Tjänsteplan tjänsteområde HR

Transkript

1 Tjänsteplan tjänsteområde HR Version 4.0 Datum Version Beskrivning Ändrat av Version 1.0 till tjänsteforum MO Lagt till om koppling till reglerna efter möte med Stefan G Lagt till kostnader för vidmakthållande Version 2.0 till prioriteringsforum MO Version 3.0 till beslutsforum MJN Version 4.0 efter beslutsforum MO MO MO

2 Långsiktig inriktning och mål HR-arbetet i Göteborgs Stad syftar ytterst till att kompetensförsörja verksamheterna. En förutsättning för detta är att Göteborg Stad upplevs som en attraktiv arbetsgivare. Utifrån gällande lagstiftning samt stadens förhållningssätt ska HR-arbetet bidra till verksamheter som är fria från diskriminering och kränkande särbehandling. HR-arbetet i staden ska bidra till att chefer och medarbetare får goda förutsättningar och en arbetsmiljö så att de kan göra ett bra jobb för boende, besökare och företagare. Nämnden för intraservice har till uppgift att leverera, driva, utveckla och följa upp interna tjänster till stadens förvaltningar, bolag och stiftelser. Göteborgs Stad ska med gemensamma arbetssätt inom HRområdet bedriva ett effektivt HR-arbete, utveckla medarbetar- och ledarskapet samt vara en attraktiv arbetsgivare. Det övergripande målet för tjänsteplan HR är att definiera och utveckla tjänster som bidrar till att kompetensförsörja stadens verksamheter. Dessa tjänster utgår från tre övergripande områden inom arbetet med kompetensförsörjning; attrahera, rekrytera, behålla. Utvecklingsinsatser Tabellen nedan innehåller utvecklingskostnader för initiativ som beskrivs under området kompetensförsörjning behålla. För att hålla ihop arbetet med att utveckla arbetet med löneadministrativa processen utifrån de områdena som förstudien pekar på beräknar intraservice en kostnad på 675 tkr. Kostnad för att utveckla en tjänst för att synliggöra och administrera förmåner enligt förslag till beslut nedan beräknar intraservice till 3000 tkr. 1. Kompetensförsörjning attrahera, rekrytera, behålla 1.1 Mål med utvecklingsinsatsen Staden har behov av tjänster som bidrar till att behålla och utveckla medarbetare. Göteborgs Stad ska genom goda förutsättningar för chefer och medarbetare behålla och utveckla den kompetens som finns i organisationen enligt inriktningen i kommunfullmäktiges budget. Detta perspektiv ska genomsyra all utveckling som intraservice föreslår. Generellt för arbetet med tjänsteplan är att beslut om bolagens användande av de gemensamma IT-system som staden beslutat ska vara kommungemensamma påverkar de framtida tjänsterna inom HR. För de tre genomförda förstudierna finns rapporter som innehåller överväganden och beskrivning av nyttor och föreslagna aktiviteter. - Utveckling av arbetet med löneadministrativa processen Sida 2 (7)

3 Förstudie är genomförd och styrgruppen har godkänt slutrapport och förslag till utveklingsområden att arbeta vidare med. Dessa presenteras kortfattat nedan. Syftet med förstudien var att kartlägga nuläge och säkerställa att förslag på områden att arbeta vidare med utgår från behoven i verksamheterna. Den strategi för arbetet med den löneadministrativa processen som staden beslutade om inför införande av nytt personalsystem stödjer inte det arbetssätt som verksamheterna har idag. Administrativt stöd har utvecklats i verksamheterna för att stötta arbetet med löneadministrativa processen. Intraservice kommer att ta fram ett förslag på strategi för arbetet med den löneadministrativa processen som vägleder stadens arbete framåt. Strategin kommer att fokusera på att förenkla för chefer och medarbetare och administratörers kompetens och uppdrag. Intraservice behöver stärka samarbetet med leverantören av personalsystemet på strategisk, taktisk och operativ nivå. Arbetssättet kring förändringar av personalsystemet behöver omfatta användarinvolvering och effektstyrning. Utvecklingen måste hållas samman och prioriteras gemensamt utifrån vad som skapas mest nytta för de olika målgrupperna. Tjänsteområde HR behöver ökad kunskap om digitalisering och utnyttja dess möjligheter. Sällananvändare använder idag det komplexa personalsystemet men skulle vara behjälpta av enklare gränssnitt. Utvecklingen behöver kopplas till stadens kommunikationsstrategi och målbild för intranätet så att intranätet blir ett verktyg för chefer och medarbetare där de har tillgång till information och tjänster utifrån roll. Verksamheterna efterfrågar mer hjälp av intraservice än vad förvaltningen kan erbjuda. Tjänsteområde HR behöver se över möjlighet att utveckla webbaserade utbildningar och på så sätt frigöra tid för mer nära service till verksamheterna. Utveckling av arbetet med löneadministrativa processen kommer att innebära förändring av tjänsten stöd i arbetet med löneadministration. - Arbetsmiljö och hälsa Tjänsterna bidrar genom att skapa goda förutsättningar och höja kvaliteten i det systematiska arbetsmiljöarbetet genom att intraservice under 2016 utökar med en processledare för arbetsmiljö och hälsa som kommer att arbeta i nära samarbete med arbetsmiljöstrateg på stadsledningskontoret. Ny föreskrift från arbetsmiljöverket organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) gäller från och med 31 mars Staden tar fram handlingsplaner för arbetsmiljö med utgångspunkt i kompetensförsörjningsplanerna, först ut är äldreomsorgen och övriga sektorer inom stadsdelssektorn står på tur. Staden har god kunskap om chefers förutsättningar från arbete med bland annat CHEFiOS som fokuserar på hur arbetet organiseras och hur detta påverkar förutsättningarna att kunna göra ett bra arbete och att skapa en välfungerande verksamhet. Staden behöver stärka arbetet med de strategiska arbetsmiljöfrågorna och förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att möjliggöra detta har stadsledningskontoret tillsatt en arbetsmiljöstrateg och intraservice utökar med en processledare för arbetsmiljö och hälsa som främst genom processgruppen stöttar verksamheterna i arbetet. Utökningen kommer att innebära förändring i tjänsten stöd i arbetet med arbetsmiljö och hälsa. - Synliggöra och administrera förmåner Utveckling ska bidra till att staden synliggör förmåner för blivande och nuvarande medarbetare. Förstudie för hur staden kan synliggöra och administrera förmåner har genomförts. Förstudien utgår från tre alternativ att synliggöra och administrera förmåner. Dessa tre alternativ beskrivs nedan Sida 3 (7)

4 1. Staden upphandlar och köper en förmånsportal som finns på marknaden som synliggöra och administrerar förmåner. 2. Intraservice synliggör förmåner på stadens webbsida och förvaltningarna administrerar förmåner även i fortsättningen. 3. Intraservice synliggör förmåner på stadens webbsida och administrerar helheten eller delar av förmånerna. Utifrån hela stadenperspektivet finns politiska beslut att förhålla sig till; staden ska likställa förmåner, stadsledningskontoret har i uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala personalförmåner samt stadsledningskontoret har i uppdrag att säkerställa att de stadengemensamma personalförmånerna presenteras och administreras på ett användarvänligt och effektivt sätt för både arbetsgivare och medarbetare. Kommunfullmäktiges beslut att stadens bolag ska använda kommungemensamma ITsystem påverkar också förstudiens resultat. Utifrån kommunfullmäktiges beslut om att bolagen ska använda kommungemensamma IT-system pågår en kartläggning som genomförs av intraservice och Stadshus AB. Detta beslut skulle kunna påverka staden i riktning mot en gemensam IT-miljö och då även gemensamt intranät och personalsystem. Nuläget är att förmånserbjudandena i staden är olika. Staden har olika kollektivavtal som medför förmåner och flera personalsystem vilket påverkar möjligheterna att kravställa vid en eventuell upphandling eftersom behoven och förutsättningarna är så divergerande att det kan vara till nackdel utifrån ett hela staden-perspektiv. Intraservice ser en problematik i att ta med samtliga förmåner som erbjuds idag i en och samma kravställan om staden skulle upphandla och köpa en förmånsportal eftersom staden då får ta höjd för att fler förmåner erbjuds i några av bolagen och detta påverkar kostnadsbilden. Förutsättningarna vid en upphandling måste vara fastställt när det gäller vilka som ska vara med, om det ska vara tvingande för bolagen och hur finansiering ska ske. När det finns ett likställt förmånserbjudande för staden finns det bättre förutsättningar för en stadengemensam lösning att synliggöra och administrera förmåner. Likställan av förmåner gäller även mellan stadens förvaltningar. Det är nu svårt att förutse när staden kommer att ha ett gemensamt utgångsläge vad gäller förmåner utifrån stadsledningskontorets uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala förmåner. Tidplanen för och innehållet i gemensamma förmåner påverkar på vilket sätt synliggörande och administration av förmåner kan ske. Varje tillägg av nya förmåner oavsett om de är kostnadsneutrala eller inte kommer innebära ytterligare behov av samlad information, i vissa fall systemutveckling i personalsystemet och administration. Detta gäller oavsett om staden väljer att upphandla och köpa en förmånsportal som finns på marknaden eller väljer att synliggöra förmåner på stadens intranät och själv stå för administrationen. Resultatet av den genomförda kostnads- och nyttoanalysen visar på att de monetära nyttorna inte är större än kostnaderna för något av alternativen. Kostnads- och nyttoanalysen är en del av förstudierapporten som finns att tillgå. Staden behöver oavsett vilket lösning som prioriteras ha en samlad bild av förmånerna för medarbetaren. Slutsats av arbetet är att det finns behov av att synliggöra och förenkla administrationen och därigenom nyttjandet för medarbetarna. En samordning i staden skulle innebära en effektivisering av det som är gemensamt Sida 4 (7)

5 Det finns ett behov av att se över den samlade kommunikationen med medarbetare som idag inom HR utförs genom flera kanaler. Att kommunicera förmåner tillsammans med annan information utifrån medarbetarens anställning stödjer stadens kommunikationsstrategi och målbild för intranätet. Intraservice arbetar parallellt med att se på möjligheterna som personalsystemets nya gränssnitt som innebär en väg in för medarbetaren där trafiken styrs till stadens intranät. Tekniken innebär lättillänglig information till medarbetaren. Under förstudiens gång har intraservice gjort bedömningen att det inte skulle vara till nytta för staden att administrera förmånerna på samma sätt som idag genom att flytta arbetsuppgifterna till intraservice. Staden behöver istället förenkla administrationen genom att arbeta annorlunda med exempelvis beställningsformulär. Intraservice föreslår utifrån nuläget för förmånerna staden har idag med koppling till uppdragen att likställa, ta fram kostnadsneutrala förmåner och bolagens eventuella användande av stadens kommungemensamma IT-system och ovanstående resonemang att synliggöra förmåner på intranätet och att förenkla administrationen enligt alternativ 3. Detta alternativ skulle innebära att staden utvecklar gemensamma sidor på intranätet och att respektive förvaltning eller bolag sedan kan komplettera med lokal information. Möjliggörare som single sign-on och nytt gränssnitt för personalsystemet och utveckling av formulär för enklare beställning behöver utnyttjas till fullo. Intraservice föresår vidare att staden gemensamt köper friskvårdsadministration gemensamt. Detta utvecklingsarbete skulle kunna innebära en ny tjänst, alternativt en större förändring av befintlig tjänst. När staden arbetat med uppdragen att likställa förmåner, tagit fram kostnadsneutrala förmåner så att staden vet vad det skulle kunna innebära och bolagen tagit beslut om användande kan frågan tas upp på nytt och nytta och kostnad med köpt förmånsportal ställas mot att intraservice synliggör förmåner på intranätet och förenklar administrationen för staden. Perspektivet kring kommunikationsstrategi och målbild för intranätet behöver tas i beaktande även då. - IT-stöd för formella kompetenser Intraservice har genomfört en förstudie som beskriver hur förvaltningar och bolag arbetar med hantering av formella kompetenser samt vilka behov som finns av IT-stöd som stödjer arbetet. Förstudien har haft avgränsningen sektor utbildning, fackförvaltningar och bolag. Utifrån förstudiens resultat förordar intraservice att tjänsteområde utbildning tar upp frågan utifrån sektorns specifika behov och att staden inte går vidare i detta läge med fackförvaltningar och bolag. Förutsättningar som övergripande plan för arbete med kompetensförsörjning på lång sikt och samordning för bolagen samt beslut utifrån kommunfullmäktiges beslut om att bolag ska använda kommungemensamma it-system behöver tydliggöras innan fortsatt arbete med it-stöd för kompetens kan återupptas. Hela utbildningssektorn, flera fackförvaltningar och bolag har behov av att få stöd att hantera formell kompetens. För flera fackförvaltningar är behovet att hantera formella kompetenser som en del i hela kompetensförsörjningen. Behovet ser olika ut beroende på om en tjänst ska stötta stadenövergripande nivå, förvaltningar/bolagsnivå eller enhetsnivå. Oavsett vilken nivå ett eventuellt framtida IT-stöd ska stötta behöver det vara uttalat för vem det är till samt vilken målgrupp som ska använda IT-stödet. Det är av vikt att IT-stödet integreras med andra IT-stöd så att kvalitetssäkrad information minskar den manuella hanteringen. Inom utbildningssektorn finns lagkrav på att ha koll på legitimation och behörigheter kopplat till eleverna. Det är viktigt att behörigheterna kan kopplas till undervisningsplaneringen. Rektorer uttrycker en oro över ytterligare IT-stöd att arbeta i. En eventuell framtida tjänst behöver utgå från Sida 5 (7)

6 vilka målgrupper som ska arbeta i den och förståelse för att chef, medarbetare och administratör (specialist) har olika behov är avgörande. Legitimation och behörighet behöver arbetas med i en helhet tillsammans med undervisningsplanering och ekonomi. Utifrån förstudien rekommenderar intraservice att tjänsteområde utbildning ser över möjligheten att få in arbetet med legitimation och behörighet i redan befintligt IT-stöd alternativt ta med i upphandling av nytt elevadministrativt IT-stöd. Det är av vikt att en framtida tjänst innehåller utveckling av arbetssätt, utbildning, support och integrationer som ett komplement till IT-stöd. För fackförvaltningarna utgör formella kompetenser endast en del av arbetet med kompetensförsörjningen. Upplevelsen är att en potentiell tjänst som enbart fokuserar på formella kompetenser inte skapar tillräckligt värde. Kompetensförsörjningen styrs av verksamhetens mål och innefattar även koppling till individuella utvecklingsplaner för varje en skild medarbetare och hur bemanning av verksamheterna kan ske utifrån andrag kompetenser än formella. En lösning som endast stödjer administration av formell kompetens täcker inte hela behovet. Arbetet behöver sättas in i helheten kring kompetensförsörjning och det är av vikt att staden tar fram en långsiktig plan för arbetet med kompetensförsörjning som staden kan hänga upp det fortsatta arbetet på. Intraservice förordar utifrån ovanstående resonemang att staden avvaktar övergripande plan för kompetensförsörjning i staden innan beslut om vidare åtgärd tas. De bolag som varit med i förstudien hanterar formella kompetenser idag och har behov av IT-stöd för arbetet. Utifrån kommunfullmäktiges beslut att stadens bolag ska använda kommungemensamma ITsystem pågår en förstudie som intraservice och Stadshus AB genomför. Innan staden väljer att gå vidare i frågan med en eventuell tjänst bör hänsyn tas till förstudiens resultat. Vissa av stadens bolag använder idag tjänster från intraservice och finns i stadens IT-miljö medan andra är längre ifrån. Ett beslut om hur stadens bolag ska närma sig stadens tjänster är avgörande för fortsatt arbete. Förstudien förslår att de bolag som har behov av att hantera formell kompetens samordnar sig för att se över gemensamma behov och hur en eventuell tjänst med IT-stöd som en del skulle kunna se ut för att möta deras behov. Intraservice förslår utifrån ovanstående resonemang att staden avvaktar resultat av förstudien utifrån kommunfullmäktiges beslut och beslut om bolagens användande av kommungemensamma interna tjänster. 1.2 Nytta med utvecklingsinsatsen Tjänster som bidrar till att staden behåller och utvecklar medarbetare genom att hen utvecklas internt eller byter genom intern rörlighet är avgörande för att staden ska kunna ha den kompetens som krävs i verksamheterna. För verksamheterna är nyttan att erfarna medarbetare stannar i verksamheten och att mindre tid läggs på rekrytering och introduktion. Tydlig kommunikation om stadens meningsfulla jobb, karriär- och utvecklingsmöjligheter, samt förmåner bidrar till att staden ses som en attraktiv arbetsgivare. Förenklad administration av förmånerna underlättar för medarbetare och chefer. 1.3 Säkerhetsbehov Staden ska hantera personuppgifter på korrekt sätt. Krav att hantera medarbetare som har skyddad identitet. 1.4 Effekter samt hur dessa kan uppnås Effekter av tjänster är att mer tid kan läggas på kärnverksamheten då chefer inte behöver rekrytera i så hög omfattning och medarbetare med erfarenhet kommer i större utsträckning finnas i verksamheterna Sida 6 (7)

7 1.5 Effekt vid avslag I det fall staden väljer att inte arbeta med att utveckla tjänster som bidrar till att behålla kompetens i verksamheterna skulle detta kunna leda till ytterligare svårigheter med att kompetensförsörja stadens verksamheter. 1.6 Finansieringsform Insatsen finansieras av förvaltningar och bolag som använder HR-tjänsterna. Utvecklingskostnader kommer att sökas från stadens personal- och kompetensförsörjningsanslag under förutsättning att det är möjligt även år Sida 7 (7)