Planera och följa upp projekt: resurs, kvalitet, risk

Transkript

1 Planera och följa upp projekt: resurs, kvalitet, risk Anneli Linde , Projektdirektiv Projektplan Slutrapport TG0 TG1 TG2 TG3 TG4 Beslut att starta initieringsfasen Beslut att genomföra planeringsfasen Beslut att genomföra projektet enligt projektplanen Godkännande av projektets resultat Beslut att avsluta Beslut om överlämning projektet av projektets resultat Initiering Planering Genomförande Avslut Under initieringsfasen kan en eller flera förstudier genomföras Under genomförande fasen görs kontinuerlig avrapportering till styrgruppen 1

2 Breakdown Structures WHAT? HOW? WHO? PBS WBS OBS Product Breakdown Structure Work Breakdown Structure Organizational Breakdown Structure Detaljerad beskrivning av vad som skall levereras Aktivitetslista skapas, dvs vad skall göras för att projektet skall kunna slutföras Vem, vilka delar av organisationen måste vara inblandade i projektet (vilka resurser behövs) Aktiviteter - Beroende Aktivitet kan ha sekventiella eller parallella beroende Logiska beroende/samband kan beskrivas som (se s126): Färdig-till-start Färdig-till-färdig Start-till-start Start-till-färdig Vitkigt att bestämma hur detta skall illustreras /föremedlas till projektets medarbetare och övriga berörda intressenter 2

3 Gantt-schema Kritisk linje Definieras utifrån projektets kortaste sluttid/ledtidaktiviteter längs en linje utan glapp. Om en aktivitet i projektets kritiska linje ändras, ändras hela projektets sluttid i samma omfattning. OBS att det normala är att ett stort antal aktiviteter INTE ligger längs denna linje utan kan flyttas i tid, förkortas eller förlängas ngt utan påverkan på projekttiden. Viktigt att identifiera de kritiska aktiviteterna. Resursplanering Information från WBS, tidplan samt nätplanen: lägg in beräknad resursåtgång (planerad förbrukning av mantimmar) i tidsaxel. Vid resurplanering tas hänsyn till samband/beroende mellan aktiviteter dessutom måste ofta praktisk hänsyn tas till hur arbetstid kan delas upp på individbasis vilket kommer ge återkopplingar till tidplan och troliga omplaneringar- nya samband påverkan på tidsutsträckning Se sid 130 3

4 RISK Risk Management Risk Management: refers to the way in which risks faced by the business are dealt with. Risks may arise from the nature of the business operations and/or the way in which the business is financed. The purpose of (Project) Risk Management is to minimize the risk of not achieving the objectives of the project. Riskanalys -osäkerhetsanalys Riskhantering: Riskidentifiering Riskvärdering Riskåtgärdsplanering Riskbemötande MEN ofta bättre att se det som risk och MÖJLIGHETS identifiering dvs osäkerhetsanalys 4

5 The Risk Management Process Riskidentifiering Att identifiera alla händelser som kan påverka projektet (i första hand) i negativ riktning Bra sätt: brainstorming Använd så många källor om möjligt som inspiration tex : Uppdragsbeskrivning, SWOT, kravspecar, nulägesanalyser, intessentanalyser, etc.. Olika typer av osäkerhet Operationell osäkerhet skillnaden mellan den information som är nödvändig för att utföra uppgiften och den information som finns till hands Kontextuell osäkerhet skillnaden mellan den kunskap och de premisser som används vid projektes planering och de som används vid dess utvärdering 5

6 riskkategorier Exempel på riskkategorier kan vara: Teknisk Proj.ledning Organisatoriska Externa riskvärdering Att utvärdera hur stor sannolikhet det är att riskhändelsen inträffar och Om den inträffar vilken konsekvens detta då kommer att få Risk Evaluation Likelihood Low Consequence High High Medium risk High risk Low Low risk Medium risk 6

7 Mini (maxi) riskmetoden Brainstorming in the project group Write it down in a list Evaluate risk (1-10)..how likely to happen Evaluate consequence (1-10)..how severe for the project if.? Risk x cons= risk evaluation measurement attend to risks with highest score how to prevent them, what to do if they happens Calculating severity / minirisk metoden Problem Expectation Impact Severity Staff Late delivery of hardware Communication and Networks problem Project severity = expectation (1-10) * impact (1-10) (Man kan ha skalan eller 1-5 också) Expectation: hur stor risk är det att X inträffar? Impact: OM X inträffar hur stor är då påverkan!? 7

8 Maxi-risk gör på samma sätt men varje konsekvens bedöms då också i dimensionerna kvalitetspåverkan, påverkan på tid påverka resurs!..obs i denna metod ingår också det som vidare diskuteras dvs åtgärder och ansvarig riskåtgärdsplanering Att utfärda en åtgärdsplan (för de risker med högst värde): Strategi för riskåtgärder: Undvika (ta bort risken, alt minimera konsekvensen) Förflytta (låta ngn annan ta risken, tex UE, försäkring etc) Minska (införa åtgärder som minskar konsekvensen eller dess följder) Acceptera (kanske åtgärder för att minska eliminera inte är ekonomiskt försvarbara eller har mkt låga riskvärde) För varje identifierad risk skall åtgärd anges samt ansvarig för denna åtgärd 8

9 riskbemötande Riskanalysen är levande dokument som ständigt uppdateras (PL ansvar): Hur bra plan man än har kommer det oväntade inträffa- riskhändelser inträffar riskbemötande är att ha en strategi och förmåga att hantera detta som PL,: -att välja handlingsalternativ. -hitta tillfälliga lösningar Övningsuppgift: risk hemsidan) (finns på Kvalitets styrning 9

10 Bestårav: Kvalitetsplanering Kvalitetssäkring Kvalitetsuppföljning Kvalitetsstyrning Kravspec. styr ofta kvalitetsnivån och feltorelansen. liksom mål/kvalitet/tid triangeln Starkat kopplat till kvalitetsstyrning i projekt är ändringshantering vilket alltid har en egen punkt i en projektplan. Riskhantering och riskbemötande är också detta starkt relaterat till kvalitetsuppföljning Bestäm alltid hur ni avser hantera och kommunicera ändringar i projekten (både internat såväl som externt) 10

11 Vad kan gå fel Supply failures Failures inside the operation Design failures Facilities failures Customer failures Staff failures Ngr sätt att visa /analysera kvalitetsaspekter Input/output analysis Flowcharts Scatter diagrams Input Output x x x x x x x x x x x Cause effect diagrams Pareto diagrams Why-why analysis Why? Why? Why? 11

12 Ständiga förbättringar Kvalitet ses inte som enbart kontroll utan ett instrument för att bli effektivare, möta kunders krav bättre, att öka lönsamhet etc. (kopplat till ideér om double loop learning, dvs att inte bara korrigera fel utan göra aktiva förändringar så att de inte inträffar igen eller att var proaktiv) The Deming Cycle or PDCA Cycle ACT Adopt the change as a permanent modification to the process, or abandon it. PLAN Plan a change to the process. Predict the effect this change will have and plan how the effects will be measured CHECK Study the results to learn what effect the change had, if any. DO Implement the change on a small scale and measure the effects To Accompany Krajewski & Ritzman Operations Management: Strategy and Analysis, Seventh Edition 2004 Prentice Hall, Inc. All rights reserved. Hjälp till case: - mall / ex på innehåll/rubriker i en projektplan - progress rapport - slutrapport Handledning: indeks hus,1tr höger, (knacka) 12

13 schema Inga mer föreläsningar denna vecka! Läs in planeringskap. Nästa två föreläsningar ekonomi/budget uppföljning. (viktigt!) Tiden denna vecka skall läggas på projektet som tar mkt tid. Handledning i zingzing indeks hus, 1tr till höger. Info finns på dörren/ alt knacka 13