PROJEKT DOKUMENT-ID VERSION

Transkript

1 Styrande måldokument Direktiv PROJEKTiL Sida 1 (7) [Titel]

2 Sida 2 (7) Innehållsförteckning Checklista inför BP Grundläggande information Bakgrund Verksamhetsstrategi Mål och Verksamhetsnytta Verksamhetsnytta/Nyttoeffekt Projektmål Intressentanalys Krav på projektet Förutsättningar Avgränsningar Facklig samverkan/information Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Tidplan Budget Projektkostnader Projektfinansiering Risker Överlämnande Styrgrupp Referenser och bilagor... 7

3 Sida 3 (7) Checklista inför BP1 Vid BP1 fattas beslut om projektets etableringsfas ska startas eller ej. Projektdirektiv har upprättats av projektägaren och är underlaget för beslut. Beslut att starta etableringsfasen fattas av Utvecklingsrådet (UR). Före beslut kan fattas om att etableringsfasen ska startas eller inte ska ett grundligt arbete för projektet ha genomförts i initieringsfasen mellan BP0 och BP1, se aktiviteter i checklistan: målet ska vara beskrivet i detalj kalkyl för projektet tas fram projektorganisation fastställs Mottagaren av projektets resultat ska kontaktas för att bestämma hur överlämnandet ska genomföras samt hur mottagaren ska delta i projektets genomförande. Projektägaren är ytterst ansvarig men vissa delar kan delegeras enligt förteckning. Checklista inför beslut BP1 JA NEJ Kommentar Ansvarig Projektägare är utsedd (finansiär). UR/RD 1 Projektledare är utsedd och införstådd med åtagandet. Styrgrupp är utsedd och införstådd med åtagandet. Tilltänkt mottagare av projektets resultat är utsedd och införstådd med åtagandet. Resurserna i etableringsfasen är säkrade (har det fastställts om extra resurser behövs tillsammans med projektledaren (PL) för att genomföra arbetet fram till BP2). PK/ 2 Beskrivning är gjord av olika intressenter. 3 Det är aktuellt med en/flera upphandlingar/avrop och kontakt har tagits med upphandlingsenheten. 3 1 Utvecklingsrådet (UR) och ytterst ansvarig Regiondirektören (RD) 2 Regionalt projektkontor, division Service (PK) i samråd med projektägare () 3 Med hjälp av eventuellt utsedd förstudieledare

4 Sida 4 (7) Checklista inför beslut BP1 JA NEJ Kommentar Ansvarig Etableringsfasen är planerad och beskriven med kostnader, resurser, tid, leveranser och resultat Medel har erhållits för finansiering av arbetet mellan BP1och BP2. 3

5 Sida 5 (7) 1 Grundläggande information 1.1 Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén. 1.2 Verksamhetsstrategi Beskriv hur projektet förhåller sig till och stöder verksamhetens strategi och planer 2 Mål och Verksamhetsnytta 2.1 Verksamhetsnytta/Nyttoeffekt Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. 2.2 Projektmål Beskriv det förväntade, mätbara resultatet som ska föreligga vid projektets leverans. Projektmålet ska vara specifikt för projektet, mätbart, realistiskt och tidsatt. 2.3 Intressentanalys Identifiera vilka intressenter som finns till projektets genomförande samt vilka intressenter som blir påverkade av projektet. 3 Krav på projektet 3.1 Förutsättningar Indikera vilka förhållanden och villkor som råder för projektet och som inte är påverkbara. Exempel på andra olika förutsättningar är: verksamhetspolicy, lagar och förordningar. 3.2 Avgränsningar För att kunna klargöra omfattningen av projektet och undvika framtida oklarheter gällande projektets ambitionsnivå och ansvar, måste man specificera vad som ska ingå och vad som inte ska ingå i projektet. 3.3 Facklig samverkan/information Projektägaren ansvarar för att undersöka behovet av facklig samverkan/information i det specifika projektet. Information om projektet ska finnas som en punkt på CIF-agendan. Kontrollera med HR hur detta ska göras. Vid CIF-mötet beslutas hur samverkan/information kan genomföras i det specifika projektet.

6 Sida 6 (7) 4 Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Beskriv kopplingar och beroenden till andra projekt, objekt, system och/eller andra förhållanden utanför projektets mandat som kan påverka projektets resultat. T.ex. Finns någon koppling/integration mot annat system, behövs någon form av utdata/uppföljning från ett nyinfört system? 5 Tidplan Beskriv en grov tidplan för projektet med hänsyn till färdigdatum för hela projektet. 6 Budget 6.1 Projektkostnader Ta fram en grov kostnadsbudget för hela projektet enligt mall för Kostnadsram.(inkluderar såväl investering, implementering samt tillkommande förvaltningskostnader). Ta fram en grov uppskattning för vilka kompetenser (med tidsåtgång) som kan behövas för hela uppdraget/projektet. 6.2 Projektfinansiering Beskriv hur projektet finansieras och av vem. 7 Risker Beskriv här de övergripande risker som identifierats för genomförandet av projektet. 8 Överlämnande Beskriv var och hur nyttoeffekterna av projektets resultat ska hanteras. Ange hur överlämnande av projektets resultat ska gå till och vem som är ansvarig för att hämta hem nyttan, vem ansvarar för drift och underhåll, implementering och förvaltning. 9 Styrgrupp Ange vilka som du anser bör ingå i projektets styrgrupp. Beslutet tas av projektets ägare. I styrgruppen ska ingå personer som har befogenhet att besluta om projektets styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd. Styrgruppen har ansvar för att projektet ges förutsättningar att uppnå förväntat resultat.

7 Sida 7 (7) 10 Referenser och bilagor Specificera alla dokument som det är hänvisat till i Projektdirektivet. Det kan vara politiskt beslut, beslutsprotokoll, förstudierapport, idébeskrivning, projektbudget mm.