Skriv här en benämning på det tänkta projektet eller förslag till projektnamn.

Transkript

1 PROJEKDIREKTIV 1 (7) Projektnamn: Skriv här en benämning på det tänkta projektet eller förslag till projektnamn. Delprojekt: transport av medier Planen för transport av medier är ett av sex delprojekt i det övergripande projektet Ett bibliotek Projektets sex delar: 1. Upphandling av system och portal, implementering av system 2. Bibblo.se, implementering av innehåll och organisation av ny portal 3. Transport av medier 4. Avtal om mediehantering (regler, avgifter, policy) 5. Bibliografisk service (avtal, skötsel) 6. Kommunikation Projektägare: Skriv här Projektägarens namn. Projektägaren ska vara den person som företräder den organisation/enhet som finansierar projektet. 14 kommunbibliotekschefer + länsbibliotekschefen. 1. Grundläggande information 1.1. Bakgrund Ge en kort beskrivning av bakgrunden till hur idén uppstod och beskriv kortfattat tanken och visionen med själva idén. I anslutning till beslutet om Ett bibliotek 2013 går alla bibliotek i länet ihop till en enhet med ett gemensamt mediebestånd. Medborgarna får fritt låna och återlämna medier enligt beslut i chefsgruppen på det bibliotek som passar bäst utifrån kundernas egna behov Verksamhetsstrategi Beskriv hur projektet förhåller sig till och stöder verksamhetens strategi och planer. Hitta ett bra sätt att förflytta bibliotekens medier mellan biblioteken i länet utifrån kundernas behov.

2 PROJEKDIREKTIV 2 (7) 2. Mål och Verksamhetsnytta 2.1. Verksamhetsnytta/nyttoeffekt Beskriv förväntade effekter av projektet. Exempelvis effektivisering, minskade kostnader, förbättring av verksamheten eller annan nyttoeffekt. Medborgarna får ett större utbud och ökad tillgång till medier Medborgarna kan fritt välja vilket folkbibliotek man hämtar och återlämnar på Mindre bibliotek kan erbjuda medier man normalt inte brukar köpa in Bibliotek med specialinriktning blir tillgängliga för alla 2.2. Projektmål Beskriv det förväntade, mätbara resultatet som ska föreligga vid projektets leverans. Projektmålet ska vara specifikt för projektet, mätbart, realistiskt och tidsatt. Ett internt arbetsdokument med en logistikplan för transporter av medier mellan biblioteken i länet skall tas fram samt en kravspecifikation för avtal av dessa transporter. Arbetsgruppen lämnar förslag till chefsgruppen på vilken kommun som ska teckna ett tillfälligt avtal 1+1 år. Vem som tecknar avtalet bör lyftas och diskuteras vid ett chefsmöte då en helhet ges om vilka avtal som skall tecknas inom hela projektet Ett bibliotek Arbetsgruppen tar fram en mall innehållande mätfaktorer för att kunna genomföra uppföljningen av transporter efter 1,5 år. Ta fram förslag på kostnadsfördelning. Kontakta Luleå UB för ev. samordning. Gemensam målsättning och organisation av packning av medier skall tas fram. Varje enskild kommun har sammanställt sin packningsorganisation och beräknat ungefärlig tid/vecka. Även förslag på hur arbetet ska organiseras 2013 ska lämnas. Detta skall vara klart 1 september 2012.

3 PROJEKDIREKTIV 3 (7) 3. Krav på projektet 3.1. Förutsättningar Indikera vilka förhållanden och villkor som råder för projektet och som inte är påverkbara. Vi ser inga förhållanden som inte är påverkbara. Vid eventuella frågor så tar samordnaren kontakt med projektledaren som i sin tur vidarebefordrar frågan till styrgruppen. Ev miljöpolicy bör beaktas Avgränsningar För att kunna klargöra omfattningen av projektet och undvika framtida oklarheter gällande projektets ambitionsnivå och ansvar, måste man specificera vad som ska ingå och vad som inte ska ingå i projektet. Projektets uppgift är att ta fram ett förslag till logistikplan för transporter, kravspecifikation för avtal, kostnadfördelning, tidplan. Även förslag på hur arbetet ska organiseras 2013 ska lämnas. Detta skall vara klart 1 september Ett bibliotek i respektive kommun skall vara mottagare/avsändare av medier. Respektive kommun anger vilket detta bibliotek är. Delprojektet ska inte undersöka vilka kostnadsförändringar det innebär för respektive kommun utan denna fråga behandlas först när verksamheten pågått i ett år. Ansvar för transportbudgeten ligger hos cheferna. Arbetsgruppen utgår från dokumentet regler och avgifter. 4. Kopplingar till andra projekt, system och verksamheter Beskriv kopplingar och beroenden till andra projekt, objekt, system och/eller andra förhållanden utanför projektets mandat som kan påverka projektets resultat. T.ex. Finns någon koppling/integration mot annat system, behövs någon form av utdata/uppföljning från ett nyinfört system? 1. Transportfrågan är beroende av att upphandlingen av gemensam katalog är genomförd och att den finns i drift. 2. Transportfrågan är också beroende av mediegruppens arbete och det regelverk som kommer att gälla. 3. Ev samordning med Luleå UB.

4 PROJEKDIREKTIV 4 (7) 5. Tidplan Beskriv en grov tidplan för projektet med hänsyn till färdigdatum för hela projektet. Gemensam målsättning och organisation av packning av medier skall tas fram. Varje enskild kommun har sammanställt sin packningsorganisation och beräknat ungefärlig tid/vecka. Materialet skall vara klart Målsättning och organisation av transportlogistiken (av medier) samt förslag på kostnadsfördelning skall vara klar Senarelagt för att gruppen ska kunna planera tillsammans med leverantören. Kravspecifikation angående gemensamma transporter skall vara framtagen till chefsmötet 23/2 som ett underlag för avtal. Tidigarelagt för att kunna tas upp på februarimötet. Arbetsgruppen lämnar förslag till chefsgruppen på vilken kommun som ska teckna ett tillfälligt avtal 1+1 år. Vem som tecknar avtalet bör lyftas och diskuteras vid ett chefsmöte då en helhet ges om vilka avtal som skall tecknas inom hela projektet Ett bibliotek 2013, klart Förslag till mall för utvärdering klar Tidigarelagt. Avtal om gemensamma transporter skall vara klart Tidigarelagt för att gruppen ska hinna planera tillsammans med leverantören. Avtal om gemensamma transporter skall vara undertecknat senast Även förslag på hur arbetet ska organiseras 2013 ska lämnas. Detta skall vara klart 1 september Transporter påbörjas januari Ovanstående ändringar beslutade av styrgruppen Budget 6.1. Projektkostnader Ta fram en grov kostnadsbudget för hela projektet enligt mall för Kostnadsram.(inkluderar såväl investering, implementering samt tillkommande förvaltningskostnader). Ta fram en grov uppskattning för vilka kompetenser (med tidsåtgång) som kan behövas för hela uppdraget/projektet.

5 PROJEKDIREKTIV 5 (7) Tidsåtgång: 2tim/vecka och person till att börja med. Skulle behov om fler timmar uppstå, så tar samordnaren kontakt med projektledaren som i sin tur tar kontakt med styrgruppen. Tidsåtgången är svårberäknad och en kontinuerlig dialog behövs mellan styrgrupp, projektledaren och arbetsgrupperna Projektfinansiering Beskriv hur projektet finansieras och av vem. Folkbiblioteken avsätter personaltid till arbetsgruppen gällande transporter av medier. 7. Risker och möjligheter Beskriv här de övergripande risker som identifierats för genomförandet av projektet 1. Ökad tillgång till medier Risk: Inte ökad tillgång till medier i den grad som önskas pga att transporter och logistik inte fungerar som det skall. Möjlighet: Ökad tillgång av medier 2. Packning av medierna Risk: Att biblioteken inte har personalresurser att avsätta i tillräcklig mängd för packning. Möjlighet: Ökning av medier till våra kunder. 3. Slitage av medier Risk: Att våra medier slits av transporter och att vi därför kommer att i högre grad lägga medieanslag på att ersätta slitna medier. Möjlighet:

6 PROJEKDIREKTIV 6 (7) 8. Överlämnande Beskriv var och hur nyttoeffekterna av projektets resultat ska hanteras. Ange hur överlämnande av projektets resultat ska gå till och vem som är ansvarig för att hämta hem nyttan, vem ansvarar för drift och underhåll, implementering och förvaltning. - Gemensam målsättning och organisation av packning av medier skall tas fram. Varje enskild kommun har sammanställt sin packningsorganisation och beräknat ungefärlig tid/vecka. Materialet skall vara klart Målsättning och organisation av transportlogistiken (av medier), en logistikplan samt förslag till kostnadsfördelning skall vara klar Senarelagt, se tidplan ovan. Dessa två dokument presenteras av arbetsgruppen för chefsgruppen februari respektive november Chefsgruppen tar ett formellt beslut om godkännande av dessa dokument. Därefter tas en kravspecifikationen fram och presenteras för chefsgruppen under första kvartalet Chefsgruppen tar beslut om godkännande av denna kravspecifikation. Arbetsgruppen tar fram ett underlag för ett tillfälligt (1+1-års) avtal om transporter. Arbetsgruppen arbetar fram en mall innehållande mätfaktorer för att kunna genomföra uppföljningen av transporter efter 1,5 år. 9. Referenser och bilagor Specificera alla dokument som det är hänvisat till i Projektdirektivet. Det kan vara politiskt beslut, beslutsprotokoll, förstudierapport, idébeskrivning, projektbudget mm. Se Regler och avgifter för Biblioteken i Norrbotten. Bibliotek 2013

7 PROJEKDIREKTIV 7 (7) 10. Projektorganisation Styrgrupp Ange vilka som du anser bör ingå i projektets styrgrupp. Beslutet tas av projektets ägare. I styrgruppen ska ingå personer som har befogenhet att besluta om projektets styrning och som kan förse projektet med resurser och ledningsstöd. Styrgruppen har ansvar för att projektet ges förutsättningar att uppnå förväntat resultat. Lena Lundberg Vesterlund, Carina Salomonsson, Detlef Barkanowitz, Jan-Olof Frank, Marita Mattsson Barsk 11. Arbetsgrupp Hilkka Horsma, Gällivare (samordnare) Katarina Wasberg, Luleå ersatt av Ann-Christin Cruuka, Luleå. Ulla-Greta Johansson, Kalix Eva Lidström, Länsbiblioteket Helén Esberg, Piteå