjligt att allt lika viktigt Inför kravspec rangordnas kraven Obligatorisk/måsten Önskvärda men ej obligatoriska Kan krav, möjliga men kan uteslutas Om vi hinner krav..extra som är bra men som man bara gör när allt annat är kvar Absoluta krav skrivs in som MÅL En viktig del kan vara att göra en nulägesanalys analys SWOT SWOT: Övergripande analys över det tänkta uppdraget/projektets möjligheter, styrkor, svagheter, hot. Analys av intressenter Analys av projektets affärsmässighet (genomförbarhet) Viktigt med fritt tänk / brain storming och många olika uppfattningar och kunskapsområden Styrkor, svagheter, möjligheter och hot Utgår från analys av interna faktorer respektive externa faktorer/omvärlden Sammanfattas i : Det som underlättar projektets genomförande Det som försvårar projektets genomförande Syftet är dels att vara en del i besluts underlag huruvida projektet skall genomföras eller inte dels att ge en bild av vad som måste uppmärksammast vidare i planeringen av projektet Nätresebyrån Övninguppgift och Lösning nulägesanalys RESEBYRÅ Resevaruhusets ägare har bestämt sig för att starta en resebyrå på Internet, för att möta den allt hårdare konkurrensen inom resebranschen och anpassa sig till konsumenternas nya köpmönster. Då man inte vill riskera att tappa kunder i sin nuvarande verksamhet har ledningen valt att starta ett fristående dotterbolag. Det innebär att man måste bygga upp företaget från grunden. För att kunna koncentrera resurser och få igång den nya resebyrån så fort som möjligt har man valt att genomföra etableringen som ett projekt. Målet är att ha nätresebyrån igång inom ett halvår. Resevaruhusets ägare är beredda att satsa 2 mkr i projektet de närmsta två åren. Därefter måste resebyrån bära sina egna kostnader. Uppgift Hur ser verkligheten ut när projektet startar? Vilka är de yttre och inre förutsättningarna som gäller och vad är det som kan komma att påverka genomförandet? Analysera förutsättningarna genom att göra en SWOT-analys med slutsatser och rekommendationer till åtgärder. 4

.extra som är bra men som man bara gör när allt annat är kvar Absoluta krav skrivs in som MÅL En viktig del kan vara att göra en nulägesanalys analys SWOT SWOT: Övergripande analys över det tänkta

5 intressentanalys Vid en detaljerad analys kategoriseras intressenterna a) kärn b) primär- c) sekundärintressenter. a) Beslutande /drivande roller i projektet eller omgivande organisation b) Intressenter som i hög grad påverkas och därför kan tänkas vilja påverka projektet c) Intressenter med relativt lågt intresse och som därför troligen inte kommer påverka projektet Alt indelning eller kompletterande indelning: Genomförandeintressenter Resultatintressenter Analysen används i återkommande riskbedömningar, som en del i kommunikationsplaneringen och nulägesanalys Görs både i en förstudie och åter igen i planeringsfasen. Se uppgift /lösning intressentanalys..se vidare s 45- Hur gör man rent praktiskt då?? Se övning / lösning kravspecifikation Projektledare bör inte själv göra analys av intressenter, SWOT målformulering etc. Viktigt med rätt utformad grupp: vilka skall vara med? Hur bör man arbeta? Ofta lämpligt med olika grupper. Vad kan/bör göras enskilt?, vad bör göras i grupp? Workshops, brainstorming, focusgrupper, diskussionsgrupper, prolbemlösningstekniker, men projektplanering är ingen demokratisk process företagets ordinare makt/beslutshierarki gäller naturligtvis även här.. Översiktlig plan En viktig del av förstudien är att göra en översiktlig plan. Som sedan förfinas i planeringsfasen Med utgångpkt från målen görs en övergripande milstolpe plan. Utgår oftast från delmål eller tydliga arbetspaket som tillsammans ger det slutliga målet (se tex sid 73 I HB) Med utgågnpkt från mål, milstoplar kan en övergripande tidplan göras samt en övergripande kostnads och resursbedömning Se övning /lösning milstolpe 5

intresse och som därför troligen inte kommer påverka projektet Alt indelning eller kompletterande indelning: Genomförandeintressenter Resultatintressenter Analysen används i återkommande

6 Förstudien sammanställs Uppdragsspecifikation projektets styrande funktioner tar beslut -vi är vid TG 1. planerings- /utredningsfas är den del av projektcykeln där projektet preciseras /beskrivs och planeras där uppgiften är: -att besluta om projektstrategi -att definiera projektmål -att sätta samman teamet, definiera roller etc -att upprätta projektplaner -tid, resurser, kommunikation, budget, risk/ osäkerhets analyser, dokumentationer.. Genomförandefasen:..projektet genomförs och resultatet överlämnas till beställaren -projektorganisationen upprättas i sin helhet -styrning, uppföljning mot planer (tid-, kvalitet-, resurs-, budget-..) 6

definiera projektmål -att sätta samman teamet, definiera roller etc -att upprätta projektplaner -tid, resurser, kommunikation, budget, risk/ osäkerhets analyser,

7 Inläsning hjälp /råd ÖVNINGAR (läggs ut på hemsidan) Intressentanalys Krav spc Milstolpeplan Kap i boken : 1-3 Del av projektet: Förstudien 7

Relevanta dokument

agenda Me 2015, projektledning Kurs PM, se hemsida Kursanmälan och kursregistrering Projektuppgiften / case Schema, se kurshemsidan

agenda Me 2015, projektledning Anneli Linde anneli.linde@gmail.com Tel 0702-282875 Kursens upplägg, examinationer schema Projektuppgiften /case projekt, vad är det? Projektfaser Roller i projekt Projektets