Roller och dokument Projektmodell i Norrköpings kommun

Transkript

1 Roller och dokument Projektmodell i Norrköpings kommun Organisation/roller Uppdragsgivare Initiativtagare Specificerar uppdrag Bestämmer övergripande mål och inriktning Styrgrupp/projektansvarig Beslutsgrupp för projektet Kravställare, uppdragsgivarens förlängda arm Beslutsmässigt säkerställa att projektet levererar beställda tjänster/produkter på rätt tid, till rätt kostnad och med rätt kvalitet. Mandat att utse referensgrupper Projektledare Leda, driva och planera det dagliga projekt arbetet inom ramen för beslutad tid, kostnad och kvalitet. Rapporterar till styrgruppen Svarar för kontakter med externa och interna intressenter Ansvarar för dokumentation av projektet Dokument Förstudierapport Samla, analysera och bearbeta information och dra slutsatser. Uppdragsspecifikation ( Vad ) Bakgrund, uppdragsgivare, syfte och mål, tidplan, budget, styrning/ledning, projektorganisation, avgränsningar, ansvarsfördelning. Projektplan ( Hur ) Beskriver utifrån uppdragsspecifikation hur målen ska uppnås (med bland annat tidplan, aktivitetsplan, resursplan, organisation, roller, ansvar, budget, informationsplan, rapportering och dokumentation). Slutrapport Jämför projektresultatet med målet för projektet. Beskriv skillnaderna och förklara orsakerna till dem. Redogör för hur lång tid projektet tog och hur mycket det kostade, jämför med planen och förklara avvikelserna. Sammanfatta erfarenheterna av projektarbetet. Delprojektledare Vid större projekt I princip samma ansvar och uppgifter som projektledaren, men är underställd denne Effektuppföljning Mät projektets effekt i verksamheten. Jämför med effektmålet. Analysera och kommentera. Projektdeltagare Bildar tillsammans en projektgrupp, utgör den arbetande gruppen som har ämneskunnande och för processen framåt Ambassadörer för projektresultatet Referensgrupp Rådgivande funktion, ett icke beslutande dialogforum till projektet. Kan finnas både för styrgrupp och för projektgrupp. Projekt Utanför normal rutin, praxis och kompetens och kräver därför extraordinära organisatoriska åtgärder. En viss komplexitet. Tillfälliga organisatoriska skapelser. Tidsbegränsade deras upplösning är planerad i förväg. Målinriktade (explicit beslutade). Definition av projekt (enl. ISO 10006): Unik process bestående av ett antal samordnade och styrda aktiviteter med start- och sluttidpunkt, initierad för att uppnå ett mål som uppfyller specifika krav, inklusive begränsningar i tid, kostnad och resurser.

2 Hög Tillgänglig information och kunskap, kostnader Beslutens betydelse, möjlighet till påverkan Låg Idé, uppdrag Förstudie, projektplanering Genomförande Avslut

3 Problemformulering. Projekt är ofta omfattande och resurskrävande. Det kan därför vara lämpligt att göra en förstudie, att formulera vilket/vilka problem det är tänkt att projektet ska lösa, innan man tar ställning till att starta eller inte starta ett projekt. En sådan förstudie kan ses som ett projekt i sig. Förstudie/projektplaneringsfasen handlar om att samla, analysera och bearbeta information och dra slutsatser. Fasen resulterar först i en förstudierapport vilken innehåller: beskrivning av nuläge och problem uppskattning av effekter på verksamheten och förändringsmål lösningsförslag med rekommendation

4 Uppdragsspecifikation <Detta dokument beskriver ett uppdrag (vad). Det utgör uppdraget för ett projekt. Projektet svarar genom att ta fram en projektplan som beskriver HUR uppdraget ska genomföras och hur målen ska nås. 1 Inledning 1.1 Bakgrund Bakgrunden till projektet/uppdraget : 1.2 Uppdragsgivare <namn, adress, kontaktperson/er, telefon, e-post> 1.3 Syfte och mål Syfte och mål med uppdraget är 1.4 Tidplan <ange tidplan med milstenar> Uppdraget består av följande huvudmoment : 1.5 Budget Beskriv de ekonomiska ramarna/villkoren för uppdraget. 1.6 Styrning / Ledning Rapportering sker: Ekonomisk uppföljning sker vid 1.7 Projektorganisation

5 1.8 Avgränsningar <beskriv vad som eventuellt inte ingår > 1.9 Ansvarsfördelning 2 Ändringshantering <fyll i version av dokumentet, varför det ändrats samt av vem> Version Anm Ansvar/Utförd av pa1 xx

6 Projektplan Projektnummer (fyll i) - (fyll i projektnamn) <Detta dokument beskriver utifrån uppdragsspecifikation HUR målen ska nås. > Bilagor <ange bilagor>

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Uppdragsgivare Syfte och mål Genomförande Beskrivning / Inledning Leverans Godkännande Tidplan Aktivitetsplan Resursplan Organisation Projektorganisation Personal Roller Ansvar och befogenheter Budget Uppföljning Informationsplan Rapportering Dokumentation Säkerhet Riskanalys Kvalitetssäkring Kvalitetsplan Dokumentgranskning Teststrategi och genomförande Styrande förutsättningar Avgränsningar Ändringshantering Förändring av uppdraget...6

8 1 Inledning 1.1 Bakgrund Bakgrunden till projektet : 1.2 Uppdragsgivare <namn, adress, kontaktperson/er, telefon, e-post> 1.3 Syfte och mål Syfte och mål med projektet : 2 Genomförande 2.1 Beskrivning / Inledning Beskriv hur projektet är tänkt att genomföras 2.2 Leverans Leveransobjekt, vad är det som ska levereras (resultat); Godkännande Hur godkänns leveransen (resultatet): 2.3 Tidplan <ange tidplan med milstenar> Uppdraget består av följande huvudmoment : Aktivitetsplan <ange plan för när aktiviteter ska genomföras och vem som är ansvarig> Resursplan <ange plan för resurserna>

9 2.4 Organisation Projektorganisation <ange hur projektet är organiserat> Personal Följande personer/medarbetare är knutna till projektet: Namn Omfattning Under tiden Per Projektledare 50% Roller Vem har vilken roll i projektet Styrgrupp: < fyll i > Projektledare: < fyll i > Tekniskt ansvarig: < fyll i > Osv. < fyll i > Ansvar och befogenheter <ange vilket ansvar och vilka befogenheter som projektledare, styrgrupp, projektdeltagare etc. har> Budget Ekonomiska ramar/villkor <ange ekonomiska ramar för projektet> Kalkyl <ange kalkyl för projektet> 2.5 Uppföljning Informationsplan <ange hur och till vem information ska spridas > Rapportering Ange hur uppföljning och tidrapportering ska ske. alt. 1 Ingen särskild rapportering. alt. 2 Muntlig rapportering vid

10 alt. 3 < fyll i > Skriftlig rapportering gånger i månaden Dokumentation <ange hur projektet ska dokumenteras och var successiv lagring respektive slutlagring ska ske> Säkerhet Exempelvis klassning av information, hantering av säkerhetskopiering, skydd mot intrång etc. 2.6 Riskanalys Nr Risk Slh Konsekvens Prio Åtgärd Instruktion Slh = sannolikhet 3= hög 2 = trolig 1 = kan inträffa Konsekvens 3 = stor konsekvens för hela projektet 2 = påverkar projektet mycket 1 = påverkar projektet till viss del Prio = Slh * Konsekv. 2.7 Kvalitetssäkring Kvalitetsplan <ange hur kvaliteten i leveransen säkras successivt> Dokumentgranskning <ange hur detta går till> Teststrategi och genomförande <ange hur tester ska gå till>

11 2.8 Styrande förutsättningar <beskriv förutsättningar i form av lagar, dokument, kopplingar till andra projekt mm som påverkar projektet> 2.9 Avgränsningar <beskriv vad som inte ingår i åtagandet> 2.10 Ändringshantering <fyll i version av dokumentet, varför det ändrats samt av vem> Version Anm Ansvar/Utförd av pa1 xx Förändring av uppdraget Om uppdraget skulle förändras ska en justering av uppdraget ske mellan <ange uppdragsgivaren utsedde person> och <av utföraren utsedd person>