agenda Standardiserad styrning Vad är en multiprojektorganisation Standardiseringstrend inom projektområdet

Transkript

1 Standardiserad styrning Forsknings- vs praktikerperspektiv Anneli Linde Handelshögskolan Umeå Universitet agenda Vad är standardiserad styrning i en multiprojektorganisation Projektmodellen Att forska på projektmodeller och organisering av multiprojektverksamhet Sammanfattning vad är då problemet?? Vad är en multiprojektorganisation Hand i hand med projektifieringstrenden och som en del av lösningen på problem relaterade till projektifiering och multiprojektorganisering finns STANDARDISERING En organisation, del av företag eller kluster av många projekt som är beroende av varandra över tid och rum inom eller över organisatoriska gränser En organisation där projekt är ett arbetssätt och ett sätt att organisera Konsekvensen av projektifiering och beroenden mellan projekt i en multiprojektorgansiation Standardiseringstrend inom projektområdet Resurskonkurrens Prioriterings problematik Kommunikationsproblem Kortsiktighet Kunskapshantering blir problematisk Ansvar- och befogenheter kan bli otydliga Risk för byråkratiska lösningar Individnivå: stress, otydliga kopplingar till övriga organisationen, kortsiktighet Professionalisering av projektledare -PMI -IPMA Projektmodeller, verktyg -Prince -PROPS, PPS mm -MSProject Journals, konferenser, intresseorganisationer, utbildningar 1

2 Vad är r en standard? Bygger på en rationalitets- och effektivitets tanke! Direktiv; tvingande regel Norm; internaliserande regel Standard; explicita, tydlig upphovsman Varför r standardisering? effektivt instrument för informationsöverföring viktig metod för samordning anses vara bästa lösningen innebär förenkling Standardisering inom multiprojektorganisationer Projektledar utbildningar Organisatoriska standardiseringar; projektkontor Projektmodeller Gemensamma verktyg Införande av kunskapsbank: best practice Projektdirektiv Projektplan Slutrapport projektmodeller TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 finns i alla organisationer Allt från enkla projektdokumentmallar till avancerade IT baserade system Bygger på samma logik: bl.a faser, tollgates, PL kunskap, målstyrning, planering, Beslut att starta initieringsfasen Initiering Beslut att genomföra planeringsfasen Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Planering Beslut att genomföra projektet enligt projektplanen Genomförande Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen Godkännande av projektets resultat Beslut om överlämning av projektets resultat Beslut att avsluta projektet Avslut 2

3 PROPS sets a standard for project management in the multiproject organisation. It is a model intended to serve as a source of inspiration and support for the individual as well as for the organisation. A project is always a unique operation, and the success of a project is the result of the competence and the decisions made by the individuals involved. If used as a model and not as a prescriptive set of instructions, PROPS will help to release the competence and creativity of the individuals for the benefit of the organisation. A General Project Model Project Steering Project Management Initiating Planning Executing Closing Milestones Work model applications Färg koder Rött; långsiktig affärsverksamhet blått; projektledning gult; operativt arbete och ansvar grönt; projektets slutresultat 3

4 Projektflödes perspektivet Affärsmässiga perpektivet The single project flow perspective in PROPS is about integrating all project efforts to reaching the project goal and successfully concluding the project. PROPS provides a general model for project work defining what should be done in the project and when it should be done. The phases of the project, and the steering and management activities needed for integrating and controlling the project work and coaching the project members, are described in the model. The business perspective in PROPS is about aligning all efforts in the organization into the same business direction, focusing on customer satisfaction and securing profitability through an efficient use of resources. The red arrow in the business perspective represents the organization's business direction Organisations perspektivet The project organizational perspective in PROPS is about identifying project stakeholders and their responsibilities in and demands on the project. PROPS provides a model for a project organization, defining who is responsible for doing what in a project. In the model, the different functions and roles in the project organization are defined and so are the responsibilities for these roles. The blue, red and yellow areas represent the three functions in the project organization Roller i projekt-organisationen enl. PROPS Multiprojektledare Projektledaren Delprojektledare Sponsor Kund Styrgrupp Resursägare Det mänskliga perspektivet The human perspective in PROPS is about recognizing the individual employee as one of the organization's most important assets. A common project culture based on shared attitudes to teamwork and leadership is a means for benefiting from the total competence and capacity of the individuals involved. 4

5 Sammanfattning av modellen Skönheten och/eller odjuret? Om ett forskningsprojekt En projektmodell resa från design till användning. Ett forskningsprojekt som innefattar händelser sedan mitten på 80talet (genomförd ) Studie av PROPS utveckling Analys av modellen Studie av en implemtentering Studie av användning av modellen Användning av modellen: löste det problemen? Om modellen anpassa, om den implementeras som tänkt, om den används som det var tänkt...löste modellen eller någon modell överhuvudtaget de problem som uppkommer i en multiprojektorganisation?? ja! Och nej! Motiv och förhoppningar Design / sälj - att skapa en standard för MPO som löser MPO problematiken (generell modell) Management / köp - kontroll, förutsägbarhet, kunskap, lärande Användare - stöd, hjälp, riktlinjer, verktyg, 5

6 Hur ser processen från design till användning av en projektmodell ut? en process över tid och rum Design projektet IT- implementerings projektet Organisationsförändrings projektet Variants of translations T 0 T 1 T 3a T 3 T 7 T 5 T 8 T 11 T 9 T 13 T 14 T 15 T n T T 4 T 2 T 6 T 10 T 12 Problematization Intressement Enrolment Mobilization of allies Time Vanliga fällor och tillkortakommande om projektmodeller som standard För kort tid Fokuserar på projektledare Tappar multiprojektperspektivet Kontroll spiral Utbrända Change agents Avsaknad av analys av modellen/kontexten Implementeringar, förändringar och anpassningar avbryts! Projektmodell som - institutionaliserad idé -institutionaliserad praxis ger helt olika effekt på organisationen Några slutsatser Multiprojektorganisering/ styrning kraftfullt standardiseringsverktyg! skapar en kultur; gemensamt språk Struktur, och ökar kontroll Prolbem med allt för generiska modellr; svagt stöd till projektledare; måste kopplas till nadra system och praxis för att fungera Byråkratiskt Mycket svårt att förändra och vad händer med kreativitet och lärande?! Det enskilda projektet Äffärs/ långsiktiga perspektivet - projektets roll i ett långsiktigt perspektiv i relation till organisationens mål effektivitet och överlevnad Organisationen /roller -projektets relation till övriga organisationen / roller ansvarsfördelning Mänskliga perspektivet -ledarskap, kultur Alla bitarna måste finnas med!! innebär stora förändringar i organisation /struktur /kultur och/ teknik 6

7 Att hitta balansen!!! Management modellers för och nackdelar finns det alternativ? Rationell planering och styrning standardisering situationsfaktorer praxis Inst.låsningar kreativitet Öppen lärprocess beror på storleken på organisationen, syftet med implementeringen, komplexiteten på projekten. Tid för reflektion och verkliga MÖTEN! i kombination med en fungerande administration och kommunikationstruktur och kultur! 7