Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén.

Transkript

1 PROJEKTDIREKTIV 1 (8) Projektnamn: Skriv här en benämning på det tänkta projektet eller förslag till projektnamn. Ett bibliotek Medier: Regler, avgifter, policy Medier... är ett av 6 delprojekt i det övergripande projektet Ett bibliotek Projektets 6 delar: 1. Upphandling av system och portal, implementering av system 2. Bibblo.se, implementering av innehåll och organisation av ny portal 3. Transport av medier 4. Avtal om mediehantering (regler, avgifter, policy) 5. Bibliografisk service (avtal, skötsel) 6. Kommunikation Projektägare: Skriv här Projektägarens namn. Projektägaren ska vara den person som företräder den organisation/enhet som finansierar projektet. Bibliotekscheferna i länets 14 kommuner samt länsbibliotekschefen 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén. Den grundläggande idén med ett bibliotek 2013 är att utveckla biblioteksverksamheten och att öka tillgängligheten vad gäller bibliotekens mediebestånd för alla länets invånare. För att detta ska kunna ske på ett likvärdigt sätt för hela länet krävs gemensamma regler, avgifter och en gemensam policy för alla inblandade bibliotek vad gäller det gemensamma samarbetet.

2 PROJEKTDIREKTIV 2 (8) 1.2. Verksamhetsstrategi Beskriv hur projektet förhåller sig till och stöder verksamhetens strategi och planer Mediegruppens uppdrag är att ta fram en gemensam plattform inför mediesamarbetet Det är nödvändigt med gemensamma, entydiga regler i alla deltagande kommuner för att underlätta för biblioteksanvändarna i länet att nyttja det som är mervärdet i projektet: Att förbättra tillgängligheten och nyttjande genom ett stort decentraliserat mediebestånd Att alla bemöts på ett likvärdigt sätt utifrån våra värdegrunder: berikande, inspirerande, paus, möten. Att alla erbjuds en likvärdig service Ökad tillgång till medierna. Därför bör även avgifter som ingår i det gemensamma samarbetet regleras och samordnas. 2. Mål och Verksamhetsnytta 2.1. Verksamhetsnytta/Nyttoeffekt Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. Genom ett gemensamt regelverk vill vi erbjuda: Ett gemensamt mediebestånd för alla länets invånare Ett bibliotekskort som gäller i alla länets kommuner Likvärdig service för alla biblioteksanvändare i hela länet 2.2. Projektmål Beskriv det förväntade, mätbara resultatet som ska föreligga vid projektets leverans. Projektmålet ska vara specifikt för projektet, mätbart, realistiskt och tidsatt. En förutsättning för projektet är att alla användare möts av samma avgifter och samma regelverk på alla deltagande bibliotek i länet.

3 PROJEKTDIREKTIV 3 (8) Ta fram slutgiltigt regelverk som ska vara klart senast den 1 mars och som ska vara antaget politiskt senast juni 2012 Ta fram regeldokument för externt bruk som kan bilda underlag för foldrar, mallar för digital information som kan bilda underlag för projektdel 6: kommunikation. Till grund för detta ska det utarbetas ett mer detaljerat dokument för internt bruk. Klart senast 1/ Ett rutindokument tas fram som vägledning för länets bibliotekspersonal för att det dagliga arbetet ska kunna ske så friktionsfritt som möjligt. Detta dokument bör finnas i sin första version 1 september 2012 och kan sedan kompletteras och förändras när projektet är igång. Exempel på rutiner som bör vara klara i första versionen är hanteringen av barns bibliotekskort och hur bokbussarnas deltagande ska hanteras. Ett organisationsförslag som fastställer hur samarbetet ska hanteras i driftsläge ska utarbetas och vara klart 1 september Ett gemensamt bibliotekskort tas fram av mediegruppen och samköpes (ett för vuxna, svart med orange B och ett för barn, orange med svart B) och ska finnas klart före 31/ och börja användas av alla bibliotek den 2 januari Mediegruppen ger förslag på vem som ska upphandla korten och det ska vara klart senast 1 mars Kommuner som inte har kort med B:et ska byta ut dem, övriga kan välja att använda blanketter för påskrift i enlighet med PUL. Beslut på chefsmötet 23/ att gemensam upphandling inte ska ske utan var och en köper in utifrån det egna behovet av nya kort. 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Indikera vilka förhållanden och villkor som råder för projektet och som inte är påverkbara. Exempel på andra olika förutsättningar är: verksamhetspolicy, lagar och förordningar. Bibliotekslag Kommunala självbestämmanderätten 14 kommuner och landstinget

4 PROJEKTDIREKTIV 4 (8) 3.2. Avgränsningar För att kunna klargöra omfattningen av projektet och undvika framtida oklarheter gällande projektets ambitionsnivå och ansvar, måste man specificera vad som ska ingå och vad som inte ska ingå i projektet. - Låntagarregister och bibliotekskort - Cirkulation - Medier - Avgifter Omfattar INTE: Övriga avgifter och rutiner som inte rör samarbetet. 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Beskriv kopplingar och beroenden till andra projekt, objekt, system och/eller andra förhållanden utanför projektets mandat som kan påverka projektets resultat. T.ex. Finns någon koppling/integration mot annat system, behövs någon form av utdata/uppföljning från ett nyinfört system? 5. Tidplan Beskriv en grov tidplan för projektet med hänsyn till färdigdatum för hela projektet. Beslut om vilken fördelningsprincip som ska gälla för att täcka ökade kostnader i samband med införandet av ett gemensamt bibliotekskort är antagen vid chefsmötet. Var och en tar kostnader för korten. Våren I en del kommuner måste beslut om avgifter tas i kommunstyrelse eller fullmäktige. Dessa beslut måste vara klara juni (Bibliotekscheferna i respektive kommun har ansvar för att dessa frågor integreras i budgetprocessen). Ett slutgiltigt regelverk som ska vara antaget politiskt senast juni 2012.

5 PROJEKTDIREKTIV 5 (8) Ta fram regeldokument för externt bruk som kan bilda underlag för foldrar, mallar för digital information som kan bilda underlag för projektdel 6: kommunikation. Till grund för detta ska det utarbetas ett mer detaljerat dokument för internt bruk. Klart senast 1/ Ett rutindokument tas fram som vägledning för länets bibliotekspersonal för att det dagliga arbetet ska kunna ske så friktionsfritt som möjligt. Detta dokument bör finnas i sin första version i september 2012 och kan sedan kompletteras och förändras när projektet är igång. Ett organisationsförslag som fastställer hur samarbetet ska hanteras i driftsläge ska vara klart ti1l september 2012 Ett gemensamt bibliotekskort tas fram av mediegruppen och samköpes (ett för vuxna, svart med orange B och ett för barn, orange med svart B) och ska finnas klart före 31/ och börja användas successivt av alla bibliotek den 2 januari Mediegruppen ger förslag på vem som ska upphandla korten och det ska vara klart senast 1 mars Kommuner som inte har kort med B:et ska byta ut dem, övriga kan välja att använda blanketter för påskrift i enlighet med PUL. Beslut på chefsmötet 23/ att gemensam upphandling inte ska ske utan var och en köper in utifrån det egna behovet av nya kort. 6. Budget 6.1. Projektkostnader Ta fram en grov kostnadsbudget för hela projektet enligt mall för Kostnadsram.(inkluderar såväl investering, implementering samt tillkommande förvaltningskostnader). Ta fram en grov uppskattning för vilka kompetenser (med tidsåtgång) som kan behövas för hela uppdraget/projektet. Kostnad för byte av bibliotekskort: Totalt har länet aktiva låntagare. Kostnaden är 5,65:-/bibliotekskort = :-. Om Gymnasiebiblioteken i Luleå är med (2668) så kostar det :- ytterligare = totalt :- (Detta enligt uppgifter från 2009). Då bibliotekskorten fungerar i alla länets kommuner kan summan komma att bli lägre, eftersom låntagarna bara behöver ett bibliotekskort.

6 PROJEKTDIREKTIV 6 (8) 6.2. Projektfinansiering Beskriv hur projektet finansieras och av vem. Varje kommun bidrar för att täcka de ökade kostnader som införandet av nya bibliotekskort kommer att medföra. Det är viktigt för projektets genomförande att bibliotekscheferna tillåter att nödvändig arbetstid avsätts för planeringen av projektet. När projekt sedan startar blir det en naturlig del av det dagliga arbetet. 7. Risker Risker och möjligheter utifrån möjliga externa nyttoeffekter 1. Ökad tillgång till medier Risk: Inte ökad tillgång till medier i den grad som kommuniceras i kommunikationsplanen (2 miljoner medier). Möjlighet: Nivå för ökad tillgång måste bestämmas av chefsgruppen innan kommunikationen påbörjas. 2. Nyttjande av medierna Risk: Otydligt vad menar vi? Menar vi ökat nyttjande av medierna? Möjlighet: Definiera vad vi menar 3. Förbättrad service Risk: Vad menar vi? Möjlighet: Specificera vad vi menar, t.ex. varför har vi bibblo? Programverksamhet? Nya grupper? 4. Lika avgifter Risk: Politikerna godkänner inte de förslag om gemensamma regler och avgifter som chefsgruppen föreslår Möjlighet: Ett gemensamt regelverk och gemensamma avgifter skapar tydlighet och blir enklare att kommunicera till användarna

7 PROJEKTDIREKTIV 7 (8) Möjliga interna nyttoeffekter 1. Utökat mediebestånd Risk: Att det inte blir så otydlig definition Möjlighet: Tydlig definition av vad vi menar med utökat. 2. Synligare samlingar Risk: tekniska övergångsproblem, t.ex bokbussarnas koppling mot servern. Möjlighet: Vi blir medvetna om möjliga brister och minskar vår egen irritation. 3. Större utbyte av erfarenheter med gemensam problemlösning och möjlighet att dryfta systemproblem med flera kollegor. Personalens specialkunskaper kan synliggöras och användas av av fler. Minskad systemadministration. Risk: Avsaknad av tydliga direktiv, avsatt tid för det gemensamma, tydlig ansvarsfördelning, tydlig organisation. Möjlighet: Tydliga direktiv, avsatt tid, tydlig organisation, tydlig ansvarsfördelning. 4. Gemensam information. Låneregler och liknande utarbetas och utformas gemensamt i stället för att varje bibliotek gör eget informationsmaterial. Risk: Vi kan inte komma överens. Möjlighet: Tydlighet om vårt gemensamma erbjudande till norrbottningarna. 5. Stordriftsfördelar vid inköp av material som bibliotekskort och påsar Risk: Vi saknar en fungerande organisation. Möjlighet: fungerande organisation, arbetsgrupp med tydliga direktiv. 8. Överlämnande Beskriv var och hur nyttoeffekterna av projektets resultat ska hanteras. Ange hur överlämnande av projektets resultat ska gå till och vem som är ansvarig för att hämta hem nyttan, vem ansvarar för drift och underhåll, implementering och förvaltning. En organisationsplan tas fram som reglerar fortsatt drift och underhåll. Ansvaret för detta ligger på chefsgruppen. Avtal upprättas mellan

8 PROJEKTDIREKTIV 8 (8) länsbiblioteket och kommunbiblioteken där även de ekonomiska åtagandena regleras. 9. Styrgrupp Ange vilka som du anser bör ingå i projektets styrgrupp. Beslutet tas av projektets ägare. I styrgruppen ska ingå personer som har befogenhet att besluta om projektets styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd. Styrgruppen har ansvar för att projektet ges förutsättningar att uppnå förväntat resultat. Styrgruppen för Ett bibliotek 2013 består av Lena Lundberg Vesterlund, Carina Samuelsson, Detlef Barkanowitz, Jan-Olof Frank, Marita Mattsson Barsk. 10. Referenser och bilagor Specificera alla dokument som det är hänvisat till i Projektdirektivet. Det kan vara politiskt beslut, beslutsprotokoll, förstudierapport, idébeskrivning, projektbudget mm. Regler och avgifter för Biblioteken i Norrbotten (senaste versionen). Regler och rutiner för Libra.se. Enkät för mediesamarbete. 11. Arbetsgrupp Jan-Olof Frank, Boden (samordnare) Kristina Holmgren, Jokkmokk Christina Sundqvist., Arjeplog Ros-Marie Elvelin, Luleå, ersatt av Katarina Wasberg, Luleå Ulla Adolfsson, Boden Eva Lidström, Länsbiblioteket