Revisionsrapport Styrning och uppföljning av tillväxtenheten

Transkript

1 Sida 1(1) Datum Revisionen Till: Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Styrning och uppföljning av tillväxtenheten KPMG har på uppdrag av kommunens revisorer genomfört en granskning avseende rutinerna för styrning och uppföljning av tillväxtavdelningen för att säkerställa att kommunens mål för de olika verksamheterna inom avdelningen uppnås. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 28 februari Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. Med vänliga hälsningar Bertil Wiklund Ordförande Postadress Revisionen Kramfors E-post kramfors.kommun@kramfors.se Besöksadress Torggatan 2 Telefon Fax Hemsida Organisationsnr

2 Styrning och uppföljning av tillväxtavdelningen Rapport Offentlig sektor - kommuner och landsting KPMG AB 21 nov 2013 Antal sidor: 11

3 Innehåll 1. Sammanfattning 2. Bakgrund 3. Syfte 4. Avgränsning 5. Revisionskriterier 6. Ansvarig nämnd 7. Metod 8. Uppdragsorganisation 9. Organisation 10. Styrdokument 10.1 Verksamhetsplan för kommunstyrelsen Handlingsplan för näringslivsarbete 10.3 Övriga styrdokument 11. Uppföljning 12. Mål och resurser

4 1. Sammanfattning Vi har på uppdrag av s revisorer granskat tillväxtavdelningen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Tillväxtavdelningen är kommunstyrelsens resurs för framåtsyftande planering och samverkan för att hantera frågor som rör näringsliv, livsmiljö, fritid, men också väl fungerande basverksamheter som kollektivtrafik, utbildning och omsorg. Tillväxtavdelningen är organiserad i tre enheter med ansvar för: Näringslivsfrågor Kommunikationsfrågor & kundtjänst Vuxenutbildning Avdelningen arbetar även med översiktsplanering och kollektivtrafik samt med verksamhet avseende överförmyndarnämnden. s revisorer har bedömt att det finns en risk för svårighet med att styra och följa upp en verksamhet som hanterar så många olika områden. Tillväxtavdelningen sorterar under ett utskott i kommunstyrelsen. Den är organiserad i tre enheter för närvarande och innehåller näringslivsenheten, kommunikationsenheten och vuxenutbildningsenheten. Organisationen är föremål för utredning och kommer troligen att förändras från och med år Trots den förestående omorganisationen rekommenderar vi att de förslag till förbättringar och kritik som framkommer i denna rapport tas i beaktande i kommande organisation. I huvudsak utgörs styrdokumenten av budget. I denna finns uppdrag för respektive avdelning inom kommunstyrelsens ansvarsområde. För näringslivsenheten inom tillväxtavdelningen finns även en handlingsplan. I övrigt finns servicegarantier, reglementen och andra policydokument. Uppdragen följs upp i delårsbokslut per augusti. Vi rekommenderar att uppdragen utifrån målen för de olika förvaltningarna inom kommunstyrelsens ansvarsområde struktureras för att tydliggöra för vilken avdelning målen riktar sig till och underlätta överblicken av desamma. Vi rekommenderar att det presenteras en bättre ekonomisk analys av de avvikelser som finns i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Uppföljning löpande under året sker genom att tillväxtutskottet informeras vid sina sammanträden där rapporter över pågående och avslutade uppdrag lämnas. Tillväxtutskottets protokoll delges kommunstyrelsen. I övrigt sker uppföljning i de två delårsboksluten samt i årsredovisningen. Vår uppfattning är att dokumentationen kring uppföljningarna är bristfällig. Om dokumentationen är bristfällig är det svårt för medborgarna att få inblick i hur kommunen sköter sina verksamheter. 1

5 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har på uppdrag av s revisorer granskat Tillväxtavdelningen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Tillväxtavdelningen är kommunstyrelsens resurs för framåtsyftande planering och samverkan för att hantera frågor som rör näringsliv, livsmiljö, fritid, men också väl fungerande basverksamheter som kollektivtrafik, utbildning och omsorg. Tillväxtavdelningen är organiserad i tre enheter med ansvar för: Näringslivsfrågor Kommunikationsfrågor & kundtjänst Vuxenutbildning Avdelningen arbetar även med översiktsplanering och kollektivtrafik samt med verksamhet avseende överförmyndarnämnden. s revisorer bedömer att det finns en risk för svårighet med att styra och följa upp en verksamhet som hanterar så många olika områden. Syftet med granskningen har varit att bedöma rutinerna för styrning och uppföljning av tillväxtavdelningen för att säkerställa att kommunens mål för de olika verksamheterna uppnås. Granskningen har därför primärt inriktat sig på om det finns tillfredsställande styrdokument för tillväxtavdelningen. om rutinerna för att följa upp verksamheten är ändamålsenliga. om mål och resurser är anpassade till varandra. 4. Avgränsning Inom tillväxtenheten finns även överförmyndarnämndens handläggare. Överförmyndarnämndens verksamhet har inte ingått i denna granskning. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Interna regelverk och policys 2

6 6. Ansvarig nämnd Granskningen avser tillväxtenheten som styrs och följs upp av tillväxtutskottet som är en del av kommunstyrelsen. Rapportens saklighetsgranskning har administrerats av Conny Eriksson, för kommunens räkning. 7. Metod Granskningen har genomförts genom Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker 8. Uppdragsorganisation Granskningen har genomförts av Göran Andersson, seniorkonsult. 3

7 9. Organisation Tillväxtavdelningen leds politiskt av ett utskott inom kommunstyrelsen. Den består av tre avdelningar; 1) Näringslivsenheten 2) Kommunikationsenheten 3) Vuxenutbildningsenheten En ny organisation för kommunledningsförvaltningen är för närvarande under utarbetande, och målet är att den nya organisationen ska börja gälla från årsskiftet. Kommentar Då en ny organisation är under utarbetande finner vi ingen anledning att kommentera nuvarande. 4

8 10. Styrdokument De styrdokument som finns för tillväxtavdelningen är 1) Verksamhetsplan för kommunstyrelsen Fastställd KS ) Näringslivsarbete - handlingsplaner. Ett dokument som tagits fram i enlighet med Verksamhetsplan för kommunstyrelsen 2013, uppdrag nr 17 (se kap 10.1 nedan). Övriga styrdokument är servicegarantier, informationspolicy (antagen av kommunfullmäktige ), reglemente för tillväxtutskottet och projektdirektiv för arbetet med kundtjänsten Kom in Verksamhetsplan för kommunstyrelsen 2013 Verksamhetsplanen för kommunstyrelsen utgår från de av kommunfullmäktige fastslagna kommungemensamma målen som gäller för alla nämnder. Nämnderna i Kramfors har sedan i uppdrag att konkretisera de kommungemensamma målen till uppdrag för olika avdelningar inom respektive nämnds ansvarsområde. Utöver de kommungemensamma målen ger kommunfullmäktige riktade mål för kommunstyrelsens olika verksamheter. De omsätts till uppdrag till de olika avdelningarna inom kommunstyrelsens verksamhetsområden. Kommentar Totalt har kommunstyrelsen angett 29 uppdrag till avdelningarna. Strukturen är som nedan. De kommungemensamma målen bryts ner till konkreta uppdrag till avdelningarna, vilket är bra. Däremot blandas uppdragen till olika avdelningar i kolumnen Uppdrag till avdelningarna. Det blir otydligt. Vi rekommenderar att strukturen görs tydligare så att samtliga uppdrag rörande t.ex. tillväxtavdelningen samlas i ett sjok, samtliga uppdrag rörande tekniska samlas i ett sjok, etc. Fokusområde Övergripande mål Kommuninvånarna är nöjda med möjligheten att påverka Mål alla nämnder 8. Medborgarna upplever att de har inflytande över kommunens verksamhet. Mät i medborgarundersökningen (NII). Årsmålet är 40. Resultat 2011 var Kommunen gör det möjligt att medborgarna att delta i kommunen utveckling. Mäts i egen mätning i KKiK. Uppdrag till avdelningarna 15. Genomföra tre medborgardialoger. Planeringen av ämnen för dialogerna och typen av möte görs senare. Till KLA. 16. Ordna minst två tillfällen när allmänheten kan chatta med politiker. Till KLA. 5

9 Företagsklimatet är gott Årsmålet är 40. Resultatet 2011 var Företagarna ska vara nöjda med företagsklimatet i kommunen. Mäts genom extern mätning i KKiK. Årsmålet är 67. Resultatet 2011 var 67. Nästa mätning görs Ta fram en plan för att stärka det lokala företagandet. Till tillväxtavdelningen. 18. Öka kunskapen inom den kommunala organisationen så att företagen upplever att de får bättre service. Till tillväxtavdelningen. Tabell: Exempel på mål och uppdrag i kommunstyrelsens verksamhetsplan Handlingsplan för näringslivsarbete En handlingsplan för att förbättra näringslivsklimatet har tagits fram med både kortsiktiga och långsiktiga mål. Utifrån kommunstyrelsens riktlinjer för att erhålla ett gott näringslivsklimat i har näringslivsenheten i sin handlingsplan ställt upp höga mål. Kommunstyrelsens riktlinjer är; Fastställa och genomföra program för kommunens företagskontakter. Arbeta för bättre placering på Svenskt Näringslivs rankinglista. Verka för ett ökat nyföretagande i kommunen. Förbättra förutsättningarna för lokala företag att lämna in anbud vid upphandlingar. Verka för att företagen erbjuds bra utbildning så att de har rätt kompetens och därmed blir konkurrenskraftiga. Med anledning av detta har näringslivsenheten angivit följande målsättningar; Vi ska fram till 2015 ha stigit 100 platser i Svenskt Näringslivs ranking (normen är placeringen 2011) Fram till 2020 ska vi ha det bästa näringslivsklimatet i Västernorrland. Innan 2025 ska vi ha det bästa näringslivsklimatet i Norrland. 6

10 och följande handlingsplan; Identifiera och ge möjligheter till tillväxt Stimulera nyföretagande Förenkla processen mellan företagare och kommunens service Utökat samarbete med andra aktörer Kommentar har under många år haft en minskande befolkning. Det är bra att kommunstyrelsen satsar på att främja näringslivets utveckling. Handlingsplanen innehåller bra intentioner, men bör konkretiseras med tydligare aktiviteter i syfte att leda till att målen i handlingsplanen uppnås. Detta är något att ta med sig inför den nya organisationen som ska gälla från Övriga styrdokument I samband med start av denna granskning efterfrågade vi samtliga relevanta styrdokument för tillväxtavdelningen. Övriga dokument utöver Verksamhetsplan för kommunstyrelsen och Handlingsplan för näringslivsarbete, d.v.s. servicegarantier, informationspolicy (antagen av kommunfullmäktige ), reglemente för tillväxtutskottet och projektdirektiv för arbetet med kundtjänsten Kom in, blev vi uppmärksammade på i samband med saklighetsgranskningen. Vi har således inom ramen för denna granskning inte undersökt efterlevnaden av dessa. 11. Uppföljning Tillväxtavdelningen följs upp av kommunstyrelsen och fullmäktige. Det ska göras i de två delårsboksluten samt i årsredovisningen. Dessutom informeras tillväxtutskottet vid sina sammanträden där rapporter över pågående och avslutade uppdrag lämnas. Tillväxtutskottets protokoll delges kommunstyrelsen. Delårsrapport innehåller inte någon uppföljning av tillväxtavdelningen i verksamhetsberättelsen för kommunstyrelsen. Det konstateras dock att tillväxtenheten prognostiserar ett underskott på 4,6 miljoner kronor, varav 2,6 miljoner kronor för vuxenutbildningen och 2 miljoner kronor för näringslivsenheten. Vuxenutbildningen går minus på grund av lägre intäkter till följd av Mittuniversitetets beslut att minska utbildningslängden på alla Träakademiens utbildningsinriktningar från 3 till 2 år. Varför näringslivsenheten prognostiserar ett underskott på 2 miljoner kronor förklaras inte. 7

11 I delårsrapport konstateras att arbetet med att förbättra företagsklimatet är igång. Prognosen för det ekonomiska resultatet har förbättrats från minus 4,6 miljoner kronor i delårsbokslut ett till minus 3,8 miljoner kronor. Den uppföljning som dokumenteras i delårsuppföljningen är på följande fyra rader: En trolig avvikelse är beräknad till tkr. Det mesta härrör sig från kostnader från kollektivtrafiken, nämligen tkr. Det här är kända siffror. När det gäller de kvarstående tkr är det på vuxenutbildningen, men även de är siffror som tidigare var kända. Mycket härrör runt Träakademien. Kommentar I delårsrapport per april redovisas enligt kommunens regelverk inga målutfall utan endast ekonomi. I delårsrapport per augusti redovisas målutfall och ekonomi. Redovisning av verksamheten i form av information vid tillväxtutskottets sammanträden är bra. Redovisningen av det ekonomiska utfallet i samband med delårsrapportering bedömer vi vara bristfällig. Den är dessutom svårt att följa då strukturen i uppställningen inte följer organisationsutformningen (se avsnitt 9). Tabellen nedan är ett utsnitt från kommunstyrelsens delårsbokslut per augusti som sedan ligger till grund för delårsrapport för kommunen som helhet. I texten redovisas ett prognostiserat underskott på kkr, men i tabellen redovisas -800 kkr. Skillnaden utgörs av ett resurstillskott enligt KS 65, vilket i så fall också skulle finnas med i prognoskolumnen längst till höger. Siffrorna stämmer helt enkelt inte och text och siffror stämmer heller inte med varandra. I kommunens delsårsbokslut redovisas en prognos för tillväxtenheten på kkr. Det är alltså inte samma siffror. Vi rekommenderar att en mer analytisk presentation av det ekonomiska resultatet görs i delårsrapporterna. Uppgifterna finns på olika håll och i olika dokument, men det blir svårt att få en överblick. Många av de mål och uppdrag som anges i verksamhetsplanen är svåra att följa upp rent kvantitativt. Flera av uppdragen handlar om att ta fram planer av olika slag. Uppföljningen resulterar då i delårsrapporteringen att arbete pågår, eller arbete har påbörjats, eller arbetet har ännu inte påbörjats och i något fall arbetet är genomfört. För att få en något mer utförlig bild av hur uppdragen fortlöper rekommenderar vi en något mer utförlig uppföljning i form av text, utöver de fyra rader som vi återfinner i delårsrapport Skriftlig dokumentation är 8

12 viktig i uppföljningen för att medborgarna ska kunna ta del av hur de kommunala verksamheterna sköts. 12. Mål och resurser De flesta av de mål som anges för tillväxtavdelningen i budget och uppföljningar är inte av karaktären att de kräver pengar. Tillväxtavdelningen prognostiserar ett underskott, men det beror till största delen på oförutsedda händelser. Kommentar De ekonomiska underskotten beror till stor del på oförutsedda händelser. Att Mittuniversitetet skulle dra ner utbildningarna från tre till två år var inte känt när budgeten beslutades för Att länstrafiken skulle dra ner på antal linjer och att kommunen därför varit tvingad att öka busstrafiken var heller inte känt vid beslutet om budgeten Därmed skulle vi kunna säga att mål och resurser korrelerar med varandra. Åtminstone kan vi säga att det fanns tillräckligt med pengar i budgeten, tills detta skedde. Men vi kan utifrån denna granskning inte uttala oss om resurserna är tillräckliga eller inte. För att kunna göra det måste vi göra en bedömning om verksamheten bedrivs effektivt eller inte. Det har inte denna granskning syftat till att göra. KPMG, dag som ovan Göran Andersson Seniorkonsult 9