Öckerömodellen. Styr- och ledningsmodell för Öckerö kommun

Transkript

1 Öckerömodellen Styr- och ledningsmodell för Öckerö kommun September 2015

2 Innehållsförteckning 1. INLEDNING Brukarbegreppet Kvalitetsredovisning Intern styrning och kontroll Översikt av Öckerömodellen... 4 I Förväntningar, krav och restriktioner från överordnad nivå... 4 II Förutsättningar... 4 III Uppdrag... 4 IV Organisation... 4 V Uppföljning ÖCKERÖMODELLEN... 5 I Förväntningar, krav och restriktioner från överordnad nivå... 5 II Invärld och omvärld... 5 Starka/svaga sidor - interna... 5 Möjligheter och hot - externa... 5 Intressenter... 5 Utmaningar och viktiga strategiska områden... 6 III Uppdrag... 6 Uppgift... 6 Profil... 6 Mål... 6 Satsningar... 7 Mått... 7 IV Organisation... 7 Processer... 7 Riskbedömning... 8 Organisationsform... 8 Medarbetarresurser (antal årsarbetare), roller och ansvar... 8 Övriga resurser... 8 V Uppföljning... 8 Rapportering

3 1. Inledning Öckerömodellens filosofi utgår från att politiker vill påverka samhällets utveckling i en viss riktning och ger därför uppdrag till nämnd/förvaltning. Chefer och medarbetare inom kommunförvaltningen ska använda sin profession i utförandet av uppdragen. I all kommunal verksamhet finns alltid någon ansvarig. Det kan vara kommunfullmäktige, nämnd eller chef. Den ansvarige delar ut uppdrag för verksamheter/enheter till underordnad nivå. Kommunfullmäktige ger uppdrag till nämnd/förvaltningschef (uppdrag I). Förvaltningschef ger uppdrag till verksamhetschef som ger uppdrag till enhetschef. Om verksamhetschef saknas på förvaltningen ger förvaltningschef uppdrag till enhetschef. Uppdrag kan även ges till medarbetare. Mottagaren på respektive nivå ska tolka det tilldelade uppdraget genom att beskriva det enligt Öckerömodellen. Förvaltningens verksamhet byggs upp via uppdrag på olika nivåer. Det finns en "röd tråd" uppifrån och ner. vision Politiska övergripande mål kommunfullmäktige uppdrag I nämnd/förvaltningschef 1.1 Brukarbegreppet Brukarbegreppet är centralt. Brukare definieras som den vi valt att vara till för. Brukare är oftast den som bor, verkar eller vistas i kommunen. De produkter/tjänster som verksamheten levererar ska bidra till att brukarens situation förändras från ett ÄR-läge (nuvarande situation) till ett BÖR-läge (den önskade situationen). Produkterna/tjänsternas innehåll definieras av tjänstemän. Produkter/tjänster ÄR-läge BÖR-läge 3

4 1.2 Kvalitetsredovisning Öckerö kommuns kvalitetspolicy beskrivs i ett separat dokument. Kvalitet är dels att åstadkomma de effekter för brukaren som beskrivs i uppgiften, dels att de som levererar produkten/tjänsten kännetecknas av det som anges i profilen. Begreppet kvalitet indelas i kärnkvalitet och kringkvalitet. kärnkvalitet = i vilken utsträckning brukarna nått de önskvärda tillstånden som beskrivs i uppgiften kringkvalitet = i vilken utsträckning verksamheten lever upp till det som beskrivs i profilen 1.3 Intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll bidrar till att effektivt styra verksamheten så att politiskt beslutade mål uppnås. En riskbedömning syftar till att analysera risker som utgör ett hot mot att förvaltningen skall nå önskat resultat. De väsentligaste riskerna skall dokumenteras i en intern plan för styrning och kontroll. Se vidare under avsnitt IV Organisation/riskbedömning. 1.4 Översikt av Öckerömodellen I Förväntningar, krav och restriktioner från överordnad nivå II III IV V Förutsättningar Uppdrag Organisation Uppföljning Verksamhetsplanens alla steg enligt ovan är en arbetsmodell som leder fram till en politiskt behandlad Uppdragshandling I. Verksamhetsplan på förvaltningsnivå och/eller enhetsnivå lämnas för kännedom till nämnd. Kommunstyrelsens enheter utformar separata verksamhetsplaner. Verksamhetsplanen löper under en mandatperiod och skall innehålla samtliga steg I V. Verksamhetsplanen uppdateras inför varje nytt budgetår med följande rubriker budget möjligheter/hot starka/svaga sidor uppgift framtid mål satsningar mått internkontrollplan Uppdragshandling är ett utdrag ur verksamhetsplanen och skall innehålla följande rubriker: 4

5 budget uppgift profil framtid mål satsningar mått rapportering Uppdrag I från kommunfullmäktige till nämnd beslutas i kommunfullmäktige inför varje nytt budgetår. Uppdrag II utformas av verksamhetschef/enhetschef och förvaltningschef i samråd inför varje nytt budgetår. Uppdrag II lämnas för kännedom till nämnd. Uppdrag III osv beslutas av chef på aktuell nivå. 2. Öckerömodellen I Förväntningar, krav och restriktioner från överordnad nivå Anger förväntningar på verksamheten. särskilda lagar som påverkar verksamheten delar av kommunens övergripande vision som verksamheten kan bidra till delar av de politiska målen som verksamheten kan bidra till uppgift i överordnad verksamhetsplan som gäller verksamheten (ej i mallen per automatik i Stratsys) strategier, planer och andra styrdokument (interna och externa) som påverkar verksamheten budget II Invärld och omvärld Beskriver verksamhetens nuvarande situation. Starka/svaga sidor - interna vad i verksamheten bidrar mest till att den fungerar? vad i verksamheten hindrar/försvårar? En styrka är förmågan att upprepa positiva prestationer. En svaghet är oförmågan att åtgärda brister. Analysera styrkan/svagheten genom att fråga varför. Möjligheter och hot - externa vilka trender och händelser i omvärlden kan påverka verksamheten? Beskriv viktiga trender och händelser inom t ex ekonomi, politik, idéer, sociala förändringar, teknik, attityder, livsstil, media. Analysera om de utgör en möjlighet eller ett hot för verksamheten. Används som underlag för dokumentet omvärld/invärld som årligen sammanställs för politikerna. Intressenter vilka är de viktigaste intressenterna som kan stödja eller störa verksamheten? Intressenter är aktörer som finns utanför verksamheten och som kan stödja eller störa den. Beskriv vad intressenten innebär för verksamheten och om organisationen behöver vidta åtgärder gentemot intressenten. 5

6 Utmaningar och viktiga strategiska områden Vilka utmaningar och viktiga strategiska områden står verksamheter inför? Definiera områden som påverkar verksamheten på både kort och på längre sikt. Anges ur ett tjänstemanna perspektiv, som underlag för politiska beslut. Används som underlag för dokumentet omvärld/invärld som årligen sammanställs för politikerna. III Uppdrag Beskriver varför verksamheten finns och vad den ska åstadkomma. Uppgift vilka är verksamheten till för (=brukarna)? (för. vilka situationer hos brukarna ska förändras? som. hur ska brukarnas situationer förändras? ska vi vad skall insatserna leda till för brukarna? så att.) Beskriver och klargör varför verksamheten finns och vad den ska åstadkomma. Avgränsning till brukare och situationer sker efter överordnad nivås prioritering. Följande formulering ska kunna användas på innehållet: För brukare som... situation "ÄR-läge" ska vi... uppgifter så att "BÖR-läge OBS! Det kan finnas flera svar på varje fråga. Uppgiften beskriver hur verksamheten bidrar till att brukaren förflyttas från ÄR till BÖR. Nivån på kvaliteten avgörs om insatserna har medverkat till att brukaren nått BÖR-läget. Profil vilka kännetecken har verksamheten? vad innebär dessa kännetecken för brukarna och andra som påverkas av verksamheten? Profil är den önskade bild som brukare och intressenter ska ha av verksamheten. Formulera vad respektive kännetecken innebär för brukaren. Kännetecken Innebörd för brukaren Uppgift och profil utgör grund för serviceåtagandet. Det förtydligas enligt uppgjord mall. Mål vilka realistiska, mätbara/bedömbara tillstånd (=mål) ska nås för Uppgift, Profil och Framtid? Mål är förväntade tillstånd vid en viss tidpunkt. Mål ska vara bedömbara/mätbara och realistiska. Ange målen så långt det är möjligt utifrån ett brukarperspektiv. Mål kan anges för flera år. I sådana fall bör detta åskådliggöras i målformulering, ex. Senast 2018 har. Satsningar ska däremot enbart vara de aktiviteter vi gör under året för att nå målet. Riskbedömning av måluppfyllelse sker i samband med att satsningar formuleras. Måluppfyllelsen bedöms i samband med regelbunden central mål- och budgetuppföljning. 6

7 Satsningar vad behöver utvecklas/förändras/avvecklas för att nå målen? Satsningsområden är områden som måste utvecklas/förändras för att verksamheten ska nå uppställda mål. Ett satsningsområde kan bestå av ett antal aktiviteter. OBS att ett satsningsområden även kan vara en neddragning eller förändring till tidigare års verksamhet. Gå tillbaka till Förutsättningar och Inriktning och ställ dem i relation till mål och tillgång på resurser. Beskriv vilka satsningsområden som måste göras för att målen ska kunna nås. Mått Mått illustrerar/mäter: verksamhetens omfattning hur uppgifterna bidrar till brukarens förflyttning från ÄR till BÖR (=kärnkvalitet) i vilken utsträckning verksamheten lever upp till det som beskrivs i profilen (=kringkvalitet) Mått kan utgöras av kvantifierbara fakta och/eller mått som mäter effekter för brukaren i uppgiften och på innebörder i profilen. Mått som enbart mäter verksamhetens omfattning kan ej enskilt utgöra kvalitetsutvärdering. Utifrån måtten kan en bedömning göras av kvaliteten på verksamheten. Måttfloran används för att måtten ska ge en fullständig bild av verksamheten och för att mäta resultatet utifrån ett brukarperspektiv. MÅTT RESURSER PRODUKTION VERKSAMHETSRESULTAT den vi är till för INFO Interna processer Aktiviteter Nöjdhet Volym Tjänstekvalitet Effektvitet Vid framtagande av mått används verksamhetens volymangivelser samt enkäter eller andra brukarundersökningar. Ange förväntat tillstånd och kommentar som motiverar det angivna värdet i förhållande till föregående år. Utfall redovisas i årsredovisningen. Styrning av verksamheten genom förändring av resursfördelning som innebär höjning/sänkning av mått anges även som mål. IV Organisation Beskriver verktygen för att genomföra verksamheten. Processer vilka processer genomförs för att lösa uppgiften? kan dessa göras i annan följd, bättre, roligare, effektivare? Beskriv de sammanhängande aktiviteter som upprepat görs för att åstadkomma förflyttningen från ÄR till BÖR. 7

8 Förmågan att skapa kvalitet beror på hur processerna bedrivs. Om uppgiftens resultat är svårt att värdera kan verksamhetens olika processteg utvärderas. Riskbedömning Riskbedömning på ordinarie uppgifter skall ske årligen. Riskbedömning på förvaltningens mål analyseras när satsningar formuleras för att målen skall uppnås. Riskbedömning på processer sker i samband med beskrivning av förvaltningens sammanhängande aktiviteter. Förvaltningen dokumenterar totalt de väsentligaste riskerna i en intern plan för styrning och kontroll. Planen beslutas av nämnden. Organisationsform Beskriv förvaltningens organisationsform med text och/eller organisationsschema. Medarbetarresurser (antal årsarbetare), roller och ansvar Beskriv vilka medarbetarresurser som behövs för att utföra Uppgift och Processer. Vilka befattningar, roller och ansvar har medarbetarna? HME Hållbart medarbetarengagemang Ange resultat för HME-undersökning för din förvaltning/verksamhet/enhet. I textfältet nedan analyseras resultatet. Övriga resurser Vilka övriga resurser och i vilken mängd behöver verksamheten förfoga över för att nå målen? V Uppföljning Uppföljning är uppdragsgivarens sätt att försäkra sig om att uppdraget genomförs. Uppföljning sker utifrån mål mått budget 1. Ekonomiskt resultat och helårsprognos redovisas löpande till den politiska organisationen enligt fastställd plan. 2. Måluppfyllelse på kommunfullmäktiges finansiella och verksamhetsmässige mål redovisas i delårsrapport och årsredovisning. 3. Uppdragshandlingens uppgift/mål/satsning följs upp enligt fastställd plan. Nämndens slutliga rapportering sker i årsredovisningen. Rapportering Beskriv vem som rapporterar vad, till vem och när. 8