Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten 15 december

Transkript

1 1 (7) Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten 15 december 1. Statusläge - upphandlingen av bibliotekssystem publicerades den 14/11 med anbudstid t o m 17/1 - portalen var planerad att publiceras den 9/12 men har skjutits upp pga att fullmakterna från resp. kommun inte kommit in. Publicering beräknad i stället till vecka en plan för implementering av systemet presenterades vid chefsmötet 23/11. En grupp med 5 systemansvariga ska ansvara för implementering och utbildning. Kirunas representant i gruppen har därefter ersatts av Anna-Stina Johansson, Gällivare. - ett första utkast till samverkansavtal för systemet samt förslag på organisation 2013 presenterades på chefsmötet 23/11 och tas upp igen den 23/2. - förslag till vad som ska föras över till nya portalen samt ett påbörjat förslag till struktur, form och layout redovisades på chefsmötet 23/11 och godkändes efter små justeringar. - chefsmötet 23/11 tog beslut om att skapa en redaktion under en försöksperiod med Maria Öman (huvudredaktör), Kristian Priemel, Haparanda, Daniel Gunnestam, Piteå, och Hannele Kylmämaa, Luleå. Uppdrag: att arbeta med överföring och implementering, innehåll och arbetsfördelning för den nya portalen, samt strategi för sociala medier. Tilldelad tid: 8 timmar/vecka och person. Var tredje vecka träffas redaktionen i Luleå och den veckan har redaktörerna ytterligare 4 timmar att arbeta för Bibblo. - styrgruppen gav (som svar på deras fråga) gruppen i uppdrag att ta fram en beskrivning av vad och på vilka språk som ska översättas på Bibblo.se, samt söka pengar från Landstinget för minoritetsspråken.

2 2 (7) - förslag på avtalstecknare, dvs. Boden, presenterades på chefsmötet 23/11 vilket godkändes. Boden meddelade därefter att de inte kan åta sig uppdraget. Gruppen har informerats och ska återuppta arbetet. - gruppen har haft möte med Bussgods och DHL för att få insikt i deras arbetssätt, hur deras logistik ser ut och hur det kan passa in i bibliotekens behov av transporter. Båda har dagliga turer från alla 14 kommunerna, oftast flera avgångar per dag. Båda ser helst att biblioteken själva tar hand om sortering och märkning av leveranserna - de står för själva transporten. - ett första utkast till målsättning och logistikplan för packning av medier skickades till projektledaren som har kommenterat och gruppen arbetar vidare med det. 4. Avtal om mediehantering: - bibliotekskort: det finns c:a aktiva låntagare i Norrbotten och enligt enkät behövs kort. Gruppen ställde frågan om avtal alt. upphandling på chefsmötet 23/11 och fick i uppdrag att först undersöka priser med och utan chip samt med kommunkoderna kvar. - Carina Salomonsson och Jan-Olof Frank presenterade de gemensamma avgifterna vid Kommunförbundets möte 8/12 vilka de nu rekommenderar kommunerna att anta. - gruppen undersöker gemensam policy för fjärrlån. - beslut på chefsmötet 23/11 att Länsbiblioteket avtalar med Btj om bibliografisk service. - enligt en uppskattning av Btj kommer nuvarande poster att bli c:a efter konvertering. Unika poster blir kvar och som det ser ut nu även lokala anmärkningar. Oklart ännu hur mycket efterarbetet blir. 6. Kommunikation: - Gruppen träffades 28/11 i Luleå för att förbereda inför mötet med Vinter om kommunikationsstrategin. Frågan om sociala medier förs in i strategiarbetet. Projektledaren och redaktören för Bibblo.se var med på mötet.

3 3 (7) 2. Uppföljning av tidplan STATUS: Systemupphandling publicerad, men portalen försenad. STATUS: enligt plan. Gruppen har redovisat de projektmål som skulle tas upp 23/11. STATUS: Ny avtalstecknare ska tas fram eftersom Boden varit tvungen att avstå. Förslag finns om ändringar av tider för projektmål, se vidare under 6. Åtgärder att vidta av projektledare eller styrgrupp. 4. Avtal om mediehantering: STATUS: enligt plan. STATUS: enligt plan. 6. Kommunikation: STATUS: enligt plan. 3. Projektmålen och åtgärder inom delprojektet Beskriv alla tänkbara risker som finns att inte målen nås. Ange åtgärder som ska tas inom delprojektet för att eliminera eller begränsa riskernas påverkan. - risk för överklagan av upphandling system eller portal vilket påverkar alla delprojekt > kompetens och stöd från NLL:s upphandlingsenhet. - ändringar av projektmål efter chefsmötet 23/11: Den nya redaktionen kommer att lämna en tidplan för implementering av portal till chefsmötet 23/2. Utvärdering av redaktionsgrupp samt nytt organisationsförslag 2013 lämnas till chefsmötet i november 2012.

4 4 (7) - delmålet Målsättning och organisation av transportlogistiken (av medier) som ska vara klart måste senareläggas till efter det att avtal om transporter slutits med leverantören. - om avtal sluts sent på hösten 2012 finns en risk att det är för kort tid kvar för att hinna planera bästa möjliga tidsschema för alla 14 kommuner eftersom det måste göras i samarbete med vald leverantör. -> Gruppen har förslag på ändringar i tidplan. Se vidare under 6. Åtgärder att vidta av projektledare eller styrgrupp. 4. Avtal om mediehantering: Inga. - oklart om mängden arbete med skräpposter vilket gör att en detaljerad plan inte kan tas fram i dagsläget, invänta information från leverantören. - en organisation för arbetet med skräpposter: cheferna ska skicka namnförslag senast 15 december till Tuula. Gruppen lägger sedan fram ett förslag till organisation till chefsmötet 23/2. Samma grupp kan även utgöra organisationen för inventera katalogiseringskompetens: 24 personer i länet finns. - avtal med Btj: Btj har lämnat en presentation av den kollektiva modellen vilket innebär att de gemensamma kostnaderna endast skulle minska med 5-8 %. Chefsmötesbeslut om att Länsbiblioteket ansvarar för avtalstecknandet med Btj med stöd av upphandlingsenheten vid NLL. Avtal tecknas ett år i taget i väntan på den nationella katalogen. 6. Kommunikation: - kort om tid för strategiarbetet -> viktigt att gruppdeltagarna kan avsätta den tid som behövs. - diskussion i gruppen om erbjudandet och risken att det inte uppfattas som attraktivt samt hur reservationsordningen påverkar kommunikationsarbetet. -> Mediegruppen kan upplysa om detta. Projektledaren har skickat frågan till mediegruppen.

5 5 (7) 4. Förväntat resultat Beskriv kortfattat vilka de förväntade resultaten är och de viktigaste aktiviteterna/händelserna under den kommande månaden. - januari-februari: prövning och utvärdering av inkomna anbud, senast mars är tilldelningsbeslut fattade om systemet resp. portalen. - implementeringsgruppen kallas till möte i januari i s f december. - huvudredaktören deltar när Kommunikationsgruppen träffar Vinter 15/12 om strategiarbetet. Där ingår även de två gruppernas gemensamma uppdrag: strategi för hur vi ska hantera sociala medier. - målsättning och organisation av packning av medier samt förslag på kostnadsfördelning klart senast sista januari möten inplanerat med Posten och Hit och dit med samma syfte som kontakterna med DHL och Bussgods. -fortsatt arbete med detaljerna i kravspecifikationen. 4. Avtal om mediehantering: - arbetet fortlöper. - arbetet fortlöper. Projektmålen skickas till projektledaren senast vecka Kommunikation: - möte med Vinter 15/12 för diskussion och begäran av offert för kommunikationsstrategi och förslag på kommunikationslösningar Redaktören för Bibblo och projektledaren deltar. 5. Delprojektens omvärld Har det hänt något i omgivningen som förändrat förutsättningarna för delprojektet eller dess leverans? 5.. Bibliografisk service: - information från KB om nationell katalog förväntas under Detlef Barkanowitz är med i den arbetsgrupp som tillsammans med KB ska ta fram en aktivitets- och tidplan för folkbibliotekens anslutning till den nationella katalogen. Övriga grupper inget inrapporterat.

6 6 (7) 6. Åtgärder att vidta av projektägare eller styrgrupp Ange åtgärder eller beslut som måste tas utanför delprojektet - av projektägare eller styrgrupp - för att lösa de problem som har tagits upp tidigare i dokumentet. Inga. Inga. Förslag till ändringar i tidplan: Att avtalet sluts tidigare än Två månader är för kort tid för att planera logistiken för varje enskilt huvudbibliotek. Förslag: Att avtalet sluts senast och presenteras på chefsmötet i september. Att senarelägga projektmålet Målsättning och organisation av transportlogistiken (nu klart till ) till efter det att avtal om transporter har slutits. För att kunna planera och lägga upp ett schema med dagar och tidpunkter för leverans på respektive ort måste gruppen veta vem som är leverantör och hur deras logistik är upplagd. Förslag: rapportering av projektmålet senast och presenteras på chefsmötet i november. Att förslaget till kravspecifikationen tidigareläggas (klart mars månad). Även om offerter inte behöver tas in kan underlaget användas inför dialog med den leverantör som vi väljer att inleda samtal med. Förslag: klart till chefsmötet 23/2. Eventuell tidigareläggning av förslag till mall för utvärdering (nu ), så att det finns utrymme för planering av logistiken efter det att avtal slutits med leverantör. Förslag: underlaget till mall klart senast

7 7 (7) 4. Avtal om mediehantering: Inga. Chefsmötet har beslutat 23/11 att Länsbiblioteket tar hand om avtalsskrivningen för bibliografisk service. Tillgång till BURKdatabasen för import av enstaka poster är en annan licens som tillhör katalogarbetet, och frågan om gemensamt avtal bör diskuteras. 6. Kommunikation: Inga. 7. Övrigt. Ingen övrig rapportering. / , Birgitta Markusson