Projektledning Introduktion. Version Juha Söderqvist

Transkript

1 Projektledning Introduktion Version Juha Söderqvist

2 Vad är ett projekt Projekt är ett uppdrag som utförs av en tillfällig arbetsorganisation för att åstadkomma ett i förväg bestämt resultat. Latin: projicere (Planera)

3 Projekt definition Temporär : avser att projektet har en viss varaktighet med en start och ett slut. Projektorganisationen är också temporär. Resurser: projektet tilldelas resurser av något slag. Unikt: är att projektet avser att ta fram någonting som inte gjorts tidigare. Det unika kan ligga i det slutliga resultatet eller det sätt som detta framställs på. Resultat: Vara, tjänst, en organisationsförändring, en förbättring, en uppgradering dvs det som beställaren har beställt.

4 Projekt - historia Projektet var från början ett sätt att hantera extraordinära uppgifter i organisationer, dvs uppgifter som var av engångskaraktär och som den vanliga linjeorganisationen inte var utformad att klara av. Idag startas det projekt allt oftare. Anledningen är att projekt modeller och processer är effektiva och ger bättre resultat. Företag är mer streamlinade idag. Detta leder till att man startar projekt och tar in extern kompetens och resurser.

5 Ett projekt har Uppdragsgivare/beställare Resurser (egna anställda och/eller konsulter) Projektledare (ibland även projektadministratör, delprojektledare) Ett definierat mål Aktiviteter En start och ett slut (datum sätts i början kan även ändras under pågående projekt) Egen projektbudget Milstolpar Dokumentation Kontrakt

6 Varför finns projekt? Uppnå fokusering Kraftsamling mot ett mål Avskärma och skydda linjearbetet och resurser från störningar Starka krav på tid, kostnad eller resultat Arbeta tvärfunktionellt (projektet involverar olika delar av organisationen) Olika kompetenser med olika organisatorisk tillhörighet skall samverka ofta tillsammans med externa aktörer Stimulera kreativitet, förbättringar och förändringar Ledarskap. Projektledare som fokuserar endast på projektet.

7 Projektmål Tid, kostnad, resultat Projektets mål TKR Variabler i ett projekt och dessa har en koppling till varandra Vi missar dead-line (slutdatum) kostnaderna ökar

8 Projekt - effektivitet Efficiency Doing things fast Efficiency signifies a level of performance Effectiveness Doing the correct things Effectiveness is the capability of producing a desired result When something is effective, it means it has an intended or expected outcome

9 Projekt - kommunikation Kommunikation är det viktigaste i projekt Muntligt, skriftligt, visuellt : Vad, vem, när (vvn)

10 Projekt - leverabler I projektet används ordet: leverabel Det är en beskrivning på något som ska levereras vid en specifik tidpunkt Det kan vara t.ex Installation och konfiguration av webservrarna är klara för driftsättning Att notera: projektet skall även leverera följande dokumentation (ansvarig är projektledaren): projektplan övergripande Projektmodell val och beskrivning Gantt-schema Aktivitetslistor Riskanalys kravhantering Checklistor Mötesprotokoll Testplan, kravspecifikation, manualer, design specifikation etc.. Slutrapport (när projektet är avklarat)

11 Projektdirektiv Ansvarig: Beställaren av projektet Bakgrund: Företag A köper Företag B. Mål: Företag B's IT-miljö inklusive kompetens skall integreras med Företag A. Effekt: Projektet möjliggör att företag A har en fungerande IT-miljö Leverabler: Vilka konkreta delar ska projektet leverera? Integration av: - Företag B Hårdvara, system - Företag B Mjukvara, licenser - Företag B anställdas kompetens Avgränsningar: Projektet skall inte hantera Företag B web-miljö hemsidor etc.. Grov Tidplan: startdatum och slutdatum?

12 Organisation VD Anställd 1 Anställd 2 Från grekiskans organon: organ "redskap"

13

14 Vad är en organisation En organisation är en samling individer En samling människor som beslutat sig för att verka tillsammans för att nå ett eller flera för dem kända mål En organisationen har ingen existens utan sina medlemmar En projektorganisation är en organisation som arbetar i projektform i ett projekt En projektorganisation medför att organisationens hierarkier planar ut och att gränserna i företaget suddas ut till förmån för nätverk och samarbeten

15 Organisation vs system An organization is an entity comprising multiple people that has a collective goal and is linked to an external environment A system is a set of components which are related to each other by some form of interaction and which act together to achieve some objective or purpose

16 Projekt organisation

17 Projektorganisation Projektägare/beställare Styrgrupp VD bolag 1 VD bolag 2 Referensgrupp IT-drift bolag 1 Projektledare Projektgrupp Referensgrupp applikationer bolag 2 Resurs 3 bolag 2 Resurser 1,2 - bolag 1 Resurs #4 leverantör 1 Resurs #5 leverantör 2

18 Referensgrupp och styrgrupp Referensgrupper granskar och ger råd till antingen projektledaren eller till projektägaren. Här finns de som behöver vara med och påverka projektet, men som inte har någon formell beslutsrätt i det. Styrgruppen kompletterar projektägaren i de fall projektägaren inte har mandat att fatta alla beslut avseende omfattning, tid och resurser för projektet. Styrgruppen fattar beslut om grindöppningar från en fas till nästa och om ev ändringar i omfattning, tid och resurser.

19 Projektfaser I de flesta projekt finns följande faser: Förstudie, Planering, Genomförande och Avslut. De brukar komma i kronologisk ordning t.ex (förstudie) är klar kommer planeringsfasen

20 Projekt etablering till avslut A) Etablering ta fram direktiv ta fram projektplan bemanna projektorganisationen B) Projektstart och genomförande inledande möte veckomöten uppdatera Gantt-schema arbete C) Avslut avslutsmöte Utvärdering av resultatet Lessons learned

21 Projekt roller & ansvar Ledningen = beslutar Beställaren = beställer Projektledaren = leder Projektgruppen = utför

22 Ledningens ansvar Initiera, följa upp och avsluta projekt Säkerställa att projekten ligger i linje med affärsmålen Tilldela resurser Samordna projekten inom verksamheten Tillhandahålla styrverktyg och projektmodeller Hantera organisationens affärsmöjligheter och risker Ställa krav på projektledaren

23 Projektledarens ansvar Se till att projektmålet uppnås Kommunicera och delegera uppgifter Engagera och motivera projektdeltagare Tillämpa styrverktyg och projektmodeller Rapportera utfall och hantera ändringar Hantera affärsmöjligheter/risker som berör projektet

24 Projektgruppens ansvar Se till att delegerade arbetsuppgifter utförs Följa organisationens kvalitetssystem, rutiner och metoder Föreslå förbättringar av processer och lösningar Kommunicera läget Rapportera möjligheter och risker

25 Beslutspunkter - milestone Begreppet milstolpar används när man arbetar i projektform. Milstolpe kommer från den engelska benämningen milestone. Andra termer är grindar eller beslutspunkter. FORTSÄTT, STANNA, GÅ TILLBAKA

26 Svårigheter i projekt Avsaknad av beslut Otydliga krav komplex organisation, roller och ansvarsfördelning Brist på resurser eller kompetens Förändringar i organisationen Brist på engagemang Brist på tid Tekniska problem Säkerhet Dålig kommunikation Kunden ändrar sig Linjearbete stör projektet Projektet tar resurser från linjearbetet

27 Projektmodell Definition: är en modell av det arbete som skall föregå inom ett projekt PPS - Praktisk ProjektStyrning, en projektstyrningsmodell skapad av Tieto SCRUM - Projektmodell som främst används inom systemutveckling

28 Projektmodell varför? Samlade regler, flöden och hjälpmedel hur man skall bedriva en viss typ av projekt Vilket ger en organisation fördelarna; Repetitiva projekt Välkänd metodik Roller och leverabler Möjlighet till förbättring av modellen

29 Projektmodell kan innehålla Input/Output Faser Flöde och exekveringsordning Milstolpar och beslutspunkter Aktiviteter Roller Dokument och mallar

30 Projekt vs Modell Modell Beskriver hur man gör något och i vilken ordning Kan användas om och om igen Projekt En tidsbegränsad uppgift med ett bestämt mål Använder en modell (projektmodell)

31 Vattenfallsmodellen Vattenfallsmodellen är en sekventiell systemutvecklingsprocess där man ser framstegen som ett flöde (som ett vattenfall) nedåt genom olika faser: förberedelse, etablering, analys, design, konstruktion, test, produktionssättning och underhåll.

32 Vattenfallsmodellen

33 Iterativa projektmodeller SCRUM = iterative Mindre tid spenderas att planera/förbereda projektet Fördelar Nya krav kan lätt introduceras Kan tidigt se hur det blir Nackdelar Svårt att beräkna tid och kostnad Arkitektur och kod måste skrivas om då och då Svårt att veta hur nära målet man är

34 AGILE Agil systemutveckling är ett samlingsnamn för ett antal systemutvecklingsmetoder som kan användas vid programvaruutveckling, även kallade lättrörliga metoder eller iterativa metoder Agile är ett sätt att tänka. Det är inte en metod. Det finns metoder som Scrum, Kanban

35 Scrum vs vattenfall

36 Varför ska man använda Agile Mindre tid spenderas att planera/förbereda projektet Agil metodik använder ofta iterationer Bättre kvalitet pga att man lägger tid på kodningen

37 Inkrementellt vs iterativt Inkrementellt Gör färdigt en del - gör färdigt nästa del... Exempel: Vattenfall Iterativt Riv och gör om - riv och gör bättre - riv och gör ännu bättre Exempel: SCRUM

38 Projektmodeller Traditionella - Agile Traditionella Praktisk Projektstyrning (PPS) Projektet för Projektstyrning, (PROPS) Projects in Controlled Environments, (Prince) Agile SCRUM KANBAN XP (extreme programming)

39 Måste man använda Projektmodeller? Nej, modeller behöver inte användas Använd de delar av projektmodeller som du anser lämpligast för uppgiften Kravhantering kan drivas separat (kravhantering) Säkerhetsprojekt (riskanalys separat från projektet) Alla föreslagna dokument I en projektmodell måste inte skrivas Företag skriver ofta egna modeller. Dessa är baserade på någon eller några kända modeller

40 Gantt Ett Gantt-schema, engelska Gantt chart, är en typ av flödesschema som används i projektledning för att beskriva olika faser Henry Laurence Gantt skapade Gantt-scheman 1910

41 Gantt exempel 1

42 Gantt exempel 2

43 Gantt exempel 3

44 Gantt exempel 4

45 Gantt exempel 5

46 The End