Vad är risk? Riskhantering i projektplanering. Osäkerhetsanalys risker och möjlighet. Exempel på projektrelaterad osäkerheter

Transkript

1 Riskhantering i projektplanering Vad är risk? Risk är ett mått på de skadliga konsekvenserna av en framtida händelse. Osäkerhetsanalys risker och möjlighet Alla projekt förknippade med osäkerhet. Det som görs tidigt i projektet påverkar det som kommer senare och sätter i många fall också ramarna för vad som är möjligt att göra. Osäkerheten hur det ska gå för första gången är alltid stor. Projekt innebar alltid att risker och möjligheter kan inträffa, tas till vara eller gå ens näsa förbi. Projektledning handlar i stor del om att hantera osäkerheten på ett bra sätt. Man bedömer risker och möjligheter för att kunna besluta om försättningen, alltså om planerna ska ändras eller inte. Osäkerhetsparadoxen Osäkerhetsanalys ser inte till enbart riskerna utan också framtiden möjligheter. Syftet är att tidigt identifiera risker så att dessa kan undvikas och identifierad möjligheter så att dessa kan utnyttjas. Genom detta arbete förbättras projektledningen och projektstyrningen och därmed möjligheterna för att smidigt genomförande av projektet i enlighet med planen Exempel på projektrelaterad osäkerheter Teknik, kvalitets och utförandeosäkerheter, till exempel teknik som ska använda är för gammal, sen leverans, arbetsplatsolyckor. Projektledningsosäkerheter, till exempel kompetens finns inte tillgänglig, uppstår konflikter i projektgruppen. Externa osäkerheter, till exempel ändrade lagar och regler, väder, strejk. 1

2 Organisatoriska osäkerheter, till exempel resurskrockar med andra projekt. Ekonomiska osäkerheter till exempel valutakursförändringar, ränteförändring, inflation, förändrade lönekostnader. Riskbenägenhet eller risktolerans är den tillfredsställelse eller nöje som uppfattas för ett potentiellt utfall. Den som ogillar risker ser liten nytta i att utsätta sig för risker En risk neutral strategi ger rimligt balans mellan risk och utfall Den som söker risker har högre toleransgrad och känner ökad tillfredställelse när mer står på spel 8 Risk Breakdown Structure Sample Risk Breakdown Structure En risk uppdelning struktur (risk breakdown structure) är en hierarki av potentiella riskkategorier för ett projekt. Business Technical IT Project Organizational Project Management Liknar en Work Breakdown Structure (WBS), men används för att identifiera och kategorisera risker. Competitors Suppliers Hardware Software Executive support User support Estimates Communication Cash flow Network Team support Resources 9 10 Systematiskt riskhantering 1. Identifiera risker och möjligheter 2. Bedöma vilka risker som har störst betydelse för projektet sannolikheten för att en viss händelse inträffar och konsekvensen av att denna händelse inträffar 3. Utveckla handlingsplan, upprätta reserv och kontroll Osäkerhetshanteringsprocessen är en process i tre steg: identifiering, värdering och handlingsplan för åtgärder (Hallin & Gustavsson, 2012) 2

3 Identifiera risker Riskidentifikation är att bestämma vilka risker som kan påverka projektet Hjälpmedel och tekniker för att identifiera risker Brainstorming Delphi teknik Intervjuer SWOT analys Grundorsaken identifiering (root casue identification) Dokumentation analys Checklist analys Fishbone eller Ishikawa diagram Antagande analys (assumption analys) Brainstorming Spontana idéer, kort presentation Alla idéer noteras Ingen kritik får förekomma Fortsätt till idéerna sinar Granska och utvärdera resultatet Riskkällor Vara konkret Risk Beror på att Det är viktigt att vara konkret. Man bör undvika allmänt beskrivna risker som tidbrist och otydlig krav. Det är svårt att reagera på risker som beskrivs så här övergripande. Hur åtgärder man allmän tidbrist? Det är bättre att beskriva konkreta händelse som kan orsaka tidsbrist i stället, eg. föresenad del leverans av komponent X. Försenad delleverans Försenad delleverans Testingen går långsamt Kalle testare är sjuk Kalle testare slutar Tankefel i teknik spec. Testingen gå långsamt Vaccinera Kalle Utbildning av fler testare Teknisk genomgång av spec. Risk Beror på att Beror på att Åtgärd 3

4 Värdering av identifierade risker och möjligheters Det som gör om en risk eller möjlighet är viktig för att projekt är : Sannolikhet : hur sannolikt är det att risken inträffar eller möjligheten yppar (realise) sig? Konsekvens: vilka konsekvenser skulle det få för projektet om risken eller möjligheten blev verklighet? Sannolikhet Hög risk Några tekniker för riskanalys Kvantitativa metoder Man använder sannolikhetsberäkningar för att matematiskt behandla ett antal variabler för att hitta troliga scenarier, för att se vilken effekt förändringar av enstaka variabler skulle kunna ha på helheten, för att kalkylera sannolikheten för att olika händelser ska inträffa. Låg risk Konsekvens Kvantitativ Riskanalys Decision tree analysis to calculate Expected Monetary Value (EMV) Stora, komplexa projekt med spetsteknologi (leading edge technologies) kräver ofta omfattande kvantitativ riskanalys. Huvudsakliga tekniker inkluderar Expected monetary vale analys Modellering och simulering Sensitive analys Decision tree example Decision making Payoff table (Profit in Millions) State of nature Strategy N 1 = 0.25 N 2 = 0.25 N 3 = 0.25 S S S Calculate the largest expected value: Summation of the payoff times and the probability of the occurrence of the payoff of each state of the nature. = expected payoff strategy i,, = is the payoff element = the probability of each state of the nature occurring, 4

5 State of nature Strategy N 1 = 0,25 N 2 = 0,25 N 3 = 0,50 S S S = (50)(0,25) + (40)(0,25) + (90)(0,50) = 67,50 = (50)(0,25) + (50)(0,25) + (60)(0,50) = 55 = (100)(0,25) + (80)(0,25) + ( 50)(0,50) = 20 Therefore, based on the expected value, the project manager should always select strategy S 1 If two strategies of equal value occur, the decision should include other potential considerations (time to impact, frequency of occurrence, resource availability) Sample Monte Carlo Simulation Results for Project Schedule Sample Monte Carlo Simulations Results for Project Costs Några tekniker för riskanalys Kvalitativa metoder Bedöm sannolikheten och konsekvens av identifierade risker för att bedöma deras påverkan och prioritet. Har ingen matematisk stringen medan utnyttja erfarenhet och tysta kunskap hos delatagande individerna Hjälpmedel för riskkvantifiering är: Riskmatriser Topp tio lista Expertbedömningar Miniriskmetoden Miniriskmetoden är en föreenklad riskanalys där man kan hantera ett begränsat antal risker. Det gör man är att uppskattar sannolikheten för att riskhändelserna inträffar på en skala e.g., där 1 är låg och 5 är hög risk. Sedan uppskattar man enligt samma skala, omfattningen i påverkan på projektet om de inträffar. Därefter multiplicera man sannolikheten med konsekvensen, vilket innebär att man får riskvärde (riskindex) för varje händelse mellan Maxiriskmetoden fungerar på samma sätt, men man tar in ytterligare dimensioner. Här bedömer man varje konsekvens också i kvalitetspåverkan, påverkan på tid och påverkan på resurs. 5

6 Risk Felleverans ( fel mängd, skadat, trasigt, fel tidpunkt) Miniriskmetoden värdering Sannolikhet (s) Konsekvens (k) Riskvärde (sxk) Riskåtgärder Dubbelkolla beräkningar, kommunikation med leverantör Konkurs Hyra in saknade kompetens person Intressenters motstånd mot projektet under projektering Information om projekteringen samt även kommunicera med intressenterna för att komma till lösningar Risk Resurskrock med annat projekt Försening med leverantör för komponent x Maxiriskmetod värdering Sannolik het Konsekvens Riskvärde S*K P T R P T R Åtgärder Tydlig resursplanering Dubbelkolla, beräkningar, kommunikation med leverantör Omogen teknik Acceptera ingen åtgärd Liten marknad Acceptera ingen åtgärd Otillräcklig budget Överläggmed sponsor Summa P= produktvalitet; T= kalendertid; R= resurs Tonnqvist B Projektets styrparameter kvalitets ligga mest illa till Riskvärderingsmatris Riskvärderingsmatris När man har analyserat riskerna sannolikhet och konsekvenser rangordnar man dem och skapar en riskvärderingsmatris, där det framgår vilka risker man aktivt behöver jobba för att motverka under projektets gång. Ibland ritar man en riskkarta för en riskvärderingsmatris. Principen är densamma, men visualiserar det på ett annat satt. Man visar vilka risker som ligger ovanför den så kallade risktröskeln och vilka risker man inte gör något åt (under risktröskeln). K o n s e k v e n s Sannolikhet Top tio lista Exempel på topp tio lista Topp 10 lista är ett verktyg för att upprätthålla en medvetenhet om risker under hela projektet. Upprätta en regelbunden översyn av de 10 objekt projektrisken Lista nuvarande ranking, tidigare ranking, antal gånger risken visas på listan under en tidsperiod, och en sammanfattning av de framsteg som gjorts för att lösa högrisklista Risk Item Inadequate planning Poor definition of scope Absence of leadership Poor cost estimates Poor time estimates Monthly Ranking This Last Month Month Number Risk Resolution of Months Progress Working on revising the entire project plan Holding meetings with project customer and sponsor to clarify scope Just assigned a new project manager to lead the project after old one quit Revising cost estimates Revising schedule estimates 6

7 Expert Judgment Många organisationer förlitar sig på intuitiva känslor och tidigare erfarenheter av experter för att hjälpa till att identifiera potentiella projekt risker. Experter kan kategorisera risker som hög, medel eller låg, med eller utan mer sofistikerade tekniker. Risk Likelihood Impact Risk Management Early Warning Signs Approach/Mitigating Actions Skills Lack of in-house Low High Involvement of RSC/Becta staff to Reluctance of staff to be involved or to skills at initial stages kick-start the process. Training the act as trainers trainers. Loss of key staff Med Med Succession planning and involvement Unlikely to be early warning signs of team players. Critical procedures other than notice periods unless should be recorded in a manual which requests to attend interview received is accessible and secure Not meeting the Med-High High Introduce flexibility, customising Non-attendance/drop-out from training needs of staff with material and a mentoring approach sessions different levels of skill Management Failure to get all Med High Definition of stakeholder needs and Differing views on forward plan. parties to share clear plan with well-defined Confused messages in draft same understanding deliverables. Use of sound project publications. of purpose management methodology. Lack of support by Med High Clear goals and objectives. Clear Non-attendance at meetings. senior staff for communications plan. Visible Repetition of previous meetings. Staff something about responsibility built into the ongoing not released for training which they have fear management of the Project actionoriented meetings, use of Intranet to or lack of understanding show tasks, responsibility and progress. Sign-off of Plan by Steering Group. Review of new projects and priorities. Quantitative/Qualitative Risk Analysis Template Risk event Prospect of occurrence Magnitude of impact Risk response Low Medium High Medium High None Type of action L= low, M= medium, H= high, E=extreme Sannolikhet Konsekvens Risk Finansiering misslyckas Försenade leveranser Sannolikhet 1 5 Konsekvens Riskvärde S. K = <20% 50% >80% Låg Medel Hög Riskåtgärd Bevaka Uppdatera tidplan Princip för riskvärdering S a n n o l i k h e t Stor Liten Liten Medelhög risk Låg risk Konsekvens Stor Hög risk Medelhög risk 7

8 Planera riskbemötande Fyra huvudsakliga bemötanden för negativa risker: Undvika (e.g. anlita inte små företag) Överföra (överföra risker till försäkringsbolaget) Reducera/eliminera (byta till mer miljövänliga produkt) Acceptera (allokera buffar i budget och tid) Riskbemötande för positiva risker Utnyttja Dela Utöka Acceptera Åtgärder Vad kan göras för att minska: Sannolikheten Konsekvenser Varningssignaler? Alternativa lösningar/metoder Exempel av åtgärder under byggproduktion Tekniska förändringar Mänskliga åtgärder Organisatoriska åtgärder Alternativa produktionsmetoder Bättre utformning av utrustning och verktyg Bättre utformade arbetsplatser Förändra arbetsmetoder Fasta skyddsanordningar Utbildning Träning Instruktion Stress management Bemanning Löner Organisation av arbetet Organisation av underhåll Planering av utbildning Planering av produktion Framtagande av instruktioner Upprättande av arbetsmiljöpolicy, arbetsmiljöplan etc. Kvalitetsarbete (har stor effekt på arbetsmiljörisker Uppföljning (monitor) Kontroll Riskstyrning Riskövervakning bör göras på varje statusmöte. Work performance information PLP Uppföljning & Kontroll Status meetings Reserve analysis Risk reassessment Risk register Performance report Technical performance measurement Risk audit Variance and trend analysis 8

9 Resultat av god riskhantering Till skillnad från krishantering, sker god riskhantering i det tysta. Välfungerande projekt verka fungera utan insatser men det finns vanligen mycket planering i bakgrunden av projekten! Betydelsen av riskhantering i projekt Riskhantering i projekt är konsten att identifiera, analysera och hantera risker under projekttiden, på bästa sätt för att klara projektmålen. Riskhantering förbises ofta i projektledning, även om det utgör ett gott stöd för att välja ut bra projekt, definiera projektens omfattning och utveckla realistiska bedömningar. Beskriv identifierade risker Beskriv projektets riskanalys och lämpliga åtgärder Motivera val av varje sannolikhet and konsekvensen (kan läggas som bilaga) Det är viktigt att beskriva hur risker hanteras under genomförandet, när riskrevisioner skall genomföras och vem är ansvarig för varje risker etc. Referenser Hallin, A. & Gustavsson, T.K Projektledning. Liber, Malmö Jansson T. & Ljung L Projektledningsmetodik. Studentlitteratur AB, Lund. Kerzner H Project Management A system approach to Planning, Scheduling and Controlling. John Wiley & Sons, USA. Lewis J. P Project Planning, Scheduling and Controlling. Mc Graw Hill, USA. 9