Remissvar ny ekonomimodell och ekonomisystem

Transkript

1 YTTRANDE Diarienummer Remissvar ny ekonomimodell och ekonomisystem Naturvetenskapliga fakulteten lämnar följande synpunkter på remiss om ny ekonomimodell och ekonomisystem. Det är ett mycket ambitiöst material som utgör underlag till remissen. Fakulteten vill betona det positiva med att Sektion ekonomi påbörjar detta arbete i god tid samt inhämtar synpunkter från så många användare som möjligt - ej enbart ekonomer - innan några beslut fattas. Fakulteten ställer sig bakom de identifierade behov och förslag till beslut som framkommer i remissen men vill särskilt framhålla att följande delområden har högre prioritet än andra delområden. Ekonomiadministrativt stöd till forskning/projekt har under en mycket lång tid varit en högprioriterad fråga för både prefekter, ekonomer, projektledare, forskare m fl. Behovet att kunna simulera olika scenarior, budgetera på kort och lång sikt samt att följa upp projekt ur olika dimensioner är stort. Kopplat till forskning/projekt hör också möjligheten att verksamheten självt kan avsluta eller stoppa bokföring av kostnader på projekt som är fiktivt avslutade. Detta behov kan lätt tillgodoses redan idag genom att aktiviteterna stängs i Lupin (leverantörsreskontra) men behovet gäller även bokföring från personalsystemet Primula. Intern handel och internfakturering är ett annat prioriterat område som med bättre system och rutiner skulle kunna frigöra arbetstid för alla som är involverade i interna transaktioner. En stor del av verksamhetens intäkter och kostnader sker genom handel inom universitetet. Genom enhetligare, tydligare och väl förankrade avtal/regler samt förbättrade system skulle mycket tid kunna frigöras. Till prioriteringen hör även att attesträtten ses över. Interna köp måste, liksom externa, kunna hanteras av andra personer än ekonomer inom organisationen. Postadress Box Lund Sverige, Besöksadress Sölvegatan 27 Astronomihuset, Lund, Telefon , E- post Lena.Svensson@kanslin.lu.se, Webbadress naturvetenskap.lu.se

2 Även fördelning och omfördelning av lönekostnader är ett högt prioriterat område för fakultetens ekonomer. Det som fakultetens ekonomer trycker på är behovet av att kunna se vilken person som kostnaderna i Primula avser i ekonomisystemet. Då flera finansiärer har rapporteringskrav på individnivå är det inte enbart lönekostnader utan även andra personalrelaterade kostnader, t ex resekostnader, som det finns behov av att kunna följa på individnivå. 2 Det som fakultetens ekonomer betonar är behovet av att kunna se löneombokningar direkt och inte som idag då systemen körs en gång per månad. Transaktioner i ett ekonomisystem där det är möjligt att identifiera personer kan vara en integritetsfråga, därför är det viktigt med en konsekvensanalys. Tidsredovisning är inte ett prioriterat område inom fakulteten. En förbättring som säkert berör flera områden är möjligheten att påverka utfördelning av intäkter och kostnader. Under året fattas ett antal ekonomiska beslut som innebär att medel ska fördelas ut och för att få ett mer rättvisande resultat bör dessa medel fördelas ut löpande under året. De bör på ett enkelt sätt kunna läggas till i 12.e dels filen och därmed minimera administrativt arbete. Kontraktshanteringen är också ett prioriterat område för fakultetens ekonomer, dock ej lika högt som område forskning/projekt. Fakulteten är en av universitetets stora mottagare av externa medel och ett förbättrat stöd skulle underlätta det administrativa arbetet. Fakulteten ställer sig bakom uppställda mål och förslag till beslut till mål. Fakultetens ekonomer efterlyser mer enhetliga och standardiserade rapporter men behovet av att själv på ett enkelt sätt kunna bygga egna rapporter finns kvar. Även att vissa rapporter, främst forskningsrapporter, bör finnas på engelska. Avslutningsvis vill fakulteten framföra att i remissen har det inte framgått om det finns förslag på system som ersätter dagens analysverktyg Pro Diver. Detta analysverktyg måste finnas kvar i nästa generation av ekonomimodell och ekonomisystem. Bilagor: Remissvar från institutionen för astronomi och teoretisk fysik Remissvar biologiska institutionen Remissvar från CEC Remissvar från kemiska institutionen

3 Naturvetenskapliga fakulteten Biologiska institutionen Monica Pardon, adm chef Internremiss Underlag för inriktningsbeslut avseende ny ekonomimodell och ekonomisystem (Dnr EK 2013/76) Nedan följer ett antal synpunkter på underlaget från institutionens ekonomer: Allmänna krav på ett nytt ekonomisystem Vi som arbetar med ekonomihantering inom Biologiska institutionen önskar oss ett användarvänligt och tidseffektivt ekonomisystem. Vi efterfrågar ett ekonomisystem som är mer än ett redovisningssystem, dvs som även innehåller stöd för budgetering inklusive simulering och verksamhetsuppföljning i samma system. Vi tror att färre administrativa system är tidsbesparande samt minskar stress. Ett grundkrav är också att ekonomisystemet ger ett bra stöd för projekthantering med möjlighet till budgetering, uppföljning och rapportering av fleråriga forskningsprojekt. Vi vill också framföra att satsning på en väl genomtänkt pedagogik i utbildning av användarna lönar sig i längden. Och, testa systemet ordentligt innan det införs, särskilt vid institutioner som har många externa projekt Uppföljning av lönekostnader/kostnader per person Vi tror att det vore en fördel att fördelning och ombokning av lönekostnader görs i ekonomisystemet, istället för att filer från lönesystemet överförs till ekonomisystemet en gång per månad. Den stora fördelen är att ombokningar syns direkt i redovisningen, och att uppföljning av lönekostnader därmed kan göras kontinuerligt. Ett annat starkt önskemål är att kunna följa lönekostnader per person (namn), och även vissa andra personrelaterade kostnader, t ex resekostnader, där vissa finansiärer har rapporteringskrav på individnivå. Vårt önskemål är att reseräkningsnummer och konto anges för transaktioner som genereras av reseräkningar/utlägg. Kundfakturering Bättre systemstöd och förenkling av rutiner behövs för kundfakturering. Momsoch kontostöd efterfrågas i kundmodulen. Även uppgift om statliga/icke statliga kunder skulle underlätta. Vi skulle uppskatta en layout där allt visas på en skärm, inte flera fönster. Postadress Sölvegatan 37, Lund Besöksadress Ekologihuset, Sölvegatan 37 Telefon dir , växel E- post monica.pardon@biol.lu.se Internet

4 Internfakturering Enklare och enhetligare hantering av internfakturor. Möjlighet att ändra kostnadsställe för mottagaren. Särskilda konton för köp/sälj av kurser, ersättning till lärare mellan institutioner underläggar uppföljning. 2 Rapporter Vi efterfrågar färdiga standardrapporter som uppfyller gemensamma krav, t ex bokslutsrapporter och projektrapporter. För bokslutsrapporter ska det vara möjligt att enkelt se information på olika nivåer och mer eller mindre detaljerat. Vi vill också ha möjlighet att på ett enkelt sätt bygga egna rapporter utifrån särskilda krav och behov. Alla rapporter ska exporteras till excel på ett enkelt sätt samt ha samma tecken för debet/kredit. Vi anser att vissa rapporter, särskilt projektrapporter, ska vara tvåspråkiga (svenska/engelska). Monica Pardon

5 Prioriterade område: Forskning/projekt, internfaktureringen, ombokning av lön samt beskrivningstext från Primula, nya rutiner för attest som förenklar, Gärna: centralisera kundfaktureringen, reskontra för rekvisitioner, mindre v-grenar Tillägg: avslut av aktiviteter i Lupin. Låta detta skötas av institutionerna själva för att undvika kontering i onödan. Mer ensartade rapporter som ska användas av alla i samband med rapportering av budgeter och prognoser. Ha kvar Prodiver! Behov: Möjlighet att lägga in 1/12 delar under året när beslut tagits på fakultetetsnivå/instnivå. Vi tycker inte: person i ett nytt dimensionsfält Forskningen/projekt: Högprioriterad. Vi behöver kunna följa upp externa projekt mot budget och komma ifrån tänket hur mycket pengar har jag kvar. Samtidigt ska projektledare/forskare/prefekt kunna använda systemet till att simulera olika scenarior så att finansieringen av personal och förbrukning av projektmedel synliggörs på ett enkelt och överskådligt sätt. Ekonomiska rutiner: Kontraktshantering Bra målsättning. Detta påverkar de institutioner som har många rekvisitioner. Bra om man kan kopiera dessa också om samma rekvisition ska ut mer än en gång per år. Dock ej en av de punkter som kommer högst på prioritetslistan. Internhandel generellt Bra målsättning. Det finns mycket som idag kunde direktbokföras och genom att förändra detta skulle detta minska det administrativa arbetet för granskare och attestant på institutionen. Istället avtala om dessa poster en gång om året sedan sker bokföringen med automatik. Exempel lokalvård Elektronisk hantering likt Lupin av interna transaktioner ser vi fram emot. Internfaktureringen Bra målsättning och högprioriterat. Med tanke på att vi internfakturerar mycket inom LU påverkar detta arbetet på institutionen mycket. Utfördelning av intäkter och kostnader Bra målsättning. Fördelning och omfördelning av lönekostnader-tidredovisning

6 Det viktigaste är vi framöver ska kunna se vilken person som kostnaden från Primula avser i redovisningssystemet och vi vill också framöver kunna se konsekvensen av löneomföringar snabbare än idag. Kundfakturering Bra målsättning om vi kan centralisera detta arbete. Uppföljningsbehov/kodplan Bra om det också blir tydligt att alla transaktioner inte måste hanteras av prefekt. Kodplan Avslut av aktiviteter

7 Naturvetenskapliga fakulteten och LTH Kemiska institutionen Ewa Berthagen, ek chef Ny Ekonomi Remissvar från KILU Först vill vi säga att det finns stora förhoppningar ute i verksamheten om att ett nytt affärssystem skulle kunna ge oss alla ett bättre stöd för verksamheten. Med en ny modell som bättre stödjer universitetets kärnverksamhet, och samtidigt är anpassat för myndighetens rapportering och tillämpning av lagar och föreskrifter. Mycket högt prioriterat: Eftersom en mycket stor del av vår verksamhet, och kärnverksamhet, består av externa forskningsprojekt som löper över flera år, har vi en önskan att kunna budgetera, redovisa och följa upp alla projekt över hela deras löptid. Man bör överväga att titta på affärssystem som är projektorienterade när man går in i det här stora förändringsarbetet. Den nya redovisningsmodell som infördes 2009 skapade stor turbulens i verksamheten, den gjorde ekonomistyrningen mycket mer komplicerad, och den skapar stora ekonomiska svårigheter för verksamheter som minskar sin omfattning. Den gjorde att våra forskare inte kunde se, vare sig i Kuben eller i LUPP, saldot på sina projekt, eftersom påslag och samfinansiering inte sker med samma intervall. Den skapade också mycket mer administration. En högt prioriterad önskan är att få ett system som klarar påslag och samfinansiering samtidigt. Eller uppföljning till forskaren där påverkan av påslag/samfinansiering eliminerats, t ex genom att endast tillåten OH visas i utfallet. Ett annat mycket högt prioriterat önskemål är att mycket snabbare än idag kunna få lönekonteringar att slå igenom på projekt, med direkt koppling till källsystemet. Att få lönekostnader kopplade till rätt person på rätt projekt, och snabbt kunna se det i ekonomisystemet är av väldigt stor betydelse. Ledord för ett nytt ekonomisystem bör vara: -Så enkelt som möjligt -Så tydligt som möjligt Exempel på detta är så få konton som möjligt, så få verksamhetsgrenar som möjligt. Regelverket för t ex intern handel ska vara så tydligt som möjligt, med så få alternativ som det är möjligt. Så få flöden som möjligt, t ex interna fakturor följer flödet för externa fakturor. Ewa Berthagen, Adm enheten, Kemiska institutionen, Box 124, Lund Besöksadress Getingevägen 60 Telefon dir , växel Telefax E-post ewa.berthagen@kilu.lu.se Internet

8 A1. Ekonomiadministrativt stöd till forskning/projekt 2 Prio 1.Eftersom en mycket stor del av LUs verksamhet, kärnverksamhet, består av externa forskningsprojekt som löper över flera år, har vi/forskarna en stark önskan att kunna budgetera, redovisa och följa upp alla projekt över hela deras löptid. Forskaren måste enkelt kunna följa sitt projekt ekonomiskt, t ex med den OH som finansiären tillåter. (Samfinansieringen sker ju bara 1 g/månad, medan trigger går på varje löne- och driftkostnad.) Forskargruppsledare och ekonomer efterfrågar möjlighet att simulera olika bemanningsalternativ. Att kunna se utfall grafiskt och i siffror, under hela projektets löptid om man så önskar, kunna jämföra budget och utfall. Man bör kunna välja detaljeringsgrad. För oss är kalkylering vid ansökan bra, men inte lika viktigt som att kunna lägga en budget/kalkyl vid beviljandet, samt att följa projektet/projekten. Nya projekt kommer till, då behöver personalplaneringen ändras. Detta sker flera gånger varje år på varje avdelning. A2. Kontraktshantering Prio 2. All nödvändig information från kontrakt måste in i en databas kopplad till ekonomisystemet/projektmodulen. Gärna automatik för rekvisition och inbetalningar, enklare matchning av inbetalningar till rätt projekt. Bevakning av slutdatum, rekvisitoner, revision och rapportering är mycket värdefullt. A3. Internhandel generellt Prio 2. Enklare och tydligare regler för intern handel. Förenkla flöden och attester. Automatisera hanteringen, fördelningar m m. A4. Internfakturering Prio 2. Enklare och tydligare regler för intern handel. Bra om nytt ekonomisystem hanterar interna fakturor, eller de kan hanteras i LUPIN. Beställningar av interna köp genom inköparen? Samma flöden som för externa fakturor? Idag kan bara ekonomer hantera interna fakturor, eftersom de är knutna till ek systemet. Men interna köp skulle lika gärna kunna hanteras av inköpare, granskare och attestanter, och kopplas till Proceedo. Eller att man har ett motsvarande flöde i ekonomisystemet, men då behöver många fler än ekonomer behörighet i ekonomisystemet. Önskvärt? A5. Utfördelning av intäkter och kostnader

9 Prio 2. Enhetliga rutiner för intäkts- och kostnadsfördelningar. Enkelt att lägga in fördelningar och periodisera kostnader. Att kunna budgetera Ytterligare tilldelning, och kunna koppla till automatisk fördelningen är bra. 3 Prio 1. Alla åtgärder bör vidtas för att förenkla full kostnadstäckningsmodellen. Om v-grenarna 10 o 30 kan tas bort är det bra. Men så länge påslag och samfinansiering inte sker samtidigt, är modellen rörig och svårtolkad. Prio 2. Lokalkostnader måste också kunna läggas ut på enklare sätt, både kärnverksamhetens lokaler och stödlokaler. A6. Fördelning och omfördelning av lönekostnader tidredovisning Prio 1. Att enkelt kunna flytta personkonteringar mellan olika projekt, kunna se namnen på vilka som konterats var är av mycket stor vikt. Att ändringar slår igenom snabbt är lika viktigt. Om det är möjligt att göra ändringarna i ekonomisystemet är det ett mycket stort steg framåt. Prio 1. Om det är möjligt att koppla budgeteringens noggranna kontering av varje person på projekt, till personalkällsystemet Primula, minskar man en stor manuell arbetsuppgift. Prio 1. Även reseräkningar/kostnader för resor bör kunna kopplas till person, t ex i rapporteringen, eftersom flera finansiärer kräver dessa uppgifter, bl a EU. A7. Kundfakturering Prio 2. Förenkla! Förslag: Steg 1. Vi ute i verksamheten gör allt förarbete med underlag m m. Steg 2. Skickas till Sektion Ekonomi för moms-momentet. A8. Flerspråkighet Prio 2. Endast när det är nödvändigt, som t ex vissa rapporter. B1. Koddimensioner generellt B2. Masterdata B3. Kostnadsställe Ansvar Prio 1. Behåll namnet kostnadsställe! Strukturen ska spegla LUs linjeorganisation. B4. Kontoplan Prio 2. Så få konton som möjligt! Prio 1. Vi fick höra om ett förslag att lägga projektintäkterna i BR, och periodisera ut dem, motsvarande kostnaderna, vid bokslut. Det löser inte vårt problem med att kunna se saldon på v-gren 35 och 55 mellan boksluten. Tänk annorlunda: Kan ett projektbaserat system matcha kostnader och intäkter löpande? Och: kan man

10 följa upp projektets kostnader inkl tillåten OH? Då har man ju full information ur forskarens och projektadministratörens/ekonomens synvinkel. 4 B5. Verksamhetsgrenar Prio 2. Så få verksamhetsgrenar som möjligt! B6. Motpart och internelimineringar Prio 2. Fakulteterna vill ha mer och mer detaljerad information om handel mellan institutioner. Välja väg: Antingen avstämningar och avtal mellan parter för interna köp, med möjligheter till eliminering på flera nivåer eller mer översiktlig budgetering/uppföljning av intern handel. B7. Eliminering av rapportkod Prio 3. Verkar inte behövas. Bättre att införa t ex person som dimension. B8. Uppföljning av kostnader per person Prio 1. För att vi ska ha nytta av informationen/dimensionen Person måste namn finnas med. Konteringsuppgifter och namn, samt namn på reseräkningar/resekostnader är det vi efterfrågar. Det är ekonomer (och projektadministratörer?) som ska kunna redigera konteringar i ekonomisystemet. Prio 1. Koppling mellan den budgetmodul som troligtvis tillhör ett nytt ekonomisystem, och Primula, för att kunna läsa in budgetvärden till Primula, OM det ska finnas där, se stycket nedan. Prio 2. Om ekonomisystemet klarar att vi konterar om direkt i systemet, måste en koppling ske till Primula OM den informationen ska innehålla kontering. Vilket inte är nödvändigt? All resursfördelning kanske ska ske i ekonomisystemet. B9. Tvärsgående uppföljningsbehov Prio 2. Kunna följa upp tvärsgående verksamheter. Kunna koppla ihop aktiviteter/olika kostnadsställen/olika fakulteter. B10. Fritt fält Prio 3. Kan tas bort. B11. Omorganisation Prio 3.Historik ska kunna behållas, men det kan göras genom att koppla ihop kostnadsställen med olika nummer?

11 5 B12. Övriga koddimensioner Prio 1. Ett annat behov som finns är att kunna flytta anläggningar mellan olika projekt. Det ska vara enkelt, kunna göras av ekonom eller projektadministratör. Avskrivningar löper ofta över längre tid än projekten. För att kunna avsluta en aktivitet vill vi kunna flytta anläggningen antingen till en samlingsaktivitet, och även flytta resterande medel. Prio 1. Det är viktigt att kunna stänga aktiviteter efter avslutat projekt. Då ska inte några kostnader kunna bokas in där, inte från Primula eller något annat system på aktiviteten. Likaså kan Sektion ekonomi nu göra uppbokningar/körningar efter att huvudboken stängt. Det är inte acceptabelt, när ekonomen lagt stor möda på att nollställa en aktivitet. Det läggs idag massor av tid att nollställa aktiviteter/projekt vid avslutade projekt och årsbokslut, men arbetet måste ofta göras om flera gånger. Prio 1. Vi vill också ha möjlighet att låsa/tillfälligt stänga aktiviteter, både i nytt ekonomisystem och i Lupin/Proceedo. När pengarna är slut kan det vara 6 månader kvar på projektet. B13. Rapportering Prio 1. Idag finns många system som ger samma information i olika rapporter. Det bör bara finnas en rapport tillgänglig för varje uppgift/behov. Det läggs mycket tid på att jämföra olika rapporter för att se om de har samma innehåll. Prio 1. Forskningsrapporter måste bli mer flexibla och anpassade till finansiärers krav. Och ändrade krav. Det bör finnas möjlighet att med val få den rapport man behöver. T ex inköpskostnad utrustning, eller periodiserade kostnader för utrustning (avskrivningar), resekostnader med namn, rapporter på svenska eller engelska, upplupna löner m m. Valmöjlighet även i transaktionslistan, t ex dölj OH, klumpa ihop OH etc. Prio 1. EU har större krav på sina rapporter, så särskilda EU-rapporter vore bra. Det finns många olika typer av EU-projekt. Kan man koppla ihop aktivitetsnumret för EU-projekt (laddas i ekontrakt eller annan databas) för att få med akronymen för projektet (ex reseräkningar, fakturor inläst från Lupin till ekonomisystem)? För reseräkningar behöver EU veta namn, tidpunkt för resa, event och kostnad. Idag måste vi leta upp reseräkningen i papperform för att kunna fylla i Form C. Prio 2. Rapportpaket för bokslut på institution är ett bra förslag, som bör utredas vidare. C1. Påverkan andra system Prio 2. När man följer upp projekt behöver man ofta info om personal. Exempelvis om stipendier, där man behöver veta vilken period den senaste utbetalningen avsåg. (Vad kommer estip att klara) Likaså kan man behöva info om ett nytt förordnande. Många papper snurrar runt i verksamheten, tar tid innan man ser allt i Primula, men projektet behöver info snabbt och enkelt!

12 Prio 3. Intrastatredovisning bör kunna göras direkt i Lupin/Proceedo. 6 ekontrakt - kopplingen till nytt ekonomisystem? Lupos samfinansiering/periodisering. Går att lösa på annat sätt? ProDiver snabbt klickverktyg som vi inte kan klara oss utan. C2. Användarvänlighet Prio 2. Grafisk layout är viktig. Många har haft synpunkter på EOS, att den är svår att tyda, allt ser likadant ut. Ta hjälp av experter på användarvänlighet när upphandlingen sker, och även efteråt för anpassningar av nytt system. Se över färger, kontraster, uppställningar och struktur. Tänk på målgrupp och användarfrekvens. Prio 1. Prestanda för nya system är väldigt viktigt. Det måste vara snabbt och driftsäkert. En ny budgetmodul i ett nytt ekonomisystem bör vara mer användarvänligt: vi önskar funktioner som autofill på rader för konteringar, kryssa/välja värden för v-gren, snabbkommandon etc. C3. Generella synpunkter Prio 2. Lunds universitet bör ha en funktion vars uppgift det är att ha löpande kontakter med finansiärerna, höra om ändringar i rutiner för ansökningar och/eller rapportering. Som det är nu är det ofta vi själva, ute på institutionen som får veta i efterhand att finansiären ändrat något. Det skulle också vara bra att informera finansiärerna om att den stora spridning vi nu ser, med olikheter i deras hantering, är OH-drivande hos oss, både i anpassning av system och personella resurser.

13 Det finns framför allt två olika situationer som framstår som mycket viktiga i vår verksamhet men som ändå kräver stor arbetsinsats, betydelsen att det vid de här situationerna blir rätt och hur stor arbetsinsatsen är framstår idag märklig. Den ena situationen är när forskare vill följa sina projekt och få överblick över hur mycket pengar de har att röra sig med och den andra situationen är när vi skall rapportera projekt till externa finansiärer. I den bästa av världar hade det varit bra med både tyngdpunkt på att underlätta ekonomernas arbete men även att det togs hänsyn till andra grupper så som forskare och externa finansiärer. Detta tycker vi bör vara utgångspunkten i sökandet efter ett nytt ekonomisystem. Ekonomiadministrativt stöd till forskning och projekt Idag kan det vara svårt för en forskare att se hur mycket pengar han faktiskt har på ett projekt. LUPP visar siffror som inte stämmer överens med Orfi alla gånger, exempelvis om man har ett projekt som löpt långt tillbaka i tiden, men framför allt löper de direkta kostnaderna på medan påläggsbokföring och samfinansiering kommer senare. Det är alldeles för mycket jobb för en forskare att hålla reda på vid vilken exakt tidpunkt i månaden vederbörande kan lita på siffrorna vilket leder till ständiga frågor och manuella sammanställningar som är mycket tidskrävande. Om detta kunnat lösas i ett nytt ekonomisystem hade det besparat oss mycket tid och arbetskraft. Det finns olika behov hos forskare och ekonomer i uppföljningen därför hade det varit bra om man på något sätt kunnat välja vilken roll man har eller vad man är intresserad av att titta på. När det gäller uppföljningen som riktar sig till forskare bör den vara så enkel och pedagogisk som möjligt, vill man sedan ha detaljfrågor kan de tas fram tillsammans med ekonomen. Det är inte hållbart att samtidigt som man ställer större krav på forskare att ta ansvar för sin ekonomi och att hålla reda på sina projekt inte förse dem med lämpliga och adekvata verktyg för att göra just detta. Därför anser vi att detta är högsta prioritet i ett nytt ekonomisystem. Dessa åsikter och önskemål leder fram till nästa punkt. Bättre hantering av påläggsbokföring, medfinansiering och uppföljning av dessa All bokföring borde ske samtidigt och samfinansiering och påläggsbokföring bör vara så pass automatiserat som möjligt. Idag upplever vi att det är väldigt komplexa frågor man ska svara på i E-kontrakt för att få till automatisk samfinansiering därför är det svår att få ett grepp om vad svaren för med sig och en känsla för om det verkligen blir rätt. Att varje post för påläggsbokföringen syns på varje projekt finns det inget behov av. Men framför allt är det viktigaste att allt sker samtidigt. Lättare att följa lönekonteringar, kunna se i ekonomisystem vem lönen rör exempelvis I orfi idag syns det inte vem lönekonteringen gäller utan enda informationen som finns är att det är lön och vilken månad det hör till. Det hade sparat mycket tid om det fanns mer information i ekonomisystemet, exempelvis vems lön. Möjlighet att både intrastat- och anläggningsredovisa fakturor vid källan Att kunna dels intrastatrapportera och även redovisa fakturor som anläggningstillgångar vid källan hade gjort vårt arbete smidigare. Inte som idag då fakturorna konteras i Lupin och sedan vid senare tillfälle skall letas upp på nytt för att intrastatredovisas eller registreras som en anläggningstillgång. Det är därför viktigt att tänka igenom att det nya ekonomisystemet hänger ihop med våra nuvarande system alternativt vilka system det kommer att ersätta så att det inte skapas merjobb av den här typen utan att det faktiskt förenklar processerna. Om valet står mellan att ersätta redan existerande system så är vi för så få system som möjligt men det finns en stor poäng i att i första hand ersätta de system som endast riktar sig till ekonomer eller andra initierade. Oavsett åsikter om redan befintliga system så finns det en stor poäng i att behålla de system som riktar sig till andra yrkeskategorier än ekonomer. Det finns en stor fördel med kontinuitet i systemen för sällan-användarna. Denna åsikt gäller alla system utom PrimulaRes som är så pass undermåligt så att alla vi kommit i kontakt med hellre tar krånglet med att lära sig ett nytt system för att slippa nackdelarna med PrimulaRes.

14 Förenkla internfaktureringen Hela internfaktureringshanteringen behöver förbättras. Med tanke på hur mycket interna transaktioner vi faktiskt har borde det gå att lösa på ett smidigare sätt. Så fort två kostnadsställen är involverade blir det genast en omständlig process. Internfakturorna i sig borde gå att skrivas ut på datum exempelvis. Texten på internfakturorna är klumpig. Lägga ut kundfakturering på konsult Lägg krut på att lösa internfaktureringen på ett smidigt sätt och lägg ut kundfaktureringen på en konsultfirma. Med tanke på hur få kundfakturor LU hanterar så borde det vara enklare att någon annan sköter det och att vi får ett ekonomisystem som istället är riktigt bra på att hantera de interna transaktionerna. Dessutom vill vi tillägga att hur man än väljer att hantera kundfakturorna så vill vi gärna ha system som gör det möjligt för oss att vidarefakturera resekostnader exempelvis med bifogat underlag som stämmer. Som det är idag finns det inget underlag att skicka med den typen av kundfaktura då reseräkningsspecifikationernas summering inte stämmer med vad vi faktiskt vidarefakturerar. Få till automatisk utbokning av medel på fler typer av kontrakt med återkommande inbetalningar Samtliga kontrakt som har regelbundna och återkommande lika stora intäkter borde det gå att få automatiskt inbokat på respektive projekt. Idag går detta endast med VR-kontrakt oss veterligen. Själva kunna avsluta aktiviteter Idag är det ett stort arbete att städa upp i ekonomin. När ett projekt är avslutat och färdigt borde det finnas möjlighet för ekonomen på institution att stänga alternativt låsa aktiviteten för att undvika att bokföring hamnar på avslutade projekt. Idag tar det alldeles för långt tid och plötsligt har det hamnat bokföring på ett avslutat projekt. Lättare kunna styra och flytta avskrivningskostnader mellan olika projekt Ta bort kravet på att prefekten skall skriva på allt, exempelvis vanliga verifikationer Detaljer som är bra att tänka på men inte avgörande En inloggningsidentitet till systemet oavsett hur många kostnadsställen man har behörighet till. Det hade varit bra om det kommer upp ett felmeddelande direkt när man försöker logga på och systemet är stängt för uppdatering.