Söderhamns kommun. Granskning av delårsrapport per den 31 augusti Revisionsrapport. KPMG 11 oktober 2006 Antal sidor 9

Transkript

1 Granskning av delårsrapport per den 31 augusti 2006 KPMG 11 oktober 2006 Antal sidor 9

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 1 3. Ansvarsavgränsning 2 4. Granskning 2 5. Revisionsmål 3 6. Granskningens resultat och slutsatser Resultatanalys Prognos över resultatutfall Följsamhet mot gällande lagstiftning och rekommendationer Förenlighet med kommunfullmäktiges mål Finansiella mål Verksamhetsmål Rättvisande bild av resultat och ställning 7

3 1. Sammanfattning Årets övergripande granskning av delårsrapporten visar att kommunen uppfyller de krav som lagen ställer på innehållet i en delårsrapport. Delårsrapporten ger i allt väsentligt en rättvisande bild av utfallet per den 31 augusti Bakgrund Av lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) och kommunallagen (SFS 1991:900) framgår att kommuner och landsting skall upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) minst en gång under räkenskapsåret. En delårsrapport skall omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Delårsrapporten skall enligt lag om kommunal redovisning innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens eller landstingets verksamhet och resultat sedan utgången av föregående räkenskapsår. Upplysningar skall lämnas om: sådana förhållanden som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning och sådana händelser av väsentlig betydelse för kommunen som har inträffat under rapportperioden eller efter dennas slut. I lagen anges att det, om det inte finns särskilda hinder, skall motsvarande uppgifter lämnas för samma rapportperiod under det närmast föregående räkenskapsåret. Begrepp och termer skall vidare så långt som det är möjligt stämma överens med dem som har använts i den senast framlagda årsredovisningen. Förändrade bestämmelser i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen (prop 2003/04:105) trädde i kraft den 1 december 2004 och tillämpades första gången under räkenskapsåret Förändringarna innebar följande: Budgeten skall innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret (denna bestämmelse infördes den 1 januari 1992). Mål och riktlinjer för verksamheten skall anges liksom finansiella mål. Dessa mål skall ha betydelse för god ekonomisk hushållning. Den plan som omfattar tre år skall även innehålla sådana finansiella mål (kommunallagen 8 kap 5 ). Delårsrapporten skall behandlas av fullmäktige (kommunallagen 8 kap 20 a ). Förvaltningsberättelsen i årsredovisningen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts (lag om kommunal redovisning 4 kap 4 o 5 ). 1

4 Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet (kommunallagen 9 kap 9a ). Bedömningen gäller både de finansiella målen och målen och riktlinjerna för verksamheten. För att kunna göra den årliga bedömningen räcker det inte att enbart utgå från årsbokslutet. Det krävs i stället att revisorerna utgår från årsredovisningen. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsredovisningen och överlämnas till fullmäktige. 3. Ansvarsavgränsning I en kommun skall delårsrapporten upprättas av kommunstyrelsen och vilka svarar för innehållet i dess helhet. Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsredovisningen är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen. Fullmäktige skall behandla delårsrapporten tillsammans med revisorernas skriftliga bedömning. Fullmäktige skall godkänna årsredovisningen vilket för övrigt inte bör ske innan fullmäktige har beslutat om ansvarsfrihet skall beviljas eller vägras. 4. Granskning Granskningsuppgift Revisorernas granskning av en delårsrapport skiljer sig från revisorernas granskning av en årsredovisning, som är mer omfattande. I kommunallagen anges att revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige fastställt. Kommunallagen ställer dock inte krav på att revisorernas bedömning av delårsrapporten skall omfatta räkenskaperna. För att kunna göra en bedömning av de finansiella målen är dock en översiktlig granskning av räkenskaperna nödvändig. Granskningen skall ha en sådan omfattning att den kan ligga till grund för revisorernas bedömning om resultatet i delårsrapporten är förenligt med målen för den ekonomiska förvaltningen. Inriktning och omfattning En av revisorerna framtagen väsentlighets- och riskanalys bör ligga till grund för granskningens inriktning och omfattning. Förhållanden och faktorer som bl a påverkar granskningens inriktning och omfattning är: Kunskaper och erfarenheter av kommunens verksamhet samt system för styrning, uppföljning och kontroll mm. Väsentliga händelser eller förändringar i kommunens verksamhet. 2

5 Förändringar i redovisningsprinciper och redovisningssystem. Revisorernas granskning av delårsrapporter bör, utifrån en väsentlighets- och riskanalys, omfatta följande aktiviteter: Inhämta information om väsentliga händelser eller förändringar i verksamheten, förändringar i redovisningsprinciper samt system och rutiner av betydelse, t ex genom läsning av protokoll och andra handlingar samt intervjuer med ansvariga befattningshavare. Analysera nyckeltal för verksamhet och ekonomi. Granska att delårsrapporten innehåller de uppgifter som krävs enligt lag om kommunal redovisning och att rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning efterlevs. Översiktligt granska om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Finansieringsanalysen samt sammanställd redovisning bör även i förekommande fall granskas översiktligt. Översiktligt granska om styrelsens och nämndernas uppföljningsrutiner, prognoser och analyser är tillförlitliga och att de ger förutsättningar för korrekta bedömningar. Översiktligt granska kommunstyrelsens bedömning av möjligheterna att uppnå de av fullmäktige beslutade finansiella målen för god ekonomisk hushållning samt bedöma om den finansiella styrningen är tillräcklig. Översiktligt granska kommunstyrelsens bedömning av möjligheterna att uppnå de av fullmäktige beslutade målen för verksamheten, av betydelse för en god ekonomisk hushållning samt bedöma om verksamhetsstyrningen är tillräcklig. Föra dialog med ansvariga befattningshavare om iakttagelser och synpunkter. Sammanfatta iakttagelser och synpunkter som underlag för revisorernas bedömning. 5. Revisionsmål Uppdraget är att granska om kommunen följer gällande lagstiftning och anvisningar. Uppdraget omfattar även att konstatera om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige fastställt och att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. 3

6 6. Granskningens resultat och slutsatser 6.1 Resultatanalys Kommunen redovisar ett resultat i delårsbokslutet med 55,6 mkr. Detta är en positiv avvikelse jämfört mot budget på 42,2 mkr. I delårsrapporten kan avvikelser mot budget härledas dels i resultaträkningen, dels i driftsredovisningen. I driftsredovisningen finns verksamheternas övergripande kostnader och intäkter (del av kommunens internredovisning) redovisade som en total. I nedanstående tabell har vi valt att specificera de enskilt största avvikelserna i denna post. Budgetavvikelsen specificeras i nedanstående tabell. Våra kommentarer anges med kursiv stil. Nämnderna redovisar totalt sett ett överskott jämfört med budget. Specificeras per nämnd i delårsrapporten. Skatteintäkter överstiger budget. Varav prognos slutavräkning 2005 är 5,7 mkr och prognos 2006 är 0,6 mkr. Generella statsbidrag och utjämning. Utjämningsbidrag LSS 13,2 och inkomstutjämning -9,2, övrigt 1,0. Reavinster, ej budgeterade. Avser vinst vid försäljningar av tomter och fastigheter. Pensionskostnader, lägre än budget. 3,6 mkr avser internt för hög debiterad pensionskostnad och resterande 1,9 mkr avser lägre externa pensionskostnader. Avskrivningar lägre än budget. Internränta Denna avvikelse beror på att det internt debiterats ut högre internränta på nämnderna jämfört med budget. Finansnetto Positiv avvikelse beroende på lägre extern ränta än i budget. Förseningar sparbeslut, budgeterat. Intern budgetpost. Oförutsett, omstruktureringar. Intern budgetpost Rekonstruktion Faxeholmen. 5,3 mkr 17,3 mkr 5,0 mkr 1,5 mkr 5,5 mkr 1,3 mkr 1,3 mkr 2,1 mkr 4,0 mkr 1,3 mkr -1,8 mkr 4

7 Ej nämndsfördelade kostnadsminskningar. En negativ avvikelse beroende på att kostnadsminskningar ej lagts ut på nämnder. Övrigt. Summa avvikelse mot budget -2,5 mkr 1,9 mkr 42,2 mkr 6.2 Prognos över resultatutfall 2006 I den prognos som redovisas i delårsrapporten framgår det att resultatet för 2006 beräknas till 38,5 mkr att jämföra med utfallet i delårsbokslutet på 55,6 mkr. Detta innebär att resultatet för perioden september till december uppvisar ett negativt resultat på 17,1 mkr vilket i stort sett överensstämmer med fastställd budget. Hänsyn har tagits till detta i kommunens analys av budgetavvikelse på helår. 6.3 Följsamhet mot gällande lagstiftning och rekommendationer Av den kommunala redovisningslagen och förarbetena till lagen anges att delårsrapporten bör ges samma struktur som årsredovisningen. Delårsrapporten skall åtminstone innehålla: Förvaltningsberättelse Resultaträkning Balansräkning Enligt redovisningsrekommendationer för kommunerna bör även finansieringsanalys, notupplysningar, pensionsförpliktelser inom linjen och annan relevant information om kommunens företag ingå i delårsrapporten. Vi bedömer att kommunens delårsrapport uppfyller kraven i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen. Förvaltningsberättelsen beskriver koncernens och kommunens resultatutfall, redovisningsprinciper, balanskravet samt en specifikation med kommentarer kring beslutade kostnadsminskningar. Resultat- och balansräkningar är uppställda enligt den kommunala redovisningslagen. Noter till resultat och balansräkningar finns ej med i delårsrapporten. Enligt vår översiktliga granskning är väsentliga periodiseringar genomförda. Periodiserad budget tas med på kommun- och nämndnivå. En sammanställning av drifts- och investeringsredovisningen finns i delårsrapporten. Däremot saknas finansieringsanalys i delårsrapporten. Semesterlöneskuldens förändring bokförs endast inför årsbokslutet. Dess förändring per 31 aug, 17,7 mkr, framgår dock i förvaltningsberättelsen. 5

8 Vi föreslår följande förbättringar av delårsrapporten: Balans- och resultaträkningen bör kompletteras med notupplysningar kommande år. Finansieringsanalys bör upprättas även i delårsbokslutet. Nyckeltalssammanställningen bör kompletteras enligt den som presenteras i årsredovisningen. Från och med 2005 tillämpas resultatbalansering för nämnderna. Redovisning sker enligt tabell i delårsrapporten där det framgår att 12,5 mkr kan utnyttjas efter nämndsbeslut. Resultatbalanseringen innebär kommunens resultat försämras med samma summa vid beslut och utnyttjande. 6.4 Förenlighet med kommunfullmäktiges mål Finansiella mål I kommuns budget för 2006 till 2008 som fastställdes av kommunfullmäktige 26 september 2005 har tre finansiella mål angetts. Dessa kommenteras under punkterna till Dessa mål bör följas upp kontinuerligt och ska utvärderas i delårsrapporten och i årsredovisningen. Som framgår av kommentarerna nedan föreslår vi att de fastställda finansiella målen kompletteras med tydligare definitioner samt att dessa även samlat följs upp i delårsrapporten. Uppföljningen i delårsrapporten kan ske enligt samma överskådliga modell som använts i budgeten. Resultatmålet och målet om låneskuldens storlek går att följa upp mot uppgifter i delårsrapporten. Målet om att investeringar skall vara finansierade med egna medel går inte att följa upp mot uppgifter i delårsrapporten då det saknas kassaflödesanalys Resultatmål Kommunens resultatmål är att fr.o.m ha ett resultat i driftsbudgeten som uppgår till mkr i en högkonjunktur. Under åren budgeteras överskott, dock inte i nivå med budgetmålet. Kommentar: Utfallet i delårsbokslutet uppgår till 55,6 mkr. I prognosen för 2006 beräknas överskottet till 38,5 mkr vilket innebär att kommunen uppnår resultatmålet. Vi föreslår att resultatmålet ges en tydligare definition, till exempel bör det anges vilka poster som eventuellt inte skall ingå vid jämförelsen. Detta kan vara poster av extraordinär karaktär som inte ingår i driftsbudgeten Investeringar För investeringar har kommunen fastställt ett finansiellt mål som innebär att investeringsnivån skall anpassas så att investeringar kan finansieras med egna medel. Investeringsnivån kan öka om de har som syfte att öka intäkter eller sänka kostnader Någon uppföljning av detta mål har inte 6

9 skett i delårsrapporten. Prognosen för investeringar pekar enligt delårsrapporten på en total negativ avvikelse på 18,7 mkr. Kommentar: Enligt vår bedömning bör detta mål ges en tydlig definition samt att uppföljning bör ske i delårsrapporten Låneskuld Kommunen har som finansiellt mål att låneskulden skall vara oförändrad eller minska. Låneskulden har de senaste 12 månaderna ökat med 5,8 mkr, till totalt 189,8 mkr. Skulderna till kreditinstitut har minskat de senaste 8 månaderna. Beroende på att definitionen av låneskuld inte tydligt framgår i budgetdokumentet är det svårt att bedöma om det finansiella målet om låneskuld kommer att uppnås. Av delårsrapporten framgår även att både kommunens och kommunkoncernens soliditet minskar (beräknad med hänsyn tagen till pensionsskuld inom linjen) Verksamhetsmål De av kommunfullmäktige i budgetdokumentet fastställda målen (benämnt inriktningar) följs upp under respektive nämnds redovisning i delårsrapporten. Flertalet av dessa har av kommunen bedömts uppfyllda helt eller delvis. En tydlig koppling mellan graden av uppfyllnad och nämndernas analys saknas i flera fall. Projekt pågår för att skapa ny modell för uppföljning av fullmäktiges mål. Detta syftar till att sätta fokus på mätbarhet av målen samt kommentarer till eventuella avvikelser. 6.5 Rättvisande bild av resultat och ställning Vår bedömning är att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Som framgår av delårsrapporten har kommunen per augusti ej bokfört förändring av semesterlöneskulden. Upplysning om detta lämnas för respektive nämnd. KPMG, dag som ovan Magnus Larsson kundansvarig Jan Svensk Godkänd revisor 7