UFV 2012/1492. Representation. Rapport från internrevisionen. Till konsistoriet

Transkript

1 UFV 2012/1492 Representation Rapport från internrevisionen Till konsistoriet

2 1 Bakgrund 3 2 Riskbedömning 3 3 Granskningens omfattning och inriktning 3 4 Iakttagelser och rekommendationer Uppföljning av rapport från Befintligt regelverk Föreslagna och beslutade förändringar av externa regelverk Verifikationsgranskning 5 5 s uppföljning 6 2

3 1 Bakgrund I enlighet med konsistoriets uppdrag har internrevisionen granskat representation vid Uppsala universitet. Av revisionsplanen framgår att granskningen bör inkludera såväl det interna regelverket som en uppföljning av de iakttagelser som gjordes i granskningen Representation är ett naturligt inslag i många organisationers inklusive universitetet relationer med sin omvärld (extern representation) men begreppet omfattar även sådant som rör personalvård (intern representation). Då universitetets verksamhet till största delen finansieras med allmänna medel, oavsett om de kommer direkt i form av statsanslag från regering och riksdag eller via andra myndigheter, har organisationen i alla delar och på alla nivåer ett ansvar för att tillförda medel används i enlighet med myndighetsförordningens krav på effektivitet och god hushållning. 2 kan inte i varje enskilt fall bedöma effektivitet och hushållning, men finner det angeläget att det interna regelverket ger beslutsfattare på olika nivåer stöd för överväganden av detta slag. Det är rimligt att den som beslutar om och som deltar i representation som sker i universitetets namn öppet redogör för representationens innehåll och kostnad. Kostnaden för intern och extern representation uppgick under 2011 sammantaget till 12,5 Mkr vilket motsvarade 0,24 % av de totala kostnaderna. 3 Kostnaden under det första halvåret 2012 var 5,5 Mkr vilket motsvarade 0,19 % av kostnaderna för perioden. 2 Riskbedömning gjorde inför granskningen en riskbedömning som resulterade i att det ur ett riskoch väsentlighetsperspektiv, inklusive ett förtroende- eller anseendeperspektiv, är viktigt att universitetets representation följer interna beslut och anvisningar, vilka i sin tur ska stämma överens med gällande externa regelverk. Om så inte är fallet kan följande risker föreligga: Risk att universitetets anseende skadas. Inte minst har detta blivit tydligt i och med den uppmärksamhet som riktats mot olika myndigheter under våren och sommaren 2012 Risk för felaktig redovisning av moms och verksamhetskostnader vilket kan innebära att redovisningen i stort inte är rättvisande Risk att kostnader vid enskilda representationstillfällen överstiger de beloppsgränser som beslutats av rektor. 3 Granskningens omfattning och inriktning Granskningen har omfattat flera moment; uppföljning av internrevisionens rapport om representation från 2005, avstämning av det interna regelverket mot det externa (främst Skatteverkets) och i detta sammanhang även en jämförelse av det interna regelverket med motsvarande regelverk vid några andra universitet och högskolor. Slutligen har ett antal fakturor avseende representation granskats. Fakturagranskningen har skett i flera steg där det första har varit en översiktlig bedömning av att representation redovisas på rätt huvudbokskonto och inte spiller över på konton för t.ex. kurs- och 1 s rapport Representation, UFV 2005/723, Myndighetsförordning (2007:515) 3. 3 Uppsala universitet, Årsredovisning för

4 konferensavgifter eller utbildning för personal. Därefter har kontona för intern och extern representation granskats. Mot bakgrund av det mediala intresse som representation i statlig verksamhet tilldragit sig under våren och sommaren 2012 har granskningen utökats med en översiktlig genomgång av det material som media efterfrågade, de underlag som tillställts konsistoriets ordförande avseende rektors representation första halvåret 2012 och kontona för intern och extern representation för det samma period. 4 Iakttagelser och rekommendationer 4.1 Uppföljning av rapport från 2005 s rapport från 2005 innehöll sex rekommendationer. De var i korthet att 1) komplettera riktlinjerna med ett avsnitt om risken för korruption i samband med representation 2) förtydliga det interna regelverket för att eliminera vissa oklarheter 3) påminna/informera om gällande regelverk 4) utarbeta ett enkelt system för lagerredovisning/kostnadsfördelning 5) komplettera representationspolicyn med verksamhetsnära exempel och 6) möjliggöra för konsistoriets ordförande att i efterhand attestera rektors representation. Konsistoriet beslutade i enlighet med internrevisionens rekommendationer. I september 2005 lämnades ett uppdrag från förvaltningsledningen till ekonomiavdelningen med hänvisning till konsistoriets beslut och rektors skrivelse till konsistoriet med anledning av internrevisionens rapport. Uppdraget skulle återrapporteras senast Vid internrevisionens avstämning framgår att rekommendationerna 2, 3, 5 och 6 har åtgärdats. Den rutin som utvecklades redan under våren 2005 i direkt samband med internrevisionens granskning enligt rekommendation 6, används fortfarande. Omvänt kan konstateras att rekommendationerna 1 och 4 inte har åtgärdats. I samband med att dessa frågeställningar åter aktualiserats har ekonomiavdelningen i samråd med juridiska avdelningen bedömt att det finns behov av vägledning avseende risken för korruption i samband med representation (rekommendation 1). Det kan också noteras att korruption varit ett tema för Riksrevisionens, RiR, löpande granskning, vilket RiR kommunicerat med både ekonomiavdelningen och internrevisionen. Vad gäller rekommendation 4 om lagerredovisning syftande till korrekt intern kostnadsredovisning/ -fördelning anser både internrevisionen och ekonomiavdelningen att den fortfarande är aktuell. Ekonomiavdelningen har påbörjat arbete med en rutin för detta och ett förslag väntas inom kort. rekommenderar alltså att rekommendationerna 1 och 4 i rapporten från 2005 genomförs snarast, men med ett nytt sista datum för genomförande och återrapportering. 4.2 Befintligt regelverk Universitetets grundläggande policydokument om representation, UFV 2010/266, senast reviderat , återfinns i mål- och regelsamlingen och på ekonomiavdelningens hemsida. har stämt av dokumentet mot material från Skatteverket och Ekonomistyrningsverket, mot Riksrevisionens rapporter Höga statstjänstemäns representation och förmåner (RiR 2004:12) och Höga chefers/befattningshavares representation och förmåner i statliga bolag och stiftelser (RiR 2005:8) samt mot viss annan skattelitteratur. Dessutom finns viss vägledning i rapporten Skydd mot korruption (RiR 2006:8) och betänkandet Mutbrott av Utredningen om mutor, SOU 2010:38. (Se rekommendation 1 under 4.1.) 4

5 bedömer att universitetets policy för representation stämmer överens med de principer som uttrycks av Skatteverket, samt med ESV:s principer och resonemang med undantag för den ovan nämnda avsaknaden av vägledning avseende risken för korruption i samband med representation. Sedan internrevisionens förra granskning har materialet på ekonomiavdelningens hemsida, i enlighet med rekommendation nummer 5 ovan, kompletterats och utökats med avsnitt om moms, frågor och svar ( FAQ ) som baseras på frågor som avdelningen får från institutioner och enheter, kontobeskrivningar, information om hur en verifikation ska vara utformad, checklista för bokföring av måltidskostnader och en beskrivning av skattefria personalvårdsförmåner. Allt detta är förbättringar som bör underlätta användarnas arbete och bedömningar. Under våren 2012 har hemsidan dessutom kompletterats med anledning av de förändringar som sänkningen av restaurangmomsen 1 januari 2012 medfört. Ytterligare uppdatering av hemsidan har gjorts under augusti/september har lämnat synpunkter på de uppdateringar och förändringar som gjorts under Föreslagna och beslutade förändringar av externa regelverk Förslag avseende representation föreligger i Företagsskattekommitténs delbetänkande Skatteincitament för riskkapital, SOU 2012:3. Förslaget går ut på att avdragsrätten för representation avskaffas. Förslaget har mött kritik, bl.a. i Uppsala universitets remissvar (JURFAK 2012/09). Förslaget avser - som framgår av kommitténs namn - beskattning av företag, men om det skulle genomföras kommer det att få konsekvenser även för universitetet, då den redan begränsade avdragsrätten för ingående moms skulle upphöra helt. Sedan 1 juli 2012 föreligger ny mutlagstiftning efter riksdagens beslut om ändringar i Brottsbalkens 10 kap. (Lag 2012:301). Det innebär bl.a. att kretsen av personer som omfattas av lagstiftningen om mutbrott utökas och att s.k. handel med inflytande straffbeläggs. Begreppet handel med inflytande avser påverkan på beslut eller åtgärd vid myndighetsutövning eller offentlig upphandling och kan i dessa delar tillämpas på universitetets verksamhet. Ytterligare vägledning kan hämtas i den Kod om gåvor, belöningar och andra förmåner i näringslivet från Institutet mot mutor och som gäller sedan 1 september rekommenderar att den ändrade lagstiftningen om mutbrott i tillämpliga delar beaktas vid genomförandet av rekommendation 1 i avsnitt 4.1 ovan. 4.4 Verifikationsgranskning Som nämns i avsnitt 1 ovan finns beröringspunkter mellan intern representation och begreppet personalvård, men i redovisningen ska olika konton användas. För att översiktligt bedöma om detta medför att intern representation blandas samman med angränsande konton har en bedömning gjorts av kontona för kurs- och konferensavgifter, utbildning för personal, övriga personalkostnader, marknadsföring och konferensarrangemang för Bedömningen, som bl.a. inriktats på stora belopp, visar att representation inte bokförs på dessa konton i någon väsentlig utsträckning. noterar samtidigt att gränsdragningen inte är självklar. Därefter har ca 650 fakturor på kontona för intern respektive extern representation 2011 granskats. Dessutom har ytterligare ca 240 fakturor från första halvåret 2012 granskats avseende dels angränsande konton, dels representationshändelser. Sammantaget har alltså ca 900 fakturor granskats. Fakturorna har granskats i ekonomisystemet Raindance med avseende på moms, deltagarförteckning och syfte då kraven på verifikationer och underlag från Skatteverkets sida är större när det gäller representation än vanliga verksamhetskostnader. Hit hör alltså att rätten till momsavdrag är 5

6 begränsad och att underlaget ska innehålla eller kompletteras med uppgifter om deltagarnas namn och organisatoriska hemvist samt syftet med representationen. Fram till utgången av 2011 gällde samma begränsningsregler för avdrag för ingående moms som gällt under en längre tid. Reglerna ändrades till följd av regeringens beslut om sänkt restaurangmoms. Information om momsreglerna finns på ekonomiavdelningens hemsida. Korrigeringar av ingående moms som av institutioner och enheter hann bokföras enligt de gamla reglerna gjordes under våren I de fall felaktigt redovisad moms av någon betydelse påträffats har respektive institution eller avdelning kontaktats för att rättelse ska kunna ske. I de flesta fall är dock beloppen relativt små. Avslutningsvis har de av rektor beslutade beloppsgränserna kontrollerats och det kan konstateras att gränserna överskridits vid ett litet antal tillfällen. I flera fall har det överskjutande beloppet reglerats mellan institutionen och den representationsansvarige i enlighet med universitetets representationspolicy. noterar att resultatet av fakturagranskningen visar på relativt få fel. Felaktigt redovisad moms har noterats i ca 6 % av de granskade fakturorna, brister i angivande av syfte drygt 7 % och avsaknad av information om deltagare eller deltagares hemvist drygt 8 %. tolkar detta som att kvalitén på redovisningen är relativt god. Som nämnts ovan under avsnitt 4.2 har ekonomiavdelningens information, främst på hemsidan, utökats och förbättrats. Den enskilda faktor som sannolikt i övrigt mest bidragit till kvalitén är den förändring som infördes i Raindance efter den förra granskningen och som innebär att när något av kontona för extern eller intern representation används, signalerar systemet och påminner om de ovan nämnda obligatoriska tilläggsuppgifterna. rekommenderar att ekonomiavdelningen genom återkommande, mindre, stickprovskontroller säkerställer att de uppgifter som krävs faktiskt bifogas fakturorna i Raindance och att reglering av överskjutande belopp sker när beloppsgränserna överskrids. rekommenderar dessutom att informationen på ekonomiavdelningens hemsida (rekommendation 5 i avsnitt 4.1 ovan) kompletteras med exempel som tar upp gränsdragningen mellan intern representation och personalvård. 5 s uppföljning avser följa upp de åtgärder som vidtas med anledning av denna granskning i samband med årsrapporten för