Processinriktning. Anvisning. Diarienummer: KS 2015/2121 Dokumentansvarig: Utveckling, planering och uppföljning, Utvecklingsledare

Transkript

1 Processinriktning Anvisning Diarienummer: KS 2015/2121 Dokumentansvarig: Utveckling, planering och uppföljning, Utvecklingsledare Beredande organ: Kommunledningssektorn Beslutad av: Förvaltningsledningen Datum för beslut: Giltighetstid: Handläggare: Patrik Skog 1

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Syfte Mål och viljeinriktning Skillnaden mellan processinriktat och traditionellt Vad är en process? Processens delar Skillnaden mellan process och projekt Levandegöra Uppföljning

3 1. Inledning Framgång i en organisation är starkt kopplat till möjligheten att tillmötesgå kundens behov och förväntningar. Samtidigt ställer ekonomiska förutsättningar allt högre krav på effektivitet. Omvärldens och medborgarens krav förändras ständigt och allt snabbare, vilket skapar behov av ett mer effektivt och utvecklande arbetssätt. Kungälvs kommun arbetar i vissa delar processinriktat i nuläget, men mognadsgraden inom förvaltningen varierar. 2. Syfte Alla verksamheter inom förvaltningen ska ha ett väl fungerande arbetssätt med syfte att möta medborgarens behov och skapa mervärde på ett effektivt sätt. 3. Mål och viljeinriktning Målsättningen med att arbeta mer processinriktat är att: Medborgaren alltid ska sättas i fokus Ledare ska skapa goda förutsättningar Medarbetare ska ha en problemlösande attityd och förstå sin roll Arbetssätt ska vara effektiva och förbättras kontinuerligt 4. Skillnaden mellan processinriktat och traditionellt Att ständigt arbeta i allt högre hastighet går oftast inte det gäller att arbeta smartare. Med ett processinriktat arbetssätt arbetar förvaltningen med fokus på lösningar. Samtliga medarbetare fokuserar på medborgaren, tar ansvar för helheten och arbetar mer kontinuerligt med förbättringar. Ledare ansvarar för att medarbetare har rätt förutsättningar. Det finns en målsättning med det som utförs och det som redan har åstadkommits utvärderas. Då avvikelser uppstår, exempelvis förseningar, brister i information, organisering eller arbetsmiljö, så analyseras dessa. Processen, arbetssättet förbättras vilket leder till att ökad effektivitet och kvalitet uppnås. Allting i en organisation kan inte dokumenteras och regleras. Det innebär att det troligen aldrig kommer att finnas rutiner för allt som kan komma att ske. När situationer uppkommer kräver det därför handlingskraft från medarbetaren på plats som i vissa fall får agera utanför sina befogenheter för att finna lösningar. I ett processinriktat arbetssätt är organisationen medveten om att allting inte går att reglera. Medarbetaren har därför befogenhet att inom gällande ramar och utifrån kompetens agera på det som sker. Processägare har befogenhet att lösa ärenden över organisatoriska gränser. 3

4 5. Vad är en process? Process är arbetssätt med ett annat ord. Det som sker i ordinarie verksamhet, när någonting bearbetas för att skapa värde för medborgaren. En process pågår ständigt, som ett snurrande hjul. Genom utvärdering av det som sker kan förbättringsåtgärder identifieras. Det möjliggör utveckling och bättre resultat nästa gång arbetsmomentet utförs. Processer skapar värde för medborgaren Genom en process pågår alltid ett flöde, en serie av aktiviteter. Det kan vara så att olika individer eller enheter har olika roller beroende på i vilket skede processen befinner sig. Det är viktigt att organisatoriska gränser inte skapar flaskhalsar i flödet. Förståelse för helhetssyn är därför väsentligt. Förvaltningen kan bli mer framgångsrik genom att aktiviteter i processen som inte tillför medborgaren nytta elimineras. 6. Processens delar En process består av fyra faser; planering, genomförande, utvärdering och utveckling. Syftet är att ta lärdom av tidigare erfarenheter och kontinuerligt förbättra processen. Processens delar 4

5 7. Skillnaden mellan process och projekt Process Beskriver arbetssätten i förvaltningen och de steg som utförs kring ingående aktiviteter. En process är kontinuerlig och repetitiv, vårt ordinarie arbete. Projekt Ett projekt är unikt och avgränsat i tid och omfattning. Det är resurs- och kostnadsplanerat med ett tydligt definierat mål och en projektorganisation. 8. Levandegöra Samtliga förvaltningens processer ska på sikt vara identifierade och kartlagda. Det är ett långsiktigt arbete som behöver få lov att ta tid. Processägaren förankrar och utvecklar processen tillsammans med berörda parter. 9. Uppföljning För att kunna utvärdera resultatet från och effektiviteten i processer kan det vara fördelaktigt att kontinuerligt utföra mätningar avseende det som flödar exempelvis väntetider, arbetsresultat, kvantitet och kvalitet. Att mäta resurser (personal, utrustning och material) ingår inte i utvärderingen av processen. 5