Rapport om It-stödet för BBIC, workshops i Norrbotten

Transkript

1 1 Rapport om It-stödet för BBIC, workshops i Norrbotten Bakgrund Systematisk uppföljning är ett prioriterat område inom den nationella barn och unga satsningen. Som en följd av att BBIC kan utgöra grunden för nationell jämförelsestatistik pågår ett arbete med uppföljningsvariabler på Socialstyrelsen, SKL har även deltagit i arbetet. I detta sammanhang har frågan om hur it-stödet fungerar för BBIC aktualiserats. Under 2012/2013 genomfördes därför en nationell kartläggning av ITstödet för dokumentation och statistikuttag där de flesta av landets kommuner deltagit. Resultat visar bl.a. stora problem med dokumentation i BBIC-formulären. Det är nödvändigt att detta förbättras. Mål och syfte Målet med förbättringsarbetet är att kommunernas it-stöd för BBIC ska fungera tillfredställande. Genomförande av Workshops Deltagare I Norrbotten genomfördes tre workshopar där kommuner deltog utifrån vilket verksamhetssystem de använder. Detta innebar att erfarenheter mellan kommunerna kunde delas. Ledare Utvecklingsledare BoU Inger Kyösti, BBIC-samordnare Eva Lakso samt samordnare för E-hälsa Marja-Leena Komulainen Beskrivning av genomförande Workshopsen genomfördes enligt följande: Dag Verksamhetssystem Deltagande kommuner Antal deltagare Treserva Arjeplog, Boden, Kalix, Luleå Procapita Jokkmokk, Kiruna, Pajala, Övertorneå Viva Gällivare, Piteå, Älvsbyn 12

2 2 Under första dagen leddes workshopen av Marie Nyström, SKL, de andra två leddes av lokala ledare. Kommunerna satt kommunvis men alla deltog i storgruppsdiskusssioner som utgick från kartläggningen. Först gick vi igenom allmänna frågor och frågor om avtalet, därefter gick vi igenom analyskarta, muntligt men även skriftligt i vissa delar. Det var viktigt att erfarenheter av problem och brister kom fram men framför allt delande av kunskap om funktioner och lösningar. Varje kommun fyllde efterhand i egen analyskarta för fortsatt arbete på hemmaplan. Ledarna antecknade uppgifter som inte beskrivits i kartläggningen, dessa redovisas i denna rapport. Resultat Del 1, Allmänna frågor och frågor om avtalet Treserva-kommuner : Arjeplog, Arvidsjaur, Boden, Kalix och Luleå (Arvidsjaur inte närvarande) Deltagarna hade läst kartläggningen och höll till största delen med om resultaten. Frågor om avtalet med IT-leverantören: Arjeplog, Arvidsjaur och Boden har avtal om IT-stöd för BBIC i sitt verksamhetssystem. BBIC är en modul till verksamhetssystemet. I avtalen framgår endast att BBIC-modulen ingår men inga detaljuppgifter om vad detta innebär. Avtalsperioden är på 5 år och går ut I avtalet specificeras inte hur statistik ska tillhandahållas. Det finns kryssrutor som man ska fylla i enligt leverantören men de kan inte ta fram någon statistik för det. Avtalet kan inte fungera som ett gott exempel. Kravspecifikationen är inte känd av personalen i verksamheterna och verktyget motsvarar inte deras förväntningar. När kommuner tar upp behov av utveckling av funktionerna så hänvisar leverantören till krav som socialstyrelsen har mot kommuner betr det som de ska redovisa till nationell nivå. Kalix och Luleå arbetar med word-dokumenten men har nu aktualiserat inköp av BBIC-modulen hos leverantören. Procapita-kommuner: Haparanda, Jokkmokk, Kiruna, Pajala, Överkalix och Övertorneå (Haparanda och Överkalix inte närvarande) Deltagarna hade läst kartläggningen och höll till största delen med om resultaten.

3 Frågor om avtalet med IT-leverantören: Alla kommuner har avtal om IT-stöd för BBIC i sitt verksamhetssystem. BBIC är en modul till verksamhetssystemet. I avtalen framgår endast att BBIC-modulen ingår men inga detaljuppgifter om vad detta innebär. Avtalsperioden är på 5 år och går ut men innehåller möjlighet till förlängning på 4 år. Nästa upphandling planeras I avtalet specificeras inte hur statistik ska tillhandahållas. Det finns kryssrutor som man kan fylla i men de kan inte ta fram någon statistik för det. Inget extra betalas för statistik. F n tas statistiken ur verksamhetssystemet, ej ur BBIC-modulen. Avtalet kan inte fungera som ett gott exempel. Produkten motsvarar inte personalens förväntningar. Personalen saknar en "wordfunktionalitet" i verktyget. När kommuner tar upp behov av utveckling av funktionerna så hänvisar leverantören till krav som socialstyrelsen har mot kommuner betr det som de ska redovisa till nationell nivå. Ibland får de även en uppfattning om att leverantören är beredd att lyssna krav som kommer från en stor kommun men nonchalerar små kommuners krav. Det skulle finnas behov av att göra gemensamma kravspecifikationer gentemot leverantören. 3 Viva-kommuner: Gällivare, Piteå och Älvsbyn Deltagarna hade läst kartläggningen och höll till största delen med om resultaten. Frågor om avtalet med IT-leverantören: Alla kommuner har avtal om IT-stöd för BBIC i sitt verksamhetssystem. BBIC är en del i verksamhetssystemet. I avtalen framgår endast att BBICmodulen ingår men inga detaljuppgifter om vad detta innebär. Avtalsperioden är på 5 år och går ut 2017 men innehåller möjlighet till förlängning. Nästa upphandling planeras år I avtalet specificeras inte hur statistik ska tillhandahållas. Det finns kryssrutor som man kan fylla i men de kan inte ta fram någon statistik för det. Inget extra betalas för statistik. F n tas statistiken ur verksamhetssystemet, ej ur BBIC-modulen.

4 Avtalet kan inte fungera som ett gott exempel. Det finns en detaljerad kravspecifikation men produkten motsvarar inte personalens förväntningar. När kommuner tar upp behov av utveckling av funktionerna så åtgärdar leverantören småsaker men större saker hamnar på listan "ska utvecklas". Del 2 Analyskarta utifrån enkät 1 Analyskartan innehåller ytterligare kommentarer som kompletterar det resultat som finns beskrivna i SKL:s rapport om It-kartläggningen. Om inte annat anges gäller beskrivningen av problem för alla tre verksamhetssystem. Delprocess Beskrivning av Identifierade problem/brister Åtgärder Inmatning Allmänt finns önskemål om vanliga Wordfunktioner. Pga stora problem skrivs texter i word och klistras in i formulären. Stora problem med rättstavningskontroll, personliga ordlistor som försvinner vid ny version. Kortkommandon verkar fungera bättre än mus. Ångafunktionen fungerar dåligt, i vissa fall bara en gång. Man måste kopiera före spara, annars går det inte att kopiera. Systemet fungerar bättre om man inte har andra program öppna. Sammanlänkning av BBIC-formulär Bristande möjlighet att ta bort och ändra rubriker Går att kopiera text från ett ärende till ett annat, men bara ruta för ruta Önskemål om fraser ex beslutsmotiveringar Viva: Kopiera från ett formulär till annat fungerar ruta för ruta Automatisk överföring fungerar för personuppgifter men inte för andra uppgifter. Finns behov av att tydligöra vem som är vårdnadshavare, förälder och familjehem Det går att koppla flera anmälningar till en förhandsbedömning i Treserva. Procapita fungerar, men inte på samma datum. Brister/problem i systemet Treserva har problem med att systemet hänger sig upp till 10 ggr/dag. Procapita hänger sig inte nu. Inga problem med Viva. Många steg och klick, delade meningar om det är logiskt. Svårigheter att själv bestämma när man vill göra något steg inte alla, systemet styr processen, stämmer inte alltid med handläggarnas verklighet. Kommun i dialog med it-avdelning och leverantör 4

5 Utskrift Uttag av statistik ur BBIC Presentation av statistik Driftsäkerhet Övrigt Annat Mycket stora brister. Även fast det skrivna är snyggt blir utskriften något helt annat. Katastrofalt dåligt i alla tre system! Treserva och Procapita används inte Viva har egen flik för uppföljningar, måste fyllas i, men statistiken används inte Används inte Förekommer buggar och problem som många gånger avfärdas för lättvindigt. Ofta hänvisas till att socialstyrelsens styr. Dialog om i gruppen om att det är kommunen som är kravställare och beställare, inte socialstyrelsen. It-funktionen får inte alltid nya formulär som ska lägga in. Dåligt med översikt, helhetsbild. Viva har en flödesbild som inte alla använder pga. av kunskapsbrist. Flera kommuner kan förbättra rutiner av utbildning av nyanställda och kontinuerlig fortbildning/kompetensutveckling Erfarenhetsutbyten vid gemensamma träffar över kommungränser saknas Kommun, intern dialog om vilken statistik som ska tas ut Kommun. Se över vad avtalet verkligen innehåller. Kommun. Se över processen och rutiner. Kommun 5

6 6 Analys Vid workshopsen har framkommit resultat och beskrivning av problemsituationen. Några viktiga punkter bör särskilt belysas: Det finns svårigheter att särskilja problem/brister som beror på verksamhetssystemets generella funktioner och de som beror på BBICformulärens konstruktion. Utifrån många kommuner är det nödvändigt att förvaltande av it-stöd för BBIC finns på nationell nivå, förslagsvis hos socialstyrelsen. Detta skulle ge möjligheter för socialstyrelsen att styra innehåll och funktioner mot ett effektivt och välfungerande system. I dag, när kommunerna framför önskemål om förbättringar till leverantören har de svårt att driva frågor som beställare och kravställare då socialstyrelsen roll är oklar. ka systematisk uppföljning fungera genom BBIC är vår bedömning att Socialstyrelsen måste ta ett samlat ansvar för it-stöd.