Lena: Lärare. Projektledare IT-Ansvarig Affärsansvarig

Transkript

1 Projektkunskap och -ledning Lena Löfdahl

2 Introduktion Lena: Lärare IT-Rekryterare Projektledare IT-Ansvarig Affärsansvarig

3 Introduktion Ni: Förkunskaper? Vad vill ni ha ut av kursen?

4 Syfte Kursen ska ge kunskaper i hur man sätter mål för ett projekt. Den går igenom hur resurser allokeras till projektet, hur val av metoder går till, hur projektet planeras och hur avrapportering och uppföljning kan gå till. Kursen tar även upp projektledarskap och konflikthantering.

5 Syfte Sätta upp mål för ett projekt och sedan planera och allokera resurser för att kunna uppnå detta mål. Förklara olika system för genomförande, utvärdering och uppföljning av projekt. Förklara vilket ansvar som ligger på projektledaren och förklara olika ledarstilar.

6 Introduktion Ni: Förkunskaper? Vad vill ni ha ut av kursen?

7 Kursens innehåll Projekt som arbetsform Initiering av projekt Förstudie Planering av projekt Ekonomi, risk och kvalitet Skapa projektgruppen Kunskapshantering Konflikthantering Genomförande av projekt Leda och arbeta i projekt Resultat av projekt Avsluta projekt Projektmodeller CVS system Tentamen/Redovisning

8 Lektionerna Upplägget på lektionerna kommer att variera Föreläsningar kommer att varvas med kortare och längre uppgifter och laborationer inom aktuellt ämne Vi bygger tillsammans upp en presentation av våra resultat Efter dagens slut kommer föreläsningen att läggas ut på Jensen online.

9 Kurstillfällen v 48 Datum Innehåll 24/11 Introduktion, Projekt som arbetsform, Initiering av projekt, Förstudie 26/11 Planering av projekt 27/11 Ekonomi, risk och kvalitet

10 Kurstillfällen v 49 Datum Innehåll 1/12 Skapa projektgruppen, kunskapshantering 2/12 Genomförande av projekt, leda och arbeta i projekt 3/12 Resultat av projekt, avsluta projekt 4/12 Projektmodeller 5/12 Projektmodeller Vi samarbetar med DAK08 och ni har lektioner mellan på dagarna.

11 Kurstillfällen v 50 Datum Innehåll 8/12 CVS System 10/12 Repetition 11/12 Tentamen/Redovisning, Avslutning av kursen

12 Betygen Betygsgrundande moment i kursen kommer vara: Gruppuppgifter, Individuella uppgifter, Skriftlig tentamen. Betygen man kan få är IG, G och VG. För att få godkänt i kursen måste man klara av provet och uppgifterna. Utöver skriftliga tentamina och arbeten kommer den studerandes närvaro, engagemang, aktiva deltagande och visade kunskaper under lektionerna att spela en vågmästarroll vid betygsättningen!

13 Synpunkter? Sätt er ner i grupper om ca tre personer och diskutera igenom kursens innehåll med tyngdpunkt på: Är det något som saknas? Vad vill ni att vi ska ta upp? Vad vill du ha ut av kursen?

14 Synpunkter: Nätverksövning bra och dålig Vi ska ha roligt Bra grej att ha läst i framtiden Några sköna verktyg/metod/tanke bakom/hur man ska tänka/bra mall/lathund att ta med sig Bra komplement till utbildningen, lite andra ansvarsområden Grupp (hela klassen vore kul), 5-7 pers eller mindre. Gärna individuellt också Man kan starta eget efteråt Jobba problemfokuserat /behovsfokuserat/ lösningsfokuserat

15 Kurslitteratur: Titel: Projektledning Författare: Bo Tonnquist Förlag:Bonnier Utbildning ISBN 10: Pris: Cirka 310kr + frakt

16 Kursplanen finns på JENSENOnline

17 PROJEKT SOM ARBETSFORM, INITIERING AV PROJEKT, FÖRSTUDIE

18 Del 1: Projekt som arbetsform

19 Projekt är ett sätt att organisera sig

20 Varför behöver man organisera? Uppgift 1.1 Dela in er 3 och 3 och kom på så många som möjligt av följande: Anledningar till att man organiserar Fördelar med att organisera Nackdelar med att organisera

21 Varför behöver man organisera? Anledningar till att man organiserar: Utnyttja kunskaper Alla vet vad som ska göras Ansvarsfrågan klargörs Jobba effektivt Bättre om man har större arbetsuppgifter Bidrar till harmonin inom gruppen, ordning och reda Fördelar med att organisera:... Nackdelar med att organisera:

22 Varför behöver man organisera? Fördelar med att organisera: Effektivisering av allas kunskaper Resursfördelning Man kan förkorta tiden det tar Större chans att fler blir nöjda med resultatet Man kan spara pengar Nackdelar med att organisera: Passar inte alla Funkar inte gruppen står det still Det kan gå åt skogen om gruppdynamiken inte stämmer För mycket kompromissande så att ingen är nöjd med resultatet Om inte informationen kommer fram om hur man har organiserat, och man har organiserat dåligt Konflikter

23 Rutin eller Projekt Rutin Görs kontinuerligt Varje dag Varje vecka Följer ett mönster Konstant Projekt Har ramar Tid Pengar Resurser Mål Temporärt

24 Olika typer av organisationer Hierarkiskt styrd Ledning Fasta chefer Fasta arbetsgrupper Projektstyrd Ledning Rörliga chefer Rörliga projektgrupper

25 Projekt är en tillfällig organisation

26 Projekt ska uppnå resultat Projektet Projektvision Projektmål Förstudie Kravspecifikation Företaget Affärsmål & Vision

27 Projekt görs i organisationer Många projekt parallellt Projekt samarbetar ofta Projekt delar ofta på samma resurser

28 Utanför projektet finns någon form av ledning som styr de stora bitarna kring projektet

29 Ledning Initierar, följer upp och avslutar projekt Säkerställer att projekt ligger i fas med affärsmålen Tilldelar resurser Samordnar projekt inom verksamheten Tillhandahåller styrverktyg och projektmodeller Hanterar organisationens affärsmöjligheter och risker Ställer krav på projektledaren

30 Projektledningen Se till att projektmålet uppnås Kommunicera och delegera uppgifter Engagera och motivera projektdeltagare Tillämpa styrverktyg och projektmodeller Rapportera utfall och hantera ändringar Hantera affärsmöjligheter/risker som berör projektet

31 Projektgruppen Se till att delegerade uppgifter utförs Följa organisationens kvalitetssystem, metoder och rutiner Föreslå förbättringar av lösningar, processer och planer Kommunicera läget Rapportera möjligheter och risker som de upptäcker

32 Ledningens verktyg Beslutspunker Grindar, Tollgates Göra mer Tollgate Beslut Fortsätta Avsluta Projektet Det är ledningens/beställarens uppgift att ta beslut vid beslutspunkterna

33 Projektledares verktyg Etappmål Milstolpar, Milestones En punkt där något ska ha uppnåtts Fungerar som avstämningspunkter Är projektet i fas?

34 De olika delarna i ett projekt Den vanligaste modellen: Förstudie Planering Genomförande Avslut

35 Vad händer i de olika momenten? Uppgift 1.2 Förstudie Planering Genomförande Avslut Dela in er 3 och 3 och diskutera och ta reda på vad som händer i de olika momenten. Vilka tollgates och milestones kan förekomma? Vilka personer är engagerade var? Vilka arbetsuppgifter förekommer var? Vilka undermoment kan förekomma i de olika momenten?

36 Exempel Förstudie Planering Genomförande Avslut Ledning Projektledning Projektgrupp

37 Generellt Exempel Förstudie Planering Genomförande Avslut Ledning Projektledning Projektgrupp

38 Milestones Exempel M2 M1 M3 M4 M5 M7 M6

39 Milestones & Tollgates Styra T T T T T T Leda M M M M M M M M Utföra

40 INITIERING AV PROJEKT

41 Det första som händer helt enkelt.

42 Först ska man avgöra om det är ett projekt.

43 Hur vet man om något är ett projekt? Uppgift 1.3 1) Dela in er 3 och 3 och diskutera och ta reda på vilka kriterier som ska uppfyllas för att något ska klassas som projekt. 2) Andra delen i denna uppgift är att diskutera följande: På JENSEN Education har samtliga utbildningar en ansvarig projektledare. Är dessa verkligen projektledare eller är de samordnare?

44 Klassens tankar Vilka kriterier ska uppfyllas för att något ska klassas som projekt? Mål Tillfälligt/Tidsbegränsat Ett behov som ska lösas/en beställare Fler än en person (kanske) Mål/Delmål/Uppföljning

45 Klassens tankar Är Fredrika samordnare eller projektledare? Samordnare 11 st Projektledare 13 st Projektledare med samordningsuppgifter Fattar inte varför man kallar henne för projektledare. Låter som om när projektet är slut tar tjänsten slut Projektledaren ger mål Klassen är hennes mål Fredrikas mål är att göra klart utbildningen. Förbättra. Från ledningens sida mål.

46 Definition av projekt Ett projekt har ramar Bestämt avgränsat mål Unik uppgift Bestämt tidsperiod Tidsatt Bestämda resurser Egen budget Särskilda arbetsformer Tillfällig organisation

47 Oftast räcker inte den definitionen

48 Ställningstaganden Uppdraget är mätbart Det finns en tydlig tidpunkt för när uppdraget ska vara klart Det finns en tydlig beställare Det krävs kompetens som beställaren inte redan har Det krävs mycket resurser under kort tid Uppdraget är omfattande eller komplext Uppdraget är av strategisk betydelse Uppdraget ligger utanför ordinarie verksamhet

49 Det handlar om att avgöra vilka uppdrag som ska organiseras (extra mycket) som projekt.

50 Är detta projekt? Uppgift 1.4 Dela in er 3 och 3 och diskutera vilka av följande uppdrag som kan passa som projekt: 1. Byta kontor 2. Lansera en ny bilmodell 3. Anställa en ny chef 4. Utveckla en ny mobiltelefon 5. Arrangera en julmiddag 6. Bygga en strategi för ett företag

51 Klassens tankar - är detta projekt? 1. Byta kontor 2. Lansera en ny bilmodell 3. Anställa en ny chef 4. Utveckla en ny mobiltelefon 5. Arrangera en julmiddag 6. Bygga en strategi för ett företag

52 Ta reda på vad projektet handlar om Hur det ska göras? Känt Okänt Känt Vad som ska gö öras? Okänt

53 Retoriska frågor Vem är beställaren och vem är kunden Varför ska uppdraget utföras Vad ska göras När ska uppdraget vara färdigt Hur ska uppdraget utföras

54 Att ta reda på Bakgrund Syfte Mål Avgränsningar

55 Beställarens önskemål Förfrågan från kund Uppdragsbeskrivning Anbudsbegäran Leverantörens erbjudande Offert Avtal

56 Avtal Uppdragsbeskrivning Kravspecifikation Direktiv projektförberedelser Projektplan Resurskontrakt Projektbudget

57 Uppdragsbeskrivningar och Anbudsförfrågningar Uppgift 1.5 Dela in er 3 och 3 och leta runt på nätet efter uppdragsbeskrivningar och anbudsförfrågningar där olika organisationer begär offerter. Fundera på följande: Hur är de strukturerade? Är de genomgående eller ytliga? Skiljer sig anbudsförfrågningar från myndigheter och liknande från andra? Spara länkar till samtliga dokument som ni hittar och maila in.

58 Del 3: Förstudie

59 Förstudie Planering Genomförande Avslut Initierin ng av projekt

60 Projekt eller inte?

61 Oftast inte mer än 5-10% av hela projektet

62 Vem gör förstudien? Projektledningen Ledningen Expertkompetent Externa aktörer

63 Vem gör förstudien? Förstudie Planering Genomförande Avslut Ledning Projektledning Projektgrupp

64 Aktiviteter i förstudie Kartlägga omfattning Analysera nuläget Strukturera projektets innehåll Karlägga intressenter Bedöma affärsnyttan Ta fram lösningsförslag Kartlägga krav Utarbeta en översiktlig plan för genomförandet

65 Förstudie som projekt Direktiv till studien Planera studien Genomföra studien Dokumentera och avsluta Beslutsunderlag / rapport

66 Planering för förstudie Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Uppdrags- beskrivning Förstudie- rapport Starta förstudien Projektet grovplanerat Bakgrund analyserad Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Förstudien klar Syfte och mål klart Omfattning klart

67 Analyskedjan

68 Direktiv för projektförberedelserna Ledningens krav på projektledaren Ger ramar för förberedelserna

69 Vem väljer projektdeltagarna? Det är viktigt att PL och Ledning kommer överens om detta tidigt. Hur stor möjlighet har PL att påverka valet av personer? Vem beslutar och när? Vad ska PL/Ledning tänka på vid val av person?

70 Intressenter kartlagda Nulägesanalys klar Uppdrags- beskrivning Förstudie- rapport Starta förstudien Projektet grovplanerat Bakgrund analyserad Lösningsförslag framtaget Lönsamhet analyserad Krav fastlagda Förstudien klar Syfte och mål klart Omfattning klart

71 Definiera och identifiera projektdelarna

72 Projektets omfattning Kartlägg de olika delarna innan tidsuppskattning, riskanalys och planering Kartlägg varje del. Alla delar ska vara: Lagom stora att greppa Tydliga

73 Arbetsstruktur Administration Lokal Marknadsföring Kassasystem Inreda Annonsering Finansiering Anlita byggfirma Skyltning Kontraktsskrivning Riva ut gammal inredning

74 Miniprojekt Uppgift 2.1 Dela in er 3 och 3 och analysera omfattningen av projektet: Projektet går ut på att ni ska göra ert klassrum grymt mycket snyggare. Ni ska verkligen finslipa allt och stoppa in allt ni kan behöva. Presentera detta i form av en arbetsstruktur.

75 Miniprojekt - arbetsstruktur Flipperspel (inte delfinen) Jacuzzi Bättre belysning Bättre stolar Fasta arbetsplatser Överlåta det till en inredare (som får riktlinjer, som balkong, stolar och soffor) Inredaren får fria händer Inga kablar alternativt kablar i golvet eller på bordet Varma golv och rosa väggar Höj och sänkbara bord Fondvägg, trevliga tavlor Växter Projektor i taket Luftkonditionering Bättre mörkläggning Gardiner

76 SWOT analys För och emot projektet + Faktorer som kan underlätta projektet - Faktorer som kan försvåra projektet Inom projektet Styrkor (Strengths) Svagheter (Weaknesses) Utanför projektet Möjligheter (Oppertunities) Hot (Threats)

77 SWOT forts. Underlättar O2 Projektet har bra S1 Högt prioriterat Försvårar W1 Otydlig teknisk lösning Slutsatser och åtgärder Hanteras i O2,S3, S4,W1 Genom att använda Aktivitetsplanen Kravspecifikation

78 SWOT är den del av nulägesanalysen

79 Miniprojekt Uppgift 2.2 I samma grupper som i uppg 2.1 ska ni nu göra en SWOT analys på samma projekt.

80 Kartlägga intressenter/stakeholders Intressenter är alla som på något vis kan påverka projektet eller påverkas av projektet Ibland tillhör vissa båda Är en del av nulägesanalysen

81 Exempel på intressenter Beställaren Projektgruppen Styrgruppen Företagsledningen Kunderna Användarna Leverantörer Finansiärer Andra projekt Opinionsgrupper Anställda på företaget som genomför projektet Fackföreningar

82 Sektionsindelningar Samhälle Media Fack Opinion Marknad Kunder Leverantörer Medarbetare Personal Andra projekt Investerare Bank Ägare

83 Kärn-, primär- och sekundärintressenter Sekundär- Primär- Kärn- Kärnintressenter Beslutande och drivande i projektet Primärintressenterintressenter Påverkas i hög grad av projektet och vill därför påverka det Sekundärintressenter Lågt intresse och vill förmodligen inte påverka projektet

84 Miniprojekt Uppgift 2.3 I samma grupper som uppg 2.2 ska ni nu ta fram en intressent analys av projektet. Dela även in intressenterna i kärn-, primär- och sekundärintressenter.

85 Miniprojekt - intressenter Intressenter: Vi elever i det här klassrummet - Kärn Lärare som nyttjar klassrummet - Primär Jensen själva(håkan Jensen (ägare), ledningsgrupp, projektledare, ekonomin, reception, IT-avdelningen) Kärn/Primär Leverantörer Sekundär Lokalvårdaren Primär Förbipasserande - Sekundär

87 Ta fram lösningsförslaget

88 Val av lösning

89 Bra Snabbt Billigt

90 Produktkvalitet Kalendertid Resurser

91 Miniprojekt Produktkvalitet Uppgift 2.4 I samma grupper som uppg 2.3 ska ni nu rita in de stora momenten ni har i prioriteringstrianglar. Kalendertid Resurser Bra Kom gärna på egna också. Snabbt Billigt

93 Grov planering En väldigt grov plan med milstolpar Använd brainstorming för att definiera milstolparna

94 Miniprojekt Uppgift 2.5 I samma grupper som uppg 2.4 ska ni nu genom brainstorming ta fram en lista på de milstolpar (avstämningspunkter) som finns i projektet.

95 Grovplanering Listan på milstolpar görs sedan om till en såkallad nätplanering. Det som syns medan är en milstolpeplan vilket är en variant av nätplanering M2 M1 M3 M4 M5 M7 M6

96 Miniprojekt Uppgift 2.5 forts Fortsätt med milstolparna som ni tagit fram och gör en snabb milstolpeplan av dessa. M2 M1 M3 M4 M5 M7 M6

98 Lönsamhetsanalys Nyttovärdesberäkning PENG Prioritering Efter NyttoGrunder

99 Nyttovärdesberäkning Total kostnad Förbättrad kvalitet Ökade intäkter Minskade kostnader Nettony ytta Säker nytta Möjlig nytta

100 PENG-modellen Fas Steg Innehåll Förberedelsefasen 1 Bestämma syfte 2 Skapa insikt 3 Bestäm och avgränsa objekt 4 Beskriv objekt Analysfas 5 Identifiera nyttoeffekter 6 Strukturera nyttoeffekterna 7 Värdera nyttoeffekterna 8 Beräkna kostnaderna för nyttan Kvalitetssäkringsfas 9 Validera och bedöm risker och hinder 10 Beräkna nettonyttan. Fastställa hemtagningsansvar

101 Miniprojekt Uppgift 2.6 I samma grupper som uppg 2.5ska ni göra en uppskattning och gissning för att skapa en nyttovärdesberä kning av projektet. Möjlig nytta Säker nytta Netton nytta Total kostnad Förbättrad kvalitet Ökade intäkter Minskade kostnader

103 Dags för morgondagens övning

104 Konflikthantering - övning Att hantera konflikter kan stundtals vara väldigt klurigt och kräver övning Uppstår i stort sett alltid i projektarbetet i större och mindre omfattning Minst två individer är inblandade Boken tar tyvärr inte upp ämnet i detalj så vi ägnar en självständig dag åt detta Imorgon jobbar vi individuellt och kikar på ämnet konflikthantering.

105 Konflikthantering - övning Skriv minst två sidor (strl 12) om följande frågor: 1. Nämn en konflikt som du själv varit inblandad i det senaste året. Hur hanterade du den? Hade du kunnat göra något annorlunda? 2. Se scenario på nästa slide 3. Hur går du i allmänhet tillväga för att lösa konflikter du hamnar i? Finns det någon generell metod? Hur ofta hamnar du i konflikter? Varför? Lämnas in i pdf-format, storlek 12, senast på onsdagen den 26 november kl Man kan bara få godkänt på denna del.

106 Konflikthantering - övning 2. I förtroende nämner chefen för dig att en av dina kollegor håller på att få sparken p g a att han inte kan passa tider och kunderna börjar klaga på detta. Kollegan är en av dina bästa vänner och du vet att han har det svårt just nu, att få sparken skulle förmodligen knäcka honom helt och dessutom göra så att han hamnar i allvarlig ekonomisk knipa. Vad gör du? Tips: Hur hanterar du kollegan? Säger du något till chefen? Hur tänker du?

107 Nu dags för Fredrika