Styrmodell för Nybro kommuns mål- och resultatstyrning

Transkript

1 Styrmodell för Nybro kommuns mål- och resultatstyrning Antaget av: Kommunfullmäktige den xx Antaget av: Kommunstyrelsen den xx Datum för revidering: Ansvarig för revidering: Kommunstyrelseförvaltningen Diarienr: KS 2018-

2 Innehållsförteckning Mål- och resultatstyrning i Nybro kommun... 3 Styrmodellens syfte och förutsättning... 3 Avgränsning... 4 En kultur av ständigt förbättringsarbete... 4 Medarbetarskap... 4 Ledarskap... 4 Grunduppdrag och utvecklingsuppdrag... 5 Grunduppdrag... 5 Utvecklingsuppdrag... 5 Resultat i fokus... 6 Styrmodellens begrepp... 6 Vision... 6 Mål... 6 Nyckeltal... 6 Resultatbild... 7 Aktiviteter... 7 Mål- och resultatstyrningens process och årshjul... 8

3 Mål- och resultatstyrning i Nybro kommun Målstyrningens grundläggande idé är målbegränsning och stabil mätbarhet med syfte att förbättra och utveckla. Mål- och resultatstyrning betyder förenklat, att politiker styr kommunen utifrån de uppsatta mål och kvalitetsnivåer som beslutats. Det är det verktyg som politiken har för att styra verksamheten och måste, för att ha en styrande effekt, vara mätbara och bygga på saklig fakta. Det handlar om att skattepengarna hanteras på bästa tänkbara sätt, att visionen och målen uppnås och att god ekonomisk hushållning säkras. Resultatet ska ge svar på frågan vad medborgarna får för sina skattepengar och hur tjänster och service ska genomföras och bli bättre. För att använda resurserna effektivt och svara upp mot invånarnas behov krävs en gemensam riktning och samordning. Nybro kommuns styrmodell tar sin utgångspunkt i SKL:s skrift Mål och resultat och RKA:s skrift Inga resultat ingen kunskap. Styrmodellens syfte och förutsättning Styrmodellens övergripande syfte är att tydliggöra en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt samt att säkerställa att den politiska viljeinriktningen får genomslag i verksamheterna. Den ska skapa en helhetsbild och en röd tråd från visionen till det dagliga arbetet i verksamheterna. Mål- och resultatstyrning förutsätter en relation till sin omvärld genom bevakning och analys. Den kräver vilja till förändring av kultur och arbetssätt, gemensamma värderingar, synsätt och attityder kring vad som ska åstadkommas och vad som är uppdraget. Vem är organisationen till för, vilka är våra mål och vad ska utföras? Mål- och resultatstyrningen är beroende av en ständig dialog och utvecklas genom systematik och medvetenhet, av förståelse och prioritering liksom vilja, mod och uthållighet.

4 Avgränsning Här ges en beskrivning av styrmodell på övergripande nivå och reglerar inte i detalj hur nämnder och bolag internt arbetar med sin planering och uppföljning. En kultur av ständigt förbättringsarbete Ständiga förbättringar är motorn i mål- och resultatstyrningen och handlar om att lyfta fram kunskapen, engagemanget och potentialen hos alla anställda för ökat kundvärde. Det handlar om små förändringar och förbättringar i vardagen där den anställde kontinuerligt söker efter metoder för att förbättra sina egna resultat i relation till kundbehovet och ett ökat kundvärde. Värdet i förbättringsarbetet är, förutom i genomförda förbättringar, att skapa en lärande kultur där förändring främjas. Den lärande organisationen kännetecknas av medarbetare och chefer som kontinuerligt utvecklar sina förmågor - långsiktigt tänkande, personligt lärande, ifrågasättande av det egna tankesättet, gemensam vision och lärande i grupp. Medarbetarskap Personalen är den viktigaste tillgången och därmed blir investering i utbildning och utveckling av anställda en nödvändighet för att öka konkurrenskraften. Förbättringsarbete medför att medarbetare får möjlighet att påverkar sin vardag och sitt arbetssätt. Det handlar om att skapa och efterfråga en lärande organisation, vilket medför ett behov av att involvera och engagera alla i organisationen. Genom uppföljning synliggörs framgångar i förbättringsarbete, vilken är en förutsättning för att skapa engagemang liksom kontinuerligt förbättra verksamhetens processer. Ledarskap Ledarskapet är centralt i arbetet med ständiga förbättringar och handlar om att genom tillit och förståelse inspirera och motivera medarbetare till att dela värderingar och uppfattningar mot ett gemensamt mål liksom en gemensam tro om hur dessa mål kan nås.

5 Konkret handlar det om att uppmuntra samarbete och utbyte av kunskap synliggöra nyttan med förbättringsarbete uppmuntra nytänkande Grunduppdrag och utvecklingsuppdrag I mål- och resultatstyrningen finns två parallella spår att ta hänsyn till grunduppdrag och utvecklingsuppdrag. Grunduppdrag Grunduppdraget utgör den största delen av en kommuns verksamhet och innefattar både obligatorisk och frivillig verksamhet. Uppdraget är att tillhandahålla kvalitativt god service och välfärdstjänster samt att utveckla den geografiska orten. Grunduppdraget tar sin utgångspunkt i kommunallagen, skollagen, socialtjänstlagen, miljöbalken, plan- och bygglagen med flera. Grunduppdragets resultat följs löpande upp i kvalitetsstyrningen med hjälp av nyckeltal för att fastställa om verksamheten håller god kvalitet eller inte. Redovisningen sker löpande till respektive nämnd. Fokus för kvalitetsutvecklingen är ständiga förbättringar. Utvecklingsuppdrag Utvecklingsuppdraget har en direkt koppling till visionen och de övergripande målen. Det hanterar den politiska viljeinriktningen och sker parallellt och utöver kommunens grunduppdrag. Utvecklingsuppdrag kan även bli aktuellt om kvalitetsnivåerna i ett grunduppdrag inte uppnås eller om kvalitetsnivån ska förtydligas. Arbetet sker strategiskt genom systematiskt förbättringsarbete. Uppföljning sker löpande till politiken och ska visa resultatet av hur visionens mål hanteras, dess resultat liksom vilka insatser som planeras/ initierats.

6 Resultat i fokus Resultat i fokus syftar till att svara på fråga vad skattebetalarna får för sina pengar. Det handlar om att utveckla kommunens verksamhet mot ökad kvalitet på service och tjänster i syfte att leverera service som håller en god kvalitet till lägsta möjliga kostnad. Kunskap, kompetens och ekonomi är de största resurserna en kommun har för att skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. Genom att mäta, följa upp och jämföra blir det möjligt att identifiera framgångar och utvecklingsområden. På så sätt möjliggörs också en effektiv styrning mot förbättringar och att tillgodose att den kvalitet som eftersträvas också uppnås. Att, minst, ha en ekonomi i balans är en förutsättning för att kunna bedriva en bra verksamhet. Styrmodellens begrepp Vision Visionen beskriver ett önskat framtida tillstånd och visar färdriktningen för vårt arbete. Den visar hur vi vill att det ska vara att bo och verka i Nybro kommun nu och i framtiden. Visionen är inte bara vackra ord utan markerar tydligt åt vilket håll utvecklingen ska gå. Mål Målen i styrmodellen tar sin utgångspunkt i visionen, omfattar alla nämnder och bolag och fastställs av kommunfullmäktige. De är kvalitativa och skrivna med ett framåtsyftande perspektiv. Styrningen är hierarkisk d v s de mål som utgör grunden för styrningen inom organisationen Nybro kommun. Målen kan antingen antas direkt eller brytas ned för att mer passa en nämnds verksamhet. Nyckeltal För att målen ska bli mätbara används nyckeltal. Nyckeltalen är mått som dels ger information om målet är uppnått eller inte och dels ett underlag för att bedöma om utvecklingen går i önskad riktning. Nyckeltalen ska vara stabila och ha en solid grund d v s byggd på fakta,

7 kunna följas över tid och vara jämförbara med t ex andra kommuner. På så sätt får vi kunskap om resultatet i relation till oss själva och vår omvärld. Kan vi arbeta på ett bättre sätt? Varför lyckas andra bättre än vi? Vad kan vi lära? Nyckeltal Resursmått Aktivitetsmått Resultat-/ effektivitetsmått personal, plats, lokaler, brukare, elever undervisningstimmar, avtal, licenser, hemtjänsttimmar, utryckningar friskhet, betyg, nöjdhet, minskad kriminalitet De behövs olika slags mätningar för att se om målet är på väg att nås. Resursmått fokuserar bland annat på kronor, antal timmar, andel personal, kostnad per brukare, kostnad per kvadratmeter d v s finansiella, mänskliga eller materiella resurser som används i verksamheten. Aktivitetsmått handlar om görandet som tex antal undervisningstimmar, antal utryckningar, antal förskoleplatser eller antal äldreboendeplatser d v s de redskap vi har för att för att åstadkomma resultat. Ofta är de enkla att mäta och det finns i bland en tro på att det finns ett tydligt samband mellan aktivitet/prestation och resultat. Tyvärr är de sambanden inte alltid så tydliga. Fler lektionstimmar innebär inte per automatik att eleverna lär sig mer, utan det är mer troligt att det är på vilket sätt undervisningen bedrivs som har större betydelse. En övervikt av denna typ av mått kan leda till att de medarbetare, som utför tjänsterna, upplever att måtten är till för kontroll och inte ett redskap för stöd och förbättringar. Resultat- eller effektivitetsmått mäter faktorer som nöjdhet, effektivitet i handläggning per månad, betyg, friskhet eller trygghet d v s en förändring hos den enskilde som är kopplat till verksamhetens syfte. Vi producerar välfärd och service, därav behovet att mäta resultat utifrån ett kvalitativt perspektiv Resultatbild Mål och nyckeltal ger tillsammans en resultatbild. Det är den sammanvägda bilden som ger underlag till beslut gällande förändring eller vidmakthavande av verksamhet/process. Aktiviteter Nyckeltalen tillsammans med aktiviteterna ger målen mätbarhet och styrbarhet. Det är eftersträvandsvärt är att kunna se den så kallade röda tråden i styrningen, ledningen och utvecklingen. Aktiviteterna syftar till att dels förbättra det mätbara resultatet och dels till att styra utvecklingen mot måluppfyllelse.

8 Mål- och resultatstyrningens process och årshjul Nyckeltal, aktiviteter och uppdrag syftar till att maximera organisationens fokus på utveckling och förbättring. Verksamhetens genomförande följs upp och rapporteras löpande till kommunfullmäktige och nämnd, med syfte att främja en effektiv ledning av organisationen och utveckling av verksamheten mot uppsatta mål. Processens är cyklisk år och struktureras i form av ett årshjul, vilket i sin tur är indelat i tertialer. Varje tertial har en cyklisk process planera, utföra, följa upp och förbättra. Vid momenten följa upp och förbättra ställs kritiska frågor som vilka styrkeområden ska vi värna om? Vilka utvecklingsområden finns? Hur ser resultatet ut i relation till föregående år? Vilka åtgärder planeras? Fick aktiviteten förväntad effekt på nyckeltalen eller målet? Systematiken i arbetet är avgörande för att nå och vidmakthålla kvalitet och effektivitet. Processens faser redovisar avvikelser, förväntade såväl som reella, samt vilka förbättringar som vidtas med anledning av verksamhetsmässiga och ekonomiska prognoser. Kvalitetssäkring sker genom att löpande hålla nämndens politiker väl informerade om verksamhetens utveckling och resultat i syfte att undvika och upprepa tidigare misstag, samtidigt som det leder till ständiga förbättringar av verksamheten.

9 Mål- och resultatstyrningens dokument Årsredovisningen upprättas per den 31 december och till det en sammanställd redovisning. Redovisningen granskas av revisionen och behandlas i såväl kommunstyrelse som kommunfullmäktige. Årsredovisningen lämnas till kommunstyrelsen i mars och till kommunfullmäktige för godkännande och beslut om ansvarsfrihet i april. Delårsrapporten upprättas per den 31 augusti och till den en sammanställd redovisning, dvs. inkludera hela kommunkoncernen. Delårsrapporten granskas av revisionen och behandlas i såväl kommunstyrelse som kommunfullmäktige och beslutas i kommunfullmäktige senast i november. Tertialrapporten upprättas per den 30 april och innehåller en kortare avstämning av målen på kommunfullmäktige- och nämndnivå samt en avstämning av aktiviteterna. Nämndernas verksamhetsberättelse ingår som en del i årsredovisningen och delårsrapporten och ska visa nämndernas hantering och resultat av både grund- och utvecklingsuppdrag. Månadsrapporterna är korta avstämningar med fokus på främst ekonomiska och personella nyckeltal och har som syfte att signalera eventuella avvikelser och/eller förändringar. Rapporterna redovisas för nämnder och bolag.