Digitalisering av boknings- och bidragsprocesser (DBoB) Direktiv Version 1.1

Transkript

1 Digitalisering av boknings- och bidragsprocesser (DBoB) Version 1.1

2 Versionshantering Datum Version Beskrivning Ändrat av Uppdragsdirektiv e-tjänst föreningsbidrag Rebecca Amiri Reviderat Rebecca Amiri Reviderat Pia Witting Reviderad punkt (Nyttor), 4.1 (Målgrupp), 5.3 (Tidsram) 5.4 (Finansiering) Katarina Öryd/Pia Witting Innehåll 1. Syfte med dokumentet 3 2. Bakgrund Vad innebär nya digitaliseringsprocesser? 3 3. Mål Effektmål Nyttor som verksamheten ska uppnå 4 4. Intressenter Målgrupp 5 5. Förutsättningar för projektet Omfattning Avgränsningar Tidsram Finansiering Projektets prioritering Övriga förutsättningar 7 6. Relationer till andra projekt och aktiviteter 7 7. Projektorganisation Projektägare Styrgrupp Projektledare 8 8. Bilagor och referenser Sida 2 (9)

3 1. Syfte med dokumentet Projektägaren ger projektledaren förutsättningar för projektet. Projektägaren äger direktivet som i praktiken motsvarar en beställning till projektledaren. 2. Bakgrund År 2007 påbörjade Idrotts- och föreningsförvaltningen i Göteborgs Stad arbetet med att digitalisera sina boknings- och bidragsprocesser. När detta arbete var klart följde Kulturförvaltningen och Social Resursförvaltning med in i samma lösning. Andra kommuner visade intresse och år 2013 började Göteborg, Umeå och Malmö ett samarbete för att modernisera ytterligare och ta fram en gemensam kravspecifikation. När de såg att intresset från andra kommuner var stort knöt de SKL till sig år År 2016 går SKL ut med erbjudande till alla kommuner att delta. Ett lokalt initiativ har vuxit och blivit nationellt tillsammans med SKL. April - oktober 2015 omformades den kravspecifikation för boknings- och bidragslösningar som nu ligger till grund för den nationella upphandling som nu pågår. I denna process involverades ett 50-tal kommuner genom en workshopdag. November februari 2016 har ägnats åt att förbereda upphandlingen dels genom att fördjupa delar av underlaget och dels genom att undersöka alternativa upphandlingsformer. Under hela perioden har även aktiviteter genomförts för att bredda projektet till att omfatta flera kommuner. Under 2016 har projektet haft en dialog med kommunerna. En grov systemarkitektur har arbetats fram och stämts av i flera leverantörsdialoger, både i grupp och enskilt. I slutet av året påbörjades upphandlingen. Bokning- och bidragslösningen tas fram i ett samarbete mellan 197 (juni 2017) deltagande kommuner, SKL och SKL Kommentus Inköpscentral. Av de 197 kommuner är 15 stycken pilotkommuner varav Göteborg är en. Detta är ett projekt som berör många förvaltningar i Göteborgs Stad på olika sätt. I det perspektivet fördes en dialog om att projektet och kommande tjänst blir kommungemensam och ska levereras av Intraservice. I dialog mellan Idrotts- och föreningsförvaltningens förvaltningschef och Intraservices förvaltningschef flyttades projektet till Intraservice som gör en omstart i oktober Vad innebär nya digitaliseringsprocesser? Den digitala förändringen och ny teknik påverkar organisationens alla delar och ger stora utvecklingsmöjligheter. För att nå full effekt i dessa projekt måste ledare och medarbetare vara med på tåget och ha en samsyn kring vart organisationen är på väg, vilka nyttor och mål som digitaliseringen skall bidra till Sida 3 (9)

4 3. Mål Ofta hamnar fokus på tekniken i sig, när förändringen egentligen handlar om förändringar i verksamheten och sättet att arbeta där ledar- och medarbetardialog, delaktighet och engagemang, är nyckeln till att lyckas. Projektet ska stödja berörda förvaltningar i Göteborgs stad vid deras införande av nya digitaliserade boknings-och bidragsprocesser. Målsättningen är att ge de berörda förvaltningarna de bästa möjliga förutsättningarna för att driva sina lokala förändringar och smidigt koppla ihop sitt uppdrag och nya arbetssätt med den kommande tekniska lösningen. Förvaltningarna ska i och med detta uppnå den effektivisering de önskat i delaktighet med sin organisation. Föreningar, boende, besökare och företag använder de nya digitaliserade tjänsterna. Gemensam handlingsplan har använts vid införandet av den digitaliserade bokningsoch bidragslösningen. Med handlingsplan menar vi det som syftar till att förankra, skapa delaktighet, nyttovärdera, processkartlägga med mera för att förändra arbetssätten. Projektet har givit stöd inför det tekniska införandet av boknings- och bidragslösningarna med hjälp av de metoder som projektet tagit fram. Projektet har definierat vilka tjänster som ska levereras och överlämnas till förvaltning En organisation för tjänsteförvaltning har skapats. 3.1 Effektmål Det är enklare för föreningar, boende, besökare och företag att boka kommunala lokaler, anläggningar samt att söka bidrag. Lokaler och anläggningar utnyttjas effektivare på grund av att det är enklare att boka genom självservice En öppnare och mer transparant beslutsprocess för de som söker bidrag eller bokar lokaler och anläggningar. Boknings- och bidragsprocesserna är effektivare både för boende, besökare, föreningar och företag samt för den kommunala förvaltningen Nyttor som verksamheten ska uppnå Projektet kommer att ta fram en plan för att beskriva nyttorna och hur de skall realiseras. Nyttorna kommer att vara styrgruppens verktyg för prioriteringar och målstyrning Sida 4 (9)

5 4. Intressenter Projektet kommer att arbeta med intressentanalys. 4.1 Målgrupp Föreningslivet, boende, (besökare) och företag Handläggare för bokningar och bidrag Chefer för verksamheter där kultur- och fritidsbidrag och bokningar hanteras samt inom områdena funktionshinder, socialt arbete och sociala företag. Förutom målgruppen finns intressenter inom Konsument- och medborgarservice, Stadsledningskontoret samt tjänsteförvaltningen på Intraservice. 5. Förutsättningar för projektet 5.1 Omfattning Att arbeta med de processer och verksamheter som innefattar den gemensamma kravspecifikationen för SKL projektet (se bilaga) 5.2 Avgränsningar De nedanstående uppdragen skall tas särskild hänsyn till under projektet och en samverkan etableras. Förmedlingstjänst för lokaler i staden (IOFF). Policy och riktlinjer samt förmedlingstjänst avseende lokalförhyrningar till föreningslivet SLK processledningsteam för övergripande bidragsprocesser (PDF) Nya riktlinjer för bidragsgivning Göteborgs Stad (Ej beslutad 2017) Uppdrag som ägs av HIGAB: Hyresprinciper för föreningsliv och kulturverksamheter (Cornelia Lönnroth, HIGAB) (arbete pågår) 5.3 Tidsram SKL har förändrat tidsram och arbetssätt för det nationella projektet per januari Redan i oktober 2018 planerar Göteborgs Stad att vara en utvecklingskommun under förutsättning att överenskommelse med SKL kan ske. Det nya arbetssättet innebär i stort att vi tillämpar ett agilt arbetssätt. Vilket innebär att vi arbetar i en stegvis utveckling som testas, analyseras och förbättras löpande. Arbete sker i samverkan med leverantörer och SKL. Formerna för detta arbetssätt är under framtagande av SKL. Projekttiden beräknas från 1 januari 2018 till och med Sida 5 (9)

6 5.4 Finansiering Projektet kommer att arbeta med nyttorealisering. Den framtida kostnaden för det tekniska systemet och ramavtalet kan inte beräknas i nuläget då upphandlingen på SKL inte är klar. Kostnadsram är tkr för perioden och finansieras delvis genom tjänsteplan kultur och fritid Kostnad för vidmakthållande uppstår troligtvis först under nästkommande tjänsteplan. Digitalisering av bokning- och bidragsprocesser (DBoB) Projektkostnader i tkr Kostnad för vidmakthållande uppstår troligtvis först under nästkommande tjänsteplan Föreslagen finansieringsprincip för 2018: Projektkostnader som uppstår under 2018 finansieras av de berörda förvaltningarna i projektet. Kostnaderna fördelas enligt nedan: Kulturförvaltningen 275 Tkr Idrotts- och föreningsförvaltningen 350 Tkr Social resursförvaltningen 275 Tkr SDF 600 Tkr Fördelningen inom SDF föreslås ske enligt resursfördelningsmodellen SUMMA: tkr Resursspecifikation 2018 Resurs Kalkyl 2018 Projektledare ca 50% 12 mån, 960 h (med stöd av delprojektledare lokalt) Kommunikatör centralt 20% (med stöd av berörda förvaltningars kommunikatörer) 20% 12 mån, 384 h Kommunikationsmaterial Nyttovärderare 160 h Processledare 200 h Arkitekt samt övrig IT spetskompetens ca 688 h Totalt kr kr kr kr kr kr kr Sida 6 (9)

7 5.5 Projektets prioritering Riktlinjer för projektets prioritering inför eventuella vägval är: 1. Kvalitet 2. Kostnad 3. Tid Kvalitet Kostnad/resurser Tid 5.6 Övriga förutsättningar Göteborg stads projektstyrningsmodell, nyttorealiseringsmodell och övriga, av Göteborgs Stad beslutade metoder för förändringsledning skall användas. Övriga förutsättningar: Resurser finns tillgängliga på Intraservice och övriga, i projektet berörda förvaltningar. Tydlig ansvarsfördelning finns mellan Intraservice, Konsument och medborgarservice, Stadsledningskontoret och verksamheterna. 6. Relationer till andra projekt och aktiviteter Se under rubrik 5.1 avgränsningar. 7. Projektorganisation 7.1 Projektägare Projektägare är Håkan Sundqvist med tf. Katarina Öryd under 2018 Representera projektet i den nationella styrgruppen på SKL och ytterst ansvarig för kommunikationen mellan projektet och SKL. Inneha det yttersta ansvaret för projektets resultat Ansvara för projektets mål, ekonomiska ramar samt att resurser tilldelas projektet Utse medlemmar i styrgrupp Vara ordförande i styrgrupp Sida 7 (9)

8 Besluta i enlighet med beslutspunkterna i projektstyrningsmodellen 7.2 Styrgrupp Styrgruppen består av representanter från: Idrotts- och föreningsförvaltningen Kulturförvaltningen, Social resursförvaltning SDF Östra Göteborg SDF Angered Stadsledningskontoret Konsument- och medborgarservice Intraservice Håkan Sundkvist - projektägare (styrgruppsordförande). Tf 2018 är Katarina Öryd Styrgruppens roll: Deltagare har mandat att besluta om tid, kvalitet och ekonomi. Stödja projektägare och projektledare och ge rekommendationer inför beslut Delta och vara förberedd inför styrgruppsmöten Stå för projektägarens fattade beslut Marknadsföra projektet och dess resultat i den mottagande verksamheten och övrig verksamhet som kan beröras av projektet 7.3 Projektledare Projektledare är Pia Witting Säkerställa att projektet når överenskomna mål vilket också innefattar att leverera resultat med avseende på tidpunkt och kostnad Leda projektet och ansvara för projektets struktur, planering och kommunikation Att skaffa nödvändiga resurser inom givna ramar, Skapa projektorganisation tillsammans med verksamheterna. Följa upp projektet och rapportera till projektägare och styrgrupp Vara projektets kontakt internt i Göteborg och externt mot SKL Utföra aktiv riskhantering Sida 8 (9)

9 8. Bilagor och referenser Kapitel Bilaga 1 Dokumentnamn / referens Kravspecifikation för nytt boknings- och bidragssystem (före nationella upphandlingens start) Sida 9 (9)