Hur effektiviserar man sektorsövergripande arbete mellan förvaltningarna inom kommun, genom att arbeta med förändringsteori

Transkript

1 Hur effektiviserar man sektorsövergripande arbete mellan förvaltningarna inom kommun, genom att arbeta med förändringsteori

2 Agenda Förändringsteori bakgrund och historik Vad är förändringsteori? Förändringsteori - metod Praktisk övning Indikatorer Sammanfattning Håkan Steenberg

3 Syfte Deltagarna ska få en bättre förståelse för vad det innebär att arbeta med förändringsteori, och hur man kan tillämpa perspektivet i arbetet Få förståelse för hur man kan påverka och effektivisera det sektorsövergripande arbetet genom att arbeta med förändringsteori Få insikt i hur man rent praktiskt arbetar med förändringsteori i olika typer av verksamhet Skapa trygghet i förändringsarbete 3

4 En definition: A management strategy focusing on performance and achievement of outputs, outcomes and impacts. (Kusek and Rist, 2004:228)

5 Utvecklingen av förändringsteori Historik och bakgrund Förändringsteori och resultatstyrning har utvecklats i USA och är där lagstadgat genom the Government Performance and Results Act of 1993 Målet med GPRA var att skapa ett system för ansvarsskyldighet genom vilka myndigheter formulera vad de försöker åstadkomma, hur de ska utföra det och hur politiker och medborgare kan veta om de lyckas Tonvikten i GPRA är skifta fokus från insatser och aktiviteter (t.ex. antalet utfärdade föreskrifter) till resultaten (t.ex. säkrare arbetsplatser).

6 Genom att formulera förändringsteorier säkerställs fokus på att verkligen arbeta mot visionen Förhållningssätt till styrning med fokus på önskade resultat och effekter inte bara det man gör (aktiviteter)! Vem är vi till för och vad vill vi uppnå (resultat och effekter) med våra insatser och aktiviteter? Vilka aktiviteter är nödvändiga för att uppnå målet? Viktigt att göra rätt saker! Inte bara göra saker rätt Arbeta med värdeskapande aktiviteter, och eliminerar slöseri Hur vet vi att det vi gör fungerar? Följ upp och utvärdera resultat och effekter och ändra aktiviteterna om det behövs

7 Utgångspunkten är visionen och hur den ska uppnås Inte en ny styrmodell eller uttryck för något paradigmskifte, men Skapa en starkare betoning på effekten: vad ska uppnås? Skapa fokus på logiken i verksamheten: hur ska målen uppnås? Skapa ett system som finns i hela organisationen Optimering av redan existerande styrinstrument Bygga in utvärderingskunskap så att en lärande organisation skapas Det räcker inte att göra saker rätt, man måste också fråga sig om man gör rätt saker

8 Förändringsteori Fyra centrala element Vad är det vi vill uppnå? Utgångspunkten är alltid den önskade visionen Vilka åtgärder är nödvändiga för att nå visionen? För varje effekt fastställs en konkret förändringsteori med resultat, aktiviteter och resurser Hur vet vi om det vi gör fungerar? Det görs löpande, kvalitativa mätningar av effekter, resultat, aktiviteter och resurser Vad gör vi om målen inte nås? Lärande och utveckling av verksamheten: behov av att ändra mål, metoder eller resurser?

9 Förändringsteori ger en bild utifrån vilken verksamheten kan bli lärande Genom att arbeta med förändringsteorin är det lättare att: Identifiera goda exempel (best practice) Identifiera problem eller problemmönster Initiera fokuserad uppföljning och utvärdering Kontrollera att mål uppnås Koppla prestation till budgetprocesser Jämföra aktiviteter med hjälp av gemensamma indikatorer Skapa en arbetsmiljö som präglas av ett lärande perspektiv Får alla enheter att känna sig delaktiga i arbetet för att uppnå målen För alla att förstå vikten av rapporteringen För alla att känna ett ansvar och förstå sin roll i genomförandet

10 Hur kan man använda resultatstyrning för att skapa engagemang hos medarbetarna? Samtliga medarbetare vet och kan påvisa vad aktiviteterna leder till, och vad deras arbete betyder för slutresultatet Samtliga medarbetare inom de olika förvaltningarna har fått en gemensam bild av vad arbetet ska leda till Alla deltar i arbetet, utifrån kunskapen om vilka aktiviteter som ger effekt Genom att samtliga medarbetare får en ökad kunskap om vad som ger effekt, är de mer effektiva och skapar det värde som de förväntas skapa Organisationen värderas för de effekter de åstadkommer för medborgarna, inte vilka insatser som genomförs

11 Förändringsteorin beskriver sambanden Definition av förändringsteori Organisationens alla antaganden om på vilket sätt dess insatser i de olika enheterna gemensamt kommer att leda till önskade resultat och effekter Förändringsteorin beskriver sambanden mellan insatser, aktiviteter, det utfall dessa leder till och de resultat och effekter som uppnås Resultat av framtagandet Outcome Map - En figur som redovisar sambandet mellan aktiviteter, utfall, resultat och vision Tydliggör den målgrupp verksamheten riktar sig mot Tydliggör aktiviteterna i organisationens olika enheter, som leder till den gemensamma visionen

12 Starta här Förändringsteorin metod Aktiviteter Utfall Resultat Vision De insatser/ aktiviteter som genomförs. T.ex. förbyggande arbete, förvaltning, utveckling Produkter och tjänster som produceras av verksamheten. T.ex. genomförda aktiviteter inom viss tid, Förändringar som måste uppnå på kortare sikt för att kunna nå effekten. T.ex. förbättrad kundkontakt, kunskap, processer. Den förändring verksamheten ytterst vill uppnå för målgruppen. Externa faktorer

13 Resurser Aktivitet Utfall Resultat Vision Rätt kompetens, tillräckliga resurser, arbetssätt (mod, öppenhet, helhetssyn), ändamålsenlig miljö och material, ständig uppföljning och förbättring Kultur Social Näring Skola Turism Vision

14 Resurser Aktivitet Utfall Resultat Vision Rätt kompetens, tillräckliga resurser, arbetssätt (mod, öppenhet, helhetssyn), ändamålsenlig miljö och material, ständig uppföljning och förbättring Ge informationen så att personen förstår den Skapa genomförandeplan tillsammans med personen Utformning och anpassning av stöd till personen Personen tränas för att integreras i samhället Personen erbjuds nya erfarenheter och intryck utifrån sina förutsättningar Verksamhet, anhöriga och nätverk samverkar Personen är välinformerad om vilket stöd de kan få Målen i personens genomförandeplan är uppfyllda Personen har en kognitiv och fysiskt tillgänglig miljö Personen tar del av samhälls-utbudet Personen gör egna val och bestämmer själv Personen kan kognitivt hantera sin vardag Personen är delaktig och utövar självbestämmande Personen har praktisk förmåga att sköta sin vardag Personen har kommunikativ förmåga Personen kan hantera sociala samspel Personen ska leva ett så självständigt och oberoende liv som möjligt och delta aktivt i samhällslivet

15 Interna aktiviteter Exempel på förändringsteori Asyl & PUT Aktiviteter Utfall Resultat Vision Informera om sv. samhället och asylprocessen Lära ut vardagssysslor Genomförandeplan finns Ungdomarna är delaktiga Samtal/dialog i grupp och enskilt Skola/jobb/samhällsorient. aktiviteter Söka arbetstillstånd Ungdomarna är informerade Kunskap om asylprocessen och om möjliga beslut samt om tiden efteråt Ungdomarna är förberedda på beslutet Fritidsaktiviteter Tillgodose basbehov Kontaktmannaskap Ungdomarna är i skola/arbete eller annan aktivitet Kunskap om samhällsresurser Hälsovård/BUP Intern dialog, samarbete med ideella org. Aktuell kunskap om ungd. status - Hälsa Ungdomarna uppvisar inte destruktiva mönster Dialog med stadsdel och migrationsverket Samarbete med god man/ särskild förordnad vårdnadshav. -Tandvård - Asylprocessen Fysisk hälsa är utredd

16

17 Övning: få till rätt logik Er uppgift är att skapa en Förändringsteori, och göra kopplingarna mellan de olika stadierna klar med hjälp av pilar: Zambias regering vet att ekonomisk stabilisering kräver förbättrad produktivitet i gruvsektorn. För närvarande så har de en gång så lukrativa koppargruvorna förfallit, De har föråldrad utrustning och använder gammal teknik. Zambias regering har nyligen fått 50 miljoner USD i bistånd för att modernisera de statligt ägda gruvorna. Den franska regeringen har också bistått med 10 gruvdriftsexperter, som kommer att arbeta som rådgivare under en treårsperiod. Zambias regering hoppas att gruvorna kommer att kunna börja producera och exportera ny koppar inom tre år.

18 Indikatorer som används vid uppföljningen En indikator är ett mått som är en indikation på något som är av betydelse för att uppnå målen - Besvarar frågan: hur känner vi igen framgång när vi har lyckats? Varje aktivitet, utfall, resultat eller effekt kan översättas till en eller flera indikatorer Viktigt att försöka hålla nere antalet indikatorer Genom att använda indikatorerna blir verksamheten lärande Aktivitet Utfall Resultat Effekt Indikatorer Indikatorer Indikatorer Indikatorer

19 Att följa upp i rimlig omfattning Uppföljningen ska inte betraktas som forskning syftet är att underlätta styrningen Uppföljningen ger en indikation om verksamheten skapar önskade resultat eller ej Uppföljningen i sig själv är inte slutmålet; uppföljningsmaterialet ska fungera som ett underlag till lärande och fortsatt strategisk planering Uppföljningen ska fokusera på det väsentliga med ett tydligt resultatfokus Uppföljningen kommer inte ge hela sanningen, men bidrar till ökad evidens i beslutsfattandet

20 Ägs av ledningen Viktiga praktiska aspekter för en god uppföljning Begränsa mängden information (nice to know need to know) Säkra att uppföljningen används för styrning och utveckling av verksamheten Bli en del av vardagen inte ett sidosystem När ni tar fram indikatorerna, tänk användbart och användarvänligt inte för tekniskt

21 Att arbeta med förändringsteori skapar värde för flera målgrupper: Chefer bättre beslut Översiktlig ledningsinformation Tydliga prioriteringar av resurser, effektivare verksamhet Underlättar kommunikation med politiker och medarbetare Medarbetare motivation, ägarskap och lärande Samsyn kring vem som gör vad och hur det ska göras Koppling mellan enskilda insatser och målet med arbetet Mer fokuserade insatser ger förhoppningsvis bättre resultat Politisk ledning bättre underlag Dokumentation om att målen uppfylls ger politisk genomslagskraft Underlag för prioriteringar mellan olika aktiviteter (vad fungerar bra/mindre bra) Value for money Medborgare kvalitet och insyn Inblick tydliggör förväntningar samt ansvaret för politiker och tjänstemän Mottar resultat med hög kvalitet från den offentliga verksamheten Får ut mer för sina skattepengar

22 Sammanfattning: varför arbeta med förändringsteori? För att skapa ett sektorsövergripande samarbete mellan förvaltningar, och klargöra vilka aktiviteter respektive förvaltning måste göra, för att vi ska nå den gemensamma visionen För att skapa motivation och ägarskap kan vi se vilka saker vi gör bra? Behöver vi förändra något? För att styra hur kan vi prioritera våra resurser för att bli bättre, för att nå vår gemensamma vision? För att budgetera vad kostar det oss att arbeta som vi gör? Hur kommer kostnaderna att utvecklas? För att kommunicera kan vi förmedla och motivera vår verksamhet till allmänheten, politiker m.fl.? För att lära vad kan vi utveckla, varför fungerar vissa saker bättre än andra?

23 Frågor? Tack för idag!