Revisionsrapport. Arvika kommun. Granskning av Delårsrapport. Oktober Max Tolf

Transkript

1 Revisionsrapport Oktober 2005 Granskning av Delårsrapport Max Tolf Arvika kommun

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionsmetod Delårsrapportens innehåll och utformning Mål för god ekonomisk hushållning...3 Granskningsresultat Förvaltningsberättelse...4 Iakttagelser och kommentarer rörande resultat och balanskrav...5 Iakttagelser och kommentarer rörande förvaltningsberättelsens innehåll Resultat- och balansräkning...6 Iakttagelser och kommentarer...6

3 Sammanfattning Komrev, inom PricewaterhouseCoopers, har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunens delårsrapport avseende perioden januari augusti Granskningen syftar till att bedöma om delårsrapporten upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagens intentioner, om delårsrapporten ger tillfredsställande information om verksamhetens utfall, om delårsrapporten uppfyller kravet på rättvisande räkenskaper samt om delårsrapporten är tillräckligt dokumenterad. Från och med 2005 skall även revisorerna lämna ett separat utlåtande om delårsrapporten. Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att delårsrapporten i allt väsentligt är upprättad enligt den kommunala redovisningslagen. Avstämning av några övergripande mål görs i delårsrapporten och vid denna avstämning prognostiserar kommunstyrelsen att målet att verksamhetens nettokostnader endast får ianspråkta 93 % av skatteintäkterna och de generella bidragen ej nås. Målet att ej låna till investeringar nås däremot. Det prognostiserade resultatet väntas uppgå till 9,7 mkr. Detta skall jämföras med det budgeterade resultatet som uppgår till 1,7 mkr. Nämndernas/förvaltningarnas kommentarer varierar i sin utformning. Kommunteknik har avsnitt som beskriver både verksamhet budgetavvikelser. Barn- och utbildningsnämndens berättelse är i stort inriktad mot att förklara budgetavvikelser. Vi anser att kommunen bör utveckla informationen i kommentarerna till att bli mer enhetlig samt att beskrivning av måluppfyllelse bör få ett större utrymme till kommande år. Vi saknar i förvaltningsberättelsen även en redogörelse över kommunens pensionsförpliktelser. 1

4 1. Inledning Komrev, inom PricewaterhouseCoopers, har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Arvika kommun granskat kommunens delårsrapport avseende perioden januari augusti Bakgrund Enligt den kommunala redovisningslagen (KRL) 9 kap, 1 är kommunen skyldig att minst en gång under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från räkenskapsårets början. Redovisningen ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Delårsrapporten ska innehålla en översiktlig redogörelse för utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat sedan föregående räkenskapsårs utgång. Delårsrapporten bör omfatta kommunen och den verksamhet som på kommunens uppdrag bedrivs av andra juridiska personer. Vid upprättandet av delårsrapporten gäller i princip snabbhet i information framför exakthet. Målsättningen med delårsrapporten är att visa ett, för perioden, rättvisande resultat. Formerna för framtagandet och beslutsprocessen kring delårsrapporten bör bestämmas av fullmäktige. Utgångspunkten bör vara att delårsrapporten ska utformas så att den väsentligt bidrar till att förbättra kommunens styrning och uppföljning av ekonomi och verksamhet samt att beslutsfattare, verksamhetsansvariga och andra intressenter ska få en mer regelbunden uppföljning. 1.2 Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om delårsrapporten upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagens intentioner, om delårsrapporten ger tillfredsställande information om verksamhetens utfall, om delårsrapporten uppfyller kravet på rättvisande räkenskaper samt om delårsrapporten är tillräckligt dokumenterad. 1.3 Revisionsmetod Vi har tagit del av upprättad delårsrapport, upprättade bokslutsspecifikationer och gjorda periodiseringar. Intervjuer har gjorts med personal på kommunens ekonomiavdelning. 2

5 2. Delårsrapportens innehåll och utformning I förarbetena till den kommunala redovisningslagen anges att delårsrapporten bör ges samma struktur som årsredovisningen, men att graden av specifikation kan vara lägre. Uppställningen skall härvid struktureras i enlighet med bestämmelserna i KRL 3 kap 2 och ett minikrav är att den innehåller följande delar. o Förvaltningsberättelse o Resultaträkning o Balansräkning Därutöver bör även finansieringsanalys och noter ingå. Dessutom bör även delårsrapporten omfatta kommunkoncernen. KRL ställer inte krav på att en sammanställd redovisning ska ingå i delårsrapporten, däremot har referensgruppen i redovisning tidigare uttalat att en sådan bör ingå Begrepp och termer ska så långt det är möjligt överensstämma med de som använts i den senaste årsredovisningen. I KRL 1 kap, 3 anges att bokföring och redovisning skall fullgöras i enlighet med god redovisningssed. Delårsrapporten bör även innehålla en prognos över förväntat resultat samt en verbal beskrivning av den förväntade utvecklingen under resten av räkenskapsåret. Iakttagelser och kommentarer Delårsrapporten uppfyller de krav som uttalas i lagtexten genom att den innehåller förvaltningsberättelse, resultaträkning, och balansräkning. Dessutom finns en helårsprognos. Finansieringsanalys och sammanställd redovisning finns ej upprättad. Enligt vår uppfattning bör även dessa delar ingå även om det inte är lagstadgat. 3. Mål för god ekonomisk hushållning Från och med gäller följande förändringar i kommunallagen. 3

6 - I budgeten skall det finnas angivet finansiella mål för en god ekonomisk hushållning. - I budgeten skall det finnas angivet verksamhetens mål för en god ekonomisk hushållning. Enligt 9 kap i kommunallagen skall revisorerna bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten. Arvika kommun antog budgeten för 2005 i november Av denna framgår att de ekonomiska målen för 2005 är följande - Verksamhetens nettokostnader bör inte överstiga 93 % av skatteintäkterna - Investeringar finansieras med egna medel, lånefinansiering tillämpas för bostadsändamål och affärsmässiga investeringar Resultatet enligt den justerade resultatbudgeten uppgår till + 1,7 mkr. I den justerade budgeten uppgår verksamhetens nettokostnader/skatteintäkter till 95,3 %, dvs 2,3 procentenheter över det långsiktiga ekonomiska målet. Det prognostiserade helårsresultatet uppgår till 9,7 mkr, dvs 8 mkr högre än det budgeterade resultatet. Granskningsresultat Tydlig avstämning mot de ekonomiska målen görs i delårsrapporten. Av avstämningen framgår att kommunen ej klarar målet om att högst 93 % av skatteintäkter och generella bidrag ska användas för den löpande verksamheten. Finansiering av investeringar har skett med egna medel. I budgeten för 2005 finns inte angivit verksamhetens mål för en god ekonomisk hushållning. Vid intervjuer framkommer det att kommunen för närvarande arbetar med framtagande av sådana mål. 4. Förvaltningsberättelse Förvaltningsberättelsen utgör kärnan i delårsrapporten och ska innehålla relevant och aktuell information om omständigheter som påverkat verksamheten och resultatet för perioden. Delårsrapporten ska innehålla en översiktlig redogörelse över utvecklingen av kommunens verksamhet och resultat. Upplysningar ska lämnas om 4

7 förhållanden som inte redovisas i balans- eller resultaträkningen men som är viktiga för bedömningen av kommunens resultat eller ställning händelser av väsentlig betydelse för kommunen som inträffat under rapportperioden eller efter dess slut kommunens förväntade utveckling väsentliga personalförhållanden andra förhållanden som är av betydelse för styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten. Information om engagemang i övriga juridiska personer bör lämnas i förvaltningsberättelsen. Redogörelsen bör inkludera uppgifter om företagens resultat, väsentliga förändringar under eller efter redovisningsperioden samt prognostiserat resultat för helår. Av förvaltningsberättelsen bör framgå kommentarer till väsentliga poster i de olika uppställningarna. Berättelsen bör också innehålla en analys av kommunens verksamhet under perioden. Iakttagelser och kommentarer rörande resultat och balanskrav Kommunens delårsrapport visar ett resultat om +36,7 mkr (förra året 7,3 mkr) medan helårsresultatet prognostiseras till +9,7 mkr. En djupare analys över den stora skillnaden i delårsresultat skulle höja informationsvärdet. Avstämning av balanskravet visar att även det justerade uppgår till 9,7 mkr. Det finns inga historiska negativa resultat att återställa. Varken kommunstyrelsen eller nämnderna prognostiserar underskott. De största överskotten prognostiseras av kommunstyrelsen, +3,5 mkr, och barn- och utbildningsnämnden, +2,1 mkr. Iakttagelser och kommentarer rörande förvaltningsberättelsens innehåll Förvaltningsberättelsen beskriver och kommenterar periodens resultat och helårsprognosen för året. Halvårsresultat och prognos redovisas för bolagskoncernen och de två största bolagen. Ett avsnitt om personal redovisar översiktligt sjukfrånvaro, kostnader för övertid/mertid och kostnader för sjuklön. 5

8 Nyckeltal och prestationer redovisas i relativt stor omfattning för barn- och utbildningsnämnden och kommunteknik. Även socialnämnden redovisar nyckeltal, dock i något mindre omfattning. Nämndernas/förvaltningarnas kommentarer varierar i sin utformning. Kommunteknik har avsnitt som beskriver både verksamhet budgetavvikelser. Barn- och utbildningsnämndens berättelse är i stort inriktad mot att förklara budgetavvikelser. Vi anser att kommunen bör utveckla informationen i kommentarerna till att bli mer enhetlig samt att beskrivning av måluppfyllelse bör få ett större utrymme till kommande år. Vi saknar i förvaltningsberättelsen en redogörelse över kommunens pensionsförpliktelser. 5. Resultat- och balansräkning Uppställningsformen för resultat- och balansräkning regleras i KRL 5 kap I syfte att få en rättvisande bild är det viktigt att poster hänförs till rätt redovisningsperiod och att balansposter är avstämda och specificerade. Enligt väsentlighetsprincipen behöver endast poster som uppgår till större belopp för verksamheten periodiseras. Exempel på poster som bör periodiseras är köp och försäljning av verksamhet, kända men ej slutförhandlade löneavtal, pensionsskuld, försäkring, räntor, hyror, avgifter mm. Delårsrapporten ska justeras för väsentliga interna poster så att inte omslutningen blir felaktig. Delårsrapporten ska vidare innehålla jämförande uppgifter för samma rapporteringsperiod under det närmast föregående räkenskapsåret. Rapporten bör även innehålla en prognos över förväntat helårsresultat. Iakttagelser och kommentarer Resultaträkningen och balansräkningen uppfyller de formella krav som framgår av den kommunala redovisningslagen. För resultaträkningen finns jämförelse med föregående delårsresultat. Kommunen redovisar även prognos för 2005, justerad budget för 2005 samt en avvikelsekolumn. Den lämnade informationen ger bra underlag för analys och jämförelse. Noter saknas dock för resultaträkningen. 6

9 För balansräkningen finns jämförelse med föregående delårsrapport, föregående räkenskapsår samt en prognoskolumn. Noter finns för årets delårsperiod och föregående räkenskapsårs period. Jämförelse i noterna med föregående delårsperiod finns inte. Specifikationer finns samlat i stort sett till alla balanskonton. Vi har gjort en översiktlig genomgång av gjorda periodiseringar. Till kommande år anser vi förvaltningarna själva skall göra en genomgång av större fakturor i syfte att periodisera dessa till rätt period. 7