LUNDS UNIVERSITET. Projektorganisation, -integration och - omfattning

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "LUNDS UNIVERSITET. Projektorganisation, -integration och - omfattning"

Agneta Eklund
för 5 år sedan
Visningar:

1 Projektorganisation, -integration och - omfattning 1

2 Kunskapsmål Efter föreläsningen skall ni: Kunna utarbeta en projektfullmakt. Ha kunskap om vad en projektplan är Ha kunskap om vad omfattning är i ett projekt Kunna utarbeta en WBS 2

3 Projektfullmakt Projektfullmakten är det dokument som formellt auktoriserar ett projekt. Projektfullmakten bör innehålla: Krav Verksamhetsbehov Syfte Projektledarens namn och befogenheter Översiktligt milstolpsdiagram Intressenternas inflytande Funktionella organisationer och deras medverkan Organisatoriska, miljömässiga och externa antaganden och restriktioner Affärsmässiga motiv Budgetram 3

4 De tre avgränsningarna Varje projekt är avgränsat av: Omfattning: Vad syftar projektet till? Tid: Vid vilken tidpunkt skall det vara klart? Kostnad: Vad får det kosta? (Hållbarhet: Vad är konsekvenserna?) Det är upp till projektledaren att: Balansera avgränsningarna Uppfylla intressenternas förväntningar 4

5 Projektintegration Definition Projektintegration är ett kunskapsområde inom projektledning som omfattar samordning av projektets kontaktytor gentemot interna och externa intressenter, samt av projektledningsfunktionens ansvarsområden Syfte Syftet med projektintegration är att säkerställa att projektets interna och externa kontaktytor integreras, samordnas och styrs 5

6 Projektintegration Identifikation av projektintressenter Identifikation av erfarenheter från liknande uppdrag Hantering av projektets kontaktytor Integrerad projektplanering Upprättande av projektspecifikationer, projektplaner och rapporter Integrerad ändringshantering Överlämning och stängning av projektet 6

7 Ramverket för projekt integration Focus on pulling everything together to reach project success! 7

8 Organisation av byggprojekt Construction Management 8

9 Varför Organisation? Att mål kan uppnås effektivare genom samarbete mellan individer än genom individuella ansträngningar (synergieffekt) Construction Management 9

10 Organisation Ett antal individer som utför olika arbetsuppgifter på ett samordnat sätt för att uppnå vissa mål Sättet att fördela arbete och ansvar Sättet att fördela beslut om befogenheter Sättet att leda och samordna verksamheten Construction Management 10

11 Formell organisation Organisationsschema / Befattningsbeskrivning Arbetsfördelning Ansvar och befogenhetsfördelning Beslutsnivåer Formella informations och ordervägar Construction Management 11

12 Informell organisation Hur det faktiskt fungerar Personliga kontakter Gemensamma intressen Construction Management 12

13 Avbildning av organisationer/organisationsschema Avbildas som en hierarki med överordnade och underordnande enheter Företagets formella organisation dvs det sätt på vilket organisationen är tänkt att fungera. Det sätt på vilket arbetsfördelning har gjorts. Det sätt på vilket ansvars- och befogenhetsfördelningen har gjorts Antalet beslutsnivåer De formella informations- och ordervägarna Construction Management 13

14 Reglering av beslutsnivåer chef/anställd Linje Construction Management 14

15 Reglering av beslutsnivåer chef/anställd Linje - stab Stab Construction Management 15

16 Reglering av beslutsnivåer chef/anställd Funktionell organisation Construction Management 16

17 Projektledningsplan Projektledningsplanen ett dokument som vägleder genom projektet: Koordinering av alla planeringsdokument Leder projekt teamet Utgångspunkt för uppföljning (utförande jämf. referensplan) 17

18 Projektledningsplan Vanliga delar Introduktion, översikt av projektet och dess syfte Omfattning och mål Projektorganisationen Intressentanalys Projekttidplan Budget Kvalitets- och miljöplan Riskhantering Upphandlingsplan 18

19 Projektledningsplan - förslag på disposition Titelblad (titel, författare, kurs, datum) Sammanfattning Innehållsförteckning Inledning (bakgrund, syfte med projektet, definitioner) Målformulering och omfattning 19

20 Projektledningsplan - förslag på disposition (forts.) Projektorganisation - resurser Kommunikation och intressentanalys Tid (tidsplan) Kostnad (budget) Miljö- och Kvalitetsplan Riskhantering Upphandling Referenser Bilagor (eventuellt) 20

21 Vem? Anger projektets omfattning? Kan ändra projektets ramar, besluta om nedläggning? 21

22 Formulering av omfattningen Väldefinierad målformulering verkar för: överensstämmelse mål - resultat samarbete och kommunikation motivation för arbetsuppgiften tydligt projektavslut 22

23 Omfattningens innehåll Företagets syften (beställarens) Projektets syfte Projektets mål Personliga mål Avgränsningar 23

24 Kravspecifikation Produktkrav förväntat resultat av projektet exempelvis: Tekniska krav Estetiska krav Kvalitetskrav Miljökrav Projektkrav hur ska projektet genomföras exempelvis: Start- och sluttidpunkt Projektkostnad Organisation Metod Utbildning 24

25 Bestämma omfattning Bestämma omfattning: Dela upp i hanterbara mål/krav Mindre och hanterbara mål/krav hjälper till att: Förbättra planeringen av tid, kostnader och resurser Definiera en referensplan för uppföljningar Identifiera arbets ansvar 25

26 Work Breakdown Structure, WBS Work Breakdown Structure, WBS: Definierar den totala omfattningen av projektet Är utgångspunkt för planering av tid, kostnader och resurser..all the work required, and only the work required, to complete the project successfully 26

27 Work Breakdown Structure, WBS 1 Projekt 1.1 Motor 1.2 Chassi 1.3 Kaross Akt. 7 Akt. 1 Akt. 1 Akt. 2 Akt. 5 Akt. 4 Akt. 3 Akt. 6 27

28 Byggprojekt (produktion) Hus Mark Byggnad Installationer Ledning Trädgård Grund El VVS Stomme Stomkompleteringar Interiör Dörrar och fönster Tak 28

29 Riktlinjer för utarbetning av WBS 1. Ett arbetspaket skall bara finnas på en plats 2. Arbetet i ett arbetspaket är lika med summan av arbete i nivån under 3. Varje arbetspaket har bara en ansvarig 4. Strukturen på WBSen skall följa den verkliga arbetsgången 5. Projektdeltagarna bör vara delaktiga I utformningen av WBSen 6. Dokumentera varje arbetspaket för korrekt förståelse av syftet 7. WBSen måste vara flexible så att eventuella ändringar kan hanteras 29

30 WBS-beskrivning WBS paketen definieras Beteckning och namn Syfte och innehåll (vad skall göras) Ansvar Tid Kostnad Beroenden 30

Relevanta dokument

LUNDS UNIVERSITET. Projektledning

LUNDS UNIVERSITET. Projektledning Projektledning 1 Vad är ett projekt?? 2 Vad är ett projekt? PMIs definition är: Ett projekt är en temporär satsning i syfte att skapa en unik produkt, tjänst eller resultat. Kännetecken Temporär Unik Successivt