Intern styrning och kontroll

Transkript

1 Dnr 2008/579 Intern styrning och kontroll Ekonomiadministration Avsändare Claes Falk

2 Innehållsförteckning Ansvar för ekonomiadministration 3 Ekonomiavdelningens uppdrag 3 Prefektens uppdrag 3 Ansvarsfördelning mellan ekonomidirektören och prefekten 3 Kontrollmiljö 4 Riskanalys 4 Kontrollaktiviteter 4 Information och kommunikation 5 Övervakning inklusive uppföljning och utvärdering 6 Utvecklingsmöjligheter 6 Pågående utveckling av ekonomistyrning och system 6 Behov av utveckling 6 2

3 Ansvar för ekonomiadministration Ekonomiavdelningens uppdrag Ekonomiavdelningens uppdrag är dokumenterat i det uppdrag som årligen utgår från universitetsdirektören. Uppdraget består av ett basuppdrag och särskilda uppdrag under det specifika verksamhetsåret. Basuppdraget är uppdelat i ett flertal punkter t ex Ansvar för att universitetets samlade ekonomiska redovisning är rättvisande Utveckla god redovisningssed Utveckla och upprätthålla rutiner för en effektiv ekonomiadministration Tillhandahålla universitetsledningen beslutsstöd genom prognoser, uppföljning och analys av universitetets ekonomiska resultat. Ge råd och stöd till samtliga organisatoriska nivåer i ekonomiska frågor Utvecklings- och driftsansvar för universitetsgemensamt redovisningssystem och kontraktsdatabas. Särskilda uppdrag under 2008 är t ex införande av SUHFs redovisningsmodell för indirekta kostnader samt test och införande av kontraktsdatabas för hantering av kontrakt framförallt inom den externfinansierade forskningen. Prefektens uppdrag Prefektens ansvar är dokumenterat i prefektuppdraget som överlämnats av vicerektor/dekanus. I uppdraget ingår ansvar för institutionens samlade ekonomi. Detta innebär t ex ansvar för den samlade ekonomin, anpassning av resursförbrukning till finansiering och villkor, upphandling enligt LoU och universitetets riktlinjer, administrativ organisation och redovisningens struktur samt beslutsordningar. Ett fåtal undantag från rätten att fatta beslut i ekonomiska ärenden är angivna. Ansvaret för administrativ organisation och redovisningens struktur innebär t ex att rutiner och organisation utformas så att god intern kontroll och styrning uppnås, att redovisningsplanen anpassas till interna informationsbehov, att redovisningen löpande ger en rättvisande bild av genomförd verksamhet, att budget upprättas, att uppföljning mot budget sker minst kvartalsvis, att delårs- och årsbokslut upprättas. Ansvaret för övervägande delen av den löpande grundbokföringen ligger på institutionen. Ansvarsfördelning mellan ekonomidirektören och prefekten Ansvaret för den ekonomiska redovisningen är således delat mellan ekonomidirektören och prefekterna/motsvarande. En tolkning av det delade ansvaret är att ekonomidirektören skall skapa möjligheter att redovisa korrekt och att prefekten/motsvarande har ansvar för att redovisa korrekt. I ekonomihandboken finns begreppet intern styrning och kontroll definierat. Definitionen innebär att institutionen/motsv utarbetar system som säkerställer att verksamheten och ekonomin sköts på ett effektivt och säkert sätt samt att gällande regler efterlevs. 3

4 Kontrollmiljö Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och påverkar kontrollmedvetenheten hos dess medarbetare. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil osv. Riskanalys Enligt min bedömning är de viktigaste riskerna i de ekonomiadministrativa processerna följande Risk att universitetet inte följer gällande lagar och förordningar eller interna regelverk Risk att felaktiga beslut fattas på alla nivåer om redovisningen inte ger en korrekt bild av det faktiska resursutnyttjandet. Risk att allmänhetens och finansiärers förtroende för universitetet skadas om redovisningen inte är rättvisande, transparent och inte korrekt speglar den verksamhet som bedrivs Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteter är de riktlinjer och rutiner som bidrar till att ledningens beslut genomförs samt att redovisningen av intäkter och kostnader och den ekonomiska ställningen är korrekta. Aktiviteterna genomförs inom hela organisationen, på alla nivåer och i alla funktioner. Kontrollaktiviteter är förebyggande eller uppföljande. Bestämmelser i det ekonomiadministrativa regelverket omfattar intern styrning och kontroll på en mängd punkter. Begreppet god redovisningssed är et väl känt begrepp bland ekonomer. I förebyggande syfte utförs vissa arbetsuppgifter centralt på ekonomiavdelningen (EA). Motivet till detta är att säkerställa en rimlig kvalitet och enhetlighet. EA handlägger vissa grundläggande moment i redovisningssystemet Raindance (RD). Upplägg av nya användare och deras behörighet hanteras av EA. All bokföring av transaktioner på universitetets plusgiro, räntekonto i Riksgälden och övriga bankkonton hanteras av EA. Motivet till att hantera detta är att säkerställa kontrollen över dessa transaktioner och att avstämningar sker löpande. Under 2007 infördes elektronisk fakturahantering vid samtliga institutioner/motsv. Införandet säkerställer kvalitén i redovisningen eftersom samtliga leverantörsfakturor blir bokförda i rätt tid och att de attesteras av behörig person enligt fastställda delegationsordningar. Alla upplägg i RD av koder i objektplanen, upplägg av kunder i kundreskontra och leverantörer i leverantörsreskontra sköts av EA. Bokföring i RD sker även genom filimport, t ex löneutbetalningar varje månad. Dessa filer kvalitetskontrolleras för att undvika felaktig bokföring. I systemen är även automatiska kontroller inbyggda. I RD finns s.k. sambandskontroller som inte tillåter bokföring med felaktiga kombinationer av t ex konto och verksamhetsgren. För vissa typer av transaktioner ställer systemet krav på att vissa fält ska fyllas i för att användaren ska kunna gå vidare i systemet. I syfte att säkerställa utbetalningar kräver behörighetssystemen att det alltid är två individer inblandade. I samband med att EA verkställer universitetets samlade utbetalningar, vilket regelmässigt görs två gånger per vecka, är två personer inblandade i godkännandet av betalningsfiler som sänds till universitetets bank. Användarna i RD har bara möjlighet att bokföra på de delar i objektplanen som de fått behörighet till. Uppföljande kontroller genomförs i syfte att upptäcka felaktigheter och korrigera dessa. Den absolut viktigaste kontrollen är avstämningar på olika nivåer. Avstämningar genomförs och dokumenteras löpande; dagligen, månadsvis och årligen. I samband med att betalningsfiler sänds till bank kontrolleras stora betalningar vilket är betalningar över visst belopp. Momstransaktioner, 4

5 framförallt utgående moms, kontrolleras på ett flertal sätt både automatiskt och genom manuella uppföljningar. I samband med årsbokslutet skall statliga myndigheter stämma av mellanhavanden med andra statliga myndigheter, s.k. motpartsavstämning. Denna avstämning bidrar till kvalitén i universitetets redovisning. Vid delårs- och årsbokslut genomförs en total avstämning av balansräkningens konton samt vissa av resultaträkningens konton. Arbetet utförs både på EA och institutionerna/motsv. Avstämningarna dokumenteras och utgör underlag för universitetets delårsrapport och årsredovisning. Systemförvaltningen av RD säkerställs genom universitetets systemförvaltningsmodell som tillämpats i drygt tio år för RD. Modellen omfattar bl a organisation (ansvar och befogenheter för olika roller), regler och rutiner, krav på utbildning, avtal (överenskommelser med extern leverantör och universitetets IT-stöd som utför den dagliga driften av RD). Systemdokumentation har upprättats med t ex beskrivning av regler och flöden, behandlingshistorik, beskrivningar av kopplingar och kommunikation med andra system. Till stöd för användarna finns handböcker, handledningar och rutinbeskrivningar. RD uppdateras varje år när leverantören gör nya releaser av systemet. Innan användarna får tillgång till den nya releasen genomför EA ett flertal kontroller. Varje enhet skall lämna budget i universitetets budgetverktyg. Vid inlämnandet av budgeten görs en bedömning av verksamhetens resultat. Dessutom kontrolleras vissa logiska och tekniska samband. Information och kommunikation Universitetets ekonomiadministrativa regelverk grundas på det statliga regelverket. Detta kompletteras med interna regler som härrör från verksamhetens krav och behov. Regelverket publiceras främst via EAs ekonomihandbok (EA-boken) som beskriver universitetets ekonomimodell samt ekonomiadministrativa regler och rutiner. På EAs hemsida publiceras manualer, blanketter, praktiska exempel på bokföring mm. Nyheter distribueras via nyhetsbrev; EAnytt och RD-nytt. För nya användare av RD genomförs en utbildning under fem dagar. Utbildningen innehåller framförallt praktisk hantering i RD men även teoretiska delar. För ekonomiadministratörer genomförs vidareutbildningar i redovisning, budgetering, tolkning och presentation av ekonomisk information. För prefekter och andra personer i arbetsledande ställning finns ekonomispelet som är ett universitetsanpassat ekonomispel. EA medverkar även i den grundläggande prefektutbildningen, prefektinformationer inom vetenskapsområdena och vid behov även vid institutionernas/motsv styrelsemöten. I det dagliga arbetet har administratörer, prefekter och forskare möjlighet att kontakta EA för att ställa frågor och få stöd i frågor som redovisning, regler, budgetering och kalkylering. Information lämnas även vid specifika informationstillfällen. Inför varje delårs- och årsbokslut har EA muntlig information för administratörer. Seminarier genomförs även för specifika frågor tex momsredovisning. Omvärldsbevakning av nyheter genomförs på olika sätt. Regeringens utredningar och beslut, både SFS och enskilda regeringsbeslut, bevakas och följs i syfte att identifiera tänkta och beslutade förändringar som berör ekonomistyrning och administration. Nya föreskrifter och allmänna råd från framförallt Ekonomistyrningsverket (ESV) bevakas och införs i tillämpliga delar i universitetets regler. I SUHFs arbetsgrupp Högskolornas forum för redovisningsfrågor (HfR) sker en aktiv medverkan. Ekonomidirektören är, som representant för högskolorna, ledamot i ESVs ekonomichefsråd där utvecklingen av ekonomistyrning i staten behandlas. Kontakter görs även med utbildningsdepartementet. 5

6 Övervakning inklusive uppföljning och utvärdering Syftet med uppföljningen är att säkerställa att kontrollsystemen fungerar som avsett. Upptäckta brister leder till direkt korrigering av redovisningen eller långsiktiga åtgärder som nya eller utvecklade regelverk och kontrollaktiviteter, utbildning och information. Uppföljning av institutionernas ekonomiska utveckling genomförs både av områdeskanslierna (OK) och EA och utförs löpande eller vid givna tidpunkter. Efter varje delårs- och årsbokslut sammanställs det ekonomiska utfallet på varje institution/motsvarande. Prefekterna skall lämna kommentarer till det ekonomiska utfallet. I samverkan mellan OK och EA prioriteras fördjupade genomgångar av ekonomin vid ett antal inst/motsv. På begäran från institutioner medverkar EA även vid fördjupade genomgångar av ekonomin och redovisningen. Universitetets ekonomiska ställning samt intäkter och kostnader revideras årligen av Riksrevisionen. Vissa av internrevisionens granskningar berör direkt den ekonomiska redovisningen. Regeringen har beslutat det ekonomiadministrativa arbetet vid samtliga myndigheter årligen ska kvalitetssäkras genom en ekonomiadministrativ värdering (EA-värdering). Universitetet brukar få goda betyg i EAvärderingen. I den kontinuerliga utvecklingen av intern styrning och kontroll beaktas revisionens iakttagelser och utfallet av EA-värderingen. Utvecklingsmöjligheter Pågående utveckling av ekonomistyrning och system En ny redovisningsmodell för indirekta kostnader skall införas. Modellen är framtagen inom SUHF. Rektor har beslutat om ett successivt införande med start från 1 januari I arbetet kommer även behovet av en förbättrad budgetering, fördelning och redovisning av lokalkostnader att beaktas. Ett gemensamt IT-stöd, kontraktsdatabas (KDB), för hantering av kontrakt och avtal inom framförallt den externfinansierade forskningen kommer att införas under hösten. Systemet ger överblick över pågående kontrakt och avtal och därmed framtida finansiering. Informationen ger möjlighet till bättre beslutsunderlag inför budget- och prognosarbete. Införandet av elektronisk fakturahantering (EFH) säkerställer att samtliga fakturor hanteras enhetligt, i rätt tid och av behörig person. EFH frigör även tid för andra arbetsuppgifter. Införandet av ett gemensamt stöd för planering och uppföljning (UUplus) innehåller bl.a. en vidareutveckling av dagens budgetverktyg. Behov av utveckling Även om informationssäkerheten i ekonomisystemet och rapporteringen av det ekonomiska läget i dagsläget bedöms vara god finns områden där den interna styrningen och kontrollen i de ekonomiadministrativa processerna enligt min bedömning kan utvecklas Gemensamma indikatorer och nyckeltal som visar den ekonomiska utvecklingen samt gemensamma riktlinjer och strukturer för uppföljning och analys av resultat mot budget och former för återrapportering. Systematisk informationsstruktur för hantering av nya regelverk, både externa och interna. Samordning av vissa uppgifter för att därmed uppnå bättre kompetens, enhetlighet och kvalitet samt klara av generationsskiftet inom administrationen. 6

7 Tydliggöra innebörden av prefektens och ekonomidirektörens ansvar för redovisningen av ekonomin. Ekonomisk rapportering till ledningen. Vilken information behöver ledningen, på olika nivåer, för att kunna följa den ekonomiska utvecklingen och kunna fatta rätt beslut? 7