Workshop ekonomimodell LNU. Hfr nov 2015

Transkript

1 Workshop ekonomimodell LNU Hfr nov 2015 Joakim Karlsson, redovisningschef LNU Ny ekonomimodell för att möta förbättringsbehoven i en föränderlig organisation

2 Innehåll Om Linnéuniversitetet Fusion/sammanslagning 2010 Omorganisation 2013 Förändringsprocess ekonomimodell Styrkor/svagheter i gamla modellen Våra krav på den nya ekonomimodellen! Fortsatta förändringar av ekonomimodellen

3 Om Linnèuniversitetet.. - Sveriges nyaste universitet, bildades 2010! - Sammanslagning mellan Växjö universitet och Kalmar högskola - Fördelning mellan Växjö/Kalmar: 60%/40% - Ännu en organisationsförändring/ändrad ekonomimodell 1/ Snabbfakta LNU hst betalstudenter (hst) anställda - Fördelning intäkter FO/GU: 72%/28% - Omsättning mkr - Resultat + 31,4 mkr

4 Om Linnèuniversitetet.. Fem fakulteter Fakulteten för hälsa och livsvetenskap Fakulteten för teknik Fakulteten för konst och humaniora Fakulteten för samhällsvetenskaper Ekonomihögskolan 32 institutioner / ämnesindelningar Dessutom på LNU: Polisutbildning, Fortbildning för journalister, Sjöfartshögskolan, Nämnden för lärarutbildning

5

6 Vad blev resultatet 2010? Organisation En organisation ganska lik den tidigare, till viss del dubbla funktioner på de båda orterna 12 institutioner, 4 fakultetsnämnder, 1 nämnd för utbildningsvetenskap Triangelorganisation rektor, styrelse / nämnder / institutioner Till viss del otydliga beslutsvägar Ekonomimodell Samma ekonomisystem Olika kulturer, arbetssätt Tidsbrist gjorde det svårt att komma ända fram i förändringsarbetet, allt hanns inte med Ingen stark styrning från ledning=> kompromisser En del motsättningar påverkade arbetet

7 Förändringsprocess med ny ekonomimodell Förutsättningar: Kort tid för genomförande beslut ekonomimodell i slutet av september Helt ny organisationsstruktur Förändringar under processens gång Förändringskommunikation Motstånd mot förändring Viktigt att: Kommunicera mera! Skapa rimliga förväntningar Hålla tidplaner

8 Förändringsarbetet med ekonomimodellen LNU 2013 Översyn/genomlysning av ekonomimodellen Externa konsulter fick uppdrag att tillsammans med Lnu göra en behovsinventering och ta fram förslag på ny ekonomimodell Öppna möten med ekonomerna Två stora workshop tillsammans med stora delar av ekonomiadministrationen och konsulterna Arbetsgrupper för projektredovisning, internhyresmodell, tillämpning av SUHFmodellen

9 Vårt mål med utvecklingsarbetet i ekonomiprocesserna är att: Förenkla Förbättra Standardisera - Tillämpning av regler, anvisningar - Klassificering - Gemensamma mallar, rutiner, rapporter

10 Genomsyn av ekonomimodellen Generellt - Kodkomplettering, sambandskontroller används i liten utsträckning - Uppföljning sker framför allt med egna rapportuttag utifrån numreringslogik, användandet av relationer kan utvecklas! - Gemensamma rapporter behöver utvecklas - Projektredovisningen tungarbetad - Stor frihetsgrad, skillnader i tillämpningen av ek.modell / SUHF-modell mellan institutioner Konto - Kontoplanen vid sammanslagningen blev lite för bantad - Inom-utomstatlig kontering togs bort, fungerar bra

11 Genomsyn av ekonomimodellen forts Kostnadsbärare - Lägsta obligatoriska nivån för uppföljning av verksamheten - Skiljer mellan löpande- eller projektkostnadsbärare - Minst 3 kbärare vid projekt (intäkter, kostnader, periodisering) - Tillämpning av löpande kostnadsbärare är relativt fri, ingen gemensam struktur - Institutioner administrerar sina egna nummerserier - En del har inbyggd logik i positioner för fri numrering Finansiär - Lite missvisande begrepp, används i första hand för avstämning av motpart

12 Genomsyn av ekonomimodellen forts FRITT - Används olika för olika verksamheter, tex - Underindelning av konton, kostnadsbärare - Uppföljning av aktiviteter, externa uppföljningsbehov - Uppföljning av kostnader/aktiviteter för person

13 Att tänka på vid framtagande av ekonomimodellen/kodsträngen Varje koddel är renodlad - Tex konto inom/utomstatligt, motpart används för att särredovisa Information fångas på lägsta möjliga/önskade nivå Använd indirekta koddelar/samband (undvik inbyggd logik) - Ofta kan man använda befintliga koder för uppföljningen man vill göra - Viss struktur kan behövas för att användarna ska känna igen sig, användarvänligt Försök begränsa antalet koddelar

14 Mål med ny ekonomimodell, krav som ställdes/ övervägdes Samla information i en minsta gemensamma nämnare byggstenar/ämnen Enhetlig modell för agresso, Ladok, Primula => integration mellan systemen Förenkla kodsträngen, renodla koddelar, undvika dubbelkonteringar Utnyttja ekonomisystemet bättre; automatkonteringar, kodkompletteringar, sambandskontroller Enhetlig tillämpning av ekonomimodellen på hela LNU Enkel att använda och kvalitetssäkrad hantering

15 Mål med ny ekonomimodell, krav som ställdes/ övervägdes Utveckla Uppföljning per verksamhetsgren Uppföljning av ämnen/ämnesgrupper Uppföljning av kurser Uppföljning av utbildningsprogram Uppföljning avgiftsfinansierad verksamhet Uppföljning av lärarutbildningen Uppföljning av institutionsövergripande projekt Uppföljning av tvärvetenskapliga projekt/miljöer

16 Mål med ny ekonomimodell, krav som ställdes/ övervägdes forts Uppföljning av strategiska områden Uppföljning av kostnad per prestation; hst, hpr, vetensk publ, forskarstuderande. Hitta minsta gemensamma nämnare, krav till årsredovisning Utveckla projektredovisningen - Budgetering - Kvalitetssäkra utdata - Rapportverktyg - Uppföljning externa intäkter per finansiär - Olika krav på resultatuppföljning för olika finansiärer - Framtida intäkter, samfinansiering mm

17 LNUs Kodsträng 2013 KONTO ORG VERKS KBÄRARE MOT- PART RESU RS ANL / EFH FRITT

18 Vilka förändringar genomfördes? KONTO-planen utvecklas efter hand; bättre kontobeskrivningar, nya konto, bättre uppföljning - Uppföljning av intäktskontering/motpart/verks - Kontering it-kostnader, samarbete med It-avdelningen (definition av itkostnader, kontering system mm) - Kontering representation, förmåner, studenter, - Fastighetskostnader, fler periodiseringskonton KBÄRARE ny struktur på projekt, viss inbyggd logik för användarvänlighet, viss styrning vid uppläggning Arbetsplatskostnad införd, gemensam klassificering och kontering av arbetsplatsanknutna kostnader. Kostnader triggras ut from 2016 Ingen institutionsnivå vid fördelning av indirekta kostnader Nytt pålägg för OH-lärarutbildningen Uppföljning av lärarutbildningen, kopplat till VERKS-koden

19 Vilka förändringar genomfördes? forts Kontering av utbildningsrelaterad verksamhet med extern finansiering, kopplas på VERKS-kod (samarbetsprojekt, stipendieverksamhet mm) Struktur på organisation/ämne, koppling till ladok RESURS-koden infördes, möjliggör uppföljning av intäkter/kostnader på person, Användar-ID används, uppdateras från Primula löpande Projektredovisningsmodellen har utvecklats, projektstödsgrupp har bildats - Processerna kartlagda - Dekan-intyg infört => koll på sökta medel, samfinansieringsbehov mm - Nya kalkylmallar, tidredovisningsmallar mm - Tydliga anvisningar för periodisering och samfinansiering - Ny periodiseringsrutin Gemensamma resultat, verksamhetsuppföljningsrapporter har tagits fram

20

21 Vilka förändringar genomförs/planeras? Nytt budgetverktyg, genomförs fullt ut vid uppgradering av ekonomisystemet 2016 Tillämpning av SUHF-modell: samma definitioner, klassificeringar används på LNU => inför budget 2016 Attest av interna transaktioner, ny instruktion 2015 Fortsatt utveckling av projektredovisningen Höja kvalitén i redovisning, utnyttja mer systemstöd: kodkomplettering, sambandskontroller Tidrapportering, möjligheten ses över. I agresso eller kopplat till tjänsteplaneringsverktyg Periodiska fakturor, öka andelen som automatattesteras Systemstöd för kontroller, varningar Internhandel i arbetsflöde Dialoger; bokslut, prognos, budget

22 Vilka förändringar genomförs/planeras? forts Tillämpningen av nya redovisningen av It-kostnader utökas Redovisning avgiftsverksamhet - Avgiftsstudenter, ny VERKS-kod from 2016 Återgång av OH-pålägg för lärarutbildningen till Central OH from 2016

23 Sammanfattning Kommunikation / dialog är viktig! Skapa rimliga förväntningar Håll tidplaner Stegvisa förändringar vissa förändringar får ta tid Målmedvetenhet Uthållighet

24

25 Hfr nov 2015 Frågor!

26