TRELLEBORGS KOMMUN Tekniska nämnden

Transkript

1 Protokollsutdrag 1 (6) Mötesdatum Plats och tid Sessionssalen kl Beslutande Eric Samuelson (M) Alf Hansson (S) Leif Sjögren (C), Bengt Andersson (SD) Gösta Kullenberg (M) Robert Borg (S) Henrik Silfverstolpe (FP) Lennart Höckert (S) Sonny Hilding (KD) Lars Ekström (SD) Kai Regnell (MP) Kerstin Fredriksson (S) Tjänstgörande ersättare Mats Sjöslätt (C), Kerstin Johansson (S) Roger Persson (M) Ersättare Övriga Jan Larsson (SD) Emelie Elwing (S) Sten Andersson (M) Torbjörn Karlsson (S), 114 Olof Blennhede (FP) Leif Roos (SD) Bengt Nilmo (KD) Christian Ottergren (SÖS) Justeringens plats och tid den 22 oktober kl Sekreterare Ordförande Justerare Hans Lilja Projektledare, Tekniska förvaltningen Jan-Åke Persson Projektledare, Tekniska förvaltningen Mark Huisman Tekniska förvaltningen Martin Nilsson Tekniska förvaltningen Mats Lawesson Tekniska förvaltningen Micael Bergquist Tekniska förvaltningen Stefan Andersson Projektledare, Tekniska förvaltningen Andreas Härwell Tekniska förvaltningen Christina Björkman Tekniska förvaltningen Daniel Wargren Tekniska förvaltningen Andreas Härwell Eric Samuelson Alf Hansson (S) Paragrafer Henrik Silfverstolpe (FP)

2 Protokollsutdrag 2 (6) Mötesdatum

3 Protokollsutdrag 3 (6) Mötesdatum ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag den Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats Underskrift Tekniska förvaltningen Katrin Carlsson

4 Protokollutdrag 4 (6) Datum 125 Granskning av kommunstyrelsens och nämndernas målstyrning - styrkedjan Dnr TN 2014/313 Ärendebeskrivning Bakgrund PwC har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborgs kommun genomfört en granskning av om kommunstyrelsens och de granskade nämndernas styrning av kommunens verksamheter är ändamålsenlig genom en tydlig styrkedja från fullmäktige till första linjens chefer. Förutom kommunstyrelsen har bildningsnämnden, arbetsmarknadsnämnden, tekniska nämnden samt kommunfullmäktige ingått i granskningen. Revisionen har vid sammanträde beslutat att anta föreliggande revisionsrapport såsom sin egen. Från kommunstyrelsen och nämnderna önskar revisorerna svar på de bedömningar som görs i revisionsrapporten senast den 6 november Rapporten översänds till kommunfullmäktige för kännedom. Denna granskning avser att besvara följande revisionsfråga: Är kommunstyrelsens och de granskade nämndernas styrning av kommunens verksamheter är ändamålsenlig genom en tydlig styrkedja från fullmäktige till första linjens chefer? Revisionens sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens och de granskade nämndernas styrning av kommunens verksamheter är i många delar ändamålsenlig genom en tydlig styrkedja från fullmäktige till första linjens chefer. Det finns dock brister och utvecklingsområden som bör uppmärksammas. Den sammanfattande bedömningen baseras på bedömningar avseende granskningens kontrollmål. - Revisionen bedömer att kommunstyrelsens direktiv för planerings- och budgetarbete inom kommunens olika verksamheter kan utvecklas. Revisionen menar att kommunens styrmodell med fullmäktiges strategiska inriktningar och inriktningsmål i många delar är tydlig men kan bli bättre och konkretiseras. Det finns en struktur för respektive nämnd att utifrån sitt uppdrag bryta ner fullmäktiges strategiska inriktning till effektmål och indikatorer. Otydligheten består i om nämnderna ska förhålla sig till samtliga fullmäktiges strategiska inriktningar eller inte. Hur många mål skall finnas? De granskade nämnderna har härvidlag handlat olika. Det pågår ett arbete med att förtydliga styrmodellen inför budget Justerares signatur Utdragsbestyrkan

5 Protokollutdrag 5 (6) Datum - Revisionen bedömer att styrelsen och nämnderna har angivit effektmål samt indikatorer för att mäta måluppfyllelsen. Kvaliteten på effektmål och indikatorer varierar och kan utvecklas. Inom bildningsnämnden finns mål som i huvudsak är av resultatkaraktär. För att åstadkomma en tydligare styrning över målen ska uppnås krävs att nämnden är mer aktiv. En beskrivning över hur målen ska uppnås kan konkretiseras i en verksamhetsplan som då även beslutas av nämnd. - Revisionen bedömer att nämndernas mål i varierande utsträckning bryts ner och preciseras inom verksamheterna. Vi anser att styrkedjan kans tärkas genom att i större utsträckning konkretisera vad målen betyder för den enskilde medarbetaren. Arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal utgör i detta avseende viktiga forum. Inom arbetsmarknadsnämnden pågår ett utvecklingsarbete för att tydligare koppla aktiviteter till indikatorerna. Inom bildningsnämnden är kopplingen dock inte lika tydlig. Inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet finns mål, prioriterade områden och åtgärder för att nå nämndens effektmål. Respektive rektor ansvarar för arbetet och av det material revisionen har tagit del av varierar kopplingen till nämndens effektmål. Av enkätundersökningen framgår också att kopplingen till styrkedjan inte är lika stark. Det betyder att styrkedjan ser olika ut för första linjens chefer och medarbetare. - Det sker återrapportering från verksamhet till respektive nämnd i samband med delårsbokslut. Revisionen bedömer att det sker en återrapportering av indikatorer och effektmål i samband med delårs- och årsredovisningen. Yttrande PwC har fått i uppdrag att granska om tekniska nämndens styrning av verksamheten är ändamålsenlig genom en tydlig styrkedja från fullmäktige till första linjens chefer Nämndernas arbete med styrkedjan Iakttagelser De målsättningar som finns inom nämnden anses på ett övergripande plan. Målen är kommunicerade ut i linjeorganisationen exempelvis genom diskussioner på arbetsplatsträffar men det finns ett förbättringsutrymme vad gäller att tydliggöra vad målen innebär för den enskilde medarbetaren. Kommentar: s mål är redovisat på informationsträffar för all personal. s mål får ytterligare behandlas i tekniska förvaltningens ledningsgrupp för att spridas vidare ut i organisationen. En uppfattning som framförs i samband med intervjuerna är att det finns ett glapp i målkedjan från fullmäktigenivå till nämnds nivå. Fullmäktiges inriktningsmål uttrycker stora ambitioner men det är svårt för nämnden att infria dessa i realitet. Justerares signatur Utdragsbestyrkan

6 Protokollutdrag 6 (6) Datum Kommentar: s ansvarsområde har inte varit prioriterat vilket innebär att nämnden inte blivit tilldelat erforderliga medel. Ambitionsnivån har därvid varit svår att uppfylla Uppföljning och återrapportering Iakttagelser Nämnderna Inom tekniska nämnden finns olika former för uppföljning och återrapportering avseende målen. s arbetsutskott kallar månatligen avdelningscheferna till en muntlig dialog med arbetsutskottet. Syftet med dessa möten är att stämma av hur den löpande verksamheten fungerar, ekonomiskt utfall samt vilka utmaningar som finns. Vid dessa möten diskuteras inte graden av måluppfyllelse utifrån målformuleringarna men dialogen kan sägas vara ett uttryck för målavstämning i praktisk mening. Kommentar: s arbetsutskotts månatliga avstämningar är uppskattat såväl hos politiker som hos tjänstemän. Beslut beslutar att godkänna yttrandet samt att översända yttrandet till kommunrevisionen och kommunstyrelsen som eget yttrande i ärendet. Skickas till Kommunstyrelsen Kommunrevisionen Justerares signatur Utdragsbestyrkan