Projektplanering del 1

Transkript

1 Planering - Subjektivitet Projektplanering del ME05 Föreläsning nr Anneli Linde Projektplanen (projektets viktigaste dokument) Projektdirektiv Projektplan Slutrapport Avgör: vad som måste göras vem som skall göra det hur långt tid det kommer att ta samt hur mycket det kommer att kosta Resultatet av ansträngningarna är bl.a en baseline tidplan TG0 Beslut att starta initieringsfasen Initiering TG Beslut att genomföra planeringsfasen Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Planering TG Beslut att genomföra projektet enligt projektplanen Genomförande Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen TG Godkännande av projektets resultat Beslut om överlämning av projektets resultat Avslut TG4 Beslut att avsluta projektet Varför är definition av mål och planering så viktigt? Projekt startar ofta med en vag idé många indivier inblandade I processen många tolkningar av VAD som skall göras och HUR det skall göras Att kommunicera projektet De som engageras i projektet måste vet exakt vad som förväntas av dem och vad de skall göra Gruppen behöver också förstå varför projektet har initieras Det gäller alltså att förebygga missförstånd att skapa en gemensam liktydig bild över uppgiften

2 projektplaneringsprocessen. Gemensam bild. Målformulering. Analys av projektet och dess omgivning 4. Mål till aktivitet -sturkturering (WBS) 5. Tidplanering, ekonomisk plan risk mm 6. Struktur för uppföljning och utvärdering case En stor del av ert arbete med case går ut på att göra en projektplan: för exempel på projektplan se: bokens bilaga, Projektplans exempel på nätet, på tex wenell.se Vad är syftet med en projektplan? Att klar göra vad som skall göras, hur det skall göras, och vem skall göra det..hur lång tid? Hur mkt resurser? Projektplanen fungerar som ett kontrakt mellan PL och organisationen Används av PL som styrverktyg /uppföljning Gemensam syn inom projektet Exempel från boken: projektplanen/projektmodellen dvs flödet: (se boken samt bifogad pdf hemsidan) Planen kan användas i caset obs dock tidigare kommentarer om förstudie i relation till planering

3 Projektmål ett mångtydigt begrepp Projekt Objekt Verksamhet Processmål Objektmål Effektmål Objektmål: (projektets mål som PL har att arbeta mot och som avgör när projektet anses avslutat) -HUVUDMÅL -delmål -etappmål Effektmål den effekt som projektets resultat förväntas få efter överlämande (tex ett hus som är trevligt att bo i, en del på en mobiltelefon som fungerar som tänkt efter integrering med övriga delar, en teater uppsättning som slår publikrekord ) Projektmålet skall vara... Vid en förstudie kan målen arbetas fram som en kravspecifikation.(obs att målen ofta är en kombination av mål/krav från en slutkudn och krav från den iorganisationen interna beställaren som tex vill ha vinst!) Mätbara krav/mål. S M A R T Till projektets mål kan läggas krav som har med utförandet att göra och som inte är en tydlig del av slutresultatet. Dessa krav kan ställas på intern i organisationen såväl som från kund/beställare. S - specifikt M - mätbart A - accepterat R - realistiskt T - tidsatt Att tänka på vid målformulering Huvudmålet är en sammanfattande beskrivning, delmålen belyser huvudmålet allsidigt och preciserar dess innebörd Precisering av målen kräver att projektgrupp, beställare och andra berörda samverkar Genom en öppen och livlig kommunikation kan målen bli väl förankrade i organisationen Projektledaren svarar för att varje revidering av målen dokumenteras och godkänns av beställaren Måltriangeln var är tyngdpunkten SEK q

4 kravspec Bra -billigt- snabbt kvalitets kostnads tidsstyrt Nödvändigt att bestämma och analysera denna prioritering! Helt omöjligt att allt lika viktigt Inför kravspec rangordnas kraven Obligatorisk/måsten Önskvärda men ej obligatoriska Kan krav, möjliga men kan uteslutas Om vi hinner krav..extra som är bra men som man bara gör när allt annat är kvar Absoluta krav skrivs in som MÅL Tre olika strukturerings principer Vi har fått uppdraget att var PL för ett projekt. (en övergripande förstudie är gjord) Vi vet i huvuddrag vilka roller som finns i och runt projektet Intressenter är identifierade Målen formulerade, Nu vet vi VAD vi skall göra Frågan är HUR och NÄR och av VEM WBS (Work Breakdown Structure) PBS (Product Breakdown Structure) OBS (Organisational Breakdown Structure) behövs för aktivitetslista och ansvarsmatriser bl.a Vad är en PBS / WBS? En PBS/WBS är en systematisk, hierarkisk nedbrytning PBS/WBS innebär en uppdelning av projektet i ett antal av underprojekt och levererbara delar Sub p rojects Deliv e r a b le ite m s The Pro ject Su p p o rt functions PBS är en leverans struktur alltså projektmålen nedbrutet i levererbara delar WBS arbetsstruktur allt som måste göras för att uppfylla målen/ leverera projektets delar W o rk packages T a s k s, activities

5 Vad bör en WBS/PBS täcka in? Projektets ingående delar De funktionella aktiviteterna som behövs för att skapa och leverera resultatet Samt alla andra aktiviteter som behövs för att t.ex. leda och styra projektet Att skapa en WBS. Skapa WBS:en uppifrån och ner. Identifiera de stora givna delmomenten (work packages). Varje delmoment delas sedan in ytterligare i komponenter/element Att skapa en WBS 4. De olika aktiviteterna skall sedan etablera: Ansvarig organisation, ex. delprojektledare. Kravspecifikationer. Budgeterade resurser. Kostnadsställe. Följaktligen planeras, budgeteras och kontrolleras 5. Summera informationen i WBS:en 6. Upprepa och revidera WBS:en Aktiviteter/arbetspaket grundnivån i WBS skall innehålla. Sammanfattning av det arbete som skall utföras. Nödvändig input från andra aktiviteter. Referenser till kontrakt, specifikationer etc 4. Specifikation av resultat som skall uppnås (utvärderingsbara!) Exempel på olika slags projektaktiviteter Design/utvecklingsaktiviteter Produktionsaktiviteter Byggnations/installationsaktiviteter Försörjningsaktiviteter Ledningsaktiviteter (OBS viktigt att inte glömma Projektledning / administrations Typiskt exempel på en PBS Struktureras utifrån produkten (systemet) som projektet skall resultera i. The GSM Implementation Project Project Manager Deliverable Products Implementation Project Management Struktureras utifrån processen som är nödvändigt för att skapa projektresultatet Nödvändiga projekt aktiviteter som inte direkt kan relateras projektets resultat

6 Ansvarsförhållanden vad gäller en projektaktivitet Faktiskt ansvar för aktivitetens utförande (hantverkarna) Övergripande ansvar (byggledaren) Måste tillfrågas (betongarbetarna) Bör tillfrågas om möjligt (kunden) Måste informeras (kunden och kanske högre chef för byggledaren) Vetorätt/ måste ge tillstånd innan start (kunden, högre chef, bankkontakt) Organisational Breakdown Structure (OBS) En Organisational Breakdown Structure erbjuder en systematisk, hierarkisk nedbrytning av de organisatoriska delar som ingår i projektet Organisation Chart Company GSM Supplier Development Manufacturing Implementation Project/Work Breakdown Structure The task/responsibility matrix: Project 4 Organisational Breakdown Structure Company Dept Dept Group Group Group Dept Group Group RESPONSIBLE DEPT TASKS övningwbs bygga torn Jobba med små grupper:. Identifiera aktiviter. Sätt dem i en WBS. Skriv in ansvar etc på ngr av aktiviterna som övning Nästa steg mot tidplan- Schemaläggning av projektaktiviteter Behövs för visualisera deras början och slut Designas oftast som en tabell eller ett diagram Aktiviteterna på den vertikala axeln Tiden på den horisontella axeln Tidplanering Ordna i kronologisk ordning Leta efter parallella processer Visualisiering Gantt-charts Network planning (PERT/CPM) Milstone planning

7 Gantt-schema Nackdelar med Gantt scheman Gantt scheman visar inte tid kopplat till kostnad Gantt schemat är inte användbart för optimering av resursfördelningen Ökad komplexitet i projektet kräver en metod som bättre analyserar projektet övergå från Gantt scheman Om det finns inbördes beroenden mellan de olika aktiviteterna Utöka planeringen och använd nätverks flödesscheman Exempelvis CPM/PERT Dessa består av aktiviteter, händelser och blindaktiviteter Tidplanering m.h.a. nätverksdiagram Uttrycket nätverk är centralt i metodernas uppbyggnad En grafisk framställning av projektet som visar både ordningsföljden och sambanden mellan delarbetena Första steget är att: identifiera sambanden, bestämma ordningsföljden uppskatta tidsåtgången Exempel: Decoration project Decoration project: Activity table Goal: - Paint bedroom and kitchen Sub-projects: - Remove furniture - Decorate bedroom - Decorate kitchen - Put furniture back Activities: a. Remove furniture b. Prepare bedroom c. Paint bedroom d. Prepare kitchen e. Paint kitchen f. Replace furniture Activity a. b. c. d. e. Moment (WBS) Prepare bedroom Paint bedroom Prepare kitchen Paint kitchen Component (PBS) Remove furniture Trolleys and boxes Machines and plaster Paint Machines and plaster Paint Competence (OBS) Removal people Remarks Requires some pre-packing Cleaning afterwards Cleaning afterwards Cleaning afterwards Cleaning afterwards f. Replace furniture Trolleys Removal people

8 Decoration project: Responsibility matrix Gantt-analysis of decoration project Activity a. b. Remove furniture Removal people Prepare bedroom Action responsibility Decision responsibility Project sponsor Project sponsor/ lead painter Information/ discussion Lead painter Neighbors Activity a. Remove furniture b. Prepare bedroom Preceded by Start a Estimated duration Early start 0 Late end 0 c. Paint bedroom Lead painter Project sponsor c. Paint bedroom b 5 d. e. Prepare kitchen Paint kitchen Project sponsor/ lead painter Lead painter Neighbors Project sponsor d. Prepare kitchen e. Paint kitchen a d 5 f. Replace furniture Removal people Project sponsor/ lead painter f. Replace furniture c, e 6 6 Gantt schedule for decoration project Activities and network for decoration project Gantt ett enkelt horisontellt linjediagram Activity Immediate predecessors a Remove furniture None b Prepare bedroom a c Paint bedroom b d Prepare kitchen a e Paint kitchen d f Replace furniture c, e Activity duration (in days) Remove furniture Prepare bedroom Prepare kitchen Paint bedroom Paint kitchen Replace furniture Activity reference Activity duration Event number Network analysis for simple decorating project a An Event b c a 5 f 6 d e 4 Network analysis for decorating project With earliest and latest event times a b c 5 f d 4 e 4