E-tjänst över näringsidkare

Transkript

1 E-tjänst över näringsidkare Förstudie, rapport nr 1 Datum: Version: 1.0 Upprättad av: Monica Grahn

2 Innehållsförteckning 1. E-tjänst över näringsidkare Sammanfattning Bakgrund 2 2. E-legitimationsnämnden och identitetsfederation Attributintygsutfärdare och E-tjänst över näringsidkare Utan en samlad e-tjänst En samlad e-tjänst 5 3. Rapport från utredningen om bildande av en E-legitimationsnämnden Förslag och rekommendation Kort sikt Ekonomisk kalkyl Lång sikt - efter juni Bilagor Begrepp...9

3 Monica Grahn (9) 1. E-tjänst över näringsidkare 1.1 Sammanfattning Förstudien har identifierat ett behov av en samlad e-tjänst över näringsidkare för att identifiera och tillgängliggöra grunddata avseende näringsidkare i samband med utfärdandet och nyttjandet av en e-legitimation och e-tjänstelegitimation. Detta för att möjliggöra erforderlig behörighetskontroll. En framtida lösning ska vara utformad på så sätt att e-tjänsten utgör en samlad länk till respektive registerhållares information. Inklusive Bolagsverket och Skatteverket finns idag totalt åtta registerhållare över näringsidkare av olika slag. Det är här inte frågan om att skapa ett enhetligt register utan att samordna tillgängliggörandet av informationen från respektive register, som även fortsättningsvis kommer att återfinnas hos respektive registerhållare. Här avses tillgängliggörandet av grunddata genom kommunikation maskin till maskin. Det rekommenderas att en eventuell utveckling av en lösning som omhändertar en gränssnittslösning för manuell hantering för privatpersoner och företag omhändertas i ett senare steg och utreds därmed inte vidare i denna förstudie. De grunddata som identifierats som det primära att tillgängliggöra inom federationen är uppgift om namn, organisationsnummer, firmateckning samt eventuell status på företaget d.v.s. legala attribut. Förstudiens förslag utgår från Bolagsverkets leverans av information som idag sker via Verksamt.se. Rekommendationen är att den lösningen vidareutvecklas och utformas enligt samma grundläggande principer och struktur som för den nuvarande. Den vidareutvecklingen som rekommenderas är bland annat att nuvarande lösning kompletteras så att den information som levereras idag enklare kan tolkas och användas i olika e-tjänster samt på sikt utökas med information från fler registerhållare av näringsidkare. Det kan konstateras att det idag finns ett antal, såväl offentliga som privata aktörer på marknaden som bl.a. levererar motsvarande grunddata om näringsidkare. Dess tjänster tillgängliggörs idag via en gränssnittslösning. Huruvida dessa tjänster är tillförlitliga eller inte vad avser såväl riktighet som aktualitet har inte utretts i denna förstudie. För att möta krav på tillit till informationen i aktuell e-tjänst är det dock av vikt att aktuell information inhämtas direkt och i realtid från respektive registerhållande myndighet. I rapporten beskrivs: Identitetsfederationen Kopplingen mellan aktuell e-tjänst och federationen Förslag och rekommendation

4 Monica Grahn (9) 1.2 Bakgrund Bolagsverket tillhandahåller idag en stor mängd grunddata till såväl myndigheter som privata aktörer. Här kan nämnas att Bolagsverket är en avgiftsfinansierad myndighet varför tillhandahållandet är förenat med en avgift för kunden/köparen av det specifika grunddatat. De allra flesta myndigheter som köper information från Bolagsverket nyttjar den i dess verksamhet där det ställs krav på aktuella uppgifter om företag och föreningar. För att kunna utföra sina åtagande behöver de kontrollera företagsfakta som ett led i dess handläggning av ärenden. Privata aktörer använder sig av Bolagsverkets information om företag och föreningar för bland annat kontroll av företagsfakta och för att använda sig av informationen vid vidareförädling och vidareförsäljning. Bolagsverket har av e-delegationen fått i uppdrag att genomföra en förstudie gällande en samlad e-tjänst där det går att ställa frågor om grunddata rörande näringsidkare. I dagsläget är Bolagsverket och Skatteverket de i särklass största registerhållarna av näringsidkare både avseende juridiska personer och enskilda näringsidkare. Registerhållning och tilldelningen av organisationsnummer för juridiska personer sker idag utöver hos Bolagsverket och Skatteverket även hos Statistiska Centralbyrån, Länsstyrelserna, Finansinspektionen, Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, Kammarkollegiet och Lantmäteriet. Skatteverket är tillsynsmyndighet och för ett samlat register över de tilldelade organisationsnumren. Detta register innehåller inte uppgift om exempelvis firmatecknare. På begäran kan Skatteverket mot en avgift utfärda ett bevis om tilldelat organisationsnummer. Lösningen ska stödja regeringens vision - Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Det sker bland annat genom att: Brukaren har endast en kontakt för att få efterfrågad information Kostnadseffektivt för brukaren och informationsgivaren bl. a genom att kapa ledtid i informationssökningen Ger en högre grad av kvalitet genom att informationen finns tillgänglig via en och samma nod Högre grad av tillgänglighet och användbarhet genom att det ges i ett och samma format för brukaren Det skapas en myndighetstransparens Förstudien har tagits fram av Bolagsverket, Skatteverket och Lantmäteriet. Under förstudien har det förts diskussioner med utredningen om bildande av en e- legitimationsnämnd 1 och Kammarkollegiet. 1 Fi 2010:05

5 Monica Grahn (9) Det har konstaterats att e-tjänstens möjliga totala målgrupp och den totala behovsbilden kan vara mycket omfattande. Såväl offentlig sektors som företagares och privatpersoners behov av enhetlig och lättillgänglig information gällande näringsidkare, oberoende av registerhållare, kan komma att omfattas. Då tiden för aktuell förstudie är mycket begränsad finns det inte utrymme för att genomföra en behovsanalys som omfattar och belyser den totala helheten och dess olika delområden kopplat till en e-tjänst innehållande grunddata över näringsidkare. Med anledning av detta så avgränsas förstudien till att belysa en specifik målgrupp, federationstanken kopplad till e-legitimationsnämndens syfte och uppdrag. Och då mer specifikt attributshanteringen kopplat till interaktionen näringsidkare och myndigheters e- tjänster. Valet gjordes utifrån det faktum att e-legitimationsnämnden och dess federationstankar gäller från den 1 januari 2011 varför behovet av en enhetlig attributshantering gällande näringsidkare är nära förestående. Förstudien är ytterligare avgränsad på så sätt att dess fokus avser grunddata i form av så kallade legala attribut som exempelvis organisationsnummer och firmatecknare. Utifrån detta har det i förstudien identifierats ett antal frågeställningar och därtill kopplade teorier och förslag som anses vara väsentliga för ett beslut om ett vidare arbete. Gjorda avgränsningar medför att vare sig övriga typer av uppgifter eller behov hanteras i denna förstudie. Drivkrafter för förstudien har varit att skapa en god en förutsättning för användning av e- legitimation genom att på ett enhetligt och effektivt sätt tillföra attribut i form av behörighetskontroll gällande näringsidkare. 2. E-legitimationsnämnden och identitetsfederation Regeringen beslutade den 17 juni 2010 (dir. 2010:69) att tillkalla en särskild utredare för att förbereda och genomföra bildandet av en nämndmyndighet för samordning av statens och kommunernas hantering av metoder och tjänster för elektronisk identifiering och signering. E-legitimationsnämnden ska enligt förslaget samordna statens arbete med och användning av metoder och tjänster för elektronisk identifiering och signering samt säkerställa att nödvändiga tjänster och funktioner för e-legitimationer finns tillgängliga för den offentliga förvaltningen. En del av den modell som utreds utgörs av infrastrukturen för identifiering, den så kallade identitetsfederationen, som är en standardiserad lösning för identifiering. Inom denna identitetsfederation återfinns i sin tur en funktion som attributintygsutfärdare, som utfärdar intyg s.k. attributsintyg. Häri ingår attribut som legal behörighet att företräda ett företag.

6 Monica Grahn (9) Bild 1 2 Kraftigt förenklat kan kopplingen mellan e-tjänsteleverantör och attributintygsutfärdare förklaras som att, respektive e-tjänsteleverantörs olika behov av identifiering realiseras genom att frågor ställs till en attributintygsutfärdare, som i sin tur levererar ett svar åter (kommunikation via maskin till maskin). 2.1 Attributintygsutfärdare och E-tjänst över näringsidkare Det är gentemot funktionen attributintygsutfärdare som aktuell förstudie och förslag har inriktat sig och behovet som finns av en e-tjänst över näringsidkare i det sammanhanget. Detta för att möjliggöra en effektiv hantering av behörighetskontroller att företräda ett företag, d.v.s. legala attribut som exempelvis organisationsnummer och firmateckning. Det finns ett allmänt behov av att utifrån Bolagsverkets register kunna kontrollera firmateckning för att på så sätt avgöra om en enskild person har rätt att komma åt uppgifter runt ett företag eller att kunna agera i företagets räkning. Bolagsverket och Skatteverket är idag de i särklass största registerhållarna av näringsidkare. En e-tjänst som bl.a. innefattar dessa två aktörers information gällande näringsidkare skulle skapa förutsättningar för en effektiv och smidig hantering kring attributintygsutfärdandet gällande företagandet. Identifierat behov är kopplat till två olika slag av händelser: vid utfärdandet av e-legitimation och e-tjänstelegitimation samt vid nyttjandet av e-legitimation och e-tjänstelegitimation. En framtida lösning ska vara utformad på så sätt att e-tjänsten utgör en samlad länk till respektive registerhållares information. Inklusive Bolagsverket och Skatteverket finns idag totalt åtta registerhållare över näringsidkare av olika slag. Skatteverket har ett samlat register över organisationsnummer, men som är begränsat vad gäller grunddata. Skatteverket utfärdar bevis om tilldelat organisationsnummer (gäller alla oavsett vilken myndighet det är som har tilldelat numret) mot en avgift. Det är här inte frågan om att skapa ett enhetligt register utan att samordna tillgängliggörandet av informationen från respektive register, som även fortsättningsvis kommer att återfinnas hos respektive registerhållare. 2 Bild hämtad från utredningen om bildande av en e-legitimationsnämnd och dess material från presentationen som hölls för E-delegationens arbetsgrupp den 19 oktober 2010.

7 Monica Grahn (9) Utan en samlad e-tjänst Som framkommit ovan vore det önskvärt med en e-tjänst, som tillgodoser e- tjänsteleverantörernas behov av en samlad och enhetlig hantering av behörighetskontroll att företräda ett företag. Avsaknad av en gemensam tjänst kommer innebära att varje e-tjänsteleverantör skulle i sin hantering av behörighetskontroll behöva ställa frågor samt erhålla svar från flera aktörer, i dag finns det åtta stycken registerhållare. Antag att det är sju stycken e-tjänster som är i behov av att göra en behörighetskontroll mot samtliga åtta registerhållare. Det medför totalt sett 2 *(7*8) d.v.s. 112 st. kontakter innehållande fråga eller svar. Bild 2 Registerhållare En samlad e-tjänst En samlad e-tjänst enligt förstudiens rekommendation skulle innebära dramatiskt färre kontakter totalt sett. Med en e-tjänst över näringsidkare hämtas kontrolluppgifter i ett enhetligt format från ett och samma ställe. En samlad e-tjänst över näringsidkare möjliggör förutom samverkan och samordning även högra grad av kvalitet, säkerhet och ökad grad av effektivisering totalt sett. Detta exempel medför totalt (8 * 2) + (7* 2) d.v.s. 30 st. kontakter innehållande fråga eller svar. Bild 3 E-tjänsteleverantörer Registerhållare E-tjänsteleverantörer

8 Monica Grahn (9) 3. Rapport från utredningen om bildande av en E- legitimationsnämnden Förstudiens förslag gällande attribut, dess innehåll och struktur för tillgängliggörande, har löpande stämts av med utredningen om bildande av e-legitimationsnämnd. Som framgår av nedanstående utdrag ur utredningens delrapport II 3 så överensstämmer förstudiens förslag och rekommendation med vad som rekommenderas av utredningen. I utredningens rapport lyfts behörighetskontroller i samband med näringsidkares nyttjande av e-tjänster, som ett tydligt exempel där det kommer att ställas krav på tillgängliggörandet av attribut. Bolagsverkets roll som leverantör av uppgifter/grunddata gällande behörighet samt den struktur som nyttjas idag får anses utgöra en god grund för en kommande utveckling av attributsintygsutfärdandet gällande näringsidkare. Det föreslås därför att hanteringen av attribut som rör juridisk behörighet vid användning av Svensk e-legitimation ska ta sin utgångspunkt i gällande rätt och utformas i nära anknytning till vedertagna rutiner för sådana behörighetskontroller. Med aktiebolag och dess företrädare samt aktiebolagsregistret som exempel föreslås att särskilda attributsintyg ska utfärdas av Bolagsverket, inom ramen för den infrastruktur e-legitimationsnämnden inför för Svensk e-legitimation. Bolagsverket bör lämna attributsintyg så att mottagaren automatiserat eller manuellt kan tolka uppgifterna. Myndigheter som behöver göra många sådana kontroller, t.ex. Skatteverket, bör kunna införa sina tolkningsparametrar i program för automatiserade kontroller. På så sätt blir ansvarsfördelningen densamma som i dag. Bolagsverket lämnar utdrag ur aktiebolagsregistret och förlitande part tolkar dem, t.ex. bedömer om det är tillräckligt för den aktuella inloggningen eller underskriften om personen är verkställande direktör (jfr 8 kap. 36 ABL). Myndigheter hämtar redan i dag uppgifter om juridisk behörighet från Bolagsverket och det finns överenskommelser och regler om vad detta kostar och hur betalning ska ske. Dessa överenskommelser och regler bör i princip kunna gälla även för tillhandahållande och betalning av elektroniska registreringsbevis och föreslagna förenklade förfaranden. Det bör därmed vara tillräckligt att Bolagsverket genom ett ansökningsförfarande ansluts av E- legitimationsnämnden till Infrastrukturen för Svensk e-legitimation, närmare bestämt till det utfärdarregister i tekniska sammanhang kallat federationsregister som E- legitimationsnämnden avses inrätta och föra. 4. Förslag och rekommendation Förstudien har identifierat ett behov av en samlad e-tjänst över näringsidkare för att identifiera och tillgängliggöra grunddata avseende näringsidkare i samband med utfärdandet och nyttjandet av en e-legitimation och e-tjänstelegitimation. Detta för att möjliggöra erforderlig behörighetskontroll hos respektive e-tjänsteleverantör. 3 Verksamhetsplan för E-legitimationsnämnden delredovisning II, sid Se bifogad länk

9 Monica Grahn (9) Här avses tillgängliggörandet av grunddata genom kommunikation maskin till maskin mellan myndigheter. Det rekommenderas att utvecklingen av en lösning som omhändertar en gränssnittslösning för manuell hantering för privatpersoner och företag omhändertas i ett senare steg. De grunddata som identifierats som det primära att tillgängliggöra inom federation är uppgift om namn, organisationsnummer, firmateckning samt eventuell status på företaget d.v.s. legala attribut. Förstudiens förslag utgår från Bolagsverkets leverans av information via Verksamt.se idag. Rekommendationen är att den lösningen vidareutvecklas och utformas enligt samma grundläggande principer och struktur som för den nuvarande. Den vidareutvecklingen som rekommenderas är bland annat att nuvarande lösning kompletteras så att den information som levereras idag enklare kan tolkas och användas i olika e-tjänster samt på sikt utökas med information från fler registerhållare av näringsidkare. Utvecklingen rekommenderas ske stegvis och i nära samarbete med E- legitimationsnämnden och e-tjänsteleverantörer. De olika utvecklingsstegen måste inte sällan understödjas med mer omfattande utredningar och då inte minst vad avser finansiering av såväl utveckling och förvaltning. 4.1 Kort sikt Nedanstående punkter är oberoende i förhållande till varandra. Verksamt.se är en samverkansportal för företagande. Deltagande myndigheter är idag Bolagsverket, Skatteverket och Tillväxtverket. Bolagsverket tillhandahåller till portalen information exempelvis rörande firmateckning. 1. Nyttja den tjänst som levereras av Bolagsverket till Verksamt.se idag. a. E-tjänsteleverantören anpassar dess e-tjänster till nuvarande lösning. Här avses maskin till maskin- kommunikation. D.v.s. ta emot aktuella informationspaket. b. Bolagsverket formulera en manual som definierar leveransen 2. Nuvarande tjänst måste vidareutvecklas och förenklas på så sätt att den inte endast ska leverera grunddata utan att det även sänds med en tolkning av regelverket. Utöver detta ska det även ske en anpassning till SAML 2.0 för att tjänsten ska kunna fungera som attributsutfärdare. a. E-tjänsteleverantören kan behöva skapa en funktion som möjliggör en tolkning anpassad till aktuellt regelverk kopplat till respektive e- tjänstleverantörs uppdrag. 3. Bolagsverket skapar förutsättningar för automatiserad åtkomst och tolkning av firmateckning gällande (Aktiebolag, Handelsbolag, Kommanditbolag, Ekonomiska föreningar, Bostadsrättföreningar samt Bank och Försäkringsbolag) hos Bolagsverket.

10 Monica Grahn (9) 4. Bolagsverket tillhandahåller programvara för att utfärda attributsintygen (stämplar biljetten) Ekonomisk kalkyl En uppskattning över kostnaderna för Bolagsverket för de ovanstående punkterna kan summeras i (aktuell beräkning inkluderar således inte p. 1 a eller 2 a): Utvecklingskostnad Personalkostnad Investering hårdvara och mjukvara Övriga kostnader (resor, logi, utbildning) Kostnader för drift och förvaltning Hårdvara per år Förvaltning Övriga kostnader (resor, logi, utbildning) Ovanstående kostnader återfinns inte inom Bolagsverkets budget för Lång sikt - efter juni 2012 En vidare utveckling ställer krav på utredningar som möjliggör ett antal beslut och ställningstaganden gällande olika frågeställningar. Som exempel kan nämnas: 1. Det kompletteras med behörighet via fullmakt. 2. Komplettera med övriga registerhållares grunddata gällande företrädares legala behörighet att företräda en näringsidkare. Det är först i detta skede som den samlade e-tjänsten formeras. a. För att möjliggöra detta måste den information som återfinns hos aktuella registerhållare vara strukturerad och kan tillgängliggöras via elektroniskt media. b. Detta steg måste kompletteras med utredningar som belyser och omhändertar frågeställningar bland annat kring: i. Juridik ii. Affärsmodell d.v.s. hur ska registerhållarnas olika finansieringsform och därtill kopplade avgiftssättning omhändertas samt hur ska aktuell e-tjänst förvaltas och utvecklas. 3. Utveckla en lösning som även omhändertar en gränssnittslösning för manuell hantering. 4. Utveckling som omhändertar förslag från bland annat Kammarkollegiet, se bifogat användningsfall.

11 Monica Grahn (9) 5. Bilagor 1. Förstudiens direktiv 2. Förteckning över myndigheter som tilldelar organisationsnummer till näringsidkare 3. Tekniskt PM 4. Användningsfall gällande e-tjänstelegitimationer från Kammarkollegiet Här lyfts förslag som går utanför det avgränsade området för aktuell rapport. Får ingå i ett eventuellt nästa steg. 6. Begrepp Attribut Attributintygsutfärdare E-tjänsteleverantör Federation Legala attribut SAML 2.0 En egenskap hos information (data) som tillfogas som ett tillbör till annat data. Den, exv. myndighet, som utfärdar informationen och intygar att den är korrekt. En aktör som tillhandahåller en tjänst elektroniskt exempelvis verksamt.se och dess ingående tjänster. En sammanslutning av flera självständiga enheter, som exempelvis e- tjänsteleverantör och attributintygsutgivare. Information som är reglerade enligt lag och som har en rättslig egenskap exempelvis firmateckning. Teknisk standard för att kunna utbyta säker information runt identifiering och behörighet.