Ny process för strategisk plan och budget

Transkript

1 Kommunstyrelsen Handläggare: Anna Sofia Johansson Ny process för strategisk plan och budget Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna ny process för strategisk plan och budget. Styrpolicyn uppdateras enligt beslut om ny process för strategisk plan och budget. Den nya processen träder i kraft i samband med strategisk plan och budget Sammanfattning Den 19 juni 2017 tog kommunfullmäktige beslut om att revidera kommunfullmäktiges styrkort. Därefter har det tagits fram en uppdragsbeskrivning som beskriver hur arbetet ska organiseras och genomföras. Under våren 2018 har det genomförts processkartläggningar som resulterat i förslag på förändringar av processen för strategisk plan och budget. Dessa förslag på revideringar kommer innebära ett behov av att revidera styrpolicy. I den nya förslaget till process har hänsyn tagits till det uppdrag kommunledningen fick av kommunstyrelsen , 224. Uppdraget var att ta fram ett förslag på ny process där investeringsbudget och driftbudget samordnas. Detta med avsikt att få en effektivare process med bättre ekonomisk styrning och planering. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 16 maj 2018 att remittera förslaget på förändring på förändring av process strategisk plan och budget till samtliga nämnder för yttrande. Synpunkterna skulle vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 7 september Förslag till förändringar med anledning av inkomna synpunkter: - Förtydligande att månadsrapporten även ska visa föregående års utfall som jämförelse - Rapportperiod för delårsrapport 1 omfattar januari april på kommunnivå och januari mars på nämndnivå - Rapportperiod för delårsrapport 2 omfattar januari augusti på kommunnivå och januari

2 Sida 2 av 9 juli på nämndnivå Övriga ändringar som genomförts under handläggningen: - Avsnitt ändras till strategisk plan och budget från tidigare lydelse strategisk plan och budget för hela kommunkoncernen (Ägardirektiv reglerar om bolagen omfattas av styrprocessen) - Avsnitt ändras till följande lydelse: Nämnden arbetar under hösten fram sin strategiska plan och budget som omfattar konsekvensbeskrivning för nämndens verksamhet, nämndens styrkort och budget. Det innebär att begreppet strategisk plan och budget i detalj ersätts med nämndens strategiska plan och budget. Ärendebeskrivning Den 19 juni 2017 tog kommunfullmäktige beslut om att revidera kommunfullmäktiges styrkort. Därefter har det tagits fram en uppdragsbeskrivning som beskriver hur arbetet ska organiseras och genomföras. Under våren 2018 har det genomförts processkartläggningar som resulterat i förslag på förändringar av processen för strategisk plan och budget. Dessa förslag på revideringar kommer innebära ett behov av att revidera styrpolicy. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 16 maj 2018 att remittera förslaget på förändring på förändring av process Strategisk plan och budget till samtliga nämnder för yttrande. Synpunkterna skulle vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 7 september Det nya förslaget bygger på att: - Inriktningsbeslutet omfattar både drift- och investeringsbudget - Underlaget till investeringsbeslut i inriktningsbeslutet bygger på en 10-årig investeringsplan - Underlag till beredning av strategisk plan och budget förenklas och fokuserar på: utmaningar, verksamhetsförändringar, volymutveckling, konsekvensbeskrivningar och synpunkter på mål - Månadsrapportering, med en enkel, översiktlig och automatgenererad rapport redovisas för kommunstyrelsen utan föregående politisk behandling i nämnderna - Delårsrapporterna fokuserar på avvikelser och åtgärder samt bedömning och beskrivning av måluppfyllnad. Remissvar Samtliga nämnder har inkommit med remissvar utom räddningsnämnden. Nedan redovisas en sammanställning av remissvaren och kommenterar till remissvaren. Samtliga nämnder är positiva till förslaget.

3 Sida 3 av 9 Barn och skolnämnd Nämnden påtalar vikten av att ta fram rutiner för att säkerställa att beslut eller olika faktorer i omvärlden, som eventuellt skulle kunna påverka budgetbeloppen uppmärksammas och att möjlighet då finns att justera budgeten genom tilläggsanslag. Då budgeten föreslås att tas redan i juni är detta av stor betydelse. I övrigt ställer sig barn- och skolnämnden bakom förslag till förändring av process för strategisk plan och budget. Fullmäktige beslutar om fördelning av ramar i juni utifrån kommunens ekonomiska förutsättningar. Förändringar i omvärlden som inte kan hanteras inom nämndens ram får lyftas som ärende om tilläggsanslag. Kommunens revisorer Kommunrevisionens remissvar angående förslag till förändrad process strategisk plan och budget: - Mot bakgrund av att kommunfullmäktige i olika styrdokument avseende bolagen betonar helhetssyn och koncernnytta bedömer vi det som positivt att den strategiska planen enligt p ska omfatta hela kommunkoncernen. - Positivt att arbetet med omvärldsanalys betonas - Positivt med förslaget om ett seminarium för att skapa en kommungemensam bild av utvecklingen inom kommunens verksamhetsområden och ge en helhetsbild av kommunkoncernens framtida utmaningar - Ställer sig frågande till förslaget med tidigareläggning av rapportperioden för delårsrapport 1 till mars månad samtidigt som kommunfullmäktige enligt förslaget hanterar den senast i juni. Ställer sig på samma sätt frågande för delårsrapport 2 föreslås gälla för perioden till och med juli månad med rapportering i kommunfullmäktige senast i oktober. Det senare måste ändras då det inte är förenligt med kommunallagen som från och med 1 januari 2019 anger att Styrelsen ska inom två månader efter utgången av den period av räkenskapsåret som delårsrapporten omfattar, överlämna delårsrapporten till kommunfullmäktige och revisorer. Synpunkten gällande bolagen är mycket viktig och bör regleras i ägardirektiven. Synpunkten på den räkenskapsperiod som delårsrapporten omfattar kommer att anpassas så att överlämnande av rapporten till kommunfullmäktige följer den nya kommunallagen.

4 Sida 4 av 9 Samhällsbyggnadsnämnd/Miljö- och byggnämnd Styrprocessen omfattar två huvudprocesser planerings- och uppföljningsprocessen. Det är positivt att investeringarna skall planeras i en 10-årsplan samt att innehåll och ansvarsfördelning tydliggörs i de båda huvudprocesserna. I beskrivningen av planeringsprocessens delprocess Inriktningsbeslut är det otydligt om vilka som skall delta i den politiska beredningen. För att åstadkomma en gemensam bild är det viktigt att samtliga nämnder är representerade. Delprocessen är också otydlig vad gäller investeringsbeslut. Det framgår inte när i processen ett förberedande/preliminärt investeringsbeslut tas. Ett sådant beslut är underlag för de ekonomiska förutsättningarna för kommunen som helhet och för respektive nämnd och är en förutsättning för att kunna arbeta fram en driftbudget. I beskrivningen av planeringsprocessens delprocess Nämndernas detaljarbete med strategisk plan och budget bör andra meningen strykas. Den ekonomiska konsekvensbeskrivningen gör nämnderna i samband med nämndernas underlag för budgetberedningen vilket även framgår i denna delprocess. Förändringen som föreslås vad gäller uppföljningsprocessen innebär ingen förändring för nämnden eftersom nämndens uppföljningsprocess består av fyra delar idag. För att tydliggöra vem som gör vad föreslås att en processkarta görs även för uppföljningsprocessen. Kommunstyrelsens ordförande avgör vilka som deltar i den politiska beredningen. Inriktningsbeslutet omfattar förslag både till drift- och investeringsbudget. Investeringsbudget bereds på hösten men beslut om investeringar samordnas med beslut om driftbudget i inriktningsbeslutet. Konsekvensanalysen i nämndens strategisk plan och budget är avsedd att beskriva eventuella åtgärder nämndens måste vidta med anledning av tilldelad budgetram. Social och arbetsmarknadsnämnd Synpunkter när det gäller planeringsprocessen - Av förslaget framgår inga tidsangivelser. Det är viktigt att det ges tillräcklig tid för nämnderna att bereda ärendet i planeringsprocessen. I beskrivningen av styrprocessens olika delar finns uppgift om vilken månad de olika delarna äger rum. -När det gäller omvärldsanalysen som underlag till inriktningsbeslutet är det viktigt att nämnderna också är med och bidrar i denna, utifrån sin specifika kunskap om respektive verksamhetsområde.

5 Sida 5 av 9 -Omvärldsanalysen ska enligt förslaget belysa aspekter kring vad kommunen bör, vill och kan göra utifrån omvärldens trender och krav och med hänsyn till kommunens förutsättningar. Det är viktigt att analysen också tydligt belyser och tar sin grund i vad kommunen ska göra i sitt så kallade basuppdrag och sådana förändringar i regional, nationell eller internationell styrning som får betydelse för styrning och prioriteringar. Inte minst viktigt för att få en helhetsbild av kommunens samlade främsta framtida utmaningar. Nämndernas omvärldsanalys kommer med som en del i underlaget till budgetberedningen där utmaningar och verksamhetsförändringar ska beskrivas - Som underlag för inriktningsbeslutet bör även viktiga nyckeltal ingå. Utvecklingen av dessa följs och vid behov bör analys av denna ske i samråd med berörda verksamheter. Om utvecklingen i sin tur föranleder beslut om nya eller förändrade strategiska mål eller verksamhetsmål kan nyckeltalet med fördel lyftas in och ingå i SPB-underlaget så länge målet kvarstår, alternativt omvandlas till indikator. Ett av underlag till inriktningsbeslutet är statistikpaketet Lidköping i jämförelse med andra. Här kan viktiga nyckeltal, statistikuppgifter ingå. -Det är ett positivt anslag att den politiska beredningen inför inriktningsbeslutet har som syfte att åstadkomma en gemensam bild av utvecklingen inom kommunens verksamhetsområde samt en helhetsbild av kommunkoncernens framtida utmaningar. Vi anser att en framgångsfaktor också är att det i detta skede finns ett samlat forum för dialog mellan politik och förvaltningschefer, för förståelse och förankring av den lokala politiska viljan och för ett mer samordnat genomförande. Kommunstyrelsens ordförande avgör vilka som deltar i den politiska beredningen. -Det är viktigt att volymutvecklingen tydliggörs i nämndernas underlag för budgetberedningen, med fokus på det som förväntas kunna bli särskilt kostnadsdrivande. Synpunkten beaktas i översyn av vilket underlag som ska lämnas till budgetberedningen - Det ses som positivt att det ingår konsekvensbeskrivningar av budgetramar och investeringar så detta blir tydliggjort både inför KF beslut om strategisk plan och budget och i samband med beslut om budget i detalj. Kommunfullmäktige beslutar om strategisk plan och budget i juni månad och därefter arbetar nämnden fram sin strategiska plan och budget under hösten som antas av nämnden. -Det är bra att nämnderna har möjlighet att lämna synpunkter på föreslagna mål och indikatorer för att säkerställa mätbarhet och tillförlitlighet.

6 Sida 6 av 9 -Det är önskvärt att remissomgången för inriktningsbeslutet främst efterfrågar nämndernas återkoppling på innehållet, mål och indikatorer för respektive ansvarsområde samt konsekvensbeskrivningar av beslutet, och inte i första hand bli beskrivningar av hur man avser att arbeta för att nå målen. Vår erfarenhet är att alltför detaljerade redovisningar av vad man ämnar genomföra, ofta kan vara inaktuella när de ska relateras till i kommande uppföljningar och bokslut, vilka kan ligga nästan två år framåt i tiden. : Bra synpunkt. Vad som ska göras för att nå målet hanteras i handlingsplanen -Det är också bra att nämnderna har möjlighet att komplettera med egna verksamhetsmål under förutsättning att det är möjligt med befintliga resurser. -Handlingsplanen bör vara ett sammanhållet styrmedel för kommunens chefer att med delaktighet från berörda, identifiera och prioritera sina viktigaste utvecklingsområden, för att inte bara nå målen i styrmodellen men också för att utföra sitt basuppdrag utifrån statlig styrning, lagkrav mm. - Inför genomförandet av det sammantagna kommunala uppdraget ser vi det också som viktigt med en tydlig dialog i kommunens ledningsgrupp, kring samsyn och ansvarsfördelning av prioriterade fokusområden. Bra synpunkt, beaktas i det fortsatta arbetet Synpunkter när det gäller uppföljningsprocessen -Det är viktigt att det ges tillräckligt med tid för beredning av ärendet i nämnderna också i uppföljningsprocessen. Detta har beaktats i förslaget genom att uppföljningsperioderna ändras så att det blir längre tid mellan periodens slut och när inlämning av uppgifter ska ske från nämnderna. Detta bör även ge möjligheter för förvaltningarna att kunna lämna över handlingar till politisk beredning enligt ordinarie process för ärendehantering. - Det är bra med månadsrapporter för att följa kostnadsutvecklingen kontinuerligt på aggregerad nivå. Man behöver dock observera att dessa kommer vara automatiskt genererade direkt ur IT-systemet, vilket medför att utfall jämfört med budget kommer vara svårtolkat och inte helt tillförlitligt, eftersom varken kostnader eller intäkter är linjära eller periodiserade fullt ut månadsvis för vissa verksamheter. Det blir därför viktigt att särskilja eventuella avvikelser på ett sådant sätt att redovisning till nämnd eller kommunstyrelse av åtgärder för en budget i balans, görs där det verkligen är motiverat och inte vid avvikelser som enbart beror på naturliga fluktuationer i utfallet. Detta för att undvika extra administrativ börda. För att få en uppfattning om årets utfall följer ett visst mönster kommer det att finnas jämförelser med tidigare års utfall. - Vi ser det som positivt att delårsrapporternas bryttider är tidigarelagda då det ger längre handläggningstid och möjliggör en bättre politisk beredning av dessa.

7 Sida 7 av 9 Tanken med den nya processen har varit att ge nämnderna mer tid för analys och politisk beredning. - Vi anser att det är tydliggörande med redovisning av volymutvecklingen vid samtliga uppföljningar och då med särskilt fokus på det som är direkt kostnadsdrivande. Bör dock kompletteras med en helårsprognos av densamma. Delårsrapporterna ska innehålla uppgifter om volymutveckling och eventuell påverkan på ekonomi. Prognos för utfall för nyckeltal och verksamhetsmått (där volymer är ett) ingår i de rapporter som lämnas idag. - Både vid delårsuppföljning två och i verksamhetsberättelse/årsredovisning ser vi det som framgångsrikt att på högsta politiska nivå, framförallt ha sitt fokus på resultat och måluppfyllelse utifrån ett kund/brukarfokus, inte på själva åtgärderna eller verksamheternas arbetssätt för att nå målen, vilket framförallt är hur-frågor och mer hör hemma på nämnds- och tjänstemannanivå. Fokus är måluppfyllelsen men om bedömningen är att målet inte kommer att uppnås är det av intresse att veta hur nämnden tänker arbeta för att nå målet. Utbildningsnämnd Nämnderna ska ha möjlighet att återkomma till kommunfullmäktige när större förändringar sker i verksamheterna som nämnderna inte kunnat förutse tidigare, därför behöver kommunfullmäktige ha möjlighet att korrigera sin budget i november. Fullmäktige beslutar om fördelning av ramar i juni utifrån kommunens ekonomiska förutsättningar. Förändringar i omvärlden som inte kan hanteras inom nämndens ram får lyftas som ärende om tilläggsanslag. Förslaget innehåller inte något budgetbeslut i fullmäktige i november. - Utbildningsnämnden anser att det är viktigt, vid kommande revideringar av interna styrdokument, att de förändringar i sak som föreslås, framgår klart och tydligt. Därför bör kommunstyrelsen alltid göra en enkel sammanställning av de förändringar som föreslås och bifoga till remissinstanserna. Det är viktigt att det framgår klart och tydligt vilka förändringar som föreslås och därför bör det vid kommande remisser bifogas en enkel sammanställning av de förändringar som föreslås. Vård- och omsorgsnämnd Vård- och omsorgsnämnden ser vikten av att det genomförs en översyn av nuvarande process för strategisk plan och budget och ställer sig i huvudsak bakom de föreslagna förändringarna. När det gäller planeringsprocessen framför nämnden följande:

8 Sida 8 av 9 Underlag för inriktningsbeslutet ska enligt förslaget bland annat utgöras av en omvärldsanalys där det ska beskrivas vad som bedöms ha en stor påverkan på det kommunala uppdraget. Nämnden utgår ifrån att respektive nämnd, utifrån sin kompetens, bereds möjlighet att delta och bidra i analysen av omvärlden. I förslaget sägs att analysen ska ligga till grund för vad som bör göras och vad kommunen vill. Nämnden vill framhålla vikten att det som ska göras, det vill säga, det som är tvingande för kommunen genom exempelvis nya lagar och föreskrifter, tydligt lyfts fram i omvärldsanalysen. Nämndernas omvärldsanalys kommer med som en del i underlaget till budgetberedningen där utmaningar och verksamhetsförändringar ska beskrivas När beslutet om kommande års budget tas redan i juni är det viktigt att det framgår på vilket sätt nämnder ska agera i sitt detaljbudgetarbete om det sedan budgetbeslutet i juni inträffat förändringar som har stor påverkan på nämndens kostnader och intäkter. Det kan exempelvis handla om ny lagstiftning eller riktade statsbidrag. Fullmäktige beslutar om fördelning av ramar i juni utifrån kommunens ekonomiska förutsättningar. Förändringar i omvärlden som inte kan hanteras inom nämndens ram får lyftas som ärende om tilläggsanslag. Gällande uppföljningsprocessen framför nämnden följande: Avseende processens första del, månadsrapporten, har nämnden önskemål om att utfallet inte enbart ställs mot en tolftedel av budgeten utan även ställs mot föregående års utfall. Vidare är det önskvärt att nämnden bereds möjlighet att lämna med en förtydligande redogörelse direkt och inte först månaden efter. Det finns en stor risk att ett uttag direkt ur systemet vid månadsskifte ger en missvisande bild av utfallet av olika orsaker. Exempelvis är det viktigt att årets löneökningskostnader finns med. Vidare bör säkerställas att kostnader för kost och städ är inlagda. Dessa kostnader utgör ett antal miljoner för nämnden och förs ofta in i redovisningen en bra bit in på det nya året. Hur kommer semesterlönekostnader att hanteras vid uttaget? Även här handlar det om stora belopp behöver tas hänsyn till vid bedömning av utfallet. En annan faktor att ta hänsyn till är eventuella större intäkter eller kostnader som inte hunnit eller kunnat periodiseras. Nämndens slutsats är att ett uttag direkt ur redovisningen, utan att ge möjlighet för förvaltningen att kommentera siffrorna, inte ger en sann bild av periodens resultat. För att få en uppfattning om årets utfall följer ett visst mönster kommer det att finnas jämförelser med tidigare års utfall i månadsrapporten. Avsikten med månadsrapporten är att få en snabb, översiktlig bild över den ekonomiska utvecklingen för nämnderna. Förslaget med uttag av underlag för delårsrapporter en månad tidigare fungerar bra för vård och omsorgsnämnden vid delårsrapport 1 men för delårsrapport 2 är augusti månads utfall av sådan betydelse för prognosen att månaden måste tas med för att kunna ställa en så säker prognos som möjligt. Anledningen är att i augusti visar utfallet på hur kostnaden för bemanning under huvuddelen av semesterperioden sett ut. Det kan skilja ett antal miljoner mellan olika år. Vård- och omsorgsnämnden önskar därför att även fortsättningsvis få göra prognos utifrån augusti månads utfall.

9 Sida 9 av 9 Tanken med den nya processen har varit att ge nämnderna mer tid för analys och politisk beredning. Vi vill betona vikten av att följa ordinarie process för ärendehantering. Kultur- och fritidsnämnd När det gäller delprocessen månadsrapport är det viktigt att känna till att på grund av att intäkter och kostnader i verksamheten inte är periodiserade över året på samma sätt som budgeten så kommer det vissa månader att finnas avvikelser i utfall mot budget. Genom en jämförelse med tidigare år bör det framgå att detta inte är en onormal avvikelse från budget. För att få en uppfattning om årets utfall följer ett visst mönster kommer det att finnas jämförelser med tidigare års utfall. Förslag till förändringar med anledning av inkomna synpunkter: - Förtydligande att månadsrapporten även ska visa föregående års utfall som jämförelse - Rapportperiod för delårsrapport 1 omfattar januari april på kommunnivå och januari mars på nämndnivå - Rapportperiod för delårsrapport 2 omfattar januari augusti på kommunnivå och januari juli på nämndnivå Övriga ändringar som genomförts under handläggningen: - Avsnitt ändras till strategisk plan och budget från tidigare lydelse strategisk plan och budget för hela kommunkoncernen (Ägardirektiv reglerar om bolagen omfattas av styrprocessen) - Avsnitt ändras till följande lydelse: Nämnden arbetar under hösten fram sin strategiska plan och budget som omfattar konsekvensbeskrivning för nämndens verksamhet, nämndens styrkort och budget. Det innebär att begreppet strategisk plan och budget i detalj ersätts med nämndens strategiska plan och budget. Beslutet ska skickas till Samtliga nämnder Kommundirektör Jan Fransson Ekonomichef Helena Ljunggren Ekonom Ann-Charlotte Wiktorsson Utvecklingsledare kvalitet Anna Sofia Johansson