Projektplan - Hållbarhetsintegrering

Transkript

1 Projektplan - Hållbarhetsintegrering Stadskontoret Upprättad Datum: Version: Ansvarig: Förvaltning: Enhet: Susanna Jakobsson, Lotta Heckley, Maria Kronogård, Jenny Theander Stadskontoret Stadskontoret

2 Innehållsförteckning Projektplan - Hållbarhetsintegrering... 1 Sammanfattning... 3 Bakgrund... 4 Pilotprojekt Resurser och projektdeltagare... 5 Avgränsningar för arbetet under Uppföljning... 7 Genomförande... 9 Planering Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

3 Sammanfattning Syftet med projektplanen är att beskriva de aktiviteter som ska genomföras under 2015 och framåt för att på ett mer systematiskt sätt planera, genomföra och följa upp Malmö stads arbete mot en hållbar utveckling. Uppföljning Projektgruppen tar fram en hållbarhetsrapport (i pilotform) med indikatorer som ska utgöra en del av uppföljningen i Malmö stads styr- och ledningssystem. Indikatorerna har som syfte att följa upp effekterna av Malmö stads arbete för att nå en ur alla aspekter hållbar stad (se bild 1 nedan). Med effekter avses i detta sammanhang effekter ur ett samhällsperspektiv snarare än ur ett verksamhetsperspektiv. Detta innebär uppföljning av en politisk vision eller annan politisk riktning om en hållbar utveckling och syftar till att följa upp nivån ovanför de nio kommunfullmäktigemålen, eller snarare den samlade analysen av stadens utveckling. Bild 1 Malmö stads styr- och ledningssystem Hållbarhetsrapport Hållbarhetsrapporten föreslås på sikt integreras i årsredovisningen. Genomförande För att Malmö stad ska uppnå en socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar utveckling är det viktigt att hållbarhetsperspektivet finns med i det dagliga arbetet och i de beslut som fattas i staden. Ett av de långsiktiga resultaten som hållbarhetsarbetet behöver uppnå är att konsekvenser för hållbar utveckling synliggörs i ärendeberedning och i framtagandet av styrdokument. Under piloten 2015 kommer projektgruppen att arbeta tillsammans med handläggare för att konsekvenser för hållbarhet ska synliggöras i två till tre beslutsärenden och i framtagandet av ett eller två styrdokument. Planering Det finns ett behov av att skapa en kommungemensam modell för planering, prioritering och uppföljning som gör det möjligt att systematiskt analysera de sannolika sociala, miljömässiga och ekonomiska konsekvenserna av beslut kring kommunens verksamhet. En gemensam modell för planering och 3 Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

4 prioritering bör utvecklas inom ramen för målstyrningsarbetet i Malmö stad. Detta är dock ett långsiktigt utvecklingsarbete och på kort sikt (2015) anser projektgruppen att det är lämpligt att avgränsa uppdraget till stadens investeringar. En modell för planering och prioritering av stadens samlade investeringsstyrning är under framtagande. Inledningsvis (2015) utgör projektgruppen ett stöd i denna utvecklingsprocess. Bakgrund I samband med att Malmökommissionens slutrapport godkändes i april 2013 fattade kommunstyrelsen också beslut om tre utredningsuppdrag som redogjordes för i rapporten Utredning gällande hållbarhetsredovisning, samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar och sociala investeringar (STK ). Utredningen utgjorde en förstudie till de tre uppdragen som dels syftade till att foga samman de tre hållbarhetsperspektiven i en gemensam redovisning (uppdrag 1) och dels att sätta ett tydligare fokus på den sociala dimensionen i Malmö stads hållbarhetsarbete (uppdrag 2 och 3). Av utredningen framgick att de tre uppdragen i så stor utsträckning som möjligt bör integreras i kommunens ordinarie arbete och processer. Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer för uppföljning följde därefter och resultatet av denna utredning presenterades på budgetberedningen i oktober Utredningen omfattar ett kortsiktigt såväl som långsiktigt tidsperspektiv för arbetet med att integrera ett hållbarhetsperspektiv i styr- och ledningssystemet men med fokus på indikatorer för uppföljning av en hållbar utveckling på kommunfullmäktigenivå. Föreliggande projektplan utgår från denna utredning och lägger fokus vid den pilot som föreslås genomföras under I projektplanen konkretiseras vilka effekter och resultat som ska uppnås under genomförandet av piloten under 2015, 2016 och framåt, samt vilka typer av aktiviteter som projektgruppen avser att genomföra under Pilotprojekt 2015 Att integrera ett hållbarhetsperspektiv i styr- och ledningssystemet är ett nytt arbetssätt som utretts under 2013 och 2014 men som ännu inte testats i praktiken. Därför föreslår projektgruppen att arbetet under 2015 läggs upp som en pilot där arbetssättet testas i ett begränsat antal processer. Utifrån dessa lärdomar tas sedan en generell beskrivning fram som visar vad det innebär att integrera ett hållbarhetsperspektiv i olika processer. Arbetet har mycket gemensamt med jämställdhetsintegrering som funnits som strategi i Malmö stad sedan Projektgruppen har dragit lärdom av detta arbete i utredningsarbetet och fortsätter att göra så under 2015 i den utsträckning det är möjligt. Arbetet med att integrera hållbarhet inbegriper alla delar i styr- och ledningssystemet men utifrån olika perspektiv. Bilden nedan ger en överblick över de sex aktiviter som ingår i piloten 2015 och hur de passar in i Malmö 1 Projektplanen och utredningen ingår under samma diarienummer STK Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

5 stads övergripande styr- och ledningssystem. Aktiviteterna är valda utifrån behovet att testa och utveckla redan etablerade processer och utifrån att i ett tidigt skede kunna medverka i utvecklingen av nya processer som ska skapas under 2015 och framåt inom ramen för det nya styr- och ledningssystemet. Resurser och projektdeltagare Projektgruppen rapporterar till styrgruppen för styr- och ledning och vid behov styrgruppen för social hållbarhet. Projektgruppen består av representanter från fyra olika avdelningar på stadskontoret. Projektgruppen kommer även att koppla en referensgrupp till projektet med kontaktpersoner från såväl stadskontoret som från andra förvaltningar och vid behov externa aktörer. Referensgruppen ska stödja arbetet genom dialog, omvärldsbevakning, förankringsarbete, samt vid behov medverka aktivt i de delar som ska genomföras under De resurser som krävs under 2015 är framförallt tid från personal redan anställd vid Malmö stad. Inga externa resurser i form av konsulter kommer att behövas i piloten under Avgränsningar för arbetet under 2015 Arbetet avgränsas till ett fåtal ärenden, styrdokument och mål för att dra lärdomar av dessa. Inget omfattande kommunikationsarbete gentemot hela organisationen. Inget omfattande arbete med utbildning eller stöd till förvaltningar. Integrering av hållbarhetsperspektivet i andra processer och projekt sker först efter piloten. Projektet innefattar inte kommunstyrelsens uppdrag i budget 2015 att beräkna och arbeta fram konkreta exempel på möjliga sociala investeringar 2, 2 Kommunstyrelsen ges i uppdrag att beräkna och arbeta fram konkreta exempel på möjliga sociala investeringar inför kommande budgetperioder (Budget 2015 med plan ) 5 Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

6 men projektgruppen behöver hålla sig uppdaterade kring detta uppdrag. 6 Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

7 Uppföljning EFFEKTMÅL LÅNGSIKTIGT RESULTAT (2016-) KORTSIKTIGT RESULTAT (2015) AKTIVITET (under pilot) RESURS Socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar utveckling 1. Indikatorer för hållbar utveckling ingår i hållbarhetsrapport Förslag till indikatorer för hållbar utveckling på övergripande visionsnivå är förankrade och utvecklade Förslag till indikatorer (från utredning hösten ) utvecklas och förankras Projektgruppen 2. Hållbarhetsrapporten utgör ett beslutsunderlag för planering och prioritering Hållbarhetsrapport i pilotform är färdigställd (mars 2016) Förslag till hållbarhetsrapport utvecklas och förankras Projektgruppen 3. Utifrån KF- målen synliggörs konsekvenser för hållbarhet i planering, genomförande och uppföljning En rapport som beskriver hur konsekvenser för hållbarhet kan integreras i uppföljning av ett KF mål Projektgruppen stödjer uppföljningen av ett KF mål för att utveckla arbetet med att synliggöra konsekvenser för hållbar utveckling Projektgruppen Indikatorer för hållbar utveckling och hållbarhetsrapport I Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer for uppföljning 4 ges ett förslag till indikatorer för att följa hållbar utveckling på en övergripande nivå i Malmö stad. Indikatorerna har som syfte att följa upp effekterna av Malmö stads arbete för att bli en ur alla aspekter hållbar stad. Med effekter avses i detta sammanhang effekter ur ett samhällsperspektiv snarare än ur ett verksamhetsperspektiv, och indikatorerna är kopplade till visionsnivån inom Malmö stads styr- och ledningssystem. I ett långsiktigt perspektiv kan resultatet presenteras i en hållbarhetsrapport och användas som ett beslutsunderlag för prioritering och planering på övergripande nivå. Hållbarhetsrapporten kan till exempel få 3 Utredning gällande integrering av hållbarhetsperspektivet i stadens styr- och ledningssystem samt indikatorer för uppföljning 4 STK

8 påverkan på fördelningen av resurser för att bättre bidra till hållbar utveckling, förändringar i budgetskrivelser och förändring av kommunfullmäktigemål. Under piloten 2015 ska projektgruppen leda arbetet med att utveckla och förankra det befintliga förslaget till indikatorer. Detta omfattar även indelningsgrunder och spridningsmått. Förslaget ska utvecklas tillsammans med den referensgrupp som tidigare deltagit i arbetet. Förslaget ska också diskuteras tillsammans med bland annat högskolor/universitet, samt med andra kommuner och myndigheter som arbetar med liknande frågor. Förslaget till indikatorer ska förankras politiskt under 2016 när en pilot för hållbarhetsrapporten presenteras. Under piloten 2015 ska projektgruppen ta fram en hållbarhetsrapport i pilotform (färdig mars 2016). Det handlar dels om att utveckla det tidigare nämnda förslaget till indikatorer, men också om att upprätta en struktur för rapporten. Rapporten ska omfatta en mer redovisande del samt en mer analytisk del som innehåller planeringsförutsättningar. Tillsammans med ekonomiavdelningen på stadskontoret ska projektgruppen också diskutera formerna för hur hållbarhetsrapporten till viss del redan nu kan sammankopplas med årsredovisningen. I ett långsiktigt perspektiv föreslås hållbarhetrapporten bli en integrerad del av årsredovisningen. Uppföljning av kommunfullmäktigemål Organisation och struktur för styrning och ledning med mål kommer att utvecklas under Långsiktigt föreslås hållbarhetsrapporten och dess resultat utgöra ett viktigt underlag för uppföljning och analys av kommunfullmäktigemålen. Under piloten 2015 kan projektgruppen stödja arbetet med uppföljning av ett kommunfullmäktigemål. Projektgruppens roll blir att utveckla arbetet med att synliggöra konsekvenser för hållbar utveckling i arbetet med detta kommunfullmäktigemål. En betydande del är att det sociala investeringsperspektivet genomsyrar arbetet så att bättre prioriteringar kan göras utifrån både kortsikta och långsiktiga mål. 8 Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

9 Genomförande Socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar utveckling LÅNGSIKTIGT RESULTAT (2016-) KORTSIKTIGT RESULTAT (2015) AKTIVITET (under pilot) RESURS Socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar utveckling 4. Konsekvenser för hållbar utveckling i KS /KF beslut synliggörs / beräknas i ärendeberedningen En rapport som beskriver vad det innebär att integrera ett hållbarhetsperspektiv i ärenden. 2-3 pilotärenden, projektgruppen arbetar med handläggare för att konsekvenser för hållbarhet synliggörs. Projektgruppen (stöd) + handläggare för ärenden. 5. Konsekvenser för hållbar utveckling beaktas i framtagandet av styrdokument (inledningsvis på KS/KF nivå) En rapport som beskriver vad det innebär att integrera ett hållbarhetsperspektiv i styrdokument. 1 eller 2 pilotdokument, projektgruppen arbetar med handläggare för att konsekvenser för hållbarhet synliggörs. Projektgruppen (stöd) + tjänsteman ansvarig för styrdokument. Processer för ärendehantering och styrdokument För att Malmö stad ska uppnå en socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar utveckling är det viktigt att hållbarhetsperspektivet finns med i det dagliga arbetet och i de beslut som fattas i staden. Ett av de långsiktiga resultaten som hållbarhetsarbetet behöver uppnå är att konsekvenser för hållbar utveckling synliggörs i ärendeberedning och i framtagandet av styrdokument. Under piloten 2015 kommer projektgruppen att arbeta tillsammans med handläggare för att konsekvenser för hållbarhet ska synliggöras i två till tre beslutsärenden och i framtagandet av ett eller två styrdokument. Projektgruppen utgör ett stöd till handläggaren som har ansvar för ärendet respektive styrdokumentet och bidrar med kunskap om hållbarhetsarbete samt metoder och arbetsätt (t.ex. metoder för konsekvensbeskrivning eller samhällsekonomiska beräkningar). Tillsammans dokumenterar handläggaren och projektgruppen vad som krävs för att kunna synliggöra konsekvenser för hållbarhet, lärdomar som sedan kan användas i ärendeberedning och framtagande av styrdokument framöver. Leveransen i slutet av 2015 är två rapporter som beskriver vad det innebär att integrera ett hållbarhetsperspektiv i ärendeberedningen och i styrdokument och hur man kan gå tillväga för att implementera mer generellt i ärenden och styrdokument.

10 Planering EFFEKTMÅL LÅNGSIKTIGT RESULTAT (2016-) KORTSIKTIGT RESULTAT (2015) AKTIVITET (under pilot) RESURS Socialt, ekonomiskt och miljömässigt hållbar utveckling 6. En modell för planering och prioritering i budget och uppföljningsprocessen framtagen Hållbarhetsperspektivet beaktas i utvecklingen av modellen för investeringsstyrning Aktivt delta i projektet att utveckla en investeringsstyrning som förbättrar planering, prioritering och uppföljning utifrån ett hållbarhetsperspektiv. Projektgrupp investeringsstyrning + projektgruppen (hållbarhetsintegrering) En modell för planering och prioritering i budget- och uppföljningsprocessen I utredning gällande hållbarhetsredovisning, samhällsekonomiska/hälsoekonomiska beräkningar och sociala investeringar 5 konstaterades att det finns ett behov av att skapa en kommungemensam modell för planering, prioritering och uppföljning som gör det möjligt att systematiskt analysera de sannolika sociala, miljömässiga och ekonomisa konsekvenserna av kommunens åtgärder/verksamhet. Syftet med sådana analyser är att göra beslutsfattare och andra intressenter uppmärksamma på de troliga konsekvenserna av olika val. Utredningen visade att kommunen kan använda olika typer av kvantitativa och kvalitativa analysverktyg beroende på typ av åtgärd/verksamhet (t.ex. sociala konsekvensanalyser, hälsokonsekvensbedömningar, värdeplanering, Synaps), men samtidigt är det viktigt att analyserna kan sammanfattas i ett gemensamt format för att göra jämförelser möjliga. Detta kan ske inom den ram där kommunen själv kan välja att prioritera mellan olika verksamhetsområden och kan t ex handla om investeringar inom fysisk planering och utbyggnad av samhällsservice som kan ställas mot kompetenshöjande åtgärder inom äldreomsorg eller skola. En modell bör sträva efter att vara lätt att förstå och enkel att använda i hela organisationen. De två viktigaste delarna i en sådan modell för prioriteringar är 1) att jämföra flera tänkbara alternativ för att uppnå ett resultat/mål (inklusive potentiella effekter om ingenting görs) och 2) utvärdera alternativen i en tvärsektoriell grupp på ett tidigt skede i processen. En gemensam modell för planering och prioritering bör utvecklas inom ramen för målstyrningsarbetet i Malmö stad och synliggöras i Malmö stads uppföljningsverktyg, som för närvarande är Stratsys. Detta är dock ett långsiktigt utvecklingsarbete och på kort sikt (2015) avgränsas uppdraget därför till stadens investeringar. En modell för planering och prioritering av stadens samlade investeringsstyrning är under framtagande: 5 STK Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

11 För att fortsätta utvecklingen av planering, prioritering och uppföljning inom investeringsområdet behöver vi ta ett helhetsgrepp över styrningen. Det kommer att bli alltmer viktigt att prioritera inom hela stadens investeringsvolym och enskilda projekt måste ställas i relation till andra för staden viktiga utbyggnadsområden. Underlagen för prioriteringar behöver utvecklas och innehålla analyser utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål, hållbarhetsperspektiven (socialt, ekonomisk och miljömässigt), befolkningsutveckling, näringsliv, ekonomiska konsekvenser, risker etc. Ur Projektplan för utvecklad investeringsstyrning i Malmö Stad - Inklusive översyn av styrmodell för exploateringsekonomi ( ) Inledningsvis (2015) kan projektgruppen utgöra ett stöd i denna utvecklingsprocess. På sikt (2016-) kan denna modell också i största möjliga utsträckning tillämpas för planering och prioritering i (hela) budget- och uppföljningsprocessen. 11 Stadskontoret Projektplan - Hållbarhetsintegrering

12