Beslutsstöd för Lärosäten

Transkript

1

2 Innehållsförteckning Ett sammanhållet beslutsstöd för verksamhetsstyrning... 3 Applikationer som stödjer lärosätets hela verksamhet... 4 Hypergene Verksamhetsplan... 6 Hypergene Budget & Prognos... 7 Hypergene Ekonomi... 8 Hypergene Personal... 9 Hypergene Bemanning Hypergene Student Hypergene Kvalitet & Rapport Hypergene Projekt... 13

3 Ett sammanhållet beslutsstöd för verksamhetsstyrning Att styra en verksamhet i praktiken handlar om att sätta verksamhetsmål, planera, genomföra, följa upp och att ständigt utvärdera och förbättra det du nyligen gjort. För lärosäten handlar det bland annat om att få ett effektivt process- och planeringsstöd inom exempelvis budget och progonos, verksamhetsplanering samt projektansökningar och uppföljning. För att hjälpa dig i ditt arbete, har vi utvecklat en sammanhållen programvara som gör verksamhetsstyrningen effektivare. Vi har dessutom anpassat vår grundprodukt till styrning av offentlig verksamhet. Hypergene för Lärosäten bygger på erfarenheter från våra kunder och våra medarbetares arbete inom området. Med hjälp av Hypergene effektiviserar du budget- och prognosprocesserna, följer upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter samt arbetar med resultat- och måluppfyllelseanalys på ett sätt som bryter ner den övergripande verksamhetsplanen till mål, nyckeltal och aktiviteter på områdes-, fakultets-, institutions-, avdelnings- respektive enhetsnivå. Dessutom finns tillämpningar som t.ex. ger underlag för projektansökningar och underlättar bemanningsplaneringen. Genom oss blir ditt uppdrag enklare, oavsett på vilken nivå du arbetar. Du får en överblickbarhet och ett stöd längs hela vägen; från att planera och styra utifrån verksamhetsmål, återrapporteringskrav, uppdrag och finansiering och nyckeltal till att realisera besluten genom att involvera och leda hela eller delar av verksamheten. På så vis frigörs tid för analys och utveckling, samtidigt som uppdrag och mål omsätts till konkreta resultat. Den effektivare verksamhetsstyrningen bidrar till ökad kraft i organisationen och ytterst till en ökad effektivitet. Information kopplat till användarens ansvarsområde och roll visas direkt utan att några val behöver göras. Visningarna utgår från aggregerad information för en god överblick, men det finns alltid möjlighet att borra sig ned i detaljinformationen med några knapptryckningar. Upptäcker man en avvikelse så kan man själv snabbt få fram den bakomliggande orsaken. Produkten levereras som en helhet eller som valda delar helt utifrån dina behov och med hjälp av våra medarbetares bransch- och verksamhetskompetens. Hypergenes nytänkande teknik och plattform ger hög prestanda och skalbarhet, liksom möjlighet till integration med bakomliggande datakällor som exempelvis Ladok och Nya. Sammantaget kan fokus läggas på verksamhetsförståelse och kundnytta istället för på teknisk lösning redan under införandeprojektet. Hypergene AB 3/13

4 Applikationer som stödjer lärosätets hela verksamhet Med Hypergene för lärosäten erbjuds ett sammanhållet systemstöd för strategi, planering, genomförande och uppföljning där universitet och högskolor kan ta ett grepp om hela verksamhetsstyrningen för beslutsfattare på alla nivåer. Den rollbaserade portalen lyfter fram det väsentliga genom att den anpassar sig till användarens verksamhetsområde och organisatoriska enhet. Via en webbportal får alla snabbt och enkelt en tydlig bild av verksamheten anpassad till sin funktion/roll. Ekonomi, personal, kurs- och antagningsdata, nyckeltal, mål och annan information kan presenteras, analyseras och följas upp på såväl ett övergripande plan som på en detaljerad nivå. Oavsett om lösningen införs i sin helhet eller enbart utvalda delar, så möjliggörs en väsentligt förbättrad styrning av lärosätet. Hypergene är ett komplement till befintliga verksamhetssystem och gör information därifrån mer tillgänglig. Information hämtas automatiskt från verksamhetssystemen, sammanställs och presenteras på ett lättförståeligt sätt. Informationen är därför alltid uppdaterad och tillgänglig för att bland annat skapa viktiga nyckeltal för verksamheten. Hypergene för lärosäten utgör en stark plattform för kontinuerlig utveckling av universitets- och högskolors verksamhetsstyrning. Processer som stöds i Hypergene: Verksamhetsplanering i verktyget kan lärosätets styrmodell med resultat- och verksamhetsmål formuleras och kommuniceras. Detta ger möjlighet till en bra förankring av lärosätets långsiktiga och kortsiktiga mål och uppdrag. Utifrån övergripande mål skapar institutionerna och enheterna detaljerade verksamhetsmål, planer och handlingsprogram som linjerar med och kopplas till resultatmål i en tydlig röd tråd. Hypergenes modul för verksamhetsstyrning kan även användas för alla andra planer som exempelvis internkontrollplan, miljöplan, riskplan och likabehandlingsplan. Budget & Prognos via det verksamhetsnära, SUHF-anpassade och effektiva budget- och prognossystemet ges mycket god ekonomisk kontroll. Integrationer med ekonomi- och personalsystem tillgängliggör alla detaljerade utfall. Hypergene AB 4/13

5 Uppföljning & Analys integrationer med verksamhetssystem ger löpande rapporter om aktuellt läge och det operativa genomförandet vilket innebär ett viktigt dagligt stöd och en gemensam helhetssyn. Det handlar om integrationer till ekonomisystem, personalsystem, Ladok och Nya. De färdiga rapporterna ger stor möjlighet att hitta underliggande orsaker, samt att ta fram och besluta om korrigerande åtgärder. Underlag för projektansökan stödjer processen med ansökningar av medel till forskningsprojekt. Stöd till projekt stödjer projektbudgeteringen och den löpande uppföljningen av forskningsprojekten. Lösningen hanterar både ansökningsprocessen med tillhörande kalkyler samt projektbudget på aktiviteter med uppföljning mot utfall. Analys kan göras av såväl extern- som samfinansiering på projekt, forskargrupp, kontrakt mm, vilket kan ligga till grund för bemanningsplanering och budgetarbetet. Bemanningsplanering uppföljningsverktyg för jämförelse av budgeterad bemanningsplan mot planerad plan. Analys kan göras utifrån resursperspektiv samt kurs/program perspektiv. Dessutom tillhandahåller lösningen bemanningsplan för varje enskild anställd där undervisningstid, forskningstid och tid för kompetensutveckling framgår, vilket kan ligga till grund för budgetarbetet. Samlad rapportering enheter kan kommentera sina uppnådda resultat och informationen kan sättas samman till rapporter, t.ex. månadsrapport, nyckeltalsrapport och kvalitetsrapport för att informera internt och externt. Varför välja Hypergene för Lärosäten? Verksamheten blir överskådlig, organisationen får en gemensam bild, intressanta nyckeltal och jämförelser presenteras smidigt. Mindre tid går åt till sammanställning av data och beräkning av nyckeltal. Mer tid kan istället läggas på analys och planering av åtgärder. Användarvänligt alla användare, även så kallade sällananvändare, kommer snabbt igång. All verksamhetsstyrning för alla avdelningar och enheter kan samlas i ett system; verksamhetsplanering, budget och prognos samt uppföljning och analys. Forskare och andra medarbetare får ett integrerat stöd för projektansökningsprocessen och den löpande uppföljningen av projekten Färdiga och välbeprövade integrationer med många verksamhetssystem Hypergene för lärosäten bygger på lång kunskap och erfarenhet från statlig verksamhetsstyrning. Hypergene AB 5/13

6 Hypergene Verksamhetsplan Hypergene Verksamhetsplan ger stöd i hela kedjan från instruktion, regleringsbrev och verksamhetsplanering till genomförande och uppföljning av uppsatta mål. Med applikationen hålls hela verksamhetsstyrningen samman och det blir lätt för beslutsfattare att se den röda tråden. Applikationen stödjer alla förekommande styrmodeller och har en stor flexibilitet för att sätta upp olika modeller. Exempelvis kan en årlig verksamhetsplan i både text och siffror skapas för olika nivåer inom en organisation. Riskanalys kan hanteras integrerat i planerna eller i separata riskplaner. Hypergenes modul kan också användas för alla andra planer, exempelvis internkontrollplan, miljöplan, likabehandlingsplan etc. En tydlig röd tråd I applikationen bryts övergripande mål och resultatmål ner till verksamhetsmål för olika organisatoriska nivåer. Underliggande delar av organisationen tar ställning till och definierar de ytterligare mål och aktiviteter som behövs för att uppnå de övergripande målen. Till målen kopplas nyckeltal för kontinuerlig mätning för att säkerställa att målen nås. Integrerad uppföljning Nyckeltalens utfall hämtas automatiskt från verksamhetssystemen vilket ger en effektiv uppföljning. Allt möjliggörs av att Hypergene är integrerat med olika verksamhetssystem, men utfallsvärden kan även matas in manuellt. Alla nivåer i organisationen kan dessutom kommentera sina resultat. I bland annat styrkort, textdokument och rapporter finns det sedan möjlighet att jämföra aktuell status med planerade mål. Uppföljningsrapporter som månads- och tertialrapporter kan anpassas till de behov som finns. Erfarenhet av statlig verksamhetsplanering Hypergenes verksamhetskonsulter har lång erfarenhet av praktiskt arbete med statlig verksamhetsplanering. De vet vikten av att få styrmodellerna väl förankrade i det dagliga arbetet i verksamheten. Hypergene AB 6/13

7 Hypergene Budget & Prognos På universitet och högskolor är budget- och prognosprocessen ett viktigt instrument för att effektivt styra verksamheterna. Hypergene Budget & Prognos är anpassad till hur planeringsarbetet är upplagt på ett lärosäte och kan enkelt anpassas till olika modeller. Hypergene har med erfarenhet från Lunds Universitet, Mittuniversitetet och Södertörns högskola den kompetens som behövs för att stödja den sk SUHF-modellen. Beräkningar och konsolidering av alla delar sker med automatik. Lösningen ger därmed ett kvalitetshöjande stöd i alla moment och en väsentlig tidsbesparing i budget- och prognosarbetet. All tid som frigörs i budgetprocessen kan istället läggas på verksamhetsutveckling. Tydlig process Processen i applikationen för budget & prognos börjar med att hantera ramar och anslagsfördelning. Därefter får respektive fakultet, institution och enhet budgetera sin verksamhet. Sist fördelas de gemensamma kostnaderna och totalbudgeten kan stämmas av och trimmas. I applikationen fördelas ansvar tydligt för de olika momenten och det är enkelt att följa upp vilka delar som är utförda. Detta ger en god kontroll över hur budgetprocessen fortskrider. En uppdaterad totalbudget finns dessutom alltid tillgänglig för kontroll och avstämning. Färdiga funktioner Applikationen innehåller färdiga funktioner och processtöd för bland annat anslagsfördelning, budgetering av personalkostnader, budgetering av nyinvesteringar och kapitalkostnader, resursfördelade intäkter och kostnader och fördelning av gemensamma kostnader. Det finns även möjlighet till exempelvis budgetering på rullande 12-månader och flerårsbudgetering. Man kan välja att införa funktionerna stegvis eller ta ett helhetsgrepp om hela budget- och prognosprocessen från början. Erfarenheten är viktig Hypergenes verksamhetskonsulter har lång erfarenhet av praktiskt arbete med ekonomisk planering för lärosäten och andra myndigheter. De bistår med kunskap och råd om till exempel för- och nackdelar med olika budgetmodeller, hur man kan effektivisera hela budgetprocessen och hur man får en tät koppling mellan verksamhetsplaneringen och den ekonomiska planeringen. Hypergene AB 7/13

8 Hypergene Ekonomi Hypergene Ekonomi gör det möjligt att effektivisera ekonomistyrningen och underlätta redovisningen. Såväl controllers på central nivå som personer på olika chefsnivåer får sina behov tillgodosedda. Via en gemensam portal får användarna en tydlig överblick och kontroll på ekonomin för sin del av lärosätet. Informationen presenteras grafiskt i olika diagram samt i tabeller för mer detaljer. En gemensam sanning Alla berörda har tillgång till samma siffror och det är enkelt, även som sällananvändare, att göra analyser av komplexa samband. Tillgängliga och överskådliga presentationer gör att mindre tid går åt till att sammanställa underlag och att mer tid istället kan läggas på att analysera informationen och förstå bakomliggande orsaker. Utfall kan jämföras med budget, prognos, föregående år eller annan jämförelsedata. Det går att vrida och vända på all ekonomisk data i alla dimensioner till exempel på verksamhetsområde eller projekt. Färdiga funktioner Applikationen innehåller en överskådlig resultaträkning med många möjligheter att presentera information. Det finns även möjlighet att borra sig ned i informationen ända ned till transaktioner och inskannade fakturor. Andra färdiga funktioner är bland andra investeringsuppföljning och balansräkning. Beräkning av nyckeltal Hypergene Ekonomi beräknar automatiskt de flesta relevanta nyckeltal baserat på information från ekonomisystemet, vilket är mycket tidsbesparande. Nyckeltalen kan sedan presenteras i lämpliga portaler och rapporter samt rapporteras till uppdragsgivare. Med Hypergene kommer färdiga integrationer med de vanligaste ekonomisystemen, till exempel Agresso och Raindance. Lättillgängligt och utbyggbart I applikationen presenteras ekonomisk information på ett enkelt sätt och med verksamhetsnära mått, vilket gör att icke-ekonomer känner sig bekväma. En chef kan därför enkelt ta fram all ekonomisk data som behövs. Hypergene Ekonomi kan kompletteras med ytterligare analyser om behovet finns ingen inlåsning med andra ord. Hypergene AB 8/13

9 Hypergene Personal Hypergene Personal gör att chefer och beslutsfattare enkelt kommer åt relevant data från personalsystemen allt genom ett enda verktyg och gränssnitt. Informationen presenteras på ett samlat sätt och ger snabbt svar på de frågor cheferna har. Tid som tidigare lagts på att söka och sammanställa information kan istället läggas på aktiviteter som driver verksamheterna framåt. Enkel tillgång till personalinformation Applikationen ger snabbt information om till exempel personalkostnader, tidsanvändning, personalomsättning, sjukfrånvaro och pensionsprognos. Inför löne- och utvecklingssamtal tillhandahålls en samlad bild med uppgifter om varje medarbetare, vilket bidrar till att öka både effektivitet och kvalitet. Färdiga integrationer Med Hypergene kommer färdiga integrationer med de vanligaste personalsystemen som används på universitet och högskolor, exempelvis Primula, Heroma och Agresso. Det gör att införandeprojekten kan genomföras snabbare och med kvalitetssäkrade integrationer. Beräkning av nyckeltal Applikationen beräknar de flesta relevanta nyckeltal baserat på information från personalsystemet och ekonomisystemet, vilket är mycket tidsbesparande och säkerställer kvaliteten i beräkningarna. Nyckeltalen kan sedan presenteras i lämpliga portaler och rapporter. Hypergene AB 9/13

10 Hypergene Bemanning Bemanningsplanering inom lärosäten är en komplex fråga där Hypergene Bemanning kan underlätta arbetet avsevärt. Genom applikationen skapas bemanningsplaner utifrån data från flera system. Kursdata hämtas från Ladok, personalkostnad från personalsystemet, stöd till projekt samt strukturer och hierarkier hämtas från ekonomisystemet, etc. Bemanningsplaneringen kan i sin tur ligga till grund för budgetarbetet. Applikationen tillhandahåller en bemanningsplan för varje enskild anställd och används som ett uppföljningsverktyg för jämförelse av budgeterad bemanningsplan mot planerad plan. En budgeterad plan görs för alla aktuella kurser. Planen är öppen men låses i versioner efter HT och VT. I uppföljningsrapporter kan personal analyseras utifrån resurs eller organisation. Kurs/Prognos bryts ner i delmoment och klocktimmar för uppföljning på timmar och kronor. Hypergene AB 10/13

11 Hypergene Student Inom lärosäten finns en mängd verksamhetsrelaterad data kopplat till studenter och kurser. Förutom ekonomi- och personaldata finns därför i Hypergene möjlighet att göra integration med verksamhetssystem avseende student-, antagnings- och kursdata. Exemel på vanliga system är Ladok och Nya. På samma sätt som Hypergene användarvänligt tillgängliggör ekonomi-och personaldata visas även information som antalet sökande per institution och kurs, liksom nyckeltal per fakultet till exempel antal kurser, antal sökande per kurs, antal platser, antal antagna och antal reserver. Hypergene AB 11/13

12 Hypergene Kvalitet & Rapport I verksamhetsstyrningen återkommer olika former av rapportering och det systematiska kvalitetsarbetet. Genom Kvalitet & Rapport underlättas arbetet genom en rad användbara funktioner som går att installera oberoende av varandra och kombinera med övriga delar av Hypergene. Applikationen utvecklas löpande med ny funktionalitet. Exempel på funktioner: Funktioner för periodisk rapportering stödjer uppläggningen av månadsrapporter samt underlag för delårsrapporter och årsredovisning. Funktionen effektiviserar och höjer kvaliteten i hela rapporteringsprocessen. Stödfunktioner för systematiskt kvalitetsarbete gör det möjligt att effektivt sätta upp processer för planering, uppföljning och analys av kvalitetsarbetet. Enkäthanteringen bearbetar effektivt resultatet från olika enkäter och presenterar resultaten på ett överskådligt sätt. Enkätsvar kan omvandlas till nyckeltal som används för målstyrning, rapportering och jämförelser. Hypergene AB 12/13

13 Hypergene Projekt Genom applikationen Hypergene Projekt ges nya förutsättningar att finansiera, budgetera och följa upp forskningsprojekt. Underlag för projektansökan Applikationen stödjer hela processen för ansökan av forskningsmedel: Projektansökningar registreras i Hypergene. Kalkyler skapas och knyts till respektive ansökan. Kalkyler kan kopieras och versionshanteras med olika finansiärer för simulering. Kalkylen delas upp i personalkostnad, driftkostnad, investeringar och övriga kostnader. Personalkostnad läggs per anställning med omfattning, frånvaro och månadslön. Avskrivningar och ränta beräknas på lagda investeringar. Driftkostnader specificeras med fri text och övriga kostnader läggs på konto. Indirekta kostnader beräknas utifrån påläggsprocent inläst från utfall/budget. Samfinansiering beräknas utifrån täckningsgrader knutna till vald finansiär. Resultatet är en fullkostnadskalkyl specificerad med indirekta kostnader, samfinansiering och sökt finansiering. Till detta kommer uppföljningsrapporter för analys. Stöd till projekt Applikationen stödjer även projektbudgeteringen och den löpande uppföljningen av forskningsprojekten: Efter att ansökan har fått finansiering skapas en aktivitet i ekonomisystemet och läses över till Hypergene. En budget skapas i Hypergene och knyts till aktivitet. Budgeten kan kopieras från både ansökankalkyl och projektbudget eller så skapas en ny. Till skillnad från kalkylen knyts budget till kalenderår vilket gör det möjligt att följa upp budget av indirekta kostnader, samfinansiering, extern finansiering mm. mot utfall. Budget kan justeras löpande både vad gäller kostnader och löptid. I uppföljningsrapporter kan budget och utfall analyseras utifrån grupperingar på aktivitet såsom forskargrupper, projekt och kontrakt. Projektledare och kontraktansvariga kan följa upp sina aktiviteter oberoende av organisatorisk tillhörighet. Hypergene AB 13/13