Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten - 3 februari

Transkript

1 1 (6) Sammanfattning av uppföljningsrapporter från delprojekten - 3 februari 1. Statusläge - Anbudstiden för system och portal har löpt ut och upphandlingsgruppen arbetar med utvärderingen. Målsättningen är att ha avtalen klara för system och portal till den 23/2. Sekretess råder fram till det att anbudslämnarna är informerade. - Implementeringsgruppen hade Adobemöte den 11/1 då uppdraget gicks igenom. - Första mötet med nya redaktionen hölls 18/1 i Luleå med planering och fördelning av arbetsguppgifter för dels projektarbetet, dels Bibblo:s redaktionella arbete. Barnens Polarbibliotek samt två representanter för barnbiblioteken deltog för diskussion om barnverksamheten på biblioteken och Barnens Polarbibliotek kan presentera på nya Bibblo.se - Maria Öman har deltagit i arbetet med kommuniationsstrategin för Ett bibliotek 2013, vilken även ska omfatta strategi för sociala medier. Se mer under Kommunikation. - Piteå är föreslagen som ny avtaltecknare för transporter, beslut tas formellt 23/2. - Tidplanen är justerad i enlighet med de förslag som lämnades till styrgruppen. Största förändringarna gäller Målsättning och organisation av transportlogistiken som senarelagts till efter att transportavtalet har slutits och själva avtalsskrivandet tidigarelagts för att ge utrymme för planeringen av logistiken. - Luleå universitetsbibliotek är inte intresserad av transportsamarbete pga att 2 ggr per vecka är för få. - Gruppen har även undersökt Landstingets transporter men vilka är endast regelbundet går 1 ggr per vecka. - Priser för bibliotekort från 3 leverantörer har begärts in. Antalet beställda kort påverkar inte priset så mycket utan den stora skillnaden är med eller utan RFID. Gruppens förslag är att varje bibliotek köper sina kort. - Gruppen arbetar vidare med regeldokumenten för intern och extern kommunikation.

2 2 (6) - Gruppen har arbetat fram de projektmål som ska inrapporteras under februari. Se under punkt 6. - BURK-sök och tilläggstjänsterna Inköpsvägledning och Prenumerationsservice har diskuterats och en fråga har skickats till styrgruppen om gemensamma avtal. - Förslag till kommunikationsstrategi har arbetats fram. Det unika med Ett bibliotek 2013 och de löften vi kan ge har diskuterats i gruppen. Ett förtydlingande behövs och en fråga har ställts om detta till styrgruppen. - Liz ten Hoeve har lämnat kommunikationsgruppen. Åsa Wilén bevakar barnpersektivet i gruppens planerade aktiviteter. 2. Uppföljning av tidplan 1. Upphandling system och portal, implementering system: STATUS: Enligt plan i och med att tilldelningsbesluten kan tas av ansvarig chef eller ordförande i respektive kommun. STATUS: Enligt plan. Se inrapporterade projektmål under punkt 6. STATUS: Enligt plan. Se inrapporterade projektmål under punkt 6. STATUS: Enligt plan. STATUS: Enligt plan. Se inrapporterade projektmål under punkt 6. STATUS: Enligt plan. Se inrapporterade projektmål under punkt 6.

3 3 (6) 3. Projektmålen och åtgärder inom delprojektet Beskriv alla tänkbara risker som finns att inte målen nås. Ange åtgärder som ska tas inom delprojektet för att eliminera eller begränsa riskernas påverkan. En ev. överklagan påverkar samtliga delprojekt, åtgärdas genom kompetens och stöd från NLL:s upphandlingsenhet och styrgruppens agerande. Att tid inte avsätts för implementeringsarbetet -> cheferna ansvarar för att projektdeltagarna kan arbeta med uppdragen. Att det blir förseningar i upphandlingsprocessen, men gruppen utgår ifrån fastställd tidplan. Att avtalsprocessen drar ut på tiden -> följa arbetet och driva på om det behövs. Att rekommendationerna om gemensamma avgifter och regler inte antas i alla kommuner -> chefsgruppens ansvar. Att delprojekt implementering av systemet blir försenat eller att BTJ inte skickar konstnadsförslag som de lovat. Att innehållet i Ett bibliotek 2013 är för tamt och därmed svårkommunicerat.

4 4 (6) 4. Förväntat resultat Beskriv kortfattat vilka de förväntade resultaten är och de viktigaste aktiviteterna/händelserna under den kommande månaden. - Beslut och avtalstecknande av system och portal - Samverkansavtal om system sluts - Implementeringsarbetet för system påbörjas. Fysiskt möte i Luleå 16/2. - Fortsatt planering inför den nya portalen. - Påbörja arbetet med att ta fram mall för utvärdering. Ev. kontakt med fler leverantörer för information om logistik och arbetssätt. (Beror på Piteås arbetsgång för avtalsskrivande.) - Förslagen på externa regler och interna rutiner skickas ut till biblioteken för synpunkter innan sammanställning. Gruppen bevakar beslut om systemleverantör vilket påverkar innehållet i dokumenten. - Gemensamt avtal tecknas. - Kommunkationsstrategin antas och presenteras på chefsmötet och därefter för bibliotekspersonalen, vid Barnbiblioteksmötet i mars osv. - Påbörja planeringen av kommunikationsinsatserna. 5. Delprojektets omvärld Har det hänt något i omgivningen som förändrat förutsättningarna för delprojektet eller dess leverans? Inget under inrapporteringstiden.

5 5 (6) 6. Åtgärder att vidta av projektägare eller styrgrupp Ange åtgärder eller beslut som måste tas utanför delprojektet - av projektägare eller styrgrupp - för att lösa de problem som har tagits upp tidigare i dokumentet. Inga utöver det att upphandlingarna måste slutföras och avtal skrivas. Inlämnade projektmål: - Förslag på tidplan för implementering - lämnas till chefsmötet 23/2. - Förslag på strategi för sociala medier. Arbetet ingår i kommunikationsstrategin för Ett bibliotek 2013 vilken presenteras för styrgruppen 10/2. Inlämnade projektmål, presenteras för styrgruppen 10/2. - Gemensam målsättning och organisation för packning av medier. - Underlag för kravspecifikation. - Förslag kostnadsfördelning transporter. - Underlag och förslag om inköp av bibliotekskort inlämnat till styrgruppen. - Ansvar hos varje kommun att slutgiltigt regelverk och avgifter antas politiskt senast juni Inlämnade projektmål, presenteras för styrgruppen 10/2: - Strategi och organisationsförslag för arbete med katalogposter. Gruppen betonar att de rapporterar utifrån de uppgifter som finns att tillgå och kan bara uppskatta antal skräpposter och tidsåtgång för katalogstädning. - Förslag organisationsstruktur Inventering katalogiseringskompetenser. - Förslag på kostnadsfördelning bibliografisk service. Dessutom att styrgruppen/chefsgruppen diskuterar frågan om gemensamt avtal för BURK och ev. Inköpsvägledning, Prenumerationsserivce.

6 6 (6) Inlämnade projektmål, presenteras för styrgruppen 10/2: - Förslag på kommunikationsstrategi Ett bibliotek En fråga om det unika i vårt samarbete har skickats med till styrgruppen. - Förslag på strategi för sociala medier. Arbetet ingår i kommunikationsstrategin för Ett bibliotek Övrigt. Ingen övrig rapportering. / Birgitta Markusson