Remissyttrande förslag på revidering av riktlinje för styrmodell och ledningssystem. (SAN 2018/184)

Transkript

1 147 Remissyttrande förslag på revidering av riktlinje för styrmodell och ledningssystem. (SAN 2018/184) Beslut beslutar att godkänna förslag på remissyttrande till kommunstyrelsen med förändringen enligt yrkande att ta bort stycke 4 på sidan 3, samt stycke 2 på sidan 5. Remissyttrandet gäller förslag på revidering av riktlinje för styrmodell och ledningssystem. Sammanfattning Kommunstyrelsen vill ha s synpunkter på förslag på revidering av riktlinje för styrmodell och ledningssystem. Remissen har gått ut till samtliga nämnder som en del i den arbetsprocess som pågår när det gäller att förenkla kommunfullmäktiges styrkort. Riktlinjer för styrmodell och ledningssystem planeras att ersätta de tidigare riktlinjerna för styrkortet. Kommunstyrelsens arbetsutskott önskar nämndens synpunkter på remissen skriftligt senast den 7 september s synpunkter redovisas under rubriken Ärendebeskrivning. Yrkanden: Socialdemokraterna yrkar att stycke 4 på sidan 3 ska strykas, samt stycke 2 på sidan 5 tas bort från skrivningen. Moderaterna tillstyrker Socialdemokraternas yrkande. Efter nämndens beslut om yrkande om förändringar att stryka stycke 4 på sidan 3, samt stycke 2 på sidan 5, blir yttrandet enligt följande: Synpunkter avseende förslag på reviderad riktlinje för styrmodell och ledningssystem: Det ses som positivt att riktlinjerna förutom själva styrmodellen, även innefattar och beskriver syftet med ledningssystemet Vårt arbetssätt för att tydliggöra kopplingen dem emellan. Förutom huvudprocesser bör då även kärn- och delprocesser nämnas, Page 1 of 5

2 såsom en viktig kvalitetssäkrande del i Vårt arbetssätt och grund för det systematiska kvalitetsarbetet. Vi välkomnar en förenkling av styrmodellen, att målbilder, strategier, framgångsfaktorer och uppdrag utgår och ersätts av strategiska mål och verksamhetsmål. Förtydligande behövs dock av vad som i detta sammanhang avses med kärnverksamheten. Det är bra att nämnderna kan fastställa egna verksamhetsmål, under förutsättning att det är möjligt med hänsyn till befintliga resurser. Bra också att särskilja ett utåtriktat respektive inåtriktat perspektiv. Vi ser en fördel i att man i det utåtriktade perspektivet sätter mål för de resultat som verksamheten åstadkommer för sina kunder/medborgare medan det inåtriktade perspektivet har sitt främsta fokus på hur väl kommunen använder sina resurser för att utföra sina uppdrag, både ekonomiska och personella, som en styrning och uppföljning av resurseffektivitet. En fråga som aktualiseras är dock vad som menas med kvalitet i det inåtriktade perspektivet? Kvalitetsbegreppet har i SOSFS 2011:9 definierats som att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter och beslut som meddelats med stöd av sådana föreskrifter. I detta avseende är kvalitet enligt exempelvis SoL och LSS kanske framförallt riktat mot våra kunder/brukare, det vill säga att vi levererar det som förväntas enligt dessa krav och på sådant sätt som där anges. Det är positivt med tydliggörande av att stödprocesserna direkt eller indirekt ska stödja målet för huvudprocesserna när det gäller det utåtriktade perspektivet. Här blir det dock något otydligt då det står en organisation i framkant vilket är det inåtriktade perspektivet. Arbetet i stödprocesserna inom det inåtriktade perspektivet ska visserligen bidra till resurseffektivitet avseende användandet av ekonomiska och personella resurser och kan därigenom indirekt medverka till högre måluppfyllelse i huvudprocesserna men det är kanske inte det som avses. Det behöver i så fall tydliggöras. Det är bra att även den nationella styrningen är synliggjord i bilden på modellen och omnämns i riktlinjen. Som grund för lokala politiska prioriteringar, ny SPB, mål mm, ska bland annat omvärldsanalysen ligga och det ses därför som viktigt att respektive förvaltning är med och bidrar utifrån deras respektive ansvars- och verksamhetsområde samt att Page 2 of 5

3 analysen sker i nära dialog mellan politik och berörda tjänstemän. Det är bra att följa utvecklingen för Lidköping som ort, i form av övergripande nyckeltal även om kommunen har begränsade möjligheter att påverka utfallet. Vi ser det dock som lika viktigt att följa sådana nyckeltal som kommunen kan påverka men som för tillfället har goda värden och därför inte utgör grund för något specifikt mål. Att bevaka utvecklingen av viktiga nyckeltal inom exempelvis området social hållbarhet gör att det kan synliggöra negativa trender tidigare som därmed kan leda till nya prioriterade mål. Viktigt även i detta arbete att ha en god dialog mellan politik och tjänstemän med verksamheternas delaktighet i analys av utfall, i syfte att identifiera kommunens största utmaningar som grund för prioriteringar. I riktlinje för styrdokument är en plan detaljerad och aktiverande vilket stämmer väl överens med det som i riktlinjen benämns handlingsplan. Begreppet handlingsplan bör dock övervägas då det kan upplevas förvirrande då det även förekommer i andra typer av arbetsuppgifter och vi skulle med fördel se ett annat begrepp såsom verksamhetsplan eller förvaltningsplan, områdesplan, enhetsplan eller liknande. Det framkommer heller inte tydligt i riktlinjen på vilken/vilka nivåer som handlingsplan skall finnas. Handlingsplanen bör vara ett sammanhållet styrmedel för kommunens chefer att med delaktighet från berörda, identifiera och prioritera sina viktigaste utvecklingsområden, inte bara för att nå målen i styrmodellen men också för att utföra sitt basuppdrag utifrån statlig styrning, lagkrav mm. Det är positivt med ett färre antal prioriterade men relevanta indikatorer som kommunen som verksamhet kan påverka och med fokus på resultat för medborgaren. Bra också att de sammanvägda indikatorerna utgår. Vi ser det som viktigt att fokus främst ska ligga på resultat i bemärkelsen måluppfyllelse, vid uppföljning delår 2 och årsredovisning. I förslag till process för strategisk plan och budget, beskrivs att åtgärder för att nå målen också ska redovisas men detta framgår inte av riktlinjen. Vi tycker det är bra att själva åtgärderna för att nå måluppfyllelsen inte ska redovisas. I ledningssystemet finns kommunens olika verksamhetsområden fördelade under Huvudprocesser (externt perspektiv) och Stödprocesser (internt perspektiv) där krav och mått också ska beskrivas och följas upp för de olika processerna. Vi ser det som en fördel om dessa mått, exempelvis nationella kvalitetsmått, också är de som återkommer i form av nyckeltal att följa över tid, i den mån det är möjligt. Nyckeltal Page 3 of 5

4 som kan omvandlas till indikatorer för vissa mål, om detta sammanfaller med verksamhetsområden för den lokala politiska styrningen. Det skulle också bidra till en helhetssyn med kundnytta i fokus, ett tydliggörande av när fler verksamheter berörs med gemensamt ansvar för resultatet och där insatser och åtgärder i en nämnd får effekter som visar resultat i andra nämnders verksamhet och kostnader. Den nya styrmodellen ska innefatta en vision med ett önskat tillstånd längre fram i tiden samt mål (strategiska/verksamhets) och indikatorer med tillhörande målvärde som ska uppnås för mandatperioden. I praktiken blir då dessa fyraåriga med ett års överlappning i samband med valår. De senare ska fastställas i samband med strategisk plan och budget, SPB, vilken är treårig och med ekonomistyrning i form av ettårig budget och två ytterligare år i plan samt ett tioårsperspektiv för större investeringar. Detta innebär en mix av tidsperspektiv som kräver samordning, inte minst när det gäller medelstilldelning så att denna hänger samman med det som verksamheterna förväntas förverkliga och åstadkomma under perioden och då vissa mål kan kräva planeringstid och uppbyggnad av verksamheter innan genomförande. Vi vill framhålla vikten av att ekonomistyrningen tar sin utgångspunkt i kostnadsanalyser för att kunna stödja genomförande av de politiskt antagna målen. Fördelarna med långsiktiga mål är flera. Det kan ge en tydlig inriktning kring vad som ska åstadkommas under mandatperioden men ändå med viss arbetsro för att uppnå detta, vilket inte minst är viktigt då det kan röra sig om verksamhetsområden med långa processer såsom gällande olika mänskliga förutsättningar i samhället. Det socioekonomiska perspektivet behöver också ses i ett längre perspektiv då det handlar om långsiktiga investeringar i människors livs- och uppväxtvillkor för ett socialt hållbart samhälle. Ett annat område med långsiktig fördelaktighet är den mer traditionella investeringssidan såsom för byggnationer mm. Det är samtidigt viktigt med möjlighet till flexibilitet i styrningen, att kunna ha en anpassning till förändringar i omvärlden då det kan hinna hända mycket under en fyraårsperiod som inte kunde förutses när målen sattes. Att sträva efter en modell med balans mellan framförallt långsiktig styrning men också med flexibilitet som kan fånga nödvändiga omprioriteringar vid särskilt förändrade omständigheter. En förutsättning för långsiktighet är dock att målen hålls på en relativt övergripande nivå och inte blir för detaljstyrande. Om fokus ligger på vad som ska uppnås under mandatperioden blir det en tydlig lokal politisk styrning, samtidigt som långsiktigheten delvis går förlorad i slutet av mandatperioden. Det tredje året blir perspektivet ettårigt såvida det inte rör sig om frågor där det finns en gemensam politisk viljeinriktning över partigränser. Page 4 of 5

5 Slutligen bör riktlinjen kompletteras med Arbetsmarknadsnämndens styrdokument för kvalitetsledning enligt SOSFS 2011:9 för SoL, LSS och HSL. SAN 2014/138, med revidering Direktjustering - Kommunstyrelsen tillhanda 7 september 2018 Expedieras till Kommunstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - remissyttrande förslag på revidering av riktlinje för styrmodell och ledningssystem Sammanställning av förändringar 108 SANAU Remissyttrande förslag på revidering av riktlinje för styrmodell och ledningssystem. Protokoll KSAU 123 Remiss förslag revidering av riktlinjer för styrmodell och ledningssystem Remiss förslag revidering av riktlinjer för styrmodell och ledningssystem Bilaga Remiss förslag revidering av riktlinjer för styrmodell och ledningssystem Page 5 of 5