Politiskt program för Social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde?

Transkript

1 Politiskt program för Social- och arbetsmarknadsnämndens verksamhetsområde? UPPDRAGSBESKRIVNING ARBETSMATERIAL VERSION 1.1 HELEN SMITH ANNA-KARIN FOLGER

2 Innehåll Bakgrund...3 Effektmål...3 Projektmål (huvudmål, delmål, avgränsningar)...4 Nuläge...4 Omvärldsbevakning...5 Intressentanalys...5 Beroenden av andra projekt...5 Avgränsning...5 Kostnads-/nyttoanalys...5 Riskanalys och åtgärder...6 Milstolpeplan- och aktivitetsplan...6 Kommunikationsplan...6 Administrativa rutiner och dokumentation...6 Ändringsrutin...7 Leverans...7 Rekommendation...7 Projektorganisation...7 2(7)

3 3(7) Bakgrund I samband med nämndens arbete för att ta fram en handlingsplan i syfte att förbättra Social & Arbetsmarknads interna styrning och kontroll, fördes dialog kring nyttan och syftet med en eventuell politiskt antagen plan för verksamhetsområdet, med stor enighet om vikten av att påbörja ett sådant arbete. Det uttrycktes en tydlig inriktning om att planen ska kunna vara hållbar över tid, oavsett politisk majoritet, utifrån att hela Social- och arbetsmarknadsnämnden ska kunna stå enade bakom den. Man enades också om att Styrdokumentet skall vara av övergripande karaktär med inriktning på VAD verksamheten ska kunna leverera medan HUR-frågorna överlämnas till förvaltningens genomförande. Dialog fördes även kring tänkbara fokusområden utifrån nationell styrning, omvärldsbevakning och identifierade trender. Nämnden uttryckte behov av processtöd för planarbetets genomförande samt fakta- och kunskapsunderlag från förvaltningens olika ansvarsområden. Social & arbetsmarknadsnämnden beslutade sedan, , att under 2017 påbörja ett politiskt planarbete. Förvaltningen har fått i uppdrag att leda arbetet med att ta fram ett dokument för den långsiktiga politiska styrningen av Social & Arbetsmarknads verksamhetsområde. Inom kort planeras KF att anta nya riktlinjer för benämning av kommunens styrande dokument. Detta styrdokument ska benämnas i enlighet med detta beslut, vilket enligt nuvarande tjänstemannaförslag är Program. Effektmål Programmet skall bidra med långsiktighet och tydliggöra den politiska viljeinriktningen. Det ska vara vägledande i såväl de politiska som verksamhetsmässiga besluten genom att uttrycka målbilder och prioritering av viktiga strategiska utvecklingsområden. Det skall öka möjligheten till att sådana beslut kan fattas med god framförhållning. Genom tydligare kommunicerade politiska krav och mål möjliggörs också en förbättrad uppföljning och beslut om eventuella åtgärder, ifall krav och mål inte nås. Arbetet med framtagande av ska bidra till att stärka nämndens arbete. Genom ett politiskt antaget program för verksamhetsområdet kan även medarbetare ute på den enskilda enheten se den politiska viljan. Kommunicering av den politiska viljeinriktningen i form av ett Program för Social & Arbetsmarknads verksamhetsområde, ger Lidköpingsborna ett tydliggörande av och en större förståelse för nämndens uppdrag samt insyn i uttryckt värdegrund. Detta ger förutsättningar för ett ökat förtroende för verksamheten utifrån realistiska förväntningar på vad verksamheten ska och kan åstadkomma.

4 4(7) I kommunens medborgarundersökning mäts bland annat medborgarnas åsikt om det stöd och den hjälp som utsatta personer får i din kommun, en form av attitydundersökning som speglar den image som nämndens verksamhet har hos enskild kommuninvånare, oavsett man haft egen kontakt med SA eller ej. Medborgarindex i denna fråga förväntas öka - alternativt bibehållas på nuvarande höga nivå. (På en skala hade alla kommuner värdet 49 och Lidköping hade värdet 54) Projektmål (huvudmål, delmål, avgränsningar) Huvudmål: Målet är att ta fram ett politiskt förankrat social- och arbetsmarknadspolitiskt program för Lidköpings kommun. Delmål: Programmet ska utgöra ett komplement till nuvarande styrmodell och styrkort och kunna relateras till relevanta strategier och framgångsfaktorer för verksamheten Innehållet i programmet skall vara av övergripande karaktär med inriktning på VAD verksamheten ska kunna leverera och vila på förvaltningens värdegrund Programmet skall ta sin utgångspunkt i verksamhetens nuläge, aktuella kvalitetsresultat och förväntade framtida utmaningar Programmet ska fokusera såväl nuvarande målgrupper och deras behov som framtida målgrupper och målgruppernas eventuellt förändrade behov, utifrån kända och möjliga trender Arbetet ska öka nämndens delaktighet i värdegrundsarbetet Arbetet ska ske i dialog mellan politik och tjänstepersoner för att säkerställa kunskapsunderlag och ge goda förutsättningar för verksamhetsmässig förankring Arbetet ska inkludera dialog med olika intressenter för att skapa delaktighet Nuläge Stora delar av Social & Arbetsmarknads verksamhetsområde är statligt reglerat via lagstiftning, antagna konventioner, föreskrifter, nationella riktlinjer mm. Dessutom styrs verksamheten lokalt via kommunfullmäktige i form av reglemente, styrkort och mål Utifrån de uppdrag som berör verksamhetens ansvarsområde, upprättar nämnden även en treårig strategisk plan och budget samt en förvaltningsövergripande handlingsplan för viktiga utvecklings- och förbättringsområden. På förvaltningsnivå finns också en särskilt framtagen värdegrund. Denna styrning länkas sedan vidare till första linjens chefer via Uppdragsdialog och Uppföljningsdialog i enlighet med ledningssystemets PDSA-hjul. Dialogen ges innehåll som beskriver vad detta betyder för den specifika enhetens uppdrag och hur den enskilda verksamheten kan bidra till att detta uppfylls. Handlingsplan för utvecklingsområden tas även fram på enhetsnivå. Särskilda kvalitetsindikatorer finns också framtagna för vissa av Social & Arbetsmarknads målgrupper, exempelvis har Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Landsting pekat ut ett antal kvalitetsområden för God vård och omsorg i socialtjänsten.

5 5(7) Omvärldsbevakning Verksamhetspolitiska planer/program har tagits fram i andra kommuner och även för andra förvaltningar inom Lidköpings kommun. Inför och i samband med beslut om att arbeta fram ett politiskt antaget program för verksamhetsområdet har man tagit del av flera av dessa. Inventering har gjorts av möjliga arbetssätt för processen, för lärdomar och inspiration. Program från andra kommuner och verksamheter kommer även att vara en inspiration i hur programmet för Lidköping kommer att utformas. Ytterligare omvärldsbevakning kommer att ske löpande under projekttiden fram tills dess att beslut om program tas. Intressentanalys Analys för att identifiera särskilt viktiga målgrupper och andra intressenter av Social & Arbetsmarknads verksamhetsområde kommer att göras i uppstartsfasen. Förutom vissa direkta målgrupper av brukare kan såväl intresseorganisationer som andra förvaltningar och myndigheter vara aktuella att tillfråga. Detta i syfte att kunna få del av synpunkter och möjliggöra inflytande. Beroenden av andra projekt Samtidigt som projektet social- och arbetsmarknadspolitiskt program pågår följande aktiviteter, uppdrag, projekt: Plan/program för social hållbarhet Ev. översyn av styrkortet/styrmodellen? Ev. Statliga utredningar som pågår under framtaget Avgränsning Programmet sträcker sig över XXX år / följer mandatperioder?... Kostnads-/nyttoanalys Att göra en regelrätt kostnadsanalys och värdera nyttan i ekonomiska termer är både svårt och osäkert. Kostnader och den förväntade nyttan beskrivs i mer generella termer. Kostnader Personal och drift projektet utförs som del av ordinarie personals arbetstid Politikerarvoden möten utöver ordinarie nämndsmöten Dialogmöten beroende på hur dessa kommer att genomföras kan det innebära kostnader för arvode till intresseorganisationer, hyra av lokal, förfriskningar eller dylikt Trycksaksframställning framtagande av programmet i ett tilltalande format samt ev. populärversion Samtliga kostnader för projektet ska rymmas i Social & Arbetsmarknads ordinarie budget

6 6(7) Direkt nytta Genom en långsiktig planering och en tydlig styrning åstadkoms en effektivare användning av personella resurser, lokaler och ekonomiska resurser. Anpassningar och omställningar av verksamheten kan göras mer kostnadseffektivt och med framförhållning. Indirekt nytta Ett ökat kund/brukarinflytande på alla nivåer bidrar till att verksamheten bättre kan matcha verksamhet och insatser utefter målgruppens behov. Att göra rätt saker och göra saker på rätt sätt medför att verksamheten levererar bästa möjliga nytta till sina kunder/brukare. Förutsättningarna för detta ökar genom en tydlig politisk styrning som kan föras vidare i form av tydliga uppdrag för verkställighet ut i organisationen. Detta möjliggör en systematisk uppföljning av uppdrag, krav och mål som kan ligga till grund för ständiga förbättringar av verksamhetens processer och en ökad effekt av verksamheternas insatser. Riskanalys och åtgärder Risker Svårt att hitta lämpliga målgrupper/intressenter för delaktighet och dialog Svårt att kunna avsätta personella resurser för genomförandet i konkurrens med annat Förankringsarbete och dialog är långa processer och det kan vara svårt att hålla tidsplanen Åtgärder Hitta anpassade metoder Prioritera uppdraget Följa tidsplanen Milstolpeplan- och aktivitetsplan Denna bilaga är en övergripande plan för projektets viktigaste aktiviteter och beslutspunkter med preliminära tidsangivelser som uppdateras efterhand. Övergripande innefattar den följande moment: Milstolpe 1 Uppstart Milstolpe 2 Processande för underlag, viljeinriktning och dialog Milstolpe 3 Framtagande av förslag till program Milstolpe 4 Fastställande av program Milstolpe 5 Genomförande och Uppföljning Kommunikationsplan En separat kommunikationsplan som följer milstolpe- och aktivitetsplanen kommer att tas fram. Administrativa rutiner och dokumentation Projektledare kallar till projektets olika möten via e-post eller i kalender Projektledare sammanställer underlag för processens genomförande Projektgrupp ansvarar för det verksamhetsmässiga innehållet i Programmet Kommunikatör för anteckningar vid möten och workshops samt är skribent för Programmet, upplägg och utformning Kommunikatör ansvarar för att dokumentation löpande läggs ut i ett samarbetsrum

7 7(7) Ändringsrutin Vid eventuella ändringar eller justeringar av projektet under genomförandefasen, tar projektgruppen ställning till om det är en mindre ändring i förhållande till uppdragsbeskrivningen som kan genomföras utan politisk förankring eller om ändringen behöver hanteras politiskt. Leverans Projektet ska leverera ett Social- och Arbetsmarknadspolitiskt Program i form av ett av kommunfullmäktige beslutat dokument. Leverans sker före utgången av Rekommendation Projektet rekommenderas att genomförs i enlighet med uppdragsbeskrivning. Projektorganisation Beställare: Social- och arbetsmarknadsnämnden, Projektansvarig: Helen Smith, Socialchef Projektledare: Anna-Karin Folger, Utvecklingschef Kommunikation/skribent: Kommunikatör Social & Arbetsmarknad Projektgrupp: Social & Arbetsmarknads ledningsgrupp samt stabsresurser Politisk styrgrupp: SANAU Referensgrupper: Enligt intressentanalys