Ekonomistyrning: förstudie Sollefteå kommun

Transkript

1 Ekonomistyrning: förstudie Sollefteå kommun Februari 2015

2 Ekonomistyrning: förstudie På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har genomfört en förstudie inom området ekonomistyrning. Förstudien har inriktats mot följande områden: 1. Mål 2. Ledning och styrning 3. Budgetprocess 4. Uppföljning och kontroll Revisionsobjektet är kommunstyrelsen. Förstudien har skett genom analys av för området relevant dokumentation samt kompletterande intervjuer med ledande politiker och tjänstemän. 2

3 Mål 3

4 Mål Kommunallagen ställer krav på mål för den ekonomiska förvaltningen. Av lagen framgår följande: - God ekonomisk hushållning gäller för all kommunal verksamhet, oavsett organisationsform. - Resultat överstigande 2 % av skatter och generella statsbidrag kan reserveras i resultatutjämningsreserv Internt i kommunen styrs området framför allt genom följande styrdokument: 1. Styrdokument (fastställt av kommunfullmäktige) 2. Verksamhetsplan med budget (fastställt av kommunfullmäktige) De kommuninterna styrdokumenten innehåller bl a vägledande principer samt finansiella mål för den verksamhet som bedrivs av kommunen. Målen exkluderar verksamhet som bedrivs i aktiebolag mm. 4

5 Mål, forts Av verksamhetsplan med budget framgår följande: - För vissa verksamheter, dock inte alla finns ekonomiska mål. - Finansiellt mål: resultat ska varje år utgöra minst 1 % av skatter och bidrag De finansiella målen säkerställer inte att kommunen kan skapa sig en finansiell buffert (resultatutjämningsreserv för framtiden) Det politiska styrningen i form av ekonomiska mål kan vidareutvecklas. 5

6 Mål, forts Vid intervjuer lämnas bland annat följande synpunkter: - Resultatmålet på 1 % är för lågt - Tillräcklig finansiell buffert saknas - Verksamheterna inte följer regelverket att tilldelad budget är överordnad de verksamhetsmässiga målen - Kommunen riktar fokus på kvalitet framför effektivitet 6

7 Ledning och styrning 7

8 Ledning och styrning I kommunallagen framgår följande: - Kommunstyrelsens uppdrag att leda och samordna den ekonomiska förvaltningen Internt i kommunen styrs området framför allt genom följande styrdokument: 1. Styrdokument (fastställt av kommunfullmäktige) 2. Reglemente för kommunstyrelsen (fastställt av kommunfullmäktige) I styrdokument regleras bland annat ansvar, befogenheter och skyldigheter inom kommunens organisation (politik och förvaltning). 8

9 Ledning och styrning, forts Vid intervjuer framkommer följande synpunkt: - Den nya organisationen kan skapa förutsättningar att undvika stuprörstänk och att verkställighet av beslut blir mer effektivt 9

10 Budgetprocessen 10

11 Budgetprocessen I kommunallagen finns regler för budgetarbetet. - Kommunstyrelsens ansvar att leda och samordna budgetarbetet Internt i kommunen styrs området framför allt genom följande styrdokument: 1. Styrdokument (fastställt av kommunstyrelsen) Dokumentet ger en tydlig bild hur budgetprocessen ska bedrivas. I kommunstyrelsens uppdrag ingår fastställa direktiv inför förestående budgetprocess (december). Vår granskning kan inte verifiera att styrelsen under år 2014 utfärdat några dokumenterade direktiv. 11

12 Budgetprocessen, forts Vid intervjuer framkommer följande: - Budgeterat årsresultat baserar i alltför hög grad på att kommunen får avkastning från sina bolag. - Stor osäkerhet om kommunens bolag uppnår avkastningskrav - Är det ändamålsenligt att kommunstyrelsen tillika är budgetberedning i den nya politiska organisationen? - På vilken nivå ska kommunfullmäktige fastställa budget för kommunstyrelsen i den nya politiska organisationen? 12

13 Uppföljning och kontroll 13

14 Uppföljning och kontroll I kommunallagen och kommunala redovisningslagen regleras områdena kontroll och rapportering. Av regelverket framgår att kommunstyrelsen har ett särskilt ansvar inom området t ex i fråga om uppsikt och återrapportering till kommunfullmäktige. Internt i kommunen styrs området framför allt genom följande styrdokument: 1. Styrdokument (fastställt av kommunfullmäktige) 2. Reglemente för kommunstyrelsen (fastställt av kommunfullmäktige) Uppföljning och kontroll av ekonomi sker företrädesvis i form av tertialrapporteringar, årsredovisning och internkontrollplan. Vid underskott ska en åtgärdsplan upprättas av förvaltningschef till kommunstyrelsen. 14

15 Uppföljning och kontroll, forts Vad granskning av kommunstyrelsens ansvarsutövande 2014 framkommer följande: - Att styrelsen är aktiv vid andra nämnders underskott men inte gällande sitt eget underskott. - Att andra nämnder åtgärdsplaner inte täcker hela underskott som nämnden upparbetar Vid intervjuer framkommer följande synpunkter: - Att stora brister finns rörande åtgärdsplanerna. Dessa brister är främst att åtgärdsplaner är inte utformat på sådant sätt att de täcker det underskott som finns. - Att det har saknas ett helhetsperspektiv vid upprättade av åtgärdsplaner, där fokus har varit till stor del på den egna verksamheten 15

16 Sammanfattning 16

17 Sammanfattning Kommunen har styrdokument som i hög grad reglerar området ekonomistyrning. Problemet är snarare hur detta interna regelverk tillämpas av organisationen. Förstudien indikerar även att det finns en kultur inom organisationen där ekonomistyrning inte har högsta prioritet. Utifrån genomförd förstudie bedöms följande områden motivera fördjupad granskning: Strategisk styrning i form av ekonomiska och finansiella mål kort och lång sikt Förutsättningar för ekonomistyrning i verksamhetsorganisationen (COSO) Budgetprocessen 17