VALNÄMNDEN. Årsredovisning

Transkript

1 VALNÄMNDEN Årsredovisning

2 Innehållsförteckning 1 Året som gått Sammanfattning av året Viktiga händelser Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Så här styrs kommunen Uppföljning mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Trygg kommun Minskad energianvändning Minskade koldioxidutsläpp Öka valdeltagande Öka valdeltagandet i Europaparlamentsvalet Uppföljning direktiv Direktiv invånardialog Direktiv tillgänglighet av handlingar Uppföljning inriktningar Värdegrund Valfrihet Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer Synpunktshantering Ekonomi med kommentarer Uppföljning driftbudget Uppföljning investeringsbudget Intern kontroll Intern kontroll under året Resultat av genomförda internkontroller Nämndens förbättringsåtgärder Analys Sammanfattande analys Förändringsområden Nämndens årsredovisning 2

3 1 Året som gått 1.1 Sammanfattning av året srapport i miljoner kronor 2013 Intäkter 1,6 Kostnader -4,79-0,13 Netto -3,19-0,13 Budget, netto -0,18 Avvikelse -3,19 0,06 Kommentarer till verksamhet och utfall Avvikelsen mellan året förklaras av att det var valår under. Den positiva budgetavvikelsen förklaras av lägre arvodesutbetalningar än budgeterat. Investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentar till investeringar Budget Avvikelse 1.2 Viktiga händelser Viktiga händelser inom verksamheten är inget valår varför inga händelser ägt rum. Viktiga händelser inom personalområdet Under året har det funnits en valsamordnare på kommunstyrelsens förvaltning. Tjänsten har dock inte varit tillsvidare men uppdraget finns med i den nya organisationen som planerats under och startar 1 april Nämndens årsredovisning 3

4 2 Faktorer i omvärlden som påverkat oss under Vallagen ändrades i vissa delar den 1 januari. Dessa ändringar påverkar valet 2018 och avser exempelvis att partier och kandidater ska förhandsregistrera sig, kommunala bud ersättas med mobila röstmottagare och kraven skärpas när det gäller värdeneutrala lokaler och utbildning av röstmottagare. Nämndens årsredovisning 4

5 3 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndens årsredovisning 5

6 Nämndens årsredovisning 6

7 4 Uppföljning mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur politikerna vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, hänsyn tagen till omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett adresseras en eller flera politiska nämnder. Målen är strategiskt viktiga utvecklingsområden som politiken har prioriterat. De är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns mätningar för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. När vi sedan bedömer måluppfyllelse sker en sammanvägning av utfallen för de kvantitativa mätningarna och en kvalitativ uppföljning som samlas in från nämnderna i samband med delårsrapportering och årsredovisning. Samordning och adressering Det finns alltid en samordnande nämnd med ett särskilt ansvar för varje mål. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder ansvarar för att arbetet med målet samordnas inom kommunen sammanställa vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse följa upp arbetet och göra en samlad analys bidra aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder ansvarar för att arbeta aktivt med att bidra till måluppfyllelse samverka med övriga berörda nämnder Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas som beskriver hur förvaltningen ska arbeta för att bidra till att målen nås följa upp genomförandeplanen och redovisa för nämnden 4.1 Ökat inflytande Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Nöjd inflytande index (NII) Målvärd e Bemötande och tillgänglighet Kommunfullmäktiges formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Mätning 2013 Målvärd e Nämndens årsredovisning 7

8 Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet, index Målvärd e Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.3 Trygg kommun Kommunfullmäktiges formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Mätning 2013 Målvärd e SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.4 Minskad energianvändning Kommunfullmäktiges formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Mätning 2013 Målvärd e Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.5 Minskade koldioxidutsläpp Kommunfullmäktiges formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 7,5% Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar 2013 Målvärd e -6,5% 0,9% 2,6% -7,5% Valnämnden har inte bedrivit någon verksamhet under varför uppföljning av målen inte är möjlig. 4.6 Öka valdeltagande är det inga val. Mätning 2013 Valdeltagarstatistik kommunfullmäktige 88,6% Valdeltagarstatistik landstingsfullmäktige 88,1% Valdeltagarstatistik riksdagsval 90,3% Målvärd e Nämndens årsredovisning 8

9 4.7 Öka valdeltagandet i Europaparlamentsvalet Mätning 2013 Valdeltagarstatistik - 53,59% Målvärd e Nämndens årsredovisning 9

10 5 Uppföljning direktiv Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. 5.1 Direktiv invånardialog Kommunfullmäktiges formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under ska lämnas till Kommunstyrelsen. Mätning Status direktiv Uppnått 5.2 Direktiv tillgänglighet av handlingar Kommunfullmäktiges formulering Kommunen ska förbättra sin digitala informationshantering och bli snabbare på att lämna ut handlingar. För att tydligt trycka på denna utveckling lägger kommunfullmäktige ett direktiv att samtliga nämnder ska uppdatera sina dokumenthanteringsplaner. De uppdaterade dokumenthanteringsplanerna ska vara anpassade till processorienterad informationshantering och tillvarata digitaliseringens möjligheter. Nämnderna ska säkerställa att dokumenthanteringsplanen är känd och förankrad hos dem de berör. Och att dessa personer har den kunskap som krävs för att vi ska ha våra handlingar lätt tillgängliga och att vi följer regelverk för utlämnande av allmänna handlingar. Mätning Status direktiv För uppföljning av detta direktiv se årsredovisningen för kommunstyrelsen. Uppnått Nämndens årsredovisning 10

11 6 Uppföljning inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från. 6.1 Värdegrund Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. Så här arbetar vi med Bitt Se årsredovisningen för kommunstyrelsen. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin. Kommentar Valnämnden har ingen verksamhet som kan konkurrensutsättas. Nämndens årsredovisning 11

12 7 Synpunktshantering och kvalitetsdeklarationer 7.1 Synpunktshantering Kommentaren är vår kommungemensamma process för att fånga upp så många synpunkter som möjligt på vår verksamhet och snabbt åtgärda problem som uppstått för dem vi är till för. Kommentaren ska förenkla för invånarna, våra brukare och andra intressenter att lämna klagomål, förslag till förbättringar eller ge oss beröm. Genom att systematiskt använda inkomna synpunkter kan vi ständigt förbättra våra processer och därmed förbättra förutsättningar för medarbetarna att leverera en god och kostnadseffektiv service. Tillsammans med våra kvalitetsdeklarationer ingår Kommentaren i ett system för ständiga förbättringar. Inkomna synpunkter Fördelning av inkomna synpunkter Klagomål 0 Beröm 0 Förslag till förbättring 0 Totalt antal inkomna synpunkter 0 Varav anonyma 0 Varav politiska 0 Antal obesvarade 10 dgr efter besked om mottagande 0 Flest synpunkter får vi om Nämndens årsredovisning 12

13 8 Ekonomi med kommentarer 8.1 Uppföljning driftbudget Budgetavräkning nämndbudget Uppföljningsnivå Bokslut Budget Bokslut Avvikelse Intäkter Kostnader Summa Kommentarer Avvikelsen mellan året förklaras av att det var valår under. Den positiva budgetavvikelsen förklaras av lägre arvodesutbetalningar än budgeterat. 8.2 Uppföljning investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Bokslut Årsbudget Bokslut Avvikelse Löpande årliga investeringar Utgifter Övriga investeringar Inkomster Utgifter Netto Kommentarer Specifikation projekt Specifikation projekt > 5 Mkr (belopp i tkr) Proj nr Text Processläg e tom Årsbudget Bokslut Avvikelse Summa projekt >5 Mkr Processläge: B = behovsanalys G = genomförande Kommentarer F = förstudie P = projektering U = uppföljning/projektavslut Nämndens årsredovisning 13

14 9 Intern kontroll 9.1 Intern kontroll under året 9.2 Resultat av genomförda internkontroller Valnämnden följer kommunstyrelsens plan för intern kontroll, i den mån den är anpassningsbar till nämndens område, se kommunstyrelsens årsredovisning. 9.3 Nämndens förbättringsåtgärder Verksamhetsområden Valnämnden följer kommunstyrelsens plan för intern kontroll, i den mån den är anpassningsbar till nämndens område, se kommunstyrelsens årsredovisning. Ekonomiområden Valnämnden följer kommunstyrelsens plan för intern kontroll, i den mån den är anpassningsbar till nämndens område, se kommunstyrelsens årsredovisning. Nämndens årsredovisning 14

15 10 Analys 10.1 Sammanfattande analys Eftersom inte har varit ett valår har nämnden inte bedrivit någon verksamhet. Nämnden har haft fyra sammanträden Förändringsområden Nämndens årsredovisning 15

16 Kungsbacka