Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet

Transkript

1 1 (8) BESLUT Dnr SU FV Agneta Witte Åström Handläggare Avdelningen för arkiv och registratur Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation (RA-FS 2015:2) beslutar rektor att föreskrifterna ska tillämpas vid Stockholms universitet enligt följande. Räkenskapsinformation ska undantas från gallring om den har betydelse för styrkande av fordringar eller andra rättigheter och skyldigheter annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision beräkning av pensionsgrundande inkomst myndighets internationella åtaganden statistikframställning, utvärdering eller forskning och förståelsen av andra handlingar som bevaras Gallringsfrister för gallringsbar räkenskapsinformation är normalt 10 år, vilket innebär att informationen får gallras efter denna tid, men gallringsfristerna förlängs med hänsyn till ev EUrevision till att medges tidigast efter 17 år. Gallringsfrister medges vid angivet antal år efter utgången av. Kopior och dubbletter får gallras vid inaktualitet under förutsättning att innehållsmässigt identiska arkivexemplar bevaras. Gallring vid inaktualitet innebär att handling får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs för verksamheten, om inget annat anges. Om inte annat anges gäller detta tillämpningsbeslut allmänna handlingar oavsett medium och format. Beslutet ska tillämpas på räkenskapsinformation m.m. fr.o.m. börjar 1 januari 2001 men får även tillämpas för perioden från 1 juli 1993 till 31 december Verifikationer i original får utlånas till utländsk myndighet för återhämtning av utländsk mervärdesskatt och för kontroll i samband med deltagande i projekt inom Europeiska unionen (EU). Förutsättning för utlån är att en bestyrkt kopia förvaras på originalets plats under utlåningstiden. Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: Stockholm Universitetsvägen 10 Telefax: Bloms hus, Frescati E-post: rektor@su.se

2 2 (8) Anläggningsuppgifter - organisationsnummer - företag - anläggningsnummer - beskrivningstext - datum - avskrivningsmetod - avskrivningsfrekvens - avskrivningstid - avskrivningssats - avskrivning innevarande år - ackumulerade avskrivningar - restvärde Avtal och andra handlingar av särskild betydelse för att belysa verksamhetens ekonomiska förhållanden - regleringsbrev - avtal - kontrakt - beslutshandlingar - bevis - donationsförordnanden - handlingar rörande lån, - fordringar, - investeringar, - försäkring, - förvaltningsuppdrag m.m. - avtal av en art och omfattning som är frekvent förekommande och som inte undantas från gallring Balansräkningar och resultaträkningar efter Undantag från gallring, se s. 1 Balans och beslut Beräkningsunderlag till budgetunderlag Avser endast år 2004

3 3 (8) Budgetunderlag Delårsrapporter med specifikationer Dokumentation av organisation och rutiner - dokumentation av uttag på statens centralkonto, betalningar, avstämningar och kontroll m.m. Engagemangsbesked - kontoutdrag efter - förteckning över behörigheten att förfoga över myndighetens medel - inventeringsprotokoll - inventarieförteckningar - register över anläggningstillgångar m.m. per räkenskapsår - attest- och utanordningsbehörigheter Myndighetens åtagande i banker och Riksgälden vid given tidpunkt.

4 4 (8) Fakturor - kundfakturor inkl underlag - leverantörsfakturor inkl bilagor - bidragsrekvisitioner - övriga fakturor - fakturor på papper som har skannats - elektroniska fakturor - övriga elektroniska fakturor (se undantag från gallring s. 1) Får gallras tidigast 17 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser Får gallras 3 år efter (se undantag från gallring s. 1) Får gallras tidigast 17 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser Verkställande av gallring förutsätter att de skannade bilderna bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 17 år Elektroniska fakturor som har förts över till myndighetens bevarandeformat för elektroniska fakturor får gallras efter överföring under förutsättning att ursprungets äkthet har säkerställts, innehållets integritet med avseende på de uppgifter som krävs i en faktura inte har förändrats och att myndighetens elektroniska fakturor bevaras och är sökbara och kan presenteras vid behov i minst 17 år. - påminnelser Får gallras efter 2 år

5 5 (8) Fördjupad prövning - Särskild rapport som underlag för regeringens fördjupade prövning av verksamheten Grundbokföring Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras i registreringsordning (dagbok) Huvudbokföring Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i systematisk ordning (huvudbok) In- och utbetalningsjournaler efter Rapportering till och från statsredovisningen Register över myndigheter som tillhör den statliga redovisningsorganisationen ska bevaras hos Ekonomistyrningsverket (ESV). Inrapporterade uppgifter avseende underlag för finansiellt sparande klassificerade och fördelade myndighetsvis per räkenskapsår ska bevaras hos ESV. - myndighetens rapportering för hela räkenskapsåret som visar att denna överensstämmer med årsredovisningen - övrig rapportering till och från statsredovisningen Får gallras 2 år efter

6 6 (8) - övriga inrapporterade uppgifter Får hos ESV gallras 10 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser forts. Register, kunder och leverantörer Rutinbetonad korrespondens Får gallras tidigast 17 år efter utgången av det räkenskapsår som handlingarna avser Med uppgifter om kunder och leverantörer, utgående och inkommande fakturor samt betalstatus - avräkningsnotor - blanketter för rekvisition för mervärdesskatt Sidoordnad bokföring Ekonomiska händelser bokförda så att de kan presenteras per redovisningsperiod i reskontror Skattedeklarationer med underlag Systemdokumentation och behandlingshistorik efter De delar av systemdokumentation och behandlingshistorik som är nödvändiga för att presentera de ekonomiska händelserna som grund-, huvud- och sidoordnad bokföring. Därutöver ska dokumentation bevaras med hänvisning till 5 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling).

7 7 (8) forts. - övrig systemdokumentation och - övrig behandlingshistorik Uppgifter som är av betydelse för att det ska gå att följa och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen - instruktioner och program till programmerbara kassaapparater - kontokuranter - lagerinventeringslistor m.m Valutor underlag Verifikationer - övriga verifikationer Verksamhetsplaner efter (se undantag från gallring s. 1) - inloggningshistorik - behörighetsuppgifter som visar verksamhetshantering Instruktioner (ekonomihandbok) om redovisningsprinciper, värderingsnormer, prisöverenskommelser, rättelseposter, ekonomimodell med kontoplan och objektplan m.m. - bokföringsorder - kundfakturor - leverantörsfakturor - filinläsning, lön, hyra etc. - inbetalningar - utbetalningar - ingående balans

8 8 (8) Årsredovisningar inkl årsbokslut - specifikationer till årsredovisning Återredovisningsjournaler efter

9