Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer"

Julia Eklund
för 8 år sedan
Visningar:

1 1(5) Landstingsstyrelsen Uppföljning av granskningsplan 2012 för administrativa processer Inledning De förtroendevalda har ett övergripande ansvar att följa upp att det är en god internkontroll i landstinget. Syftet med internkontroll är att ge tydliga signaler om inte de politiska målen och övriga ambitioner avseende ekonomi och verksamhet uppfylls. Övriga syften är att säkerställa att rutiner, processer och system är tillförlitliga och effektiva. Granskningsplanen innehåller de kontrollaktiviteter som landstingets tjänstemannaledning initierat under 2012 avseende de administrativa processer som ligger inom Landstingsstyrelsens ansvarsområde. Syftet med detta ärende är att återkoppla resultatet från dessa kontrollaktiviteter. Metod för granskning Granskningarna har genomförts utifrån den strukturerade metoden (COSO) som beskrivs i landstingstyrelsens reglemente för intern styrning och kontroll (LF 162/2012). Ansvarig för granskningarna är processägaren för redovisning och internkontroll (redovisningschefen) och ytterst ekonomidirektören. Kontrollaktiviteter i 2012 års Granskningsplan Granskningsplanen bifogas som bilaga 1 och nedan beskrivs resultaten. Internkontrollen i sin helhet inom en produktionsenhet. En återkommande granskning är att värdera den interna styrningen och kontrollen i sin helhet inom en produktionsenhet. År 2012 gjordes denna granskning av produktionsenheten Resurscentrum. Resultatet av granskningen visar att den interna styrningen och kontrollen är relativt god vad gäller Resurscentrum som produktionsenhet. Dokumenten

2 2(5) kan dock utvecklas från dagens miniminivå. När det gäller Resurscentrums ansvar för landstingsgemensamma administrativa rutiner finns det mycket som fungerar bra; goda resultat i benchmark-projekt, hanterar stora transaktionsvolymer utan problem, administrerar delårsbokslut/årsbokslut inom tidsram, införde ekonomisystemet utan problem för verksamheten. Vid granskningen framkom dock att det saknas systematik, struktur och kvalitetssäkring i arbetssätt och dokumentation av t ex rutiner. Detta är en grundförutsättning för att undanröja risken för att det skulle kunna inträffa allvarligare fel i framtiden och det krävs åtgärder för att säkerställa kvaliteten. Resurscentrum påbörjade redan under granskningsprocessen ett arbete som syftar till att åtgärda de brister som påtalats. Det arbetet kommer att fortsätta framöver och stämmas av med processledningsgruppen för redovisning och internkontroll. Internkontrolldokumentation övriga dokument För att hålla internkontrolldokumentationen levande ska produktionsenheterna minst en gång per år gå igenom sin dokumentation. Att följa upp detta ingår som en del i granskningsplanen. Den sista april var samtliga mallar uppdaterade och utlagda på intranätet. Senast den sista augusti skulle samtliga produktionsenheter ha uppdaterat sina dokument utifrån dessa mallar. Ett fåtal produktionsenheter hade missat att uppdatera vissa dokument men det ska nu vara åtgärdat. Representationskostnader Landstingsfullmäktige har i regelverket för representation beslutat att en genomgång av representationskostnaderna ska ske varje år både vad gäller belopp och formalia. Den granskning som gjordes 2012 avsåg föregående år. Resultatet har redovisats vid Landstingsstyrelsens presidium men sammanfattas även här eftersom det är en del av granskningsplanen. Sammanfattningsvis är huvudintrycket är att representationsåtgärderna förefaller väl motiverade och genomförda med gott omdöme såväl vad gäller ekonomi som syfte/program. Under 2011 har kostnaderna för representation ökat med 0,4 mkr eller 2,5 procent. Granskning av enskilda fakturor har skett genom stickprov. Av dessa var 70 procent helt utan anmärkning. Det är en förbättring med 18 procentenheter jämfört med föregående år. Felen som uppmärksammats är hantering av jäv, moms och formaliafel såsom avsaknad av program med mera. Av de utvalda fakturorna fanns ingen där gott omdöme kunde ifrågasättas.

3 3(5) Inom Resurscentrum sker löpande efterkontrollsarbete för att återkoppla felaktigheter till verksamheten. Rutinerna och arbetssättet har förfinats och ytterligare förändringar för att säkerställa kvaliteten har skett från och med Lön - löneutbetalningar Granskning av löneutbetalningar ingår alltid i granskningsplanen eftersom det är viktigt att säkerställa en bra hantering. Granskningen av utbetalningar avser att säkerställa att det finns dokumenterade rutiner samt att dessa och centrala anvisningar följs. Det är främst utlägg avseende representation och övriga känsliga konton som har granskats. Sammanfattningsvis kan konstateras att det behöver göras insatser för att öka kvaliteten på underlagen. Flertalet av underlagen som föranledde utbetalning var inte kompletta. Slutsatsen måste bli att regelverket inte är tillräckligt känt vare sig hos de som lämnar in underlag eller de som verkställer utbetalningen. Ökad information och utbildning blir ett uppdrag till Resurscentrum. Resurscentrum får dessutom i uppdrag att se över vad som i övrigt behöver genomföras, t ex förändrade rutinbeskrivningar, ökat samarbete med redovisningen och förändrade lönearter/konton. Kvaliteten på anläggningstillgångar i redovisningen Syftet med granskningen var att få kunskap om kvaliteten avseende klassificering, gränsdragning mellan drift och investering och avskrivningstider. Kvaliteten på anläggningsregistret skulle också värderas. Sammanfattningsvis: Granskningen visar att den övergripande kontrollen och den löpande aktiveringen av nya anläggningstillgångar i sin helhet fungerar bra. De tillfrågade på produktionsenheterna och Resurscentrum anser att de har kontroll över avskrivningstider och när avskrivning ska påbörjas samt är aktiva med att uppdatera i anläggningsregistret. Vissa förbättringsområden har dock uppmärksammats vilka ska åtgärdas under Exempel på detta är tydligare blanketter, förändrad sortering av arkiverat underlag samt att information från Medicinsk teknik i Östergötland (MTÖ) sker direkt i ekonomisystemet. Detta kommer att förbättra kvaliteten och göra processen smidigare. Resurscentrum får i uppdrag att genomföra förbättringsförslagen varav vissa tillsammans med MTÖ.

4 4(5) Granskning av ersättning till privata vårdgivare Landstingets ersättning till privata vårdgivare sker via ett system som heter Privera. Under 2011 gjordes en genomgång av arbetssätt och rutiner med representanter från avtalsgruppen inom ledningsstaben och patientadministrationen inom Resurscentrum. Denna granskning är en uppföljning av detta arbete. Sammanfattningsvis konstateras att det finns inbyggt ett regelverk i datasystemet Privera som hanterar de flesta ersättningsnivåer och tak mm. Detta säkerställer att ersättningarna till de privata vårdgivarna blir korrekta. Granskningen visar dock på brister i dokumentation vad gäller rutinbeskrivningar och checklistor inom Resurscentrum. Detta arbete hade dock redan påbörjats. Det framkom också att behörighetssystemet som finns i systemet inte utnyttjas. Resurscentrum får i uppdrag dels att dokumentera processen samt att säkerställa att rutiner är dokumenterade. Koppling till avtalsgruppen och förändringar av regelverk/avtal måste också säkerställas. Slutsatser av granskningen 2012 Ansvaret för den interna styrningen och kontrollen ligger hos produktionsenhetschefen. Det är fjärde året som mer systematiska granskningar görs och erfarenheterna är goda. Via strukturerade granskningar kan utvecklingen av mer ändamålsenliga kontrollaktiviteter och förbättrade rutiner drivas framåt. Goda idéer kan spridas och förändringar i regelverk får snabbare genomslag i verksamheten. Generellt kan sägas att inga oegentligheter har upptäckts vid någon av årets granskningar. Medarbetare i verksamheten är ekonomiskt medvetna och måna om ekonomin i sin verksamhet vilket är en följd av det decentraliserade ansvaret. De brister som uppmärksammats är av samma karaktär som påtalats tidigare år. Brister i dokumentering och kännedom om regelverk. Åtgärderna är standardisering av rutiner, bättre dokumentering samt utbildning så att regelverken får genomslag längre ut i organisationen. En stor insats som ska genomföras under 2013 är genomgång av processer och utveckling och dokumentering av rutiner inom främst basadministrationen inom Resurscentrum.

6 LiÖ Granskningsplan - intern styrning och kontroll 2012 Process Kontrollmoment Kontrollansvarig Internkontrollprocessen Bedömning av interkontrolldokument inom en produktionsenhet i sin helhet. Processägare/processledare för redovisning och internkontroll Internkontrolldokumentation Genomgång och eventuell uppdatering av internkontrollens malldokument samt kontroll av att produktionsenheterna har gått igenom sina dokument ( ). Processägare/processledare för redovisning och internkontroll Representationskostnader Efterlevnad av anvisningar Processägare för redovisning och internkontroll Löneutbetalningar Granskning av kvaliteten i redovisningen Kontroll av någon/några rutiner med koppling till lönehantering. Granska t ex konton/motparter i redovisningen. Processledare inom REC Processledare inom REC Granskning av ersättning till privata vårdgivare Granska underlag från privata vårdgivare i förhållande till avtal mm. Kartlägga processen och internkontrollen. Processledare inom REC

Relevanta dokument

Uppföljning av granskningsplan 2011 för administrativa processer

1(6) Landstingsstyrelsen Uppföljning av granskningsplan 2011 för administrativa processer Inledning Metod för granskning De förtroendevalda har ett övergripande ansvar att följa upp att det är en god internkontroll