Vad är en multiprojektorganisation. multiprojektorganisering. Projekt roller/funktioner. Organisationen består av:

Transkript

1 multiprojektorganisering anneli linde Vad är en multiprojektorganisation En organisation, del av företag eller kluster av många projekt som är beroende av varandra över tid och rum inom eller över organisatoriska gränser En organisation där projekt är ett arbetssätt och ett sätt att organisera Operativa arbetet i en multiprojektorganisation: Funktionell organisation- linjen styr, bara enstaka projekt, projektledaren mkt begränsad makt och inflytande Balansserad matris delad makt mellan linje och projekten, PL beslutar om VAD som skall göras och NÄR inom projekten, och resursägaren från linjen om VEM som skall göra uppgiften och HUR Helt projektifierad organisation PL i samarbete med sponsorer har hela makten, linjen endast stöd tex ekonomi och peronsalfunktion Löpande arbetsuppgifter Dagliga akitiviter, kortsiktigt tidsperspektiv,begränsade ramar tex. Underhåll, support, produktion i stor serie, bokföring,.. Målstyrda aktiviteter Projektbaserade, ngt längre tidspespekitvngn mån till ngt år. Utveclkin av produkt, tjänst, kundorder, organisatorisk förändring etc. Strategiska aktiviteter Strategiska aktiviter från ett år till tre år eller längre. Kan samordnas i program, utförs för att nå otrg långsiktiga strategiska mål tex: kompetensutv progrma, ett natal proje för samma strategiska kund, produlktutvecklingsprogram Organisationen består av: Projekt roller/funktioner Projektets styrande funktion Projektledningsfunktionen Projektets operativa funktion Projektstyrfunktion: Multiprojektledare Styrgrupp Sponsor Projektledningsfunktion: Projektledare Projektutförandefunktion: Delprojektledare Resursägare Mottagare Projektets intressenter: Kunder, leverantörer, myndigheter, etc 1

2 Organisationens styrande funtktion Ledningen/multiprojektledaren/ägaren ansvarar för hela företagets projektportfölj! projektportföljen Alla organisationen projekt som tillsamans bidrar till organisationens /företagets mål och affärer. - Portföljen måste hanteras för att få en effektiv organisation. Prioriteringar och övergripande styrning är nödvändig. - Företagets samtliga projektet måste kopplas till den övergripande affärsstrategien portföljhantering projektportföljen Att avgöra VAD som skall genomföras som projekt Att avgöra VILKA projekt företaget skall åta sig Att bestämma den övergripande strategin för projektledning/hantering som organisationen skall ha. Att implementera/leda projektkontor Att rangordna och prioritera mellan pågående projekt: dvs att kontinuerligt ha en uppdaterad lista över projektet, avgöra hur viktiga vart och ett av dessa projekt är, att avgöra vart resurserna skall gå Kan bestå av Program Projekt delprojekt projektprogram delprojekt Flera fristående projekt som är sammankopplade, ofta för att lösa ett större övergripande projekt (tex utvecklingen av en ny bilmodell, en ny mobiltelefon el dyl.). Varje projekt har egen projektledare och arbeter självständigt. Ansvar för sammankoppling mellan projekten och uppfyllelse av programmet mål ansvarar en programachef för..(alternativt multiprojektledaren) Alternativet till progam kan vara att dela upp ett projekt i delprojekt men då är det övergripande projektet ofta betydligt mindre än ett program och mer överskådligt. Varje delprojekt leds då av en delprojektledare som ansvarar inför projektledaren. Projektledaren har ofta stort inflytande och insyn i varje delprojekt 2

3 Projekt är inte isolerade öar Projekt i en multiprojektorganisation har alltid beroende: Gemensamma resurser (i olika hög grad) Parallella eller sekventiella beroende Grundläggande krav på en multiprojektorganisation Klart och tydligt implementerade och förstådda affärstrategier Optimal organisatorisk struktur med klara roller Gemensam projektkultur i hela organisationen Förstklassig projektledning på alla nivåer Rangordning och prioritering av projekt Ett klimat av ständiga förbättringar Implementering av multiprojektstyrning Multiprojektorganisering är problematiskt! Konsekvensen av projektifiering och beroenden mellan projekt i en multiprojektorganisation Resurskonkurrens Prioriterings problematik Kommunikationsproblem Kortsiktighet Kunskapshantering blir problematisk Ansvar- och befogenheter kan bli otydliga Risk för byråkratiska lösningar Individnivå: stress, otydliga kopplingar till övriga organisationen, kortsiktighet Standardisering inom multiprojektorganisationer: Projektledarutbildningar Organisatoriska standardiseringar; projektkontor Projektmodeller Gemensamma verktyg Införande av kunskapsbank: best practice Om projektmodeller 3

4 Projektdirektiv Projektplan Slutrapport projektmodeller TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 finns i alla organisationer (bokens referens till IHM och att inte modeller används är struntprat ). användning är en definitionsfråga Allt från enkla projektdokumentmallar till avancerade IT baserade system Bygger på samma logik: bl.a faser, tollgates, PL kunskap, målstyrning, planering, Beslut att starta initieringsfasen Initiering Beslut att genomföra planeringsfasen Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Planering Beslut att genomföra projektet enligt projektplanen Genomförande Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen Godkännande av projektets resultat Beslut om överlämning av projektets resultat Beslut att avsluta projektet Avslut A General Project Model Project Steering Project Management Initiating Planning Executing Closing Milestones Work model applications Sammanfattning av modellen PROPS sets a standard for project management in the multiproject organisation. It is a model intended to serve as a source of inspiration and support for the individual as well as for the organisation. A project is always a unique operation, and the success of a project is the result of the competence and the decisions made by the individuals involved. If used as a model and not as a prescriptive set of instructions, PROPS will help to release the competence and creativity of the individuals for the benefit of the organisation. 4

5 Färg koder Rött; långsiktig affärsverksamhet blått; projektledning gult; operativt arbete och ansvar grönt; projektets slutresultat Projektflödes perspektivet The single project flow perspective in PROPS is about integrating all project efforts to reaching the project goal and successfully concluding the project. PROPS provides a general model for project work defining what should be done in the project and when it should be done. The phases of the project, and the steering and management activities needed for integrating and controlling the project work and coaching the project members, are described in the model. Affärsmässiga perspektivet Organisations perspektivet The business perspective in PROPS is about aligning all efforts in the organization into the same business direction, focusing on customer satisfaction and securing profitability through an efficient use of resources. The red arrow in the business perspective represents the organization's business direction The project organizational perspective in PROPS is about identifying project stakeholders and their responsibilities in and demands on the project. PROPS provides a model for a project organization, defining who is responsible for doing what in a project. In the model, the different functions and roles in the project organization are defined and so are the responsibilities for these roles. The blue, red and yellow areas represent the three functions in the project organization 5

6 Det mänskliga perspektivet Roller i projekt-organisationen enl. PROPS The human perspective in PROPS is about recognizing the individual employee as one of the organization's most important assets. A common project culture based on shared attitudes to teamwork and leadership is a means for benefiting from the total competence and capacity of the individuals involved. Multiprojektledare Projektledaren Delprojektledare Sponsor Kund Styrgrupp Resursägare Sammanfattning av modellen PPS Översikt Praktisk ProjektStyrning Etablerad metod för stora / små projekt Bygger på erfarenheter från projekt Innehåller Processer Mallar Checklistor 6

7 PPS Styrmodell PPS Beslutspunkter PPS och PROPS modellen: Beslutspunkt PPS Dokumentmallar Vid varje beslutspunkt Skall ett beslutsunderlag tagits fram i projektet. Sammanträder styrgruppen och fattar beslut om projektets fortsatta verksamhet. Tilldelas resurser för projektets verkställan av fattade beslut. Har styrgruppen möjlighet att förändra projektet. Projektpärm Projektdefinition Projektplan Riskanalys Möteskallelser Mötesprotokoll Projekt kontor Projekt kontoret Uppgift och ansvar: Vårda projektportföljen Utveckla projektverktyg Skapa projektstöd Sköta kompetensutveckling Ansvara för kvalitetssäkring Spindel i nätet Se vidare sid 328 (viktigt) 7

8 Standardiserad styrning vs kreativa processer? Att hitta balansen!!! situationsfaktorer kreativitet Rationell planering och styrning praxis Öppen lärprocess standardisering Inst.låsningar Organisationens projektmognad Organisationens projektmognad analysera: Projektets karaktär- Projektgruppens kompetens - Organisationens projektmognad analysera både den egna organisationen (leverantörsorganisationen) och kundorganisationen Inför slutseminarium, case Seminarium, tider enligt önskemål Skriv upp er på listan om ni ABSOLUT inte kan en av dagarna! Ni kommer delas in i 12 grupper, (som i sin tur kommer delas in i mindre diskussiongrupper) Närvaro: 1timme tisd eller onsd. Obligatorisk närvaro: Diskussioner i grupper. Var beredd att kort redogöra för ert projekt. Ta med kopior på er WBS och Gantt schema. Kort sammanfattning av förbättringförslag, ideer för kunskpsöverföring etc i utskrivan ex att visa upp (gärna som OH bilder dock ej powerpoint!! ) Schema lämnas ut fredag på föreläsningen och anslås därefter på hemsidan. Tisd: 4,12,15,16,22,27,21,31,29,34 Onsd: ,18,10 8

9 Tider / Grupper (fastställt): Anvisning för inlämning Tisd: , 22,27 /,21,31,7, / 20, 28, ; 4,12,15/ 29,34,10,/ 23,25,32 Onsd: ; 11,01,17, 10/,3,8 14,24, ; 2, 5, 6,18,/ 13, 19, 26, 30/ Var och en måste ha med ett ex av gruppens rapport, samt ett par kopior på Gantt schema WBS, samt kopia på åtgärdslista/förbättringsförslag. Vi börjar varje grupps arbete prick 15över vilket innebär att ni bör vara där ca 10minuter innan för att få uppgifter samt vidare gruppindelning! Case skall lämnas i skriftligen i pappersformat (1ex hophäftat med försättsblad, gärna i mapp) Uppgiften lämnas på indeks studentexp senast kl måndag! OBS ni kan inte lämna in via e- mail! Info om vilken sal just din grupp skall vara i kommer läggas ut på hemsidan under fredagen/a 9