BESLUTSSTÖD i Hudiksvalls kommun

Transkript

1 BESLUTSSTÖD i Hudiksvalls kommun

2 PROCESSER SOM FINNS I BESLUTSSTÖDET STRATEGISK PLANERING I beslutsstödet kan kommunens styrmodell med vision och långsiktiga mål formuleras och kommuniceras. Detta ger möjlighet till en bra förankring och spridning av kommunens långsiktiga mål och uppdrag. VERKSAMHETSPLANERING Baserat på kommunens vision och de övergripande målen skapas nämndplaner och enhetsplaner som linjerar med, och kopplas till, de strategiska målen i en tydlig röd tråd. Beslutsstöd i Hudiksvalls kommun Att styra en verksamhet i praktiken handlar om att sätta mål, planera, genomföra, följa upp och att ständigt utvärdera och förbättra det du nyligen gjort. För att hjälpa dig som ledare och chef i ditt arbete har Hudiksvalls kommun införskaffat beslutsstödet Hypergene som gör verksamhetsstyrningen effektivare. Hypergene är ett webbaserat beslutsstöd för planering, uppföljning och analys. Det är ett beslutsstöd som ger dig som ledare underlag för att planera, fatta beslut och förbättra kvaliteten i din verksamhet. Systemet ger dig en helhetsbild av din verksamhet, sparar tid och underlättar uppföljning och analys. Med hjälp av beslutsstödets olika delar följer du upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter samt arbetar med styrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, indikatorer, uppdrag och åtgärder i hela organisationen. GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING Integrationer med våra verksamhetssystem ger rapporter kontinuerligt om aktuellt läge och det operativa genomförandet, vilket innebär ett viktigt dagligt stöd och en gemensam helhetssyn. SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE Tillgång till verksamhetens indikatorer, periodisk rapportering samt möjligheten att styra mot uppsatta mål gör beslutsstödet till ett effektivt stöd i hela kvalitetsarbetet, oavsett verksamhetsområde. RAPPORTERING Enheter kan kommentera sina uppnådda resultat och informationen kan sättas samman till rapporter. ANALYS OCH ÅTGÄRDER Baserat på aktuell verksamhetsdata, kommenterade utfall och resultat kan måluppfyllelsen analyseras. De färdiga rapporterna ger stor möjlighet att hitta underliggande orsaker, samt att ta fram och besluta om korrigerande åtgärder. 2

3 Ett sammanhållet beslutsstöd för kommunal verksamhetsstyrning Syftet med beslutsstödet är att förenkla ditt uppdrag som ledare och chef, oavsett om du arbetar på kommunledningsnivå eller inom någon av kommunens förvaltningar. Du får en överblick och ett stöd längs hela vägen; från att planera och styra utifrån vision, mål och indikatorer till att realisera besluten genom att involvera och leda hela din organisation. På så vis frigör du tid för analys och utveckling samtidigt som nämndplaner och enhetsplaner omsätts till konkreta resultat. Den effektivare verksamhetsstyrningen bidrar till kraft i organisationen och ytterst till en ökad effektivitet och mervärde för medborgarna. Funktioner som stödjer kommunens hela verksamhet Med beslutsstödet erbjuds ett sammanhållet systemstöd för strategi, planering, genomförande och uppföljning där kommunen kan ta ett grepp om hela verksamhetsstyrningen för beslutsfattare - på alla nivåer. Via beslutsstödet får du som användare snabbt och enkelt en tydlig bild av verksamheten anpassad till din roll. Ekonomi, indikatorer, mål och annan verksamhetsinformation kan presenteras, analyseras och följas upp på såväl övergripande nivå som på detaljnivå. Det nya samlade beslutsstödet är ett komplement till kommunens befintliga verksamhetssystem och gör information därifrån betydligt mer tillgänglig. Information hämtas automatiskt från verksamhetssystemen, sammanställs och presenteras på ett mer lättförståeligt sätt. 3

4 Funktionen verksamhetsplanering i Hypergene ger stöd i hela kedjan - från nämndplan och enhetsplan, verksamhetsplanering och genomförande till uppföljning av uppsatta mål. Med beslutsstödet hålls verksamhetsstyrningen samman och det blir lättare för beslutsfattare att se den röda tråden. Årliga planer i både text och siffror skapas för organisationens olika nivåer. En tydlig röd tråd Verksamhetsplanering planer och uppföljning I beslutsstödet bryts Hudiksvalls kommuns vision Sveriges bästa kommun att leva och verka i och de övergripande målen samhällstjänster av högsta kvalitet, blomstrande näringsliv och attraktiv och hållbar livsmiljö ner till mål för våra olika verksamhetsnivåer. Det i form av nämndplaner och enhetsplaner med tillhörande ekonomiska nyckeltal och indikatorer. Det finns även möjlighet för politiken att specificera hur man vill jobba mot målen genom särskilda uppdrag. Ledare på tjänstemannanivå har i sin tur möjlighet att skapa uppdrag som konkretiserar hur verksamheten ska arbeta mot målen. Integrerad uppföljning Utfallen till ett stort antal indikatorer och ekonomiska nyckeltal kommer att hämtas utomatiskt från våra verksamhetssystem. I takt med att flera IT-system ansluts kommer användaren ha möjlighet att ta del av fler automatiskt hämtade utfall. Alla nivåer i organisationen kan kommentera sina resultat. I bland annat textdokument och rapporter finns det sedan möjlighet att jämföra aktuell status med planerade mål. Uppföljningsrapporter som månads- och tertialrapporter kan anpassas till de behov som finns. Verksamhetsplanen kan byggas upp i dokumentform för varje enhet och återrapportering kan även göras direkt i dokumentet. 4 I Hypergene hänger hela verksamhetsstyrningen samman i en röd tråd. Medarbetare i organisationen kan enkelt se hur åtgärder och åtaganden bidrar till att gemensamma mål uppnås. Mål som har satts på övergripande nivå kan brytas ner till verksamhetsnära mål och följas via indikatorer.

5 Ekonomirapporter i Hudiksvalls kommun Ekonomirapporterna i Hypergene gör det möjligt att effektivisera ekonomistyrningen inom hela organisationen. Du som användare får en tydlig överblick och kontroll på ekonomin för din verksamhet. Informationen presenteras grafiskt i olika diagram samt i tabeller för mer detaljer. Alla berörda har tillgång till samma siffror och det är enkelt, även som sällananvändare, att göra analyser av komplexa samband. Tillgängliga och överskådliga presentationer gör att mindre tid går åt till att sammanställa underlag och att mer tid istället kan läggas på att analysera informationen och förstå bakomliggande orsaker. Färdiga funktioner Ekonomidelen av beslutsstödet innehåller en överskådlig resultaträkning med många möjligheter att presentera information. Det finns även möjlighet att gå ner på detaljnivå - enda ner till transaktioner och inskannade fakturor. Andra färdiga funktioner är bland andra investeringsuppföljning och balansräkning. Beräkning av nyckeltal I beslutsstödet beräknas automatiskt de flesta relevanta nyckeltal baserat på information från kommunens ekonomisystem Raindance, vilket är mycket tidsbesparande. Personalrapporter i Hudiksvalls kommun Genom ett enda system kommer chefer och beslutsfattare inom verksamheten åt relevant data från vårt personalsystem Heroma. Enkel tillgång till personalinformation I Hypergene får du snabbt information om till exempel personalkostnader, tidsanvändning, personalomsättning, sjukfrånvaro och pensionsprognos. Inför lönesamtal tillhandahålls en samlad bild med uppgifter om varje medarbetare, vilket bidrar till att öka både effektivitet och kvalitet. All information presenteras på ett och samma ställe och du som användare slipper logga in i flera olika system för att komma åt nödvändig information. Rollanpassad information Information kopplad till ditt ansvarsområde och roll visas direkt utan att några val behöver göras. Visningarna utgår från ett brett perspektiv med samlad information för att ge en god överblick, men det finns alltid möjlighet att gå ner på detaljnivå med några knapptryckningar. 5

6 5snabba fakta om Hudiksvalls kommuns nya beslutsstöd Hypergene eller beslutsstöd - vad är skillnaden? Hudiksvalls kommun har upphandlat en tjänst; ett beslutsstöd. 1Tjänsteleverantören av beslutsstödet heter Hypergene. Vem ska använda sig av beslutsstödet? Främst beslutsfattare, både på tjänstemannanivå och inom politiken i 2Hudiksvalls kommun. 3 Vad är syftet med beslutsstödet? Syftet är att du som ledare och chef får all information du behöver i ett samlat system. Inför exempelvis bokslut och delårsrapporter hämtar du den information du behöver i beslutsstödet och slipper logga in i flera olika system och göra egna sammanställningar som man har behövt göra tidigare. Det nya systemet spar tid och är kvalitetssäkrare. 4 Vad innebär det här besluttsstödet för mig som beslutsfattare? Det är ett beslutsstöd som ger dig som ledare underlag för att planera, fatta beslut och förbättra kvaliteten i din verksamhet. Systemet ger dig en helhetsbild av din verksamhet, sparar tid och underlättar uppföljning och analys. Med hjälp av beslutsstödets olika delar följer du upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter samt arbetar med styrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, indikatorer, uppdrag och åtgärder i hela organisationen. Inom vilka områden kan jag som beslutsfattare använda beslutsstödet? Inom verksamhetsplanering, till ekonomirapporter och 5personalrapporter. 6

7

8 Upprättad januari 2017