10. Sök. ekontrakt. Du hittar sökfunktionerna via valet Sök i navigationslisten.

Transkript

1 ekontrakt 10. Sök Hur söker jag i ekontrakt?... 1 Fältsökning... 2 Mina kontrakt... 3 Avancerad sök... 3 Hur ställer jag in min sökning?... 4 Sortera sökresultatet... 5 Spara dina sökinställningar... 5 Exportera ditt sökresultat till Excel... 6 Bilaga 1 - Exempel och tips för avancerad sökning... 7 En att göra -lista... 7 En projektledares ärenden... 8 En lista över väntade intäkter... 9 Ett projekts externa partners/vidareförmedlingsunderlag Bilaga 2 - Fälttillhörigheter till Avancerad sök Hur söker jag i ekontrakt? Du hittar sökfunktionerna via valet Sök i navigationslisten Sökfunktioner: Fältsökning: möjlighet att söka efter några vanliga fält Mina kontrakt: alla kontrakt där du är deltagare. Avancerad sök: kraftig sökbyggare med sorteringsfunktion och möjlighet att exportera sökresultat till Excel. 2 Sökresultat. Vid inloggning visas automatiskt senaste visade kontrakt. Dessa visas även när du väljer Sök i navigationslisten. När du söker i fältsökningen eller väljer Mina kontrakt visas istället ditt sökresultat här. ekontrakt

2 Fältsökning Fältsökningen hittar du på startsidan där du loggar in och kan alltid nå den genom att klicka på Sök i navigationslisten. I fältsökningen kan du söka på följande fält: Diarienummer Kontraktsnummer Projektledare Anslagsgivare Projekttitel Beviljat SEK (intervall) Du söker genom att: Skriva in ett värde, antingen hela eller en del av det, t ex VR, Vetensk eller Vetenskapsrådet, VR i något av fälten. Klicka på <Sök>. Ditt sökresultat visas under sökfälten. Du kan sortera listan genom att klicka på någon av rubrikerna. Du kan rensa dina val genom att välja. ekontrakt

3 Mina kontrakt Under fältsökningen hittar du valet Mina kontrakt. När du klickar på det får du en lista över de ärenden där du själv står med som en intern deltagare, dvs. antingen som projektledare, forskare eller administratör. Även denna lista kan du sortera genom att klicka på någon av rubrikerna ovanför sökresultatet: Avancerad sök ekontrakt

4 Så här ser fönstret för avancerad sökning ut: Här kan du ta fram sökinställningar från en sparad sökning. Här ställer du in dina sökparametrar. Här ställer du in vilka värden som ska visas i ditt sökresultat. Hur ställer jag in min sökning? Du ställer in dina sökparametrar så här: I väljlistan för Objekt väljer du vilken grupp av fält ditt värde ingår i (längst bak i denna manual hittar du vilka fält som tillhör de olika objekten). 2. I väljlistan för Fält väljer du sedan vilket fält du vill söka i. 3. Kryssa i kryssrutan Inte om du vill söka på allt som inte innehåller ett visst värde. 4. I Jämförelse kan du välja om fältet ska innehålla, t ex börja på, sluta på eller vara lika med värdet. Listan justeras beroende på vilket fält du valt. Vill du t ex söka bland din institutions samtliga kostnadsställen och de börjar på samma siffror, kan du ange de första siffrorna, anger du 3143 (Objekt Konteringar; Fält Kostnadsställe), så får du alltså alla kostnadsställen som börjar på I Värde skriver du in det du vill söka efter med hjälp av de andra parametrarna du valt på raden. 6. Om du vill söka med flera parametrar väljer du och gör om punkt 1-5, samt Om du vill söka på flera parametrar (flera sökrader) kan du välja om sökningen ska ske på alla raderna eller antingen en eller flera (genom att välja OCH eller ELLER ). 8. Om du vill ta bort en rad klickar du på. ( innebär att du tar bort alla inställningar.) ekontrakt

5 9. När alla parametrar är klara ska du ställa in vilka fält du vill se i sökresultatet: Välj Objekt i övre rutan på så många kolumner som du vill ställa in (1-5 st), i tur och ordning: 11. Välj Fält under varje objekt. 12. Nu är dina inställningar klara. Klicka på Sök. 13. Sökresultatet visas under träffkolumnerna (du kan öppna ett ärende genom att klicka på det i sökresultatet): Här ser du hur många träffar du fått med dina sökparametrar Sortera sökresultatet 14. Du kan sortera kolumnerna genom att klicka på till vänster om den kolumn du vill sortera efter. Klicka på uppåtpilen resp. nedåtpilen beroende på hur du vill sortera. Spara dina sökinställningar 15. Om detta är en sökning du vill göra fler gånger men inte vill behöva ställa in parametrarna på nytt varje gång, så kan du spara inställningarna. Skriv in ett namn på sökningen i ruta Spara inställningar som och klicka på. ekontrakt

6 Öppna en tidigare sparad sökning 16. Om du tidigare sparat en sökinställning hittar du den i Sparade inställningar. Välj sökningen ur listan och klicka på Sök. Exportera ditt sökresultat till Excel 17. Du kan överföra ditt sökresultat till Excel genom att klicka på. 18. Välj att öppna filen: 19. Om följande fönster visas väljer du Ja : 20. Ditt sökresultat visas nu i Excel och du kan bearbeta det vidare där. Tänk på att spara det som ett Excel-ark först. Samtliga manualer för ekontrakt hittar du på Ekonomiwebben: ekontrakt

7 Bilaga 1 - Exempel och tips för avancerad sökning En att göra -lista Jag vill söka fram en lista på de aktiviteter (händelser) som har sista datum fr o m idag, dvs en att göra -lista. Då kan jag t ex göra så här: Jag väljer objekt Aktiviteter och fältet Datum för att söka på fr o m dagens datum som är i detta fallet Jag väljer även att lägga till en rad med mitt namn (annars får jag för hela universitetet, för att detta ska fungera måste jag dessutom vara inlagd som administratör bland de interna deltagarna på mina projekt). I träffkolumnerna väljer jag de fält jag är intresserad av att se och som hjälper mig att få överblick över projekten, t ex Diarienr, Aktivitet, Datum den ska vara klar, Anslagsgivare, Samt Kontraktsnr. Så här ser sökinställningarna ut (klicka på Sök för att utföra sökningen): Vill jag bara ha årets aktiviteter lägger jag till en rad för detta och klickar på Sök igen: Jag väljer objekt Aktiviteter och fältet Datum för att söka på t o m Det finns en publik sökning som heter Att göra 2012 (ändra kostnadsställe) där du får fram aktiviteter per ett eller flera kostnadsställe. Du måste själv fylla i ditt kostnadsställe. ekontrakt

8 En projektledares ärenden Jag vill söka fram de ärenden där Lars Handläggare är projektledare: Eftersom projektledare anges i nytt kontrakt-formuläret väljer jag Objekt Kontrakt och Fält Projektledare, i Värde fyller jag i Lars Handläggare. I träffkolumnerna lägger jag in de fält jag vill se i min sammanställning. Så här ser sökinställningarna ut (klicka på Sök för att utföra sökningen): ekontrakt

9 En lista över väntade intäkter Jag vill få ut en lista över vilka inbetalningar som väntas/fakturor som ska ställas ut efter dagens datum. Jag väljer en rad med Objektet Betalningsplan och Fältet Datum som är efter i mitt exempel. Jag lägger till en rad med min avdelnings kostnadsställe för att bara få med mina egna ärenden. Jag anger Objektet Konteringar och Fältet Kostnadsställe, samt fyller i mitt kostnadsställe i fältet Värde (Du kan även välja att söka på fältet Kostnadsställe som lagts in under Grunddata = objektet Kontrakt). Jag ställer in de träffkolumner jag är intresserad av: Så här ser sökinställningarna ut (klicka på Sök för att utföra sökningen): ekontrakt

10 Ett projekts externa partners/vidareförmedlingsunderlag Denna sökning måste ske i några omgångar för att få med alla uppgifterna. Välj att exportera till Excel mellan varje sökning och slå sedan ihop Excel-arken. Första sökningen: Sök fram diarienumret. Ställ in träffkolumnerna. Andra sökningen: 1. Ändra endast dessa tre kolumner när du söker om. 2. Välj Till Excel när du sökt fram det nya resultatet. ekontrakt

11 Tredje sökningen: 1. Ändra endast dessa tre kolumner när du söker om. 2. Välj Till Excel när du sökt fram det nya resultatet. Kopiera nu in Excelkolumnerna från de två sista sökningarna i den första. Ta bort dubbletterna av Diarienr och Org.namn (som var med som kontroll). Resultatet blir en sådan här lista som kan användas t ex vid vidareförmedlingar. Komplettera sedan med uppgifter om konteringar och belopp, samt attest. Spara först filen som en Excel-fil, för att kunna använda Excel-funktionerna fullt ut. På nästa sida får du ett exempel på hur t ex en enkel Pivottabell kan skapas och sedan utökas med mer information till ett vidareförmedlingsunderlag. ekontrakt

12 2. Informationen om varje projektdeltagare lägger sig i en pivottabell 3. Fyll själv på med dessa uppgifter. 1. Klicka på resp. fält och dra till Radetiketter. Precis som när du använder sektionen Ekonomis vidareförmedlingsblankett är det viktigt att du även gör detta: Boka om intäkten till konto /75XXXX. (Ange utbetalningskonto /76XXXX på vidareförmedlingsunderlaget ovan). Bifoga kopia på buntöversikt Standard och diversebetalning där det framgår att ombokning gjorts till rätt konto. Istället för att bifoga kopia på beslut/kontrakt där det framgår att bidragsgivaren godkänner att pengarna ska vidareförmedlas kan du hänvisa till ärendet i ekontrakt - om du sparat dessa handlingar där. Har du inte det måste du bifoga kopiorna. ekontrakt

13 Bilaga 2 - Fälttillhörigheter till Avancerad sök Objekt Objekt Objekt Objekt Kontrakt Handling Deltagare Betalningsplan Objekt Objekt Objekt Objekt Projektpartner Extra info Konteringar Aktiviteter ekontrakt