Gatukontoret. Projektledare, delprojektledare och projektmedlem

Transkript

1 Gatukontoret Projektledare, delprojektledare och projektmedlem 1

2 Innehållsförteckning 1. Projektarbete på gatukontoret - sid Projektledare - sid Delprojektledare - sid Projektmedlem - sid

3 1. Projektarbete på gatukontoret Då en omfattande del av gatukontorets verksamhet sker i projektform, verkar förvaltningen för en ständig förbättring av projektmognad och arbetssätt i projekten. Ett projekt består av en unik uppsättning processer med startoch slutdatum, som utförs för att uppnå projektets mål. Arbetssättet omfattar struktur, färdigheter och förhållningssätt. Projektarbete sker i en tvärfunktionell organisationsform, och genomförs med hjälp av interna och externa resurser. Gatukontorets projektledning baseras på terminologin och grundprinciperna i svensk internationell standard SS-ISO Vägledning för projektledning Begrepp och processer. Syfte & Förväntningar Denna skrift tydliggör kraven på projektledare, delprojektledare och projektmedlemmar och har till syfte att stötta enhetschefer i utvecklingssamtal och i skapandet av kompetensutvecklingsplaner i ett projektmoget gatukontor. Förväntningen är att projektledning ska vara ett eget fokusområde i utvecklingssamtalen, då det är en profession i sig som bör separeras från specialistkompetensen man har i sin linjefunktion. Mål Målet är professionella projektledare som är trygga i sin roll, samtidigt som de får utrymme att växa i sina projekt med förståelse för vad som krävs för att samordna de specialistkompetenser som projektmedlemmarna representerar. Målet är också att cheferna tillsätter rätt projektledare till rätt projekt. 3

4 Utveckling Projektarbete är en väg till en lärande organisation, då projektledare kan utvecklas i sitt ledarskap genom att börja som delprojektledare för att sedan växa genom mer komplexa, omfattande och riskfyllda projekt. Projektmedlemmarna lär sig samtidigt mycket om helheten genom att arbeta tvärfunktionellt. Arbetsroller i projekt När ett projekt initieras utses en projektägare som blir den strategiska länken mellan ledningsgruppen och projektet. Om projektägaren inte har mandat att fatta alla beslut i projektet utses även en styrgrupp som projektägaren samordnar. Projektägaren internrekryterar en projektledare, som i sin tur rekryterar delprojektledare och projektmedlemmar. Enhetscheferna har ansvaret för att det finns kompetenta projektledare, delprojektledare och projektmedlemmar att låna ut till projekten. Kompetensprofiler och arbetsuppgifter för projektledare, delprojektledare och projektmedlemmar beskrivs här. 4

5 Projektledare Leder och hanterar projektet Ansvarar för projektets projektmål/ leveransmålresultat Följer Gatukontorets ledarskapsfilosofi Senior PL kan leda komplexa projekt med flera delprojekt Junior PL kan leda ett mindre riskfyllt projekt med ca 3-6 projektmedlemmar Delprojektledare Leder och hanterar delprojektet Ansvarar för delprojektets delmål och etappmål Följer Gatukontorets ledarskapsfilosofi Utvecklar och följer upp projektplanen med avsikt på sitt delprojekt och verkställer uppgifter från projektledare Projektmedlem Bidrar med specifik kompetens och erfarenheter i projektet Följer projektplanen och verkställer uppgifter från projektledare eller delprojektledare 5

6 2. Projektledare Upphandling 1. Samordning 10. Kostnad 2. Intressenter Projektledare Leder och hanterar projektet Ansvarar för projektets projektmål/ leveransmålresultat Följer Gatukontorets ledarskapsfilosofi Senior PL kan leda komplexa projekt med flera delprojekt Junior PL kan leda ett mindre riskfyllt projekt med ca 3-6 projektmedlemmar Resurser Omfattning 9. Risk 8. Kvalitet 7. Tid 6. Kommunikation Projektledaren har det operativa ansvaret för att organisera och leda projektmedlemmarna mot projektmålet och att säkerställa att överenskommen omfattning levereras inom ramen för överenskomna resurser och enligt tidplan. Projektledaren lämnar sin ordinarie linjefunktion och rapporterar inom ramen för projektet till projektägaren och styrgruppen. 6

7 Projektledare 1. Samordning Leder planeringsarbetet, skapar och underhåller projektplan Processledning Leder projektet genom att: Samordna projektgruppen & projektets intressen genom projektets olika faser Starta projektet Samordna delprojekt, leveranser, aktiviteter & processer Planera Kontrollera och styra Följa upp Erfarenhetsåterföring Avsluta projektet Leverera beslutsunderlag till styrgrupp Förståelse för projektledningsprocessen (initiering, planering, genomförande & styrning, avslut) och verksamhetsprocesserna och hur de är relaterade till varandra Kompetens kring kunskapsåterföring Kunna hantera ändringsförfrågningar Förståelse för roller och beslutsvägar i projektorganisationen Om samordning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera, fastställa, kombinera, förena, samordna, styra och stänga aktiviteterna och processerna relaterade till projektet. 7

8 Projektledare 2. Intressenter Ta fram en intressentanalys - identifiera och analysera projektets intressenter Utifrån intressentanalys, ta fram en strategi och plan för att hantera intressenter samt förebygga och hantera intressekonflikter Ansvarar för att projektet följer gällande beslutsvägar, överenskommelser/avtal och lagstiftning Hantera intressenter och balansera olika intressenters intressen i projektet Kunskap om metoder, verktyg och förhållningssätt för att hantera intressenter Förståelse för de etiska aspekterna av projektledning Om intressenter: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera projektets sponsor, kunder och andra intressenter. 8

9 Projektledare 3. Omfattning Identifiera och precisera vad som ska levereras och vilka aktiviteter som krävs för att leverera det Göra avgränsningar Förtydliga projektmål, effektmål och leveransmål Skapa en aktivitetsplan (WBS) Löpande säkerställa projektets omfattning Begära prioritering av styrgrupp avseende prioritetstriangel (tid, omfattning, kostnad) Kompetens att hantera metoder för att avgränsa och visualisera vad som ingår i projektet Kompetens att formulera SMARTA mål Kompetens att bryta ner mål till arbetspaket och aktiviteter Kompetens om styrparametrar och förmåga att balansera mellan dessa Om omfattning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och precisera det arbete och resultat som krävs. 9

10 Projektledare 4. Resurser Identifiera, begära & tillföra kompetens till projektet Identifiera, begära & tillföra övriga resurser till projektet t.ex. IT, lokaler etc Etablera, organisera och leda projektgruppen Tydliggöra roller i projektgruppen Förebygga och hantera konflikter i projektgruppen Avveckla projektgrupp vid avslut Kunna identifiera och planera resursbehov Kunna kommunicera krav och förväntningar till gruppmedlemmar Grundläggande konflikthantering Ge feedback Förståelse för roller i projektorganisationen Självkännedom Kunskap om gruppdynamik Om resurser: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och tillföra lämpliga resurser till projektet, såsom personal, lokaler, utrustning, material, infrastruktur och verktyg. 10

11 Projektledare 5. Upphandling Köpa in produkter och/eller tjänster genom att genomföra upphandlingsprocessen, från förfrågningsunderlag till uppföljning av inköpet Producera kravspecifikationer Hantera leverantörsrelationer Att förhandla och hantera eventuella tvister Arbetet sker vanligen i tätt samarbete med ombud Grundläggande kunskap inom LoU Grundläggande upphandlings-/entreprenadjuridik Förhandlingsteknik Grundläggande avtalshantering Kunna göra en kravspecifikation Om upphandling: Här ingår de processer som krävs för att planera och genomföra inköp av produkter, tjänster eller resultat samt hantera leverantörsrelationer. 11

12 Projektledare 6. Kommunikation Skapa kommunikationsplan. Planera, genomföra och ansvara för kommunikation enligt kommunikationsplan Sprida information om projektet Kommunicera med projektets intressenter Hantera oväntade kommunikationsbehov Leda projektmöten Skriva projektdokument Strukturera dokumenthantering enligt gatukontorets struktur Arbetet sker vanligen i tätt samarbete med kommunikatör Kunskap om olika kommunikationsstilar Ha kompetens att arbeta med en kommunikationsplan God presentationsteknik Förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift Kunskap om dokument- & ärendehantering Om kommunikation: Här ingår de processer som krävs för att planera, hantera och distribuera information som är relevant för projektet. 12

13 Projektledare 7. Tid Leda framtagande av tidplan, milstolpeplan, nätplan och Gantt-schema Koordinera delprojektens tidplaner till en helhet Schemalägga projektets aktiviteter, Uppskatta tidsåtgång per aktivitet Styra mot projektets tidplan Följa upp projektets framdrift Kunna leda tidplaneringsprocessen för att planera resurs, tidsåtgång och när det ska ske Kunna göra en tidplan, nätplan och milstolpeplan (eller produktlogg och sprintplan vid agilt arbetsätt) Kunna styra mot deadlines Kunna metoder för kontinuerlig tidsuppföljning och statusrapportering Om tid: Här ingår de processer som krävs för att schemalägga projektets aktiviteter och för att följa upp progressen för att styra projektets tidplan. 13

14 Projektledare 8. Kvalitet Planera, genomföra och ansvara för kvalitetsstyrning både för produkt och arbetsprocess Upprätta kravspecifikation utifrån projektmål och säkerställa kvalitet Arbeta förebyggande i projektets alla faser Generell förståelse för kvalitetssäkringsprocesser Kunskap om uppföljning av kvalitet i leveranser Kunna göra en kravspecifikation Förståelse för verksamhetsrutiner och processer som påverkar projektet Om kvalitet: Här ingår de processer som krävs för att planera och etablera kvalitetssäkring och kvalitetsstyrning. 14

15 Projektledare 9. Risk Identifiera och åtgärda hot och möjligheter Identifiera risker (lämpliga metoder som SWOT, WBS, brainstorming, historisk data mm) Utvärdera och bedöma risker (kvalitet/kvantitet) Hantera risker (riskhanteringsplan) Kompetens att identifiera risker, utvärdera dem och skapa åtgärdsplaner för att hantera riskerna Kompetens avseende lagstiftning på området Om risk: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera hot och möjligheter. 15

16 Projektledare 10. Kostnad Ta fram underlag som krävs för att utveckla budget och följa upp kostnader Ta fram kostnads- och intäktsuppskattningar i ekonomisk kalkyl (livscykelkostnadskalkyl) Följa upp och styra kostnader (prognostillfällen) Efterkalkyl (samband med erfarenhetsåterföring) Följa ekonomiska stödprocesser som finns inom Malmö stad Grundläggande ekonomisk förståelse i offentlig verksamhet Projektkalkyl Produktkalkyl Budgetering och uppföljning LCC Excel Om kostnad: Här ingår de processer som krävs för att utveckla budgeten och att följa upp progressen för att styra kostnaderna. 16

17 17

18 3. Delprojektledare 2. Intressenter Samordning Omfattning 4. Resurser 10. Kostnad Delprojektledare Leder och hanterar delprojektet Ansvarar för delprojektets delmål och etappmål Följer Gatukontorets ledarskapsfilosofi Utvecklar och följer upp projektplanen med avsikt på sitt delprojekt och verkställer uppgifter från projektledare 5. Upphandling 9. Risk 8. Kvalitet 7. Tid 6. Kommunikation Delprojektledaren har ansvaret för att leda projektmedlemmar mot delmål och etappmål inom ramen för överenskomna resurser och enligt tidplan. Delprojektledaren lämnar sin ordinarie linjefunktion och rapporterar inom ramen för projektet till projektledaren. 18

19 Delprojektledare 1. Samordning Leder delprojektet genom att: Starta delprojektet Processledning Planera och genomföra Följa upp Kontroll och styrning Erfarenhetsåterföring Avsluta delprojektet Förståelse för projektledningsprocessen och verksamhetsprocesserna och hur de är relaterade till varandra Kompetens kring kunskapsåterföring Kunna hantera ändringsförfrågningar Förståelse för roller och beslutsvägar i projektorganisationen Om samordning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera, fastställa, kombinera, förena, samordna, styra och stänga aktiviteterna och processerna relaterade till projektet. 19

20 Delprojektledare 2. Intressenter Följa intressentanalysen Hantera delprojektets intressenter Förebygga och hantera intressekonflikter inom delprojektområdet Respektera och förhålla sig till att projektet följer gällande beslutsvägar, överenskommelser/avtal och lagstiftning Kunskap om metoder, verktyg och förhållningssätt för att hantera intressenter Förståelse för de etiska aspekterna av projektledning Om intressenter: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera projektets sponsor, kunder och andra intressenter. 20

21 Delprojektledare 3. Omfattning Identifiera aktiviteter som krävs för att leverera inom delprojektet Arbeta utifrån beställning, projektmål, effektmål och leveransmål Skapa en aktivitetsplan för delprojektet Löpande säkerställa delprojektets omfattning Kompetens att bryta ner mål till arbetspaket och aktiviteter Kompetens om styrparametrar (tid, kostnad, omfattning) och förmåga att balansera mellan dessa Om omfattning: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och precisera det arbete och resultat som krävs. 21

22 Delprojektledare 4. Resurser Identifiera och begära kompetens och resurser till delprojektet Organisera och leda delprojektgruppen Tydliggöra roller i delprojektgruppen Förebygga och hantera konflikter i delprojektgruppen Avveckla delprojektteam vid avslut Kunna identifiera och planera resursbehov Kunna kommunicera krav och förväntningar till gruppmedlemmar Grundläggande konflikthantering Ge feedback Förståelse för roller i projektorganisationen Självkännedom Om resurser: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och tillföra lämpliga resurser till projektet, såsom personal, lokaler, utrustning, material, infrastruktur och verktyg. 22

23 Delprojektledare 5. Upphandling Köpa in produkter och/eller tjänster genom att genomföra upphandlingsprocessen, från förfrågningsunderlag till uppföljning av inköpet Producera kravspecifikationer Hantera leverantörsrelationer Att förhandla och hantera eventuella tvister Arbetet sker vanligen i tätt samarbete med ombud Grundläggande kunskap inom LoU Grundläggande upphandlings-/entreprenadjuridik Förhandlingsteknik Grundläggande avtalshantering Kunna göra en kravspecifikation Om upphandling: Här ingår de processer som krävs för att planera och genomföra inköp av produkter, tjänster eller resultat samt hantera leverantörsrelationer. 23

24 Delprojektledare 6. Kommunikation Planera, genomföra och ansvara för kommunikation enligt kommunikationsplan. Sprida information om delprojektet Kommunicera med delprojektets intressenter Hantera oväntade kommunikationsbehov Leda delprojektmöten Skriva projektdokument Följa dokumenthanteringsstrukturen Arbetet sker vanligen i tätt samarbete med kommunikatör Ha kompetens att arbeta med en kommunikationsplan Behärska presentationsteknik Förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift Kunskap om dokument- & ärendehantering Om kommunikation: Här ingår de processer som krävs för att planera, hantera och distribuera information som är relevant för projektet. 24

25 Delprojektledare 7. Tid Ta fram delprojektets tidplan utifrån projektets övergripande milstolpeplan Uppskatta tidsåtgång per aktivitet Styra mot delprojektets tidplan Återrapportera status till projektledaren i delprojektet Kunna leda tidplaneringsprocessen Kunna göra en tidplan Kunna styra mot deadlines Kunna metoder för kontinuerlig tidsuppföljning Om tid: Här ingår de processer som krävs för att schemalägga projektets aktiviteter och för att följa upp progressen för att styra projektets tidplan. 25

26 Delprojektledare 8. Kvalitet Utifrån projektets kravspecifikation, planera, genomföra och ansvara för kvalitetsstyrning både för produkt och arbetsprocess Kvalitetsstyrning mot mål och ramar för projektet Arbeta förebyggande i delprojektets alla faser Generell förståelse för kvalitetssäkringsprocesser Kunskap om uppföljning av kvalitet i leveranser Kunna göra kravspecifikation för delleveranser Förståelse för verksamhets rutiner och processer som påverkar projektet Om kvalitet: Här ingår de processer som krävs för att planera och etablera kvalitetssäkring och kvalitetsstyrning. 26

27 Delprojektledare 9. Risk Identifiera risker (lämpliga metoder som SWOT, WBS, brainstorming, historisk data mm) Utvärdera och bedöma risker (kvalitet/kvantitet) Hantera risker (riskhanteringsplan) Kompetens att identifiera risker, utvärdera dem och skapa åtgärdsplaner för att hantera riskerna Kompetens avseende lagstiftning på området Om risk: Här ingår de processer som krävs för att identifiera och hantera hot och möjligheter. 27

28 Delprojektledare 10. Kostnad Ta fram kostnads- & intäktsuppskattningar i ekonomisk kalkyl (livscykelkostnadskalkyl) för delprojektet Följa upp och styra kostnader (prognostillfällen) i delprojektet Efterkalkyl (samband med erfarenhetsåterföring) i delprojektet Löpande rapportering till projektledaren Följa ekonomiska stödprocesser som finns inom Malmö stad Grundläggande ekonomisk förståelse i offentlig verksamhet Projektkalkyl Produktkalkyl Budgetering och uppföljning LCC Excel Om kostnad: Här ingår de processer som krävs för att utveckla budgeten och att följa upp progressen för att styra kostnaderna. 28

29 29

30 4. Projektmedlem Upphandling 1. Samordning 2. Intressenter 8. Kostnad Projektmedlem Bidrar med specifik kompetens och erfarenheter i projektet Följer projektplanen och verkställer uppgifter från projektledare eller delprojektledare Risk 6. Kvalitet 5. Tid 4. Kommunikation Projektmedlem bidrar med sin kompetens och med metoder för att genomföra de arbetsuppgifter som krävs för att leverera projektets delar och uppnå projektmålet. Inom ramen för projektet lämnar varje projektmedlem tillfälligt sin linjefunktion och rapporterar till projektledaren. En projektmedlem kan ingå i flera parallella projekt och måste därför vara bra på att hantera sin tid och även sätta gränser när de är fullbelagda. 30

31 Projektmedlem Kompetens projektmedlem Varje projektmedlem är utvald för sina kunskaper inom ett specialistområde. Eftersom specialistområdena varierar går det inte att lista några övergripande kompetenser. 1. Samordning Deltar i planeringsarbetet 2. Intressenter Hantera intressenter inom sitt specialistområde då det ges i uppdrag från projektledaren eller delprojektledaren 3. Upphandling Bistå i produktion av kravspecifikationer 31

32 Projektmedlem 4. Kommunikation Ingå i och bidra vid projektgruppsmöten Kontinuerligt kommunicera med projektledaren om relevant information för projektet samt lyfta eventuella behov Följa dokumenthanteringsstrukturen 5. Uppskatta tidsåtgång per aktivitet Tid Säkerställa sin tillgänglighet Verka för att tidplan per aktivitet håller Registrera arbetets tid i projektet 6. Kvalitet Säkerställa kvalitet inom sitt specialområde gentemot projektets mål och ramar 32

33 Projektmedlem 7. Risk Delta i riskidentifiering och utvärdering av risker Återrapportera kontinuerligt vid behov, risker till projektledaren (delprojektledaren) 8. Kostnad Bistå projektledaren med ekonomisk kalkyl inom området 33

34 34

35 35

36 36 GATUKONTORET Malmö, Telefon E-post: Hemsida: