Ny ekonomi 2016 hur påverkar det dig?

Transkript

1 Anställda vid Lunds universitet Projekt Ny ekonomi 2016 Agneta Sjöfors, projektledare Ny ekonomi 2016 hur påverkar det dig? Bättre ekonomiadministrativt stöd till forskningsprojekt Nytt sätt att kontera i Primula och i Lupin Inga fler internfakturor i internposten de kommer i Lupin istället! Datum att ha koll på: 4 december 2015 Primula Res: skriv rese- och utläggsräkningar så att de hinner bli både granskade och attesterade senast den 14 december januari 2016 Lupin: granska fakturor som tillhör 2015 de måste hinna bli attesterade och klara senast den 11 januari 2016 System som kommer att vara stängda: Primula* december 2015 Lupin januari 2016 Ett par system som används av fler än ekonomer avvecklas: LUPP (projektuppföljning) ekontrakt Läs mer på följande sidor! Där hittar du bakgrund till förändringarna... s.2 och mer om påverkan: Budgetera och följa upp forskningsprojekt i EOS och Kuben... s.3 Rese- och utläggsräkningar i Primula... s.3 Inköp och fakturor i Lupin... s.4 Internfakturor... s.5 ekontrakt... s.6 * Gäller både Primula och Primula web (där Primula Res ingår) Postadress Box 117, SE Lund Besöksadress Sandgatan 3 Telefon E-post agneta.sjofors@eken.lu.se

2 2 Bakgrund Vid årsskiftet byter Lunds universitet ekonomisystem och ekonomimodell, det vill säga hur vi kodar och använder ekonomisk information. Förutom alla som arbetar med ekonomiadministration och ekonomisk budgetering och uppföljning, påverkas fler, t ex alla ni som hanterar: rese- och utläggsräkningar i Primula web lönekonteringar i Primula web inköp och fakturor i Lupin internfakturor kontraktsinformation i ekontrakt Även du som idag använder LUPP för din projektuppföljning och/eller kalkylerar och budgeterar dina projekt manuellt i t ex Excel kommer att märka av förändringarna. Den främsta anledningen till att fler system påverkas är en förändring i hur kodsträngen ser ut och fungerar. I korta drag blir det så här i den nya modellen: Kostnadsställe: o Ingen förändring i antal tecken fortfarande sex siffror. o Två första siffrorna anger fakultetstillhörighet. o Inget krav på ändring av nummer, men några delar av verksamheten passar på att byta nummer. o Varje kostnadsställe märks upp med vilken institution det tillhör. Verksamhet: o Ingen förändring i antal tecken fortfarande två siffror. o Antalet verksamhetskoder minskar, från 12 till 7 stycken. Aktivitet: o Alla aktiviteter får nya nummer Idag inleds aktiviteten med kostnadsställe, följt av fem siffror. Imorgon istället sex siffror och en gemensam löpnummerserie för hela universitetet. o Varje aktivitet märks upp med vilket kostnadsställe det tillhör och vilken verksamhet. Denna koppling används på olika sätt för att underlätta kontering i bl a Primula och Lupin se avsnitten nedan. Konto: o Minskning med en siffra, från sex till fem o Så långt möjligt samma siffror i början, men några konton får helt nya siffror. På de konton som används i Lupin har så få ändringar som möjligt gjorts. Nya kodplaner publiceras efter hand på projektets hemsida: Nya aktivitetslistor kommer att finnas i cirka mitten av december. Nytt är även att vi kopplar mer information till koderna. T ex kan ett antal aktiviteter märkas upp med att de tillhör ett visst projekt, eller forskargrupp. Och sedan kan den koden användas för att ta rapporter, t ex i Kuben, som visar hela projektet, eller forskargruppen.

3 3 Påverkan Budgetera och följa upp forskningsprojekt i EOS och Kuben I Lunds universitets budgetsystem, EOS, lanseras under vårterminen ny funktionalitet som ger stöd till flerårsplanering och uppföljning av projekt. I en ny modul i EOS kommer man att kunna budgetera och simulera fleråriga projekt. Informationen kommer att läsas över till Kuben och tillsammans med utfallsdata användas i olika projektrapporter. Lunds universitets projektportal, LUPP, bygger på rapportdefinitioner i dagens ekonomisystem, Orfi. I och med att Orfi avvecklas måste även LUPP avvecklas. Lättåtkomlig och lättläst projektuppföljning i Kuben med möjlighet att koppla ihop med budget från EOS kommer att ersätta LUPP. Översyn görs av vilka ekonomirapporter som ska finnas i Kuben. Historiska transaktioner översatta till den nya kodsträngen kommer också att finnas här för att underlätta rapporteringen av projekt som påbörjades 2015 eller tidigare och som kommer att pågå även efter 1/ Projekt som avslutas senast 31/ kan följas upp enligt den gamla modellen i den särskilda portal i Kuben där det ska vara möjligt att söka på och ta ut rapporter på all historisk data. Rese- och utläggsräkningar i Primula web Primula kommer att vara stängt den december 2015 då dagens kodsträng kommer att översättas till den nya. Om du tar ut reseförskott var extra noga med att skriva reseräkningen och redovisa förskottet direkt efter hemkomst. Registrera rese- och utläggsräkningar senast den 4 december så att de hinner bli både granskade och attesterade senast den 14 december. Räkningar som inte är attesterade då kan inte längre hanteras i systemet och måste registreras om. När Primula öppnar igen den 18 december 2015 kommer kontering i Primula att fungera så här: Börja med att ange kostnadsställe, t ex När du sedan ska välja aktivitet så kommer endast de aktiviteter som tillhör det valda kostnadsstället att vara valbara i listan. Se bild 1. Därefter ska verksamhet väljas. Endast en verksamhet kommer att finnas i väljlistan. Se bild 2. Bild 1

4 4 Bild 2 En nyhet är att man kan frisöka i konteringsfälten. Sökningen matchar både mot nummer och namn. Om du t ex skriver st i aktivitetsfältet kommer alla aktiviteter som har st någonstans i benämningen att visas i listan. Se bild 3. Bild 3 Översättning från dagens kodplaner till morgondagens kommer att finnas från ca mitten av december på Inköp och fakturor i Lupin Lupin kommer att vara stängt den januari 2016, för byte från dagens organisation med nuvarande kodsträng till morgondagens organisation med den nya kodsträngen. Granska fakturor som tillhör 2015 senast den 7 januari 2016 så att de hinner bli attesterade och klara senast den 11 januari Fakturor som inte är klara då kommer att flyttas från den gamla till den nya organisationen och skickas ut på nytt för granskning och attest så att de kan konteras med den nya kodsträngen. Det går bra att beställa som vanligt i Lupin fram till stängningsdagarna, men fakturorna kommer endast att kunna matcha mot order och leveranskvittens fram t o m den 11 januari Fakturor som inkommer därefter kommer inte att kunna matcha utan kommer att gå ut för granskning och attest. För de beställningar som görs efter driftstoppet kommer det att fungera som vanligt igen. När Lupin öppnar igen den 14 januari 2016 kommer kontering i Lupin att fungera så här:

5 5 Du väljer endast aktivitet, inte kostnadsställe och inte verksamhet. Koddelarna sitter ihop, t ex , så att du ser vilket kostnadsställe och vilken verksamhet som aktiviteten tillhör. Första gången du ska kontera en beställning eller en faktura så kommer du att märka att du antagligen har många fler aktiviteter i din väljlista än idag. Den finfördelning av hur värden är tilldelade idag är tyvärr inte möjlig att hinna med inför driftstarten av den nya modellen, utan du kommer att vara tilldelad alla aktiviteter som finns på det/de kostnadsställen som din grupp har. För att minska din väljlista rekommenderar vi starkt att du använder funktionen favoriter! Det gör du enkelt i vilken söklista som helst i konteringen. Klicka på Favoriter så kommer du till en bild där du för varje konteringsdimension markerar vilka värden du vill ha överst i din väljlista. Du kan även välja ett värde som förvalt (default). Vid behov kan din ekonom hjälpa dig med detta! Eventuella individuella tilldelningar, t ex att du även blivit tilldelade extra värden som inga andra i din grupp har, kommer att falla bort. Mer information om hur komplettering av värden ska göras kommer vid senare tillfälle. Internfakturor kommer att granskas och godkännas i Lupin se nästa avsnitt! Internfakturor Inga fler internfakturor i internposten de kommer i Lupin istället! Idag faktureras internt köp och sälj helt och hållet i ekonomisystemet, och det är inte ovanligt att de erhållna fakturorna skrivs ut på papper och skickas runt med internposten för underskrift av de personer i verksamheten som ska granska och godkänna kostnaderna. Fr o m 2016 kommer internfakturorna fortfarande att ställas ut i ekonomisystemet, men sedan skickas de över till Lupin och hanteras där på samma sätt som vi idag hanterar externa leverantörsfakturor. När de är klara går informationen tillbaka till ekonomisystemet och både intäkten och kostnaden bokförs samtidigt.

6 6 ekontrakt Bidragskontrakt och uppdragsavtal ska diarieföras. Idag använder många ekontrakt, som är en modul i LU:s diariesystem W3D3, för detta. Modulen ekontrakt ska nu avvecklas och följande kommer att gälla fr o m 2016: Diarieföring av allmänna handlingar görs enligt ordinarie rutiner direkt i huvuddiariet, W3D3. Information som lagts in via ekontrakt kommer att finnas i W3D3. Uppgifter som behövs för bokföring och uppföljning läggs in i Raindance kopplat till koddelen aktivitet. Forskningsinformation hanteras i det nya forskningsinformations-systemet, Pure/LUCRIS, som går i drift under början av Mer information om det systemet hittar du här: Alla detaljer i ovanstående upplägg är inte bestämda arbete med detta pågår. Mer information kommer längre fram.