Ovanåkers Kommun. Granskning av delårsrapport per den 31 augusti 2010 Revisionsrapport. KPMG AB 8 november 2010 Antal sidor: 11

Transkript

1 ABCD Ovanåkers Kommun Granskning av delårsrapport per den 31 augusti 2010 KPMG AB 8 november 2010 Antal sidor: KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

2 Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Ansvarsavgränsning 3 3. Revisionsmål 3 4. Granskning 3 5. Granskningens resultat och slutsatser Resultatanalys Förändringar i budget för Resultatprognos för Resultatuppföljningar under året Kommentarer om budgetavvikelser Nämndernas driftsredovisning Gemensamma poster Skatteintäkter och generella bidrag Avskrivningar 7 6. Förenlighet med kommunfullmäktiges mål Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning det verksamhetsmässiga perspektivet Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning det finansiella perspektivet Balanskravsresultat Kommunkoncernen Följsamhet mot gällande lagstiftning och rekommendationer Väsentliga noteringar i vår granskning av balans- och resultatposter Periodiseringar Kassaflödesanalys Bokslutsdokumentationen 11 1

3 1. Sammanfattning Av lag om kommunal redovisning (SFS 1997:614) och kommunallagen (SFS 1991:900) framgår att kommuner och landsting skall upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) minst en gång under räkenskapsåret. Bestämmelserna i kommunallagen och den kommunala redovisningslagen innebar bland annat följande: Budgeten skall innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret. Mål och riktlinjer för verksamheten skall anges liksom finansiella mål. Dessa mål skall ha betydelse för god ekonomisk hushållning. Förvaltningsberättelsen i årsredovisningen skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som skall behandlas av fullmäktige är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten. Bedömningen gäller både de finansiella målen och målen och riktlinjerna för verksamheten. Årets övergripande granskning av delårsrapport (version ) per med årsprognos visar att kommunen uppfyller de krav som lagen ställer på innehållet i en delårsrapport. Vår bedömning är att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning per 31 augusti samt att den resultatprognos som redovisas är rättvisande. Förutom det lagstadgade kravet på att en kommun årligen skall upprätta en delårsrapport för verksamheten bör utgångspunkten även vara att den väsentligt bidrar till kommunens styrning och uppföljning. Kommunstyrelsen bör därför så snabbt som möjligt efter rapportperiodens utgång förelägga den för kommunfullmäktiges behandling. (se Kommunal redovisningslag beskrivning och tolkning, Brorström mfl). Kommentar: Kommunfullmäktiges behandling av kommunens delårsrapport för 2010 kommer att ske den 29 november. Det vore önskvärt att handläggningen av kommunens delårsrapport tidigareläggs för att den i större utsträckning skall bidra till kommunens styrning och uppföljning. Våra kommentarer delges nedan. Kommunen redovisar ett resultat per augusti på 30,9 mkr (augusti fg år 3,0 mkr). Den största förklaringen till skillnaden i resultat jämfört med augusti 2009 är att principen för redovisningen av semesterlöneskulden förändrats. Under året har beslut om tilläggsbudgeteringar förändrat kommunens budget från ett nollresultat till ett överskott på 6,8 mkr. Den årsprognos som redovisas i kommunens delårsrapport visar att resultatet beräknas bli 9,9 mkr, dvs. en positiv avvikelse på 3,1 mkr jämfört med reviderad budget 2

4 Enligt uppföljningen i delårsrapporten beräknas 9 verksamhetsmål av betydelse för god ekonomisk hushållning inte uppnås under Delårsrapporten innehåller ingen samlad beskrivning av måluppfyllelsen av de finansiella målen vilket vi förslår inför kommande år. Av delårsrapporten kan dock utläsas att kommunen för 2010 beräknar nå samtliga finansiella mål. 2. Ansvarsavgränsning I en kommun skall delårsrapporten upprättas av kommunstyrelsen och vilka svarar för innehållet i dess helhet. Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsredovisningen är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen. Fullmäktige skall behandla delårsrapporten tillsammans med revisorernas skriftliga bedömning. Fullmäktige skall godkänna årsredovisningen vilket för övrigt inte bör ske innan fullmäktige har beslutat om ansvarsfrihet skall beviljas eller vägras. 3. Revisionsmål Uppdraget är att granska om kommunen följer gällande lagstiftning och anvisningar. Uppdraget omfattar även att konstatera om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige fastställt (verksamhetsmål och finansiella mål) och att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. 4. Granskning Granskningsuppgift Revisorernas granskning av en delårsrapport skiljer sig från revisorernas granskning av en årsredovisning, som är mer omfattande. I kommunallagen anges att revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige fastställt. För att kunna göra en bedömning av de finansiella målen är dock en översiktlig granskning av räkenskaperna nödvändig. Granskningen skall ha en sådan omfattning att den kan ligga till grund för revisorernas bedömning om resultatet i delårsrapporten är förenligt med målen för den ekonomiska förvaltningen. Inriktning och omfattning Revisionens upprättade väsentlighets- och riskanalys ligger till grund för granskningens inriktning och omfattning. Förhållanden och faktorer som påverkar granskningens inriktning och omfattning är: Kunskaper och erfarenheter av kommunens verksamhet samt system för styrning, uppföljning och kontroll mm. Väsentliga händelser eller förändringar i kommunens verksamhet. 3

5 Förändringar i redovisningsprinciper och redovisningssystem. Granskningen har omfattat följande moment: Analyser av nyckeltal för verksamhet och ekonomi. Granskning att delårsrapporten innehåller de uppgifter som krävs enligt lag om kommunal redovisning och att rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning efterlevs. Översiktlig granskning om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Översiktlig granskning om styrelsens och nämndernas uppföljningsrutiner, prognoser och analyser är tillförlitliga och att de ger förutsättningar för korrekta bedömningar. Översiktlig granskning av kommunstyrelsens bedömning av möjligheterna att uppnå de av fullmäktige beslutade finansiella målen för god ekonomisk hushållning samt bedöma om den finansiella styrningen är tillräcklig. Översiktlig granskning av kommunstyrelsens bedömning av möjligheterna att uppnå de av fullmäktige beslutade målen för verksamheten, av betydelse för en god ekonomisk hushållning samt bedöma om verksamhetsstyrningen är tillräcklig. Sammanfattning av iakttagelser och synpunkter som underlag för revisorernas bedömning. 5. Granskningens resultat och slutsatser Våra väsentligaste noteringar i samband med granskningen sammanfattas nedan. 5.1 Resultatanalys Kommunen redovisar ett resultat per augusti på 30,9 mkr (fg år 3,0 mkr). Vi har översiktligt analyserat skillnader i resultat jämfört med fg år. Den största förklaringen (c:a 12 mkr) till skillnaden i resultat jämfört med augusti 2009 är att principen för redovisningen av semesterlöneskulden förändrats. Från 2010 redovisas uttag av semesterlön mot balansräkningen vilket tidigare år redovisats direkt mot resultaträkningen. Denna förändring ger en mer rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Övriga förklaringar till resultatförbättringen jämfört med 2009 är att de besparingsåtgärder som genomförts till största delen utfallit under perioden januari till augusti Kommentar: Avstämning av resultatutfall per augusti bör även ske mot en periodiserad budget. Det är positivt att kommunen ändrat redovisningen av semesterlöneskuldens förändring då intjänande och uttag av semesterlön nu redovisas varje månad. 4

6 5.2 Förändringar i budget för 2010 Den budget som kommunfullmäktige fastställde för 2010 visade ett nollresultat. Under året har beslut om tilläggsbudgeteringar förändrat kommunens budget till ett överskott på 6,8 mkr. Tilläggsbudgeteringar har även skett som inte påverkats kommunens nettoresultat då dessa endast varit interna förändringar. Beslutade förändringar som påverkat budgeterat resultat framgår av följande sammanställning. Ökade skatteintäkter och bidrag Besparing Anpassning i förändringstid tas bort ur budget Utökar ram för kostnadsökningar Besparingskrav nämnder tas bort Budgeterat resultat efter förändringar 13,6 mkr -3,0 mkr -3,0 mkr -0,8 mkr 6,8 mkr I september beslutas om ytterligare en förändring med +1,0 mkr avseende sänkta arbetsgivaravgifter och återsökt moms. Kommentar: Vi föreslår att delårsrapporter och årsredovisningar kompletteras med en översiktlig beskrivning över vilka tilläggsbudgeteringar som skett under rapportperioden. Detta skulle öka möjligheterna till läsarnas jämförelser mot ursprunglig budget. I vår granskning är tilläggsbudgeteringarna avstämda mot beslut. 5.3 Resultatprognos för 2010 Den årsprognos som redovisas i kommunens delårsrapport visar att resultatet beräknas bli 9,9 mkr, dvs. en positiv avvikelse på 3,1 mkr jämfört med reviderad budget (se ovan). I nedanstående tabell förklaras vad differensen mot budget består av. Nämndernas driftsredovisning - varav Barn- och utbildningsnämnden, 2,4 mkr - varav Socialnämnden 2,0 mkr Gemensamma poster (internredovisning) - avser till största delen poster avseende interna kapitalkostnader, återsökt moms och arbetsgivaravgifter. Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader, delsumma Skatteintäkter och generella stadsbidrag Finansnetto Summa avvikelse mellan budget och prognos för ,9 mkr -5,1 mkr 0,9 mkr -0,3 mkr 1,7 mkr 1,7 mkr 3,1 mkr 5

7 5.3.1 Resultatuppföljningar under året. Vi har översiktligt tagit del av de resultatuppföljningar som skett under året (mars, april, maj, juni). Sammanfattningsvis har följande resultat redovisats vid dessa rapporttillfällen. Uppföljningsperiod Resultat enligt prognosen Budget Avvikelse mot budget Januari-mars Januari-april 1,4 mkr 0 1,4 mkr Januari-maj 1,3 mkr 0 1,3 mkr Januari-juni 2,4 mkr 7,6 mkr -5,2 mkr Januari-augusti (redovisas i delårsrapporten) 9,9 mkr 6,8 mkr 3,1 mkr Kommentar: Vi har endast översiktligt granskat kommunens rutiner för att upprätta prognoser. En stor del i förklaringen till skillnader mellan perioderna är att det skett relativt stora tilläggsbudgeteringar under året. Enligt vår bedömning är det viktigt att fortsätta utveckla kommunens rutiner för prognosarbete då detta är det viktigaste verktyget för styrning och uppföljning. 5.4 Kommentarer om budgetavvikelser Nedan följer en sammanfattning av större avvikelser mellan budget och prognos Nämndernas driftsredovisning Nämndernas driftskostnader beräknas enligt prognosen till 516,3 mkr vilket är 3,9 mkr lägre än budget. Jämfört med 2009 beräknas driftskostnaderna bli 7,8 mkr lägre. I delårsrapporten beskriver respektive nämnd den ekonomiska prognosen och förklaringar till skillnader mellan utfall och budget Gemensamma poster Gemensamma poster avser poster inom kommunens internredovisning. Följande större avvikelser mellan budget och prognos finns: Återsökt moms Interna kapitalkostnader Arbetsgivaravgifter, avtalsförsäkringar Övrigt Summa -2,0 mkr -1,6 mkr -0,9 mkr -0,6 mkr -5,1 mkr 6

8 Kommentar: Dessa poster är en del av kommunens internredovisning. För att öka informationen kring denna hantering bör enligt vår bedömning delårsrapporter och årsredovisningar innehålla en beskrivning över kommunens rutin för denna redovisning Skatteintäkter och generella bidrag Avvikelsen mellan budget och prognos beräknas vid rapporttillfället uppgå till en positiv avvikelse på 1,7 mkr för skatteintäkter och 1,7 mkr för generella bidrag. Beräkningen baseras på senast kända prognos från Sveriges Kommuner och Landsting. Under året har den ursprungliga budgeten för skatteintäkter och generella bidrag förändrats genom tilläggsbudgeteringar. Skatteintäkter har förändrats med 8,2 mkr, fastighetsavgift med 0,8 mkr och generella bidrag med 4,6 mkr, total 13,6 mkr Avskrivningar Avskrivningarna beräknas bli 0,9 mkr lägre än budget. Detta förklaras av att investeringarna beräknas bli något lägre än jämfört med budget. 6. Förenlighet med kommunfullmäktiges mål Förvaltningsberättelsen i delårsrapporten skall innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts (lag om kommunal redovisning 4 kap 4 o 5 ). De mål som skall följas upp är de av kommunfullmäktige i årsbudgeten fastställda finansiella målen samt målen och riktlinjerna för verksamheten. 6.1 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning det verksamhetsmässiga perspektivet. Lagstiftaren ställer krav på att mål och riktlinjer av betydelse för god ekonomisk hushållning ur ett verksamhetsperspektiv skall upprättas. Dessa mål skall följas upp och kommenteras i samband med upprättandet av årsredovisning och delårsrapport. Totalt finns för kommunen 88 verksamhetsmål fastställda av kommunfullmäktige. Uppföljningen av dessa mål sker i delårsrapporten dels som en sammanfattning där kommunens målarbete och årets måluppfyllelse beskrivs på ett övergripande sätt. Under respektive nämnd sker en detaljerad uppföljning av hur respektive mål är uppfyllt i tre nivåer, målet uppfyllt, målet delvis uppfyllt samt målet inte uppfyllt. 7

9 Sammanfattningsvis ser den redovisade måluppfyllelsen i delårsrapporten ut så här: Nämnd Mål som uppnås Mål som delvis uppnås Mål som ej uppnås Totalt antal mål Kommunstyrelsen Miljö- och Byggnämnden Kultur- och fritidsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Totalt 52 (59%) 27 (31%) 9 (10%) 88 Som framgår av sammanställningen är det 9 verksamhetsmål som inte beräknas uppnås under Dessa mål är följande: Nämnd Mål Nämndens analys KS KS KS KS Samordnad ärendehantering/ ärendehanterings system för förvaltningen/samtliga förvaltningar ska införas under planperioden. Minskad pappersförbrukning inom kommunstyrelseförvaltningen med 10 % under Andelen fordon och maskiner som drivs med miljövänliga alternativa bränslen ska öka jämfört med De förslag till åtgärdsplaner som framtagits under 2009 ska under 2010 implementeras i styrelsens och nämndernas verksamhetsplanarbete. Uppfylls inte. Planering pågår för ett införande under Målet om en minskad pappersförbrukning är nu mkt svårt att uppnå då möjliga åtgärder är vidtagna. Det handlar nu mera om beteende då alla dokument inte är nödvändiga att skriva ut. Inriktning på målet behöver förändras. Andelen bilar i bilpoolen som körs på alternativa bränslen är oförändrat trots att vi har investerat i nya miljöbilar. Våra tidigare bilar i bilpoolen kunde också köras på alternativt bränsle. Beträffande de handlingsplaner inom miljöområdet som ska implementeras under 2010 kommer arbetet att inledas men troligen inte hinna slutföras under året. 8

10 M o BN De lokala miljömålen ska vara inarbetade i nämndens verksamhet. M o BN Att fastställda nyckeltalsnivåer genererar ökad resurshushållning. K o FN Samtliga nyckeltal ska vara oförändrade eller bättre. Målet kommer inte att uppnås med anledning av att kontoret inte är fullt bemannat och tillräckliga resurser finns till arbetet. Övrigt arbete enligt verksamhetsplanen 2010 för miljö, hälsa och livsmedel prioriteras under året. Målet kommer inte att uppnås till fullo. Även om nyckeltal är framarbetade så blir det svårt att se effekten av vad de genererat under året. Redovisning till och med augusti pekar på färre badande i båda simhallarna. BUN SN Minst 90 % av eleverna ska vara behöriga att börja på gymnasiet. Under 2010 skall 10 % av hemtjänstinsatserna verkställas av annan utförare enligt LOV. Detta mål når vi ej under året, men genom ett gott arbete på gymnasiets IV program når nästan 100% av eleverna målet, men inte i rätt tid. Det finns en utförare som lämnat ansökan, kontroll av ansökan pågår Målet ej uppfyllt Kommentar: I delårsrapporten beskrivs och kommenteras verksamhetsmålen på ett överskådligt sätt. Av sammanfattningen av måluppfyllelsen framgår det att det är inom områdena ekonomi och miljö där flest mål ej uppnåtts till och med augusti. 6.2 Mål och riktlinjer för god ekonomisk hushållning det finansiella perspektivet. Enligt lag skall kommuner formulera finansiella mål som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. De finansiella målen syftar till att säkerställa den långsiktiga ekonomiska utvecklingen samt ge kommunen ekonomisk handlingsfrihet och möjlighet till utveckling. För 2010 har Ovanåkers kommun fastställt följande finansiella mål. Oförändrad skatt (21,90). Årens resultat ska vara positiva och 2008 års underskott ska i sin helhet ha balanserats vid utgången av Resultatet ska vara minst ett nollresultat 2010 och 2011 och på lång sikt motsvara 2 % av skatter och generella statsbidrag. Ingen lånefinansiering av investeringar. 9

11 Den årliga investeringsvolymen ska vara 25 mnkr per år i medeltal under en femårsperiod som omsluter två år före och efter budgetåret. Kommentar: Delårsrapporten innehåller ingen samlad beskrivning av måluppfyllelsen av de finansiella målen vilket vi förslår inför kommande år. Av delårsrapporten kan dock utläsas att kommunen för 2010 beräknar nå samtliga finansiella mål. 6.3 Balanskravsresultat Från tidigare år finns 6,0 mkr att återställa under åren I och med årets beräknade överskott på 9,9 mkr beräknas detta att återställas i bokslutet för Kommunkoncernen Delårsrapporten innehåller ingen koncernredovisning. Koncernbolagens resultat och ställning samt förvaltningsberättelser presenteras i delårsrapporten. Av dessa framgår att samtliga koncernbolag förutom OKAB beräknar ett överskott för Följsamhet mot gällande lagstiftning och rekommendationer Av den kommunala redovisningslagen och förarbetena till lagen anges att delårsrapporten bör ges samma struktur som årsredovisningen. Delårsrapporten skall åtminstone innehålla: Förvaltningsberättelse Resultaträkning Balansräkning Kommentar: Årets övergripande granskning av delårsrapporten visar att kommunen uppfyller de krav som lagen ställer på innehållet i en delårsrapport. 7.1 Väsentliga noteringar i vår granskning av balans- och resultatposter I samband med vår granskning av delårsrapporten har inriktningen varit att granska väsentliga balans- och resultatposter, att periodiseringar utförts enligt god redovisningssed samt att bokslutet dokumenterats på ett bra sätt. Nedan följer en sammanfattning av våra iakttagelser Periodiseringar En översiktlig granskning har skett av kommunens periodiseringar per augusti. Enligt god redovisningssed bör kostnader och intäkter periodiseras även i ett delårsbokslut. Kommentar: Enligt vår översiktliga granskning av kommunens periodiseringar har detta skett för de väsentligaste posterna, dock har precisionen ej varit lika som vid årsbokslut Kassaflödesanalys Av delårsrapporten framgår att kommunens kassaflöde för perioden uppgår till 8,1 mkr. 10

12 Kommentar: För att förbättra analysen föreslår vi att den kompletteras med en skriftlig beskrivning av de väsentligaste förändringarna samt en jämförelse mot budget Bokslutsdokumentationen Vi har översiktligt granskat dokumentationen av balansposterna i delårsbokslutet och konstaterar att de väsentligaste posterna är avstämda och dokumenterade. Dock anser vi att det finns utrymme för förbättringar avseende bokslutsdokumentationen vilket framförts vid samtal med ekonomikontoret. KPMG, dag som ovan Per Wiklander Projektansvarig 11